Dieser Artikel erklärt, warum Amberlo bestimmte Rechnungen, Zeiten, Auslagen und Zahlungen nicht mehr ändern lässt, wie Rechnungsnummern vergeben werden und wie Sie einen Monat abschließen. Er richtet sich an alle, die in der Kanzlei abrechnen, sowie an Administratorinnen und Administratoren. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Voraussetzungen
- Die Abrechnung ist eingerichtet, insbesondere die Nummernkreise. Startnummer und Präfixe legen Sie fest, wie unter Abrechnung einrichten beschrieben.
Wer darf das?
- Festschreiben und stornieren: alle, deren Rolle die Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen hat. Administratorrechte sind dafür nicht nötig.
- Periode abschließen: nur Administratorinnen und Administratoren. Nur sie sehen die Seite Periodenabschluss.
- Ob ein Eintrag in einer abgeschlossenen Periode liegt, sehen alle Nutzerinnen und Nutzer am Schloss-Symbol (siehe unten).
Was bedeutet Festschreiben?
Festschreiben heißt: Die Rechnung wird endgültig ausgestellt und ist danach unveränderlich. Das geschieht am Ende des Rechnungsassistenten, wenn Sie die Rechnung ausstellen und festschreiben (siehe Rechnung erstellen und versenden). Einen separaten Schritt „Genehmigen“ und danach „Festschreiben“ gibt es nicht – beides ist ein einziger Vorgang und lässt sich nicht rückgängig machen.
Beim Festschreiben erledigt Amberlo in einem Zug:
- Die Rechnung erhält ihre Rechnungsnummer und ihr Rechnungsdatum; die Fälligkeit wird festgelegt.
- Amberlo erzeugt das PDF der Rechnung und legt es als Dokument an der Akte ab.
- Der Inhalt der Rechnung wird so gespeichert, wie er ausgestellt wurde.
Danach ist gesperrt:
- Die Rechnung selbst: Sie kann nicht mehr bearbeitet, abgelehnt, gelöscht oder erneut geöffnet werden.
- Die Posten der Rechnung, also die abgerechneten Zeiten, Auslagen und RVG-Gebühren. Eine abgerechnete RVG-Gebühr lässt sich auch nicht mehr löschen.
- Das Rechnungs-PDF: Umbenennen, Verschieben, Löschen und das Hochladen einer neuen Version sind gesperrt.
- Zahlungen auf die Rechnung: Sie lassen sich weder bearbeiten noch stornieren oder löschen, siehe Zahlungseingang buchen.
Rechnungsnummern: lückenlos und fortlaufend
Ein Entwurf hat noch keine Rechnungsnummer und kein Rechnungsdatum. Beides vergibt Amberlo erst in dem Moment, in dem Sie die Rechnung festschreiben. Ein Entwurf, den Sie verwerfen, verbraucht deshalb keine Nummer.
Rechnungen, Vorschussrechnungen und Stornorechnungen teilen sich einen gemeinsamen Nummernkreis mit einer laufenden Nummer. Sie unterscheiden sich nur durch das Präfix, das Sie in den Nummernkreisen eingestellt haben. Jede Nummer wird genau einmal vergeben, und zwar in der Reihenfolge, in der Belege festgeschrieben werden. Auch wenn mehrere Personen gleichzeitig festschreiben, entsteht keine doppelte Nummer und keine Lücke. Schreiben zwei Personen im selben Moment fest, kann Amberlo den zweiten Versuch nach einer Wartezeit ablehnen; versuchen Sie es dann erneut.
Aufforderungsschreiben, PKH-Belege und Erstattungsbelege haben jeweils einen eigenen Nummernkreis.
Schritt für Schritt: Periode abschließen
Mit dem Periodenabschluss sperren Sie einen abgelaufenen Kalendermonat dauerhaft. Danach lassen sich Zeiten und Auslagen dieses Monats inhaltlich nicht mehr ändern.
- Öffnen Sie Einstellungen > Anpassen > Rechnungen, Reiter Periodenabschluss.
- Lesen Sie die Übersicht:
- Abgeschlossen bis zeigt, bis zu welchem Datum bereits abgeschlossen ist („Noch keine Periode abgeschlossen“, wenn es noch keinen Abschluss gibt).
- Nächste abzuschließende Periode zeigt den Monat, den Sie als Nächstes abschließen können.
- Laufen noch Zeitmesser, die Einträge in dieser Periode betreffen, weist Amberlo darauf hin. Beenden Sie diese Zeitmesser zuerst; vorher ist Periode abschließen nicht aktiv.
- Klicken Sie auf Periode abschließen.
- Amberlo fragt: „Möchten Sie … wirklich abschließen? Alle Einträge in dieser Periode werden dauerhaft gesperrt.“ und warnt: „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“ Bestätigen Sie mit Periode dauerhaft abschließen.
- Amberlo meldet Periode abgeschlossen. Der Monat erscheint in der Tabelle Abgeschlossene Perioden mit Datum, der Person, die abgeschlossen hat, und der Zahl der gesperrten Einträge.
Dabei gilt:
- Abgeschlossen wird immer ein ganzer Kalendermonat, und erst nachdem er vorbei ist.
- Monate werden der Reihe nach abgeschlossen, ohne Lücke. Sie können also nicht März und Mai abschließen und April auslassen.
- Beim ersten Abschluss beginnt Amberlo mit dem Monat der ältesten erfassten Zeit oder Auslage Ihrer Kanzlei; gibt es noch keine, mit dem letzten abgelaufenen Monat. Siehe „Warum bietet Amberlo einen längst vergangenen Monat zum Abschluss an?“ unten.
- Ein abgeschlossener Monat lässt sich nie wieder öffnen – auch nicht durch Administratoren. Genau das ist der Zweck: Was in einem abgeschlossenen Monat gebucht ist, bleibt so, wie es ist.
Was ist nach dem Abschluss gesperrt? Alle Zeiten und Auslagen mit einem Datum bis einschließlich des abgeschlossenen Monats. Der Inhalt eines Eintrags in einer abgeschlossenen Periode lässt sich nicht mehr ändern.
Außerdem können Sie keine Buchungen mehr mit einem Datum in der abgeschlossenen Periode erfassen, zum Beispiel Zahlungseingänge, Fremdgeld, Guthaben-Auszahlungen oder Stornorechnungen. Festgeschriebene Rechnungen sind bereits durch das Festschreiben gesperrt, unabhängig vom Periodenabschluss.
Wie oft sollte ich abschließen? Zeigt die Seite den Hinweis „… Einträge mit Datum bis … sind noch nicht gesperrt“, schließen Sie die nächste Periode ab. Amberlo empfiehlt, Einträge bis zum Ende des Monats zu sperren, der auf ihr Datum folgt. Schließen Sie einen Monat außerdem vor seinem DATEV-Export ab.
So erkennen Sie gesperrte Daten
- Rechnung: Im Rechnungsbuch stehen nur festgeschriebene Rechnungen; Entwürfe finden Sie im Aktenkonto unter Entwürfe. Unter einer aufgeklappten Rechnung im Aktenkonto steht Festgeschrieben (GoBD).
- Aktenkonto: Unter einem Aufforderungsschreiben oder PKH-Beleg steht Abgeschlossen (GoBD). Siehe Das Aktenkonto lesen.
- Zeiten und Auslagen: Ein Eintrag in einer abgeschlossenen Periode trägt ein Schloss-Symbol mit dem Hinweis Abgeschlossene Periode. Der Tooltip nennt das Datum, bis zu dem abgeschlossen ist. Der Eintrag lässt sich öffnen, aber nur ansehen.
- Rechnungs-PDF: Die Aktionen zum Ändern des Dokuments sind ausgegraut („Der Beleg einer festgeschriebenen Rechnung kann nicht geändert werden.“).
Häufige Fragen und Stolpersteine
Warum hat mein Entwurf noch keine Rechnungsnummer?
Nummer und Rechnungsdatum werden erst beim Festschreiben vergeben. So verbraucht ein verworfener Entwurf keine Nummer, und die Nummernfolge bleibt lückenlos.
Warum hat die Stornorechnung eine höhere Nummer als die ursprüngliche Rechnung, obwohl diese früher datiert ist?
Die Stornorechnung ist ein eigener Beleg. Sie zieht beim Festschreiben einfach die nächste freie Nummer aus dem gemeinsamen Nummernkreis. Die ursprüngliche Rechnung behält ihre ältere Nummer und ihr älteres Datum. Beispiel: Die Rechnung RE-00041 vom 15. März wird am 2. Juni storniert; die Stornorechnung erhält etwa ST-00087, weil in der Zwischenzeit weitere Belege festgeschrieben wurden. Das ist gewollt und kein Fehler.
Was passiert, wenn jemand gesperrte Daten ändern will?
Amberlo lehnt die Änderung ab und nennt den Grund, zum Beispiel:
| Situation | Meldung |
|---|---|
| Zeit oder Auslage in einer abgeschlossenen Periode ändern | „Die Abrechnungsperiode ist abgeschlossen!“ |
| Datum eines Eintrags in eine abgeschlossene Periode setzen | „Dieses Datum fällt in eine abgeschlossene Buchungsperiode“ |
| Akte löschen, die Rechnungen, Auslagen oder RVG-Gebühren der Abrechnung enthält | „Sie können diese Akte nicht löschen!“ |
| Mandanten löschen, zu dessen Akten solche Unterlagen gehören | „Sie können diesen Mandanten nicht löschen!“ |
| Abrechnungsmandanten oder Rechnungsempfänger einer Akte mit festgeschriebener Rechnung ändern | „Empfänger kann nicht geändert werden!“ |
Warum kann ich eine Akte oder einen Mandanten nicht löschen?
Enthält eine Akte Rechnungen, Auslagen oder RVG-Gebühren der Abrechnung, müssen diese Unterlagen aufbewahrt werden. Amberlo lehnt das Löschen der Akte deshalb ab und nennt, wie viele Rechnungen, Auslagen und RVG-Gebühren sie enthält. Dasselbe gilt für einen Mandanten, solange eine seiner Akten solche Unterlagen enthält.
Warum kann ich den Mandanten oder Rechnungsempfänger einer Akte nicht mehr ändern?
Sobald zu einer Akte eine Rechnung festgeschrieben ist, bleiben Abrechnungsmandant und Rechnungsempfänger so, wie sie bei der Festschreibung waren.
Wie korrigiere ich einen Fehler in gesperrten Daten?
- Festgeschriebene Rechnung oder Vorschussrechnung: über eine Stornorechnung, bei Bedarf mit neuer Rechnung. Wählen Sie im Aktenkonto in der Zeile der Rechnung Rechnung stornieren oder berichtigen. Details: Rechnung stornieren.
- Aufforderungsschreiben oder PKH-Beleg: Ziehen Sie den Beleg zurück und stellen Sie einen neuen aus, siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg.
- Entwurf: Er ist noch nicht festgeschrieben. Bearbeiten Sie ihn direkt oder verwerfen Sie ihn; ein Storno ist dafür weder nötig noch möglich.
- Zeit oder Auslage in einer abgeschlossenen Periode: Der Inhalt lässt sich nicht mehr ändern.
- Zahlung, Fremdgeld-Eingang oder Auskehrung: Diese Buchungen lassen sich in Amberlo nicht ändern, löschen oder stornieren.
Warum ist „Periode abschließen“ nicht anklickbar?
Entweder laufen noch Zeitmesser mit Einträgen in dieser Periode, oder es gibt derzeit keinen abschließbaren Monat („Derzeit kann keine Periode abgeschlossen werden“), etwa weil der nächste Monat noch nicht vorbei ist.
Wessen Zeitmesser blockiert den Abschluss?
Gezählt werden die laufenden Zeitmesser aller Kolleginnen und Kollegen – oft ein am Monatsende vergessener. Bitten Sie Ihr Team, laufende Zeitmesser zu beenden, und laden Sie die Seite neu.
Warum bietet Amberlo einen längst vergangenen Monat zum Abschluss an?
Beim ersten Abschluss beginnt Amberlo mit dem Monat der ältesten erfassten Zeit oder Auslage Ihrer Kanzlei, und Monate lassen sich nicht überspringen. Ist dieser Eintrag falsch datiert oder überflüssig, korrigieren oder löschen Sie ihn vor dem ersten Abschluss – danach ist er gesperrt.
Eine Kollegin schließt gerade ebenfalls ab – was nun?
Amberlo meldet „Ein anderer Periodenabschluss ist im Gange!“. Ihre Periode wurde nicht abgeschlossen. Versuchen Sie es kurz darauf erneut.
Nach dem Abschluss taucht noch ein Vorgang aus dem abgeschlossenen Monat auf
Mit einem Datum im abgeschlossenen Monat lässt er sich nicht mehr erfassen.
- Zeit oder Auslage: Erfassen Sie sie mit einem Datum in der ersten offenen Periode und vermerken Sie das tatsächliche Datum in der Beschreibung.
- Zahlungseingang, Fremdgeld oder Guthaben-Auszahlung: Steuerlich und für die Buchhaltung zählt das tatsächliche Datum. Amberlo kann die Buchung nur mit einem Datum in einer offenen Periode erfassen; sie erscheint dann im FiBu-Export dieses Monats. Stimmen Sie das Vorgehen deshalb vor dem Erfassen mit Ihrer Steuerberatung ab und vermerken Sie das tatsächliche Datum im Verwendungszweck.
Prüfen Sie vor jedem Abschluss, ob alle Zeiten, Auslagen und Eingänge des Monats erfasst sind.
Kann ich Zeiten und Auslagen aus einem abgeschlossenen Monat noch abrechnen?
Ja. Der Periodenabschluss sperrt den Inhalt der Einträge, nicht ihre Abrechnung. Zeiten und Auslagen aus einem abgeschlossenen Monat bietet Amberlo im Rechnungsentwurf wie alle anderen Posten an; aufteilen (Aufteilen…) lassen sie sich aber nicht. RVG-Gebühren betrifft der Periodenabschluss nicht. Auch Posten, die durch eine Stornorechnung wieder abrechenbar werden, können Sie erneut abrechnen, selbst wenn ihr Datum in einem abgeschlossenen Monat liegt. Die Stornorechnung selbst braucht ein Datum in einer offenen Periode.
Kann ich Startnummer oder Präfix später ändern?
Nein. Sobald die erste Nummer eines Nummernkreises gezogen wurde, sind Startnummer und Präfixe dieses Kreises fest. Siehe Abrechnung einrichten.