Offene und überfällige Rechnungen im Rechnungsbuch

Das Rechnungsbuch listet alle festgeschriebenen Rechnungen der Kanzlei über alle Akten hinweg, in einem eigenen Reiter auch alle Rechnungsentwürfe. Dieser Artikel zeigt, wie Sie damit offene und überfällige Forderungen im Blick behalten, offene Entwürfe finden, die Liste filtern und die einzelnen Zahlungsstände lesen. Er richtet sich an Partnerinnen und Partner sowie an alle, die in der Kanzlei die Abrechnung betreuen.

Voraussetzungen

  • In der Kanzlei gibt es mindestens eine festgeschriebene Rechnung. Solange das nicht der Fall ist, zeigt das Rechnungsbuch „Noch keine festgeschriebenen Rechnungen.“

Wer darf das? Das Rechnungsbuch sieht, wessen Rolle Zugriff auf das Modul Rechnungen hat. Sie sehen dabei die Belege, für die Ihre Zugriffsrechte gelten – nicht unbedingt alle Belege der Kanzlei. Für einzelne Aktionen brauchen Sie weitere Berechtigungen, siehe unten.

Schritt für Schritt

Das Rechnungsbuch öffnen

  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Rechnungsbuch.

Das Rechnungsbuch ersetzt den früheren Menüeintrag Rechnungen; Links auf die frühere Rechnungsliste führen automatisch hierher. Öffnen Sie einen Link auf eine festgeschriebene Rechnung (etwa aus einem Zeiteintrag), zeigt Amberlo sie im Reiter Alle Rechnungen; dabei setzt Amberlo die gewählten Filter zurück und grenzt die Liste auf den Mandanten und das Belegdatum dieser Rechnung ein.

Den richtigen Reiter wählen

Das Rechnungsbuch hat fünf Reiter. Jeder zeigt an einer Zahl, wie viele Belege er unter den aktuellen Filtern enthält.

Reiter Inhalt Sortierung
Offene Posten Alle Rechnungen, auf denen noch ein Betrag offen ist Fälligkeit, früheste zuerst
Fällig Offene Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum erreicht oder überschritten ist am längsten fällige zuerst
Alle Rechnungen Alle festgeschriebenen Rechnungen – offen, bezahlt oder storniert Belegdatum, neueste zuerst
Entwürfe Alle Rechnungsentwürfe, die Sie sehen dürfen, über alle Akten hinweg neueste zuerst
Aufforderungsschreiben Aufforderungsschreiben, zum Beispiel zur Anforderung von Gerichtskosten Belegdatum, neueste zuerst

Entwürfe stehen nur im Reiter Entwürfe. In den übrigen Reitern und in den Kennzahlen zählen nur festgeschriebene Belege. Wie Sie mit Entwürfen arbeiten, lesen Sie unter „Offene Entwürfe finden und fertigstellen“ unten.

Die Kennzahlen lesen

Über der Liste stehen vier Kennzahlen, berechnet aus genau den Belegen, die der aktuelle Reiter mit den gesetzten Filtern zeigt:

  • Fakturiert – Bruttosumme der Rechnungen, dazu Anzahl und Nettobetrag.
  • Offene Forderungen – insgesamt offener Betrag, aufgeteilt in fällig und noch nicht fällig.
  • Vereinnahmt – tatsächlich eingegangene Zahlungen und deren Anzahl.
  • Durchschnittsalter der fälligen Forderungen (Tage) – das durchschnittliche Alter der fälligen Forderungen in ganzen Tagen.

Im Reiter Aufforderungsschreiben sehen Sie stattdessen Angefordert, Offen und Bezahlt.

Die Liste lesen

Jede Zeile zeigt:

  • Beleg – Belegnummer und Belegtyp; bei einer Stornorechnung der Hinweis storniert … mit der Nummer der berichtigten Rechnung. exportiert bedeutet, dass der Beleg bereits in einem FiBu-Export enthalten war.
  • Datum / Fällig – Belegdatum, Fälligkeitsdatum und gegebenenfalls fällig seit … Tagen.
  • Mandant · Akte – Mandant, Akte und verantwortliche Person. Mandant und Akte sind verlinkt, wenn Sie sie ansehen dürfen.
  • Brutto / Offen – der offene Betrag, dazu vollständig offen oder von … · … bezahlt.
  • Zahlungsstatus – siehe unten.
  • Fälligkeit – noch nicht fällig oder fällig. Ist eine Rechnung seit mehr als 30 Tagen fällig, erscheint zusätzlich ein Warnsymbol; die Legende unter der Liste führt diesen Zustand als länger fällig und erklärt die Farben.

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren; ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um. Sortieren können Sie nach Beleg, Datum / Fällig, Mandant · Akte, Brutto / Offen und Zahlungsstatus. Die Liste im Reiter Aufforderungsschreiben lässt sich nicht umsortieren.

Filtern

Über die Leiste Filter: grenzen Sie die Liste ein. Ist kein Wert gewählt, gilt der Filter als alle. In jedem Auswahlfilter können Sie mehrere Werte gleichzeitig wählen, zum Beispiel unter Zahlungsstatus sowohl unbezahlt als auch teilweise bezahlt; ein erneuter Klick hebt die Auswahl eines Werts wieder auf.

  • Mandant und Verantwortlich – Namen suchen und einen oder mehrere auswählen.
  • Belegtyp – Rechnung, Vorschussrechnung oder Stornorechnung.
  • Belegstatus – fakturiert oder storniert.
  • Zahlungsstatus – unbezahlt, teilweise bezahlt, bezahlt oder überzahlt. Den ebenfalls angebotenen Wert abgeschrieben erreicht derzeit keine Rechnung, weil sich festgeschriebene Rechnungen nicht abschreiben lassen.
  • Fälligkeit – noch nicht fällig oder fällig.
  • Belegdatum – einen Zeitraum mit Von und Bis.
  • Mindestbetrag (offen) – nur Rechnungen, auf denen mindestens dieser Betrag offen ist.

Mit Alle Filter zurücksetzen heben Sie alle Filter auf. Im Reiter Aufforderungsschreiben stehen Belegtyp, Zahlungsstatus, Fälligkeit und Mindestbetrag (offen) nicht zur Verfügung.

So finden Sie überfällige Rechnungen eines Mandanten: Wählen Sie den Reiter Fällig, setzen Sie den Filter Mandant und – bei Bedarf – unter Belegdatum den Zeitraum.

Aktionen aus dem Rechnungsbuch

Über das Menü einer Zeile stehen – je nach Beleg und Berechtigung – zur Verfügung:

  • Akte öffnen
  • Beleg ansehen und Beleg herunterladen – öffnet bzw. lädt das PDF des Belegs.
  • Zahlung verbuchen – für offene Rechnungen, siehe Zahlungseingang buchen. Dafür brauchen Sie die Berechtigungen Kann Transaktionen erstellen und Kann Rechnungen erstellen.
  • Rechnung stornieren oder berichtigen – für Rechnungen und Vorschussrechnungen, siehe Rechnung stornieren. Dafür brauchen Sie die Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen.

Im Reiter Aufforderungsschreiben bietet das Menü einer Zeile Beleg ansehen, Beleg herunterladen, Akte öffnen und – solange das Aufforderungsschreiben offen ist – Zahlung verbuchen. Zurückziehen können Sie ein Aufforderungsschreiben nicht hier, sondern im Aktenkonto der Akte, siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg.

Über der Liste finden Sie außerdem Rechnung erstellen (Sie wählen zuerst die Akte) und FiBu-Export, siehe Buchungsdaten an DATEV übergeben.

Offene Entwürfe finden und fertigstellen

Im Reiter Entwürfe sehen Sie alle Rechnungsentwürfe, für die Ihre Zugriffsrechte gelten, ohne jede Akte einzeln öffnen zu müssen.

  1. Klicken Sie auf den Reiter Entwürfe.
  2. Jede Zeile trägt in der Spalte Beleg das Kennzeichen Entwurf und die Belegart. Unter Brutto / Offen steht der vorläufige Bruttobetrag. Datum, Fälligkeit und Zahlungsstatus bleiben leer, denn diese Angaben entstehen erst beim Festschreiben.
  3. Grenzen Sie die Liste bei Bedarf mit den Filtern Mandant, Verantwortlich und Belegtyp ein.
  4. Wählen Sie im Menü einer Zeile (drei Punkte) die gewünschte Aktion:
    • Entwurf versenden – schickt den Entwurf als PDF per E-Mail an den Mandanten, etwa zur Abstimmung vor dem Festschreiben. Für einen PKH-Beleg gibt es diesen Eintrag nicht.
    • Bearbeiten – öffnet den Entwurf im Rechnungsassistenten, siehe Rechnung erstellen und versenden.
    • Vorschau – öffnet den Entwurf direkt auf der Registerkarte Prüfen, von wo aus Sie ihn festschreiben.
    • Entwurf ansehen und Entwurf herunterladen – öffnet bzw. lädt den Entwurf als PDF mit dem Wasserzeichen „ENTWURF – keine Rechnung i. S. d. UStG“.
    • Akte öffnen
    • Verwerfen – löscht den Entwurf; die enthaltenen Posten werden wieder fakturierbar.
Das Rechnungsbuch im Reiter Entwürfe mit drei Rechnungsentwürfen, jeweils mit dem Kennzeichen Entwurf, Mandant, Akte und vorläufigem Bruttobetrag; das Menü einer Zeile ist aufgeklappt mit Entwurf versenden, Bearbeiten, Vorschau, Entwurf ansehen, Entwurf herunterladen, Akte öffnen und Verwerfen

Sobald Sie einen Entwurf festschreiben, verschwindet er aus dem Reiter Entwürfe und steht als Rechnung in Alle Rechnungen.

Häufige Fragen und Stolpersteine

Wie werden teilweise bezahlte Rechnungen angezeigt?

Mit dem Zahlungsstatus teilweise bezahlt. In der Spalte Brutto / Offen sehen Sie den offenen Betrag und darunter, wie viel vom Bruttobetrag bereits bezahlt ist. Die Rechnung bleibt in Offene Posten, bis sie vollständig bezahlt ist.

Wie werden stornierte Rechnungen angezeigt?

Eine per Stornorechnung aufgehobene Rechnung trägt das Kennzeichen storniert und ist optisch abgesetzt; ein Zahlungsstatus erscheint dann nicht mehr. Die Stornorechnung selbst steht als eigener Beleg in der Liste und verweist mit storniert … auf die berichtigte Rechnung. Aufforderungsschreiben werden nicht storniert: Ein zurückgezogenes Aufforderungsschreiben trägt im Reiter Aufforderungsschreiben das Kennzeichen zurückgezogen.

Wie werden Vorschussrechnungen angezeigt?

Als Belegtyp Vorschussrechnung mit eigenem Symbol; Sie können sie über den Filter Belegtyp gezielt anzeigen. Sie folgen denselben Zahlungsständen wie gewöhnliche Rechnungen, mit einer Ausnahme: Geht auf eine Vorschussrechnung mehr ein als angefordert, erhöht der Mehrbetrag den Vorschuss. Die Vorschussrechnung gilt dann als bezahlt, nicht als überzahlt. Mehr dazu: Vorschussrechnung stellen und verrechnen.

Warum fehlt eine Rechnung im Rechnungsbuch?

Prüfen Sie, ob die Rechnung schon festgeschrieben ist – Entwürfe stehen nur im Reiter Entwürfe und im Aktenkonto der Akte (siehe Das Aktenkonto lesen). Prüfen Sie außerdem die gesetzten Filter und den Reiter: Eine bezahlte Rechnung steht nicht in Offene Posten, wohl aber in Alle Rechnungen. Und schließlich sehen Sie nur Belege, für die Ihre Zugriffsrechte gelten.

Warum finde ich PKH-Belege nicht im Rechnungsbuch?

Abgeschlossene PKH-Belege erscheinen nie im Rechnungsbuch, sondern nur im Aktenkonto der Akte. Ein PKH-Beleg, der noch Entwurf ist, steht dagegen auch im Reiter Entwürfe. Siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg.

Warum ändern sich die Zahlen an den Reitern und in den Kennzahlen?

Reiterzahlen und Kennzahlen richten sich immer nach den gesetzten Filtern. Die Gesamtzahl aller Belege zeigt Alle Rechnungen nur, solange kein Filter gesetzt ist.

Warum ist „Vereinnahmt“ niedriger als die Summe aller Zahlungen?

Vereinnahmt zählt nur Geld, das tatsächlich neu eingegangen ist. Wird auf einer Rechnung ein bereits bezahlter Vorschuss verrechnet, zählt dieser Betrag nicht ein zweites Mal als Eingang. Guthaben und Fremdgeld werden nicht mit Rechnungen verrechnet.

Warum kann ich bei einer Rechnung keine Zahlung verbuchen oder stornieren?

Beide Aktionen setzen voraus, dass die Rechnung einer Akte zugeordnet ist. Eine Rechnung, die nur einem Mandanten und keiner Akte zugeordnet ist, bietet sie deshalb nicht an. Prüfen Sie außerdem Ihre Berechtigungen. Aufforderungsschreiben werden nicht storniert, sondern im Aktenkonto zurückgezogen.

Kann ich das Rechnungsbuch als PDF oder Excel exportieren?

Einen PDF- oder Excel-Export der Liste unterstützt Amberlo derzeit nicht. Für Ihre Steuerberatung exportieren Sie die Buchungen der ganzen Kanzlei monatsweise mit dem FiBu-Export: Sie erhalten einen DATEV-Buchungsstapel, die Beleg-PDFs als ZIP und ein Abstimmungsprotokoll, siehe Buchungsdaten an DATEV übergeben. Einzelne Belege öffnen Sie mit Beleg ansehen oder laden sie mit Beleg herunterladen.

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