Das Aktenkonto lesen

Das Aktenkonto zeigt auf einer Seite, wie es finanziell um eine Akte steht: was noch abgerechnet werden kann, was offen ist, was bezahlt wurde und welches fremde Geld die Kanzlei für den Mandanten verwahrt. Dieser Artikel erklärt, wie Sie das Aktenkonto lesen und die Zahlen dem Mandanten erläutern. Er richtet sich an Anwältinnen und Anwälte sowie an alle, die in der Kanzlei abrechnen. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

Voraussetzungen

Sie dürfen die Akte ansehen. Das Aktenkonto zeigt immer genau eine Akte.

Wer darf das? Das Aktenkonto sieht jeder, der die Akte ansehen darf; welche Salden Sie darin sehen, hängt aber von Ihren Berechtigungen ab (siehe „Häufige Fragen und Stolpersteine“). Einzelne Aktionen brauchen zusätzliche Berechtigungen: Geldeingang zum Beispiel die Berechtigung Kann Transaktionen erstellen und das Stornieren einer Rechnung die Berechtigung Kann Rechnungen genehmigen. Zahlung verbuchen braucht Kann Transaktionen erstellen und Kann Rechnungen erstellen. Einige Aktionen, etwa Geldeingang, blendet Amberlo ohne Berechtigung aus.

Schritt für Schritt

Das Aktenkonto öffnen

Öffnen Sie die Akte.
Klicken Sie im Seitenmenü der Akte auf Aktenkonto.

Das Aktenkonto ersetzt die früheren Reiter Rechnungen und Transaktionen der Akte. Wer einen dieser Reiter aufruft, landet automatisch im Aktenkonto.

Die Aktionsleiste

Oben stehen die Aktionen, die Sie direkt aus dem Aktenkonto starten:

Geldeingang – eine Zahlung oder Fremdgeld erfassen, siehe Zahlungseingang buchen und Fremdgeld erfassen und auskehren.
Gerichtskosten anfordern – ein Aufforderungsschreiben erstellen, siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg.
RVG-Gebühren erfassen – siehe RVG-Gebühren erfassen. Enthält Ihr Tarif keine RVG-Gebühren, ist die Schaltfläche ausgegraut; der Hinweis daran verweist auf Einstellungen > Abonnement.
Rechnung erstellen – siehe Rechnung erstellen und versenden.
Das Symbol ⋮ öffnet das Menü Weitere Aktionen mit Zeit erfassen, Auslage erfassen und Aktendaten bearbeiten. Die Einträge Notiz hinzufügen, Aktenkonto exportieren und Akte schließen stehen dort ebenfalls, sind aber ausgegraut.

Bereich „Abrechenbar“

Hier sehen Sie, was in der Akte erfasst, aber noch nicht abgerechnet ist – getrennt nach Honorar, Steuerbare Auslagen und RVG-Gebühren. Ist ein Teil davon bereits in einem Rechnungsentwurf enthalten, weist im Entwurf darauf hin.

Die Beträge folgen der Auswahl unter Beträge anzeigen als: In der Ansicht Brutto (Standard) ist der Betrag eine Vorschau mit dem Hinweis voraussichtlich brutto (… %), abgeleitet aus Steuerterritorium und Unternehmereigenschaft des Mandanten; in der Ansicht Netto steht netto. Den endgültigen Steuersatz weist erst die Rechnung aus. Sind die steuerlichen Angaben des Mandanten unvollständig, erscheint zusätzlich ein Warnsymbol, und die Vorschau rechnet mit 19 %.

Bereich „Salden“

Die fünf Karten fassen alle Buchungen der Akte zusammen. Über Beträge anzeigen als wechseln Sie zwischen Brutto und Netto.

Karte	Werte	Bedeutung
Forderungen	Fakturiert, Bezahlt, Offen – je für Honorar und Auslagen	Was die Kanzlei mit festgeschriebenen Rechnungen verlangt hat, was davon bezahlt ist und was noch offen ist. Darunter steht, wie viel davon bereits fällig ist und auf wie vielen Rechnungen.
Durchlaufende Posten	Vorausgelegt, Erstattet, Offen	Beträge, die die Kanzlei im Namen und für Rechnung des Mandanten verauslagt hat, etwa Gerichtskosten. Durchlaufende Posten tragen kraft Gesetzes keine Umsatzsteuer.
Vorschuss	Fakturiert, Eingegangen, Verrechnet, Verfügbar	Angeforderte und eingegangene Vorschüsse und was davon mit Rechnungen verrechnet ist.
Guthaben	Entstanden, Verwendet, Verfügbar	Geld, das der Kanzlei zugeflossen und zurückzuzahlen ist, weil keine Forderung dagegensteht – zum Beispiel aus einer Überzahlung, einer Stornorechnung oder einem zurückgezogenen, bereits bezahlten Aufforderungsschreiben. Mit Guthaben auszahlen zahlen Sie es aus. Mit einer Rechnung verrechnen lässt es sich nicht.
Fremdgeld	Gebucht, Ausgekehrt, Verwahrt	Geld, das die Kanzlei nur für einen anderen verwahrt. Verwahrt ist der Betrag, der noch weitergeleitet werden muss. Mit Fremdgeld auskehren leiten Sie ihn weiter.

Bereich „Entwürfe“

Gibt es Rechnungsentwürfe zur Akte, stehen sie in einem eigenen Bereich mit Zuletzt bearbeitet und Vorläufiger Bruttobetrag. Über das Menü eines Entwurfs wählen Sie Bearbeiten, Vorschau, Entwurf ansehen, Entwurf herunterladen oder Verwerfen. Entwurf ansehen und Entwurf herunterladen zeigen den Entwurf als PDF mit dem Wasserzeichen „ENTWURF – keine Rechnung i. S. d. UStG“. Mit Entwurf versenden schicken Sie dieses PDF per E-Mail an den Mandanten, etwa zur Abstimmung vor dem Festschreiben. Für einen PKH-Beleg gibt es diese Schaltfläche nicht.

Bereich „Einträge“

Die Liste zeigt alle Vorgänge der Akte, sortiert nach letzter Aktivität. Beträge sind netto bis zur Fakturierung und ab dem Beleg brutto. Sie finden hier:

Rechnungen und andere Belege mit Belegnummer, Adressat, Datum, Fälligkeit und Zahlungsstand. Ein Kennzeichen zeigt den Stand, etwa fakturiert, teilweise bezahlt, bezahlt, überzahlt, storniert oder zurückgezogen, dazu den Versandstand (versendet, Versand offen, in Zustellung oder Versand fehlgeschlagen). In Zustellung heißt: Die E-Mail wurde zum Versand übergeben; die Anzeige aktualisiert sich automatisch, sobald der Mailserver sie angenommen oder abgelehnt hat. Versand fehlgeschlagen heißt: Der Mailserver hat die E-Mail abgelehnt; Sie versenden sie von dieser Zeile aus erneut. Klappen Sie einen Beleg auf, sehen Sie seine Positionen mit Netto, USt. und Brutto sowie die Zahlungen. In der Zeile des Belegs stehen je nach Stand die Schaltflächen Zahlung verbuchen und Rechnung versenden bzw. Erneut versenden. Über das Symbol ⋮ der Zeile öffnen Sie den Beleg mit Beleg ansehen oder laden ihn mit Beleg herunterladen; außerdem erreichen Sie dort Rechnung stornieren oder berichtigen oder – bei Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg – Zurückziehen (siehe Aufforderungsschreiben und PKH-Beleg).
Angelegenheiten – je Angelegenheit eine Zeile Angelegenheit: mit ihrem Namen und der Schaltfläche Angelegenheit bearbeiten. Aufgeklappt zeigt sie:
- RVG-Gebühren mit der Zahl der Posten und dem Kennzeichen abrechenbar oder ausgestellt; abgerechnete Gebühren nennen zusätzlich „abgerechnet“ mit der Rechnungsnummer. Steckt eine Gebühr in einem Rechnungsentwurf, steht dort Im Entwurf bzw. Teilweise im Entwurf.
- Abrechenbare Posten – die noch nicht abgerechneten Zeiten und Auslagen dieser Angelegenheit mit dem Kennzeichen abrechenbar bzw. Im Entwurf. Posten, die keiner Angelegenheit zugeordnet sind, stehen unter Keiner Angelegenheit zugewiesen.
Fremdgeld – Eingänge und Auskehrungen.
Vorschuss – Buchungen wie Vorschuss eingegangen und Vorschuss mit der Rechnung verrechnet. Die Vorschussrechnung selbst steht bei den Belegen.
Guthaben – Guthaben entstanden und Guthaben ausgezahlt; wird eine bezahlte Vorschussrechnung storniert, erscheint Vorschuss in Guthaben umgewandelt. Ein entstandenes Guthaben nennt seine Herkunft: Überzahlung, Rechnungsstorno, Überschuss aus Vorschuss-Verrechnung oder Beleg-Rückzug.

Mit den Filtern Status (Alle, Offen, Festgeschrieben) und Natur (Alle, Honorar, Auslagen, Fremdgeld, Vorschuss, Guthaben, Erstattung) grenzen Sie die Liste ein. Die Filter wirken nur auf die Liste, nicht auf die Salden.

Häufige Fragen und Stolpersteine

Kann ich nach Angelegenheit oder Zeitraum filtern?

Nein. Das Aktenkonto zeigt immer die vollständige Historie einer Akte; einen Filter nach Angelegenheit oder nach Zeitraum gibt es nicht. Eingrenzen können Sie die Liste Einträge nur mit den Filtern Status und Natur. Gebühren und abrechenbare Posten sind in der Liste ohnehin nach Angelegenheit gruppiert. Möchten Sie Rechnungen über alle Akten hinweg nach Belegdatum auswerten, nutzen Sie das Rechnungsbuch, siehe Offene und überfällige Rechnungen im Rechnungsbuch.

Warum weicht ein Saldo von meiner Erwartung ab?

Prüfen Sie diese Punkte:

Entwürfe zählen nicht mit. Ein Rechnungsentwurf erscheint nur im Bereich Entwürfe. In die Salden fließt eine Rechnung erst ein, wenn sie festgeschrieben ist. Posten, die schon in einem Entwurf stecken, sind im Bereich Abrechenbar als im Entwurf ausgewiesen.
Stornierte und zurückgezogene Belege zählen nicht zu den Forderungen. Sie bleiben in der Liste Einträge sichtbar, erscheinen aber nicht mehr auf der Karte Forderungen. Auch Stornorechnungen selbst zählen dort nicht mit. Die Posten einer stornierten Rechnung sind wieder abrechenbar und erscheinen erneut im Bereich Abrechenbar. Mehr dazu: Rechnung stornieren.
Fremdgeld wird getrennt geführt. Fremdgeld erscheint ausschließlich auf der Karte Fremdgeld und nie bei Forderungen, Vorschuss oder Guthaben. Guthaben und Fremdgeld sind rechtlich verschiedene Beträge und werden nie vermischt.
Vorschuss und Guthaben sind verschiedene Töpfe. Mit einer Rechnung verrechnen lässt sich nur ein bezahlter Vorschuss. Ein Guthaben können Sie in Amberlo nur auszahlen, nicht mit einer Rechnung verrechnen. Wird eine bezahlte Vorschussrechnung storniert, wechselt der gezahlte Betrag vom Vorschuss ins Guthaben.
„voraussichtlich brutto“ ist eine Vorschau. Der Betrag im Bereich Abrechenbar ist keine gebuchte Umsatzsteuer.
Vorschuss nur brutto. Steht auf der Karte Vorschuss „brutto — kein USt.-Anteil hinterlegt“, lässt sich der Steueranteil einer Zahlung noch nicht eindeutig bestimmen. Amberlo zeigt dann bewusst nur den Bruttobetrag statt eines unsicheren Nettobetrags.

Warum sehe ich nach dem Neuladen wieder Bruttobeträge?

Die Auswahl unter Beträge anzeigen als wird nicht gespeichert. Nach einer neuen Anmeldung zeigt das Aktenkonto wieder Brutto. Tipp: Wechseln Sie vor einem Gespräch mit dem Mandanten bewusst auf die Darstellung, die Sie erläutern möchten.

Warum sind „Guthaben auszahlen“ oder „Fremdgeld auskehren“ gesperrt?

Es ist nichts auszuzahlen. Beim Guthaben erscheint der Hinweis „Kein Guthaben zur Auszahlung verfügbar“, beim Fremdgeld „Für diese Akte ist derzeit kein Fremdgeld verwahrt.“ Beim Fremdgeld kann auch eine fehlende Berechtigung der Grund sein, siehe die nächste Frage.

Warum sind Karten leer oder zeigt das Aktenkonto bei mir andere Salden?

Das Aktenkonto zeigt nur, was Ihre Rolle sehen darf: Ohne Zugriff auf das Modul Transaktionen bleiben die Karten Fremdgeld und Guthaben leer, ohne Zugriff auf das Modul Rechnungen die Karten Forderungen und Vorschuss. Die Salden umfassen nur Einträge, die Sie öffnen dürfen. Verbindlich sind die Zahlen einer Person mit vollem Zugriff. Deshalb kann Fremdgeld auskehren auch dann mit dem Hinweis „Für diese Akte ist derzeit kein Fremdgeld verwahrt.“ gesperrt sein, wenn Fremdgeld verwahrt ist.

Was bedeutet „Festgeschrieben (GoBD).“ unter einer Rechnung?

Die Rechnung ist festgeschrieben: Ihre Positionen sind unveränderlich, berichtigt wird ausschließlich über Folgebelege wie eine Stornorechnung. Bei einem Aufforderungsschreiben steht „Abgeschlossen (GoBD).“ – hier berichtigen Sie, indem Sie den Beleg zurückziehen und einen neuen ausstellen. Bei einem zurückgezogenen Beleg sehen Sie „Zurückgezogen.“ und den erfassten Grund. Mehr dazu: Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.

Oben erscheint „Gegenstandswert geändert — eine festgeschriebene RVG-Rechnung ist betroffen“

Der Gegenstandswert einer Angelegenheit wurde geändert, nachdem eine Rechnung mit Gebühren daraus festgeschrieben war. Der Hinweis nennt alten und neuen Wert und die Differenz. Die betroffenen Positionen tragen das Kennzeichen Wert veraltet. Die Rechnung selbst bleibt so, wie sie ausgestellt wurde. Über Zur Berichtigung (Storno / Berichtigung) korrigieren Sie sie per Stornorechnung. Mit Später blenden Sie den Hinweis aus – beim nächsten Öffnen erscheint er wieder, solange die Abweichung besteht.

Was bedeutet „Versandpflicht unbekannt“?

Die Rechnung, die diese Stornorechnung berichtigt, liegt außerhalb Ihrer Aktenberechtigungen. Deshalb lässt sich nicht feststellen, ob die Stornorechnung versendet werden muss.

Kann ich das Aktenkonto exportieren?

Ein Export des Aktenkontos ist derzeit nicht möglich; der Eintrag Aktenkonto exportieren im Menü Weitere Aktionen ist deshalb ausgegraut. Einzelne Belege öffnen Sie mit Beleg ansehen oder laden sie mit Beleg herunterladen herunter – im Menü ⋮ der Belegzeile im Aktenkonto oder im Rechnungsbuch, siehe Offene und überfällige Rechnungen im Rechnungsbuch.

Warum sind „Notiz hinzufügen“ und „Akte schließen“ ausgegraut?

Diese Funktionen sind im Aktenkonto derzeit nicht verfügbar.