Zahlungseingang buchen

Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine eingegangene Zahlung im Aktenkonto erfassen und den offenen Rechnungen einer Akte zuordnen – auch bei Teilzahlungen, Zahlungen von Dritten und Überzahlungen. Er richtet sich an alle, die in der Kanzlei Zahlungseingänge verbuchen.

Voraussetzungen

  • Mindestens ein Bankkonto der Kanzlei, das kein Anderkonto ist, ist eingerichtet. Fehlt es, meldet der Dialog: „Für diese Kanzlei konnte kein Bankkonto ermittelt werden. Bitte richten Sie ein Bankkonto ein, bevor Sie eine Zahlung erfassen.“ Siehe Abrechnung einrichten.
  • Die Akte hat mindestens eine offene Rechnung. Andernfalls zeigt der Dialog: „Diese Akte hat keine offenen Forderungen, denen diese Zahlung zugeordnet werden könnte.“
  • Das Zahlungsdatum liegt nicht in einer bereits abgeschlossenen Periode und nicht in der Zukunft.

Wer darf das? Um eine Zahlung auf Rechnungen zu verbuchen, brauchen Sie sowohl die Berechtigung Kann Transaktionen erstellen als auch die Berechtigung Kann Rechnungen erstellen. Wer nur die Berechtigung Kann Transaktionen erstellen hat, kann Geldeingänge ausschließlich als Fremdgeld erfassen.

Schritt für Schritt

Zahlung erfassen und zuordnen

  1. Öffnen Sie die Akte und klicken Sie im Seitenmenü der Akte auf Aktenkonto.
  2. Wählen Sie, wie Sie beginnen möchten:
    • Geldeingang in der Aktionsleiste des Aktenkontos: Amberlo schlägt eine Verteilung auf alle offenen Rechnungen der Akte vor.
    • Zahlung verbuchen in der Zeile einer offenen Rechnung: Diese Rechnung ist bereits vorausgewählt.
    • Alternativ Zahlung verbuchen in der Zeile einer Rechnung im Rechnungsbuch (siehe Offene und überfällige Rechnungen im Rechnungsbuch).
  3. Es öffnet sich der Dialog Zahlungseingang erfassen. Prüfen Sie unter Belegtyp, dass Zahlung auf eine Forderung ausgewählt ist.
  4. Tragen Sie unter Belegdaten das Zahlungsdatum, den Betrag und den Zahlungsweg (Banküberweisung, Bar oder Karte) ein. Als Datum ist der heutige Tag vorbelegt; tragen Sie das Datum ein, an dem das Geld tatsächlich eingegangen ist.
  5. Wählen Sie unter Zahler, wer gezahlt hat (siehe „Zahlung von einer Rechtsschutzversicherung oder einem Dritten“ unten). Tragen Sie bei Bedarf den Verwendungszweck aus dem Kontoauszug ein.
  6. Prüfen Sie unter Forderungszuordnung die vorgeschlagene Verteilung. Jede offene Rechnung erscheint mit Nummer, Empfänger, Fälligkeit und offenem Betrag. Im Feld Tilgungsbetrag steht, wie viel dieser Zahlung auf die Rechnung entfällt. Darunter sehen Sie, welchen Status die Rechnung nach dieser Buchung hätte (Bezahlt, Teilweise bezahlt, Unverändert oder – bei der Rechnung, der eine Überzahlung zugeordnet wird – Überzahlt), und welcher Betrag offen bleibt.
  7. Passen Sie die Beträge an, wenn der Zahlende eine andere Rechnung bestimmt hat oder die Verteilung aus einem anderen Grund abweichen soll. Über Positionen können Sie den Betrag innerhalb einer Rechnung auf einzelne Positionen verteilen.
  8. Weicht Ihre Verteilung vom Vorschlag ab, füllen Sie das Pflichtfeld Begründung der Abweichung aus.
  9. Kontrollieren Sie die Zusammenfassung: Eingegangen, die Zeilen Zugeordnet zu … und Verbleibend.
  10. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Die Schaltfläche ist erst aktiv, wenn der gesamte Betrag zugeordnet ist.

Wie schlägt Amberlo die Verteilung vor? Hat der Zahlende bestimmt, welche Rechnung er begleicht, starten Sie mit Zahlung verbuchen in der Zeile dieser Rechnung im Aktenkonto: Diese Bestimmung hat Vorrang, und die Rechnung ist mit Tilgungsbestimmung des Zahlenden gekennzeichnet. Ohne eine solche Bestimmung – etwa wenn Sie über Geldeingang beginnen – wird die älteste fällige Forderung zuerst getilgt; Vorschussrechnungen und gewöhnliche Rechnungen sind dabei gleichrangig. Noch nicht fällige Rechnungen stehen an letzter Stelle. Der Vorschlag ist ein Ausgangspunkt – jede Zeile lässt sich anpassen.

Zahlung von einer Rechtsschutzversicherung oder einem Dritten

Ist bei der Akte ein Drittzahler hinterlegt (zum Beispiel die Rechtsschutzversicherung des Mandanten), können Sie ihn im Feld Zahler direkt auswählen. Weicht der eingetragene Zahler davon ab, bietet der Dialog unter Drittzahler der Akte: an, diesen Zahler zu übernehmen.

Zahlt jemand anderes, wählen Sie Abweichender Zahler … und tragen Sie den Namen unter Zahler-Name ein.

Wichtig: Auch wenn ein Dritter zahlt, wird die Zahlung der Forderung des Mandanten zugeordnet. Schuldner der Rechnung bleibt der Mandant.

Den Drittzahler wählen Sie im Aktenkonto über Weitere Aktionen (drei Punkte) > Aktendaten bearbeiten, Bereich Zahler/Kostenträger, im Feld Drittzahler. Angeboten werden nur Beteiligte der Akte außer dem Mandanten; legen Sie den Drittzahler deshalb vorher als Beteiligten an. Die Schaden-/Versicherungsscheinnummer übernimmt Amberlo aus dem Aktenzeichen dieses Beteiligten.

Häufige Fragen und Stolpersteine

Geld ist eingegangen, aber es gibt noch keine Rechnung – was tun?

Stellen Sie zuerst die Rechnung oder eine Vorschussrechnung aus und buchen Sie die Zahlung danach mit dem tatsächlichen Eingangsdatum – solange dessen Monat nicht abgeschlossen ist. Geld, das einem Dritten zusteht, erfassen Sie als Fremdgeld.

Was passiert bei einer Teilzahlung?

Deckt die Zahlung eine Rechnung nicht vollständig, zeigt die Zusammenfassung vor dem Speichern: „Nach dieser Erfassung bleiben … auf … offen.“ Die Rechnung erhält den Status teilweise bezahlt und bleibt im Aktenkonto als offene Forderung stehen (siehe Das Aktenkonto lesen). Geht der Rest später ein, buchen Sie ihn über Zahlung verbuchen in der Zeile dieser Rechnung.

Der Mandant hat mehr gezahlt als offen war – was nun?

Übersteigt die Zahlung die offenen Rechnungen, fragt der Dialog Wohin soll die Überzahlung zugeordnet werden? und zeigt den Betrag unter Derzeit … an. Amberlo wählt eine Möglichkeit vor – Guthaben auf dieser Akte, bei einem abweichenden Zahler Erstattung an den Zahler dieses Eingangs. Prüfen Sie die Auswahl vor dem Speichern; eine Erstattung erzeugt sofort einen nummerierten Erstattungsbeleg. Zur Wahl stehen:

  • Guthaben auf dieser Akte: Der Betrag wird als Guthaben gebucht. Ein Guthaben ist Geld, das der Kanzlei zugeflossen und zurückzuzahlen ist, weil keine Forderung dagegensteht. Es wird ohne Umsatzsteuer geführt, weil eine Überzahlung kein Vorschuss ist.
  • Erstattung an den Mandanten: Amberlo erzeugt einen Erstattungsbeleg mit einer Nummer aus einem eigenen Nummernkreis und legt ihn als Dokument an der Akte ab.
  • Erstattung an den Zahler dieses Eingangs: wie oben, aber an den Zahler. Diese Möglichkeit ist erst wählbar, wenn oben ein Zahler-Name eingetragen ist.

Bei einer Erstattung überweisen Sie das Geld selbst über Ihre Bank; Amberlo löst keine Überweisung aus. Damit die Rückzahlung nicht vergessen wird, finden Sie an der Akte unter Wiedervorlagen eine Wiedervorlage mit Nummer, Empfänger und Betrag des Erstattungsbelegs – sofern dieser Bereich in Ihrer Kanzlei verfügbar ist. Erstattung und Erstattungsbeleg sind nicht im DATEV-Export enthalten – geben Sie den Beleg (Dokument an der Akte) Ihrem Steuerberater gesondert.

Eine Überzahlung lässt sich erst zuordnen, wenn alle Rechnungen, denen die Zahlung etwas zuordnet, vollständig beglichen sind. Andernfalls weist der Dialog darauf hin: „Ordnen Sie den Restbetrag der noch offenen Forderung zu, bevor eine Überzahlung zugeordnet werden kann.“

Der Mandant hat mehrere Akten mit einer Überweisung bezahlt – wie buche ich das?

Eine Zahlung lässt sich nur den Rechnungen der geöffneten Akte zuordnen. Buchen Sie den Eingang in jeder Akte einzeln mit dem jeweiligen Teilbetrag und demselben Datum – ordnen Sie den Anteil einer anderen Akte nicht als Überzahlung zu.

Warum wird ein Überschuss auf einer Vorschussrechnung nicht als Guthaben gebucht?

Geht auf eine Vorschussrechnung mehr ein als angefordert, wird der Mehrbetrag auf derselben Vorschussrechnung als höhere Vorschusszahlung gebucht. Ein Guthaben entsteht dabei nicht.

Wo sehe ich das Guthaben, und wie zahle ich es aus?

Im Aktenkonto zeigt die Karte Guthaben die Werte Entstanden, Verwendet und Verfügbar. Wählen Sie im Filter Natur den Eintrag Guthaben, sehen Sie die einzelnen Buchungen. Jede Buchung nennt ihre Herkunft: Überzahlung (aus einem Zahlungseingang wie oben), Rechnungsstorno (bereits gezahlter Betrag einer stornierten Rechnung, siehe Rechnung stornieren), Überschuss aus Vorschuss-Verrechnung (siehe Vorschussrechnung stellen und verrechnen) oder Beleg-Rückzug (bereits gezahlter Betrag eines zurückgezogenen Aufforderungsschreibens, siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg).

So zahlen Sie ein Guthaben aus:

  1. Klicken Sie auf der Karte Guthaben auf Guthaben auszahlen.
  2. Prüfen Sie den Auszahlungsbetrag (vorbelegt ist das gesamte verfügbare Guthaben) und das Auszahlungsdatum. Das Datum darf nicht in der Zukunft, nicht in einer abgeschlossenen Periode und nicht vor der Entstehung des Guthabens liegen. Liegt es in einer abgeschlossenen Periode, lehnt Amberlo das Speichern mit einer englischen Meldung ab („Client credit cannot be paid out …“); wählen Sie dann ein Datum in einer offenen Periode.
  3. Wählen Sie den Empfänger. Vorbelegt ist der Mandant. Wählen Sie einen anderen Empfänger, protokolliert Amberlo das, und der Vermerk wird zur Pflichtangabe.
  4. Speichern Sie. Amberlo protokolliert die Auszahlung im Aktenkonto und verringert das Guthaben. Die Überweisung selbst führen Sie außerhalb von Amberlo aus.

Kann ich ein Guthaben mit einer späteren Rechnung verrechnen?

Verrechnen heißt hier, das Guthaben von einer neuen Rechnung abzuziehen, statt es auszuzahlen. Das ist derzeit nicht möglich. Ein Guthaben können Sie in Amberlo nur auszahlen. Verrechnen lässt sich nur ein bezahlter Vorschuss, siehe Vorschussrechnung stellen und verrechnen.

Die Zahlung ist eigentlich Fremdgeld – was tun?

Fremdgeld ist Geld, das Sie für den Mandanten oder einen Dritten nur verwahren und weiterleiten, zum Beispiel eine Vergleichszahlung der Gegenseite. Es begleicht keine Rechnung. Wechseln Sie im selben Dialog unter Belegtyp auf Fremdgeld. Datum, Betrag, Zahler und Verwendungszweck werden übernommen. Haben Sie bereits eine Zuordnung zu Rechnungen, eine Überzahlungs-Zuordnung oder einen Drittzahler eingetragen oder als Zahlungsweg Karte gewählt, fragt Amberlo mit Belegart wechseln? nach, weil diese Angaben beim Fremdgeld entfallen; bestätigen Sie mit Verwerfen und wechseln. Wie es weitergeht, beschreibt Fremdgeld erfassen und auskehren.

Ich habe eine Zahlung falsch gebucht – wie korrigiere ich sie?

Eine gespeicherte Zahlung ist sofort festgeschrieben. Sie lässt sich in Amberlo derzeit weder ändern noch löschen oder stornieren. Prüfen Sie deshalb Datum, Betrag, Zahler und Zuordnung in der Zusammenfassung, bevor Sie auf Speichern und schließen klicken. Mehr zur Festschreibung: Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.

Warum kann ich das gewünschte Zahlungsdatum nicht wählen oder speichern?

Ein Datum in einer bereits abgeschlossenen Periode lässt sich im Kalender nicht auswählen. Ein Datum in der Zukunft können Sie zwar eintragen, beim Speichern lehnt Amberlo es aber mit „Zahlungsdatum ist ungültig!“ ab.

Warum ist eine Rechnung in der Zuordnung gesperrt?

Rechnungen, für die Sie keine Bearbeitungsberechtigung haben, erscheinen mit dem Hinweis „keine Berechtigung für diese Forderung – gleicht nichts aus“.

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