Rechnung erstellen und versenden

Dieser Artikel zeigt, wie Sie aus den abrechenbaren Posten einer Akte mit dem Rechnungsassistenten eine Rechnung erstellen, prüfen, festschreiben und versenden. Er richtet sich an Anwältinnen und Anwälte sowie an alle, die in der Kanzlei abrechnen. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

Voraussetzungen

Die Abrechnung ist eingerichtet, insbesondere Straße, Postleitzahl und Ort sowie die Steuernummer oder die USt-IdNr. der Niederlassung, die Sie als Briefkopf wählen. Wie Sie diese Angaben sowie Bankverbindung und Logo einrichten, lesen Sie unter Abrechnung einrichten.
Die Abrechnungsdaten des Mandanten sind gepflegt, vor allem Steuerterritorium, Unternehmereigenschaft und Art des Rechnungsempfängers. Aus Steuerterritorium und Unternehmereigenschaft leitet Amberlo den Umsatzsteuersatz ab; die Art des Rechnungsempfängers bestimmt, ob eine E-Rechnung nötig ist und ob Amberlo auf eine fehlende Leitweg-ID hinweist. Siehe Abrechnung einrichten, Schritt 7.
An der Akte gibt es abrechenbare Posten, zum Beispiel erfasste Zeiten und Auslagen (siehe Zeiten und Auslagen erfassen) oder RVG-Gebühren (siehe RVG-Gebühren erfassen).
Die Akte ist aktiv und nicht abgeschlossen, und der Mandant ist aktiv (siehe „Kann ich für eine abgeschlossene Akte noch eine Rechnung stellen?“ unten).
Mindestens ein aktiver Benutzer ist als Anwältin oder Anwalt mit Anwaltszulassung gekennzeichnet. Den verantwortlichen Rechtsanwalt wählen Sie im Assistenten (siehe „Warum kann ich keinen verantwortlichen Rechtsanwalt auswählen?“ unten).
Wenn Sie die Rechnung per E-Mail oder über das Mandantenportal versenden möchten: Der Mandant hat dem elektronischen Rechnungsversand zugestimmt (Häkchen Hat dem elektronischen Rechnungsversand zugestimmt (E-Mail oder Mandantenportal) in den Abrechnungsdaten des Mandanten). Für den E-Mail-Versand ist außerdem eine E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegt.
Für Rechnungen an Unternehmen oder Behörden im Inland über 250 € brutto: In den Abrechnungsdaten des Mandanten ist die Käuferreferenz (Leitweg-ID) eingetragen, und beim Mandanten ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt – auch wenn Sie per Post versenden (siehe „Warum scheitert das Festschreiben an einer fehlenden Referenznummer oder elektronischen Rechnungsadresse?“ unten).

Wer darf das? Den Rechnungsassistenten öffnen kann jede Person, deren Rolle Zugriff auf das Modul Rechnungen hat; einen neuen Entwurf speichern Sie nur mit der Berechtigung Kann Rechnungen erstellen. RVG-Gebühren können Sie nur abrechnen, wenn Sie die Akte bearbeiten dürfen. Festschreiben können Sie die Rechnung nur mit der Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen; verrechnet sie einen Vorschuss, brauchen Sie zusätzlich Kann Transaktionen erstellen (siehe „Ich darf nicht festschreiben – was nun?“ unten).

Schritt für Schritt

Assistenten starten

Öffnen Sie die Akte und klicken Sie im Seitenmenü der Akte auf Aktenkonto.
Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Der Assistent öffnet sich mit einem neuen Entwurf.

Sie können den Assistenten auch aus dem Rechnungsbuch starten (siehe Offene und überfällige Rechnungen im Rechnungsbuch). Dann fragt Amberlo zuerst nach der Akte. Speichern und schließen führt immer ins Aktenkonto; nur nach dem Festschreiben oder Verwerfen kehren Sie ins Rechnungsbuch zurück.

Der Assistent führt Sie durch die Registerkarten Umfang, Positionen, Vorschuss-Verrechnung, Empfänger und Prüfen. Mit Weiter gelangen Sie zur nächsten Registerkarte.

1. Umfang: Belegart und Steuersatz wählen

Wählen Sie die Belegart:
- Zwischenrechnung – Sie rechnen einen Zwischenstand ab. Ein Vorschuss wird nur bis zur Höhe des Rechnungsbetrags verrechnet, es entsteht kein Guthaben.
- Schlussrechnung – Sie rechnen das Mandat endgültig ab. Ein Vorschuss wird voll verrechnet; ein Überschuss wird zu Guthaben des Mandanten.
- Die übrigen Kacheln – Vorschussrechnung, Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg – sind eigene Belegarten. Die Kachel Vorschussrechnung erscheint nur, wenn die Funktion unter Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Vorschussrechnung, aktiviert ist. Die Kachel PKH-Beleg erscheint nur, wenn Ihr Amberlo-Tarif RVG-Gebühren umfasst. Wie Sie einen Vorschuss anfordern, lesen Sie unter Vorschussrechnung stellen und verrechnen; Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg beschreibt Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg.
Prüfen Sie den Umsatzsteuersatz. Amberlo schlägt ihn anhand der steuerlichen Einordnung des Mandanten vor, also aus Steuerterritorium und Unternehmereigenschaft in dessen Abrechnungsdaten (siehe „Was gilt für ein Unternehmen im EU-Ausland?“ unten). Sie können zwischen 19 % und 0 % wählen. Weicht Ihre Wahl vom Vorschlag ab, weist Amberlo darauf hin; Speichern und Ausstellen bleiben trotzdem möglich. Wählen Sie 0 % nur für Unternehmen im EU-Ausland (mit USt-IdNr.) oder für Mandanten außerhalb der EU. Auf jede 0-%-Rechnung druckt Amberlo den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Passt dieser Hinweis nicht zu Ihrem Fall, etwa bei einem Verbraucher außerhalb der EU oder einer im Inland steuerfreien Leistung, klären Sie das Vorgehen vor dem Festschreiben mit Ihrer Steuerberatung. Eine 0-%-Rechnung etwa an einen Verbraucher im EU-Ausland blockiert den DATEV-Export des Monats, in dem die Zahlung eingeht (siehe Buchungsdaten an DATEV übergeben).

2. Positionen: Posten auswählen

Amberlo bietet alle Posten der Akte an, die noch abrechenbar sind und nicht bereits auf einem anderen offenen Beleg stehen. Sie sind gruppiert nach Honorare (Zeit), Gesetzliche Gebühren (RVG), Steuerbare Auslagen und Durchlaufende Posten. Durchlaufende Posten sind mit USt-frei (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG) gekennzeichnet und werden ohne Umsatzsteuer weitergegeben. Die Auslagenpauschale (Nr. 7002 VV RVG) steht unter Steuerbare Auslagen; sie ist automatisch ausgewählt, solange eine Gebühr derselben Art der Angelegenheit ausgewählt ist.
Beim ersten Öffnen sind alle angebotenen Posten ausgewählt. Entfernen Sie das Häkchen bei Posten, die nicht auf diese Rechnung sollen. Das Kästchen im Gruppenkopf wählt die ganze Gruppe aus oder ab.
Möchten Sie nur einen Teil eines Postens abrechnen, klicken Sie in seiner Zeile auf das Scherensymbol (Aufteilen…). Tragen Sie bei einer Zeit das Feld Abzurechnende Menge ein, bei einer Auslage das Feld Abzurechnender Betrag, und bestätigen Sie mit Aufteilen. Die Vorschau zeigt, was Auf dieser Rechnung steht und was Bleibt abrechenbar. Der Rest erscheint auf der nächsten Rechnung. Nicht aufteilen lassen sich RVG-Gebühren, Auslagen, die nach Menge berechnet werden, und Auslagen, deren Datum in einer abgeschlossenen Periode liegt (Schloss-Symbol). Eine Zeit aus einer abgeschlossenen Periode bietet Amberlo zwar zum Aufteilen an, lehnt die Aufteilung aber beim Speichern ab („Rechnungsposition konnte nicht aufgeteilt werden!“). Um eine Auslage mit angehängtem Beleg aufzuteilen, brauchen Sie außerdem die Berechtigung für Dokumente.
Den Leistungszeitraum (Von/Bis) leitet Amberlo aus den ausgewählten Zeiten und Auslagen ab; enthält die Rechnung nur RVG-Gebühren, schlägt Amberlo den Zeitraum vom Beginn der Akte bis heute vor. Bei Zwischen- und Schlussrechnungen ist er Pflicht; ohne ihn geht es nicht weiter. Ändern Sie den Zeitraum von Hand, wählt Amberlo Zeiten aus oder ab, die dadurch in den Zeitraum hinein- oder aus ihm herausfallen (siehe „Warum ändern sich Leistungszeitraum oder Auswahl von selbst?“ unten).
Klicken Sie auf Weiter. Das geht erst, wenn mindestens ein Posten ausgewählt ist.

Ein Posten, den Sie abwählen, ist sofort wieder abrechenbar und kann später auf eine andere Rechnung übernommen werden. Sie müssen dafür nichts weiter tun.

3. Vorschuss-Verrechnung

Hat der Mandant bereits einen Vorschuss gezahlt, verrechnen Sie ihn auf der Registerkarte Vorschuss-Verrechnung mit dieser Rechnung. Details dazu finden Sie unter Vorschussrechnung stellen und verrechnen. Ein Guthaben des Mandanten lässt sich hier nicht verrechnen.

4. Empfänger: Absender, Zahlungsbedingungen und Texte

Rechnungsempfänger ist der Mandant der Akte mit seiner Rechnungsadresse (sonst mit seiner primären Adresse); im Assistenten ändern Sie ihn nicht. Die Fußzeile der Rechnung zeigt Zahlungsziel, Zahlungsweg, die Bankverbindung der Niederlassung und den verantwortlichen Rechtsanwalt.

Wählen Sie im Bereich Layout & Briefkopf unter Briefkopf die Niederlassung, in deren Namen die Rechnung ausgestellt wird. Vorbelegt ist Ihre eigene Standard-Niederlassung (siehe „Welche Niederlassung ist als Briefkopf vorbelegt?“ unten). Absenderadresse, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Logo und Bankverbindung werden aus dieser Niederlassung übernommen. Im Assistenten selbst ändern Sie diese Angaben nicht.
Die Briefkopf-Vorschau ist nur ein Layout-Hinweis. Die eigentliche Rechnung erzeugt Amberlo erst beim Festschreiben.
Prüfen Sie Zahlungsweg und Zahlungsziel; beide lassen sich für diese Rechnung ändern. Der Zahlungsweg ist mit Banküberweisung vorbelegt. Das Zahlungsziel übernimmt Amberlo aus den Rechnungseinstellungen; ein an der Akte oder am Mandanten hinterlegtes Zahlungsziel hat Vorrang. Aus dem Zugangsdatum berechnet Amberlo das Datum unter Zahlbar bis.
Wählen Sie die Texte der Rechnung:
- Anrede: „Persönlich, mit Namen des Adressaten“ oder „Formell, ohne Namen des Adressaten“.
- Einleitung: „Standard-Abrechnungsankündigung“, „Anschluss an frühere Korrespondenz“ oder Eigener Text. Bei Eigener Text erscheint darunter ein Textfeld, in das Sie Ihre Einleitung schreiben. Bei einer Vorschussrechnung steht stattdessen „Vorschussanforderung nach § 9 RVG“ oder Eigener Text zur Wahl.
- Schlussformel: „Zahlungsaufforderung mit Ziel und Konto“, „Angebot, Fragen zu beantworten“ oder Eigener Text. Auch hier schreiben Sie Ihren Text in das Textfeld, das darunter erscheint.
Wählen Sie unter Verantwortlicher Rechtsanwalt die Anwältin oder den Anwalt aus. Vorbelegt ist der verantwortliche Rechtsanwalt der Akte; angeboten werden nur Anwältinnen und Anwälte mit aktiver Zulassung. Ohne Auswahl geht es nicht weiter.
Klicken Sie auf Weiter.

Einige Hinweise setzt Amberlo automatisch und unveränderbar, zum Beispiel den Verzugshinweis, wenn der Empfänger Verbraucher ist, und bei 0 % Umsatzsteuer immer den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

5. Prüfen und festschreiben

Auf der Registerkarte Prüfen sehen Sie die Rechnung und daneben die Pre-Flight-Prüfung. Sie prüft vor dem Ausstellen, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.
Steht dort „Einige Prüfungen blockieren das Ausstellen.“, beheben Sie die markierten Punkte (siehe „Was muss ich tun, wenn die Pre-Flight-Prüfung blockiert?“ unten).
Steht dort „Alle Prüfungen bestanden. Bereit zum Ausstellen.“, klicken Sie auf Jetzt ausstellen und festschreiben. Festschreiben heißt: Die Rechnung wird endgültig ausgestellt, erhält ihre Nummer und kann danach nicht mehr geändert werden.
Amberlo fragt: Diese Rechnung ausstellen und festschreiben? Lesen Sie die Hinweise und bestätigen Sie mit Ausstellen und festschreiben. Die Rechnungsnummer wird aus dem gemeinsamen RE-/VR-/ST-Nummernkreis gezogen. Scheitert das Festschreiben trotz bestandener Prüfung, lesen Sie „Warum scheitert das Festschreiben an einer fehlenden Referenznummer oder elektronischen Rechnungsadresse?“ unten.

6. Rechnung versenden

Nach dem Festschreiben öffnet sich automatisch der Versanddialog und nennt die vergebene Rechnungsnummer. Sie können den Dialog später auch aus dem Aktenkonto für die festgeschriebene Rechnung öffnen. Setzen Sie das Häkchen bei einem oder mehreren Versandwegen:

E-Mail – Amberlo sendet die Rechnung per E-Mail an den Mandanten. Der Dialog zeigt den Empfänger unter An: die Adresse und ob sie aus den Versandeinstellungen des Mandanten oder aus den Kontaktdaten des Mandanten stammt. Bei Rechnungen an Unternehmen oder Behörden im Inland über 250 € brutto wählen Sie das Format; in allen anderen Fällen verschickt Amberlo ein gewöhnliches PDF ohne Formatauswahl. Zur Wahl stehen:
- ZUGFeRD (vorbelegt): ein PDF, das Menschen lesen und Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen können. Damit erreichen Sie die meisten Empfänger.
- XRechnung: eine rein elektronische Rechnung als Datensatz, wie sie vor allem öffentliche Auftraggeber verlangen.
- PDF: eine gewöhnliche PDF-Rechnung.
Post – Sie vermerken, dass die Rechnung per Post verschickt wurde. Drucken und Versenden erledigen Sie außerhalb von Amberlo.
Mandantenportal – die Rechnung wird im Mandantenportal bereitgestellt. Zusätzlich wird immer eine Benachrichtigungs-E-Mail versendet.
Rechnungskopie an den Drittzahler senden – erscheint nur, wenn für die Akte ein Drittzahler gewählt ist, zum Beispiel eine Rechtsschutzversicherung, und das Häkchen Schweigepflichtentbindung liegt vor – erforderlich für eine Rechnungskopie an den Drittzahler gesetzt ist. Beides legen Sie im Aktenkonto über Weitere Aktionen (drei Punkte) > Aktendaten bearbeiten im Bereich Zahler/Kostenträger fest; als Drittzahler lassen sich nur Beteiligte der Akte wählen. Amberlo vermerkt die Rechnungskopie an den Drittzahler im Aktenkonto. Die Kopie selbst übermitteln Sie außerhalb von Amberlo, wie beim Postversand. Rechnungsempfänger bleibt der Mandant.

Klicken Sie auf Versand bestätigen. Mit Später versenden schließen Sie den Dialog, ohne zu versenden.

Ist ein Weg nicht verfügbar, nennt der Dialog den Grund, zum Beispiel eine fehlende Zustimmung zum elektronischen Versand oder eine fehlende E-Mail-Adresse (siehe „Warum kann ich nicht per E-Mail versenden?“ und „Warum kann ich nicht über das Mandantenportal versenden?“ unten).

Häufige Fragen und Stolpersteine

Was kann ich an einem Entwurf noch ändern?

Alles außer dem Rechnungsempfänger: Belegart, Posten, Zahlungsbedingungen und Texte. Speichern Sie mit Speichern und schließen; unten im Assistenten sehen Sie den Stand („Entwurf“, „noch nicht gespeichert“ oder „zuletzt gespeichert …“). Gespeicherte Entwürfe finden Sie im Aktenkonto der Akte unter Entwürfe. Über das Menü eines Entwurfs können Sie ihn Bearbeiten, mit Vorschau direkt auf der Registerkarte Prüfen ansehen, mit Entwurf ansehen oder Entwurf herunterladen als PDF mit dem Wasserzeichen „ENTWURF – keine Rechnung i. S. d. UStG“ öffnen oder Verwerfen. Mit Entwurf versenden in der Zeile des Entwurfs mailen Sie dieses PDF zur Abstimmung an den Mandanten; beim PKH-Beleg gibt es das nicht. Eine Ausnahme gilt für den PKH-Beleg: Nach dem Speichern kann ein Entwurf nicht mehr zum PKH-Beleg oder von ihm weg wechseln. Legen Sie in diesem Fall einen neuen Entwurf an.

Warum hat mein Entwurf noch keine Rechnungsnummer?

Die Nummer wird erst beim Festschreiben aus dem Nummernkreis gezogen. Ein Entwurf, den Sie verwerfen, verbraucht deshalb keine Nummer. Mehr dazu: Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.

Was passiert, wenn ich einen Entwurf verwerfe?

Amberlo fragt Entwurf verwerfen? Mit Verwerfen wird der Entwurf gelöscht, und alle enthaltenen Posten werden wieder abrechenbar. Das ist etwas anderes, als den Assistenten ohne Speichern zu verlassen: Dann gehen nur die ungespeicherten Änderungen verloren, der zuletzt gespeicherte Entwurf bleibt erhalten.

Kann ich einen verworfenen Entwurf wiederherstellen?

Nein. Ein verworfener Entwurf landet nicht im Papierkorb; seine Posten sind sofort wieder abrechenbar. Legen Sie ihn bei Bedarf neu an.

Kann ich eine festgeschriebene Rechnung noch ändern?

Nein. Das Festschreiben ist nicht umkehrbar, und die Aufbewahrungspflicht nach GoBD beginnt. Änderungen sind nur über eine Stornorechnung oder über Storno und erneutes Ausstellen möglich, siehe Rechnung stornieren.

Kann ich für eine abgeschlossene Akte noch eine Rechnung stellen?

Nein. Belege lassen sich nur für aktive Akten eines aktiven Mandanten speichern; Amberlo meldet das erst beim Speichern oder Festschreiben. Stellen Sie die Schlussrechnung vor dem Abschließen, oder setzen Sie die Akte vorübergehend wieder auf aktiv.

Ich habe die Belegart gewechselt – warum fehlen jetzt Posten?

Beim Wechsel der Belegart entfernt Amberlo die Posten, die zur neuen Belegart nicht passen. Wählen Sie die gewünschten Posten auf der Registerkarte Positionen erneut aus.

Warum ändern sich Leistungszeitraum oder Auswahl von selbst?

Beide hängen zusammen: Wählen Sie eine Zeit oder Auslage außerhalb des Zeitraums aus, erweitert Amberlo den Zeitraum; abwählen verkleinert ihn nie. Ändern Sie den Zeitraum, wählt Amberlo die Zeiten aus, die neu hineinfallen, und die ab, die herausfallen. Zeiten, die im alten wie im neuen Zeitraum liegen, behalten Ihre Auswahl. Auslagen und RVG-Gebühren bleiben unverändert.

Warum wird ein Posten nicht mehr angeboten?

Ein Posten, der auf einem anderen offenen Beleg steht, wird nicht angeboten. Enthält Ihr Entwurf einen solchen Posten, meldet die Pre-Flight-Prüfung Posten bereits auf einem anderen Beleg abgerechnet. Entfernen Sie ihn aus diesem Entwurf oder schreiben Sie zuerst den anderen Beleg fest.

Warum fehlt eine Zeit oder Auslage in der Postenauswahl?

Angeboten werden nur Einträge, die direkt mit der Akte verbunden, fakturierbar und ohne laufende Zeitmessung sind und die Sie nach Ihrer Rolle sehen dürfen. Einträge, die mit einer Aktivität oder mit dem Mandanten verbunden sind, erscheinen nicht. Ordnen Sie die Zeit unter Verbunden mit der Akte zu, setzen Sie Fakturierbar, stoppen Sie die Zeitmessung – oder lassen Sie die Rechnung von jemandem mit Zugriff auf alle Einträge erstellen.

Warum ist eine RVG-Gebühr ausgegraut?

Auf einer Zwischen- oder Schlussrechnung ist eine Gebühr ausgegraut, die im Abrechnungskontext PKH erfasst wurde (Kennzeichen PKH); sie gehört auf einen PKH-Beleg. Der Kontext ist nach dem Erfassen fest: Löschen Sie die Gebühr und erfassen Sie sie im richtigen Kontext neu, siehe RVG-Gebühren erfassen.

Welche Niederlassung ist als Briefkopf vorbelegt?

Ihre eigene Standard-Niederlassung aus der Benutzerverwaltung, nicht die Kanzlei aus den Einstellungen der Akte. Prüfen Sie den Briefkopf, wenn Ihre Kanzlei mehrere Niederlassungen hat.

Warum kann ich keinen verantwortlichen Rechtsanwalt auswählen?

Zur Auswahl stehen nur aktive Benutzer mit Anwaltszulassung; solange niemand so gekennzeichnet ist, bleibt Weiter auf der Registerkarte Empfänger gesperrt. Um eine Person so zu kennzeichnen, öffnet eine Administratorin oder ein Administrator unter Einstellungen > Benutzer verwalten den Benutzer und setzt im Reiter Sicherheit das Häkchen Benutzer hat Anwaltszulassung.

Ich darf nicht festschreiben – was nun?

Die Schaltfläche Jetzt ausstellen und festschreiben ist für alle aktiv; ohne die Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen lehnt Amberlo das Festschreiben aber erst nach dem Bestätigen ab. Bereiten Sie den Entwurf vor und speichern Sie ihn. Eine Kollegin oder ein Kollege mit Kann Rechnungen genehmigen öffnet ihn im Aktenkonto über Vorschau und schreibt ihn fest.

Was muss ich tun, wenn die Pre-Flight-Prüfung blockiert?

Die häufigsten Punkte:

Absenderadresse oder Steuernummer / USt-IdNr. fehlt: Ergänzen Sie Straße, Postleitzahl und Ort der Niederlassung unter Einstellungen > Konto verwalten und tragen Sie dort im Feld Steuernummer Ihre Steuernummer oder im Feld USt-IdNr. Ihre USt-IdNr. mit Länderkennung (z. B. DE123456789) ein. Eines der beiden Felder genügt, auch für E-Rechnungen. Die USt-IdNr. ist Pflicht bei Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland und bei E-Rechnungen, wenn der Briefkopf eine Natürliche Person ist. Siehe Abrechnung einrichten.
Empfängeradresse fehlt: Ergänzen Sie Straße, Postleitzahl und Ort in der Adresse des Rechnungsempfängers. Amberlo verwendet die Adresse mit dem Schalter Rechnung, sonst die primäre; Land und Adresszusatz werden derzeit nicht gedruckt.
Leistungszeitraum fehlt: Tragen Sie ihn auf der Registerkarte Positionen ein.
Verantwortlicher Rechtsanwalt: Die Person muss aktiv und als Rechtsanwalt zugelassen sein (siehe „Warum kann ich keinen verantwortlichen Rechtsanwalt auswählen?“ oben).
Briefkopf: Wählen Sie einen Briefkopf aus.
Logo des Briefkopfs: „Das Rechnungslogo von … konnte nicht geladen werden. Laden Sie die Seite neu — bis das Logo verfügbar ist, ist das Festschreiben blockiert.“ Laden Sie die Seite neu. Hilft das nicht, laden Sie das Logo unter Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Allgemein, als PNG oder JPG neu hoch. Eine Niederlassung ganz ohne Logo blockiert nicht.

Nur informativ sind zum Beispiel Nicht abgerechnete Posten (an der Akte gibt es noch weitere abrechenbare Posten), Steuerliche Einordnung des Empfängers (in den Abrechnungsdaten des Mandanten fehlt Steuerterritorium oder Unternehmereigenschaft) und Drittzahler an der Akte, aber keine Rechnungskopie aktiviert.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Eine Leitweg-ID ist die Adresse, über die öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen. Sie tragen sie in den Abrechnungsdaten des Mandanten im Feld Käuferreferenz (Leitweg-ID) ein. Ist als Art des Rechnungsempfängers Behörde gewählt und fehlt die Leitweg-ID, zeigt die Pre-Flight-Prüfung unter Leitweg-ID nur einen Hinweis: Die Rechnung kann stattdessen über das Portal der Behörde eingereicht werden. Bis 250 € brutto ist das Festschreiben dadurch nicht blockiert; darüber verlangt Amberlo beim Festschreiben eine Käuferreferenz, auch bei Unternehmen (siehe nächste Frage).

Warum scheitert das Festschreiben an einer fehlenden Referenznummer oder elektronischen Rechnungsadresse?

Rechnungen an Unternehmen oder Behörden im Inland über 250 € brutto prüft Amberlo beim Festschreiben zusätzlich als E-Rechnung – auch wenn die Pre-Flight-Prüfung vorher alle Prüfungen als bestanden gemeldet hat. Tragen Sie beim Mandanten unter Abrechnungsdaten die Käuferreferenz (Leitweg-ID) ein (bei Behörden die Leitweg-ID, sonst die vom Mandanten genannte Referenz), hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse und schreiben Sie erneut fest. Pro Versuch nennt Amberlo nur eine fehlende Angabe.

Was bedeutet „elektronische Rechnungsadresse (Peppol-ID)“?

Für E-Rechnungen an Unternehmen und Behörden braucht Amberlo eine E-Mail-Adresse des Empfängers – auch wenn Sie per Post versenden. Eine gewöhnliche E-Mail-Adresse genügt. Hinterlegen Sie beim Mandanten eine E-Mail-Adresse; eine an der Akte unter Senden an eingetragene Adresse hat Vorrang.

Was gilt für ein Unternehmen im EU-Ausland?

Ist der Mandant als Unternehmen in einem anderen EU-Land eingeordnet, schlägt Amberlo automatisch 0 % Umsatzsteuer vor (Reverse-Charge-Verfahren: Die Steuer schuldet der Empfänger). Auch für Mandanten außerhalb der EU schlägt Amberlo 0 % vor. Auf jeder 0-%-Rechnung steht der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; Amberlo fügt ihn automatisch ein, und ohne ihn blockiert die Pre-Flight-Prüfung unter Reverse-Charge-Hinweis das Festschreiben. Bei Unternehmen im EU-Ausland lässt sich die Rechnung nur festschreiben, wenn Ihre USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Mandanten (in seinen Abrechnungsdaten) eingetragen sind; fehlt eine davon, blockiert die Pre-Flight-Prüfung das Festschreiben. Ist die steuerliche Einordnung des Mandanten unbekannt, schlägt Amberlo 19 % vor und weist unter Steuerliche Einordnung des Empfängers darauf hin.

Kann ich die XRechnung oder ZUGFeRD-Datei herunterladen?

Nein, das ist derzeit nicht möglich. Die E-Rechnung erhält der Empfänger als Anhang, wenn Sie beim Versand E-Mail mit dem Format XRechnung oder ZUGFeRD wählen. Diese Formatauswahl gibt es nur bei Rechnungen an Unternehmen oder Behörden im Inland über 250 € brutto; alle anderen Rechnungen verschickt Amberlo als gewöhnliches PDF.

Warum kann ich nicht per E-Mail versenden?

Meist fehlt die Zustimmung des Mandanten zum elektronischen Rechnungsversand. Setzen Sie in den Abrechnungsdaten des Mandanten das Häkchen Hat dem elektronischen Rechnungsversand zugestimmt (E-Mail oder Mandantenportal). Prüfen Sie außerdem, ob eine E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegt ist.

An welche Adresse geht die Rechnungs-E-Mail?

Amberlo zeigt diese Adresse im Versanddialog unter An, bevor Sie den Versand bestätigen. Amberlo versendet an genau eine Adresse: an die erste Adresse unter Senden an in der Akte (Einstellungen > Versand), sonst an die erste Adresse unter Senden an beim Mandanten, sonst an die erste Kontaktadresse des Mandanten vom Typ E-Mail - geschäftlich, E-Mail - privat oder E-Mail - sonstige. Dieselbe Adresse verwendet Amberlo in der E-Rechnung als elektronische Rechnungsadresse.

Warum kann ich nicht über das Mandantenportal versenden?

Neben der Zustimmung des Mandanten zum elektronischen Rechnungsversand muss das Mandantenportal für Ihre Kanzlei aktiviert sein (Einstellungen > Mandantenportal, Mandantenportal aktivieren). Außerdem muss die Akte mit einem Portal-Benutzer geteilt sein (in der Akte unter Einstellungen > Mandantenportal, Teilen Sie diese Akte mit).

Die Rechnung konnte nicht versendet werden – was nun?

Die Rechnung bleibt festgeschrieben. Amberlo zeigt diese Meldung bei jedem Versandfehler, auch wenn die E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) beim Versand erneut geprüft und abgelehnt wurde. Lehnt der Mailserver die E-Mail erst später ab, sehen Sie das als Versand fehlgeschlagen in der Zeile des Belegs im Aktenkonto, siehe Das Aktenkonto lesen. Schlägt der Versand wiederholt fehl, wählen Sie das Format PDF oder vermerken Sie Post, und prüfen Sie Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Versand.