Rechnung stornieren

Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung mit einer Stornorechnung aufheben, was mit den abgerechneten Posten und bereits gebuchten Zahlungen geschieht und was gilt, wenn eine richtige Rechnung nicht bezahlt wird. Er richtet sich an alle, die in der Kanzlei Rechnungen ausstellen. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

Voraussetzungen

  • Die Rechnung ist festgeschrieben. Einen Entwurf stornieren Sie nicht, sondern verwerfen ihn (siehe unten).
  • Es handelt sich um eine Zwischenrechnung, Schlussrechnung oder Vorschussrechnung, die zu einer Akte gehört und noch nicht storniert ist.
  • Bei einer Vorschussrechnung: Keine andere Rechnung verrechnet diesen Vorschuss mehr, auch kein Entwurf. Siehe Vorschussrechnung stellen und verrechnen.
  • Das Storno-Datum liegt nicht in einer bereits abgeschlossenen Periode und nicht in der Zukunft.
  • Für Storno + neue Rechnung starten müssen Akte und Mandant aktiv sein: Bei einer abgeschlossenen oder inaktiven Akte oder einem inaktiven Mandanten wird die Rechnung zwar storniert, die neue Rechnung lässt sich aber nicht speichern.

Wer darf das? Stornieren dürfen alle, deren Rolle die Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen hat – dieselbe Berechtigung, die auch zum Festschreiben nötig ist. Außerdem müssen Sie die Rechnung bearbeiten dürfen; das richtet sich nach Ihren Zugriffsrechten für Rechnungen. Administratorrechte sind dafür nicht nötig.

Schritt für Schritt

Stornorechnung erstellen

  1. Wählen Sie im Menü der Rechnungszeile Rechnung stornieren oder berichtigen. Die Aktion finden Sie an zwei Stellen: Beide Stellen bieten das Storno für dieselben Rechnungen an.
  2. Der Dialog Rechnung stornieren oder berichtigen fragt, was auf die Rechnung zutrifft. Wählen Sie eine der beiden Karten:
    • Die Rechnung soll gar nicht existieren – die Rechnung wird vollständig aufgehoben, eine neue Rechnung folgt nicht. Bestätigen Sie mit Stornorechnung erstellen.
    • Der Inhalt ist falsch / ein neuer Beleg ist gewünscht – die Rechnung wird aufgehoben, danach erstellen Sie eine neue, berichtigte Rechnung. Bestätigen Sie mit Storno + neue Rechnung starten.
  3. Der Storno-Assistent öffnet sich im Reiter Grund & Daten. Wählen Sie einen Grund für das Storno aus der Liste.
  4. Prüfen Sie das Storno-Datum. Vorbelegt ist der heutige Tag. Das Datum darf nicht in der Zukunft und nicht in einer abgeschlossenen Periode liegen.
  5. Klicken Sie auf Weiter zur Beleg-Vorschau. Ohne Grund ist die Schaltfläche gesperrt. Prüfen Sie im Reiter Beleg-Vorschau die Stornorechnung und klicken Sie auf Weiter zu Auswirkung & Festschreiben.
  6. Der Reiter Auswirkung & Festschreiben zeigt, was beim Festschreiben geschieht. Bestätigen Sie das Storno mit dem Häkchen und klicken Sie auf Stornorechnung festschreiben. Ohne Häkchen ist die Schaltfläche gesperrt.
  7. Nach dem Festschreiben öffnet sich der Versanddialog Stornorechnung festgeschrieben. Wurde die ursprüngliche Rechnung an den Mandanten versendet, muss auch die Stornorechnung versendet werden: Amberlo weist darauf hin, und Später versenden steht dann nicht zur Verfügung. Es genügt, einen Postversand zu vermerken. Wurde die ursprüngliche Rechnung nicht versendet, können Sie die Stornorechnung jetzt oder später aus dem Aktenkonto versenden.

Was Amberlo dabei erzeugt

  • Eine neue Stornorechnung. Sie erhält die nächste Nummer aus dem gemeinsamen Nummernkreis, aus dem auch Ihre Rechnungen und Vorschussrechnungen nummeriert werden. Amberlo erzeugt das PDF der Stornorechnung wie bei jedem Festschreiben.
  • Im Aktenkonto erscheint der neue Beleg mit der Bezeichnung Stornorechnung.
  • Im Rechnungsbuch können Sie Stornorechnungen über den Filter nach Belegtyp gesondert anzeigen oder ausblenden.
  • Die ursprüngliche Rechnung bleibt mit ihrer Nummer erhalten und gilt als storniert.

Stornieren und neu ausstellen

Haben Sie Der Inhalt ist falsch / ein neuer Beleg ist gewünscht gewählt, fragt Amberlo nach dem Versanddialog: „Möchten Sie die neue Rechnung jetzt erstellen?“ Darunter legen Sie fest, was in den Rechnungsassistenten übernommen wird:

  • Belegart – vorausgewählt,
  • Positionen (Gebühren, Auslagen, durchlaufende Posten) – nicht vorausgewählt,
  • Briefkopf, Textbausteine, Layout – vorausgewählt.

Die Posten der stornierten Rechnung übernimmt Amberlo nur, wenn Sie das Häkchen bei Positionen (Gebühren, Auslagen, durchlaufende Posten) setzen. Mit Jetzt neue Rechnung erstellen öffnet sich der Rechnungsassistent: Korrigieren Sie, was falsch war, und schließen Sie die Rechnung wie in Rechnung erstellen und versenden beschrieben ab. Mit Später · zurück zum Aktenkonto schließen Sie den Dialog ohne neue Rechnung.

Konnte nichts übernommen werden, weist Amberlo darauf hin, zum Beispiel: „Die Posten der stornierten Rechnung sind nicht mehr verfügbar, deshalb wurde nichts übernommen.“ Wählen Sie die Posten dann selbst aus.

Häufige Fragen und Stolpersteine

Warum kann ich eine festgeschriebene Rechnung nur stornieren?

Mit dem Festschreiben wird eine Rechnung zum unveränderbaren Geschäftsbeleg, den Sie weder bearbeiten noch löschen können. Das verlangen die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen; mit dem Festschreiben beginnt außerdem die GoBD-Aufbewahrungspflicht. Deshalb warnt der Festschreiben-Dialog: „Diese Aktion ist nicht umkehrbar.“ und „Änderungen nach dem Festschreiben sind nur über eine Stornorechnung oder über Storno und erneutes Ausstellen möglich.“ Die Stornorechnung ist ein eigener, neuer Beleg, der die ursprüngliche Rechnung aufhebt; beide Belege bleiben erhalten und nachvollziehbar (mehr dazu in Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss).

Was passiert mit den Posten der stornierten Rechnung?

Die abgerechneten Posten, zum Beispiel gesetzliche Gebühren nach RVG, werden wieder abrechenbar. Sie erscheinen bei der nächsten Rechnung für diese Akte wieder unter Positionen. Ausgenommen sind Posten, die inzwischen ein anderer offener Beleg abrechnet.

Warum setzt die Stornorechnung die Rechnungsnummern fort?

Die Stornorechnung ist selbst ein Beleg und braucht eine eigene Nummer, die nur einmal vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Amberlo zieht die Nummern von Rechnungen, Vorschussrechnungen und Stornorechnungen aus einem gemeinsamen Nummernkreis; so wird keine Nummer doppelt vergeben, und die Folge bleibt lückenlos.

Der Mandant hat schon (teilweise) gezahlt – was passiert mit dem Geld?

Der bereits gezahlte Betrag ist zurückzuzahlen, weil nach dem Storno keine Forderung mehr dagegensteht. Amberlo bucht ihn mit dem Storno als Guthaben auf die Akte. Das gilt für normale Rechnungen und für Vorschussrechnungen. Sie sehen das Guthaben im Aktenkonto auf der Karte Guthaben; die Buchung trägt die Herkunft Rechnungsstorno (siehe Das Aktenkonto lesen). Das Guthaben können Sie auszahlen, wie in Zahlungseingang buchen beschrieben. Mit einer neuen Rechnung verrechnen lässt es sich nicht – auch nicht, wenn Sie die Rechnung neu ausstellen.

Stellen Sie nach dem Storno eine berichtigte Rechnung aus, ist diese in voller Höhe offen: Die frühere Zahlung wird nicht auf sie übertragen, und im Rechnungsbuch erscheint sie als offene, nach Ablauf des Zahlungsziels als überfällige Forderung. Das Guthaben lässt sich in Amberlo nur auszahlen. Stornieren Sie deshalb möglichst, bevor Zahlungen eingehen. Ist bereits gezahlt, stimmen Sie mit dem Mandanten und Ihrer Steuerberatung ab, wie Sie mit Guthaben und neuer Forderung umgehen.

Ein auf der stornierten Rechnung verrechneter Vorschuss wird nicht zu Guthaben: Die Verrechnung wird aufgehoben, der bezahlte Vorschuss steht wieder zur Verrechnung auf der nächsten Zwischen- oder Schlussrechnung bereit.

Der Mandant zahlt eine richtige Rechnung nicht – soll ich stornieren?

Nein. Eine Stornorechnung ist nur für eine falsche Rechnung gedacht, zum Beispiel mit falschem Betrag, falschem Empfänger oder falschen Posten. Sie hebt die ganze Rechnung auf, und die Posten werden wieder abrechenbar. Ist die Rechnung richtig und bleibt nur die Zahlung aus, ist ein Storno nicht der passende Weg.

Eine festgeschriebene Rechnung abzuschreiben, also den offenen Betrag auszubuchen, ist in Amberlo derzeit nicht möglich. Die Rechnung bleibt als offene Forderung im Aktenkonto und im Rechnungsbuch stehen. Wie Sie mit einer uneinbringlichen Forderung umgehen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Kann ich eine Stornorechnung wieder stornieren?

Nein. Eine Stornorechnung lässt sich nicht stornieren; Amberlo bietet die Aktion dafür gar nicht an. War das Storno ein Fehler, stellen Sie eine neue Rechnung aus. Die Posten der stornierten Rechnung stehen dafür wieder zur Verfügung.

Ich möchte einen Rechnungsentwurf loswerden – muss ich ihn stornieren?

Nein. Ein Entwurf ist noch nicht festgeschrieben und hat keine Nummer. Verwerfen Sie ihn im Rechnungsassistenten über Entwurf verwerfen. Die enthaltenen Posten werden wieder abrechenbar.

Warum kann ich eine Vorschussrechnung nicht stornieren?

Solange eine andere Rechnung diesen Vorschuss verrechnet, ist kein Storno möglich; Amberlo zeigt dann einen Hinweis statt des Storno-Dialogs. Das gilt auch, wenn die andere Rechnung erst ein Entwurf ist. Entfernen Sie die Verrechnung aus dem Entwurf oder stornieren Sie zuerst die Rechnung, die den Vorschuss verrechnet.

Kann ich ein Aufforderungsschreiben oder einen PKH-Beleg stornieren?

Nein. Beide haben eigene Nummernkreise und werden nicht über eine Stornorechnung aufgehoben. Sie ziehen den Beleg stattdessen zurück, siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg.

Muss ich die Stornorechnung versenden?

Ja, wenn die ursprüngliche Rechnung an den Mandanten versendet wurde. Dann muss auch der Mandant die Stornorechnung erhalten. Amberlo bietet in diesem Fall im Versanddialog kein Später versenden an. Es genügt, einen Postversand zu vermerken. Solange eine solche Stornorechnung nicht versendet ist, trägt sie im Aktenkonto das Kennzeichen Versand offen.

Warum kann ich das gewünschte Storno-Datum nicht wählen?

Das Storno-Datum darf nicht in der Zukunft und nicht in einer bereits abgeschlossenen Periode liegen. Siehe Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.

Verwandte Artikel