Dieser Artikel zeigt Anwältinnen, Anwälten und Kanzleimitarbeitenden, wie Sie Zeiten und Auslagen an einer Akte erfassen, damit sie vollständig und richtig auf der nächsten Rechnung erscheinen. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Voraussetzungen
- Die Akte ist angelegt und aktiv, der zugehörige Mandant ist aktiv.
- Die Abrechnung ist eingerichtet, siehe Abrechnung einrichten.
- Wer darf das? Stundensatz, Fakturierbare Zeit, nicht abrechenbar, Pauschalhonorar und Insgesamt sehen und bearbeiten Sie nur, wenn Ihre Rolle die Berechtigung Honorare und Rechnungsinformationen anzeigen hat. Belege hängen Sie nur an, wenn Sie Zugriff auf Dokumente haben.
Schritt für Schritt
Zeit erfassen
- Öffnen Sie die Akte und klicken Sie im Seitenmenü der Akte auf Zeiteinträge.
- Klicken Sie auf +; der Dialog Zeit erfassen öffnet sich.
- Tragen Sie die Dauer im Feld Zeit ein – oder starten Sie die Zeitmessung direkt im Feld und stoppen Sie sie, wenn Sie fertig sind. Solange die Zeitmessung läuft, ist das Datum gesperrt.
- Prüfen Sie Datum, wählen Sie den Typ der Tätigkeit und beschreiben Sie die Leistung im Feld Beschreibung. Die Beschreibung erscheint später als Leistungstext.
- Prüfen Sie Verantwortlich und Verbunden mit (Akte, Mandant oder Aktivität). Abrechnen können Sie nur Zeiten, die mit der Akte selbst verbunden sind. Eine Zeit, die mit einer Aktivität oder dem Mandanten verbunden ist, erscheint nie auf der Rechnung.
- Legen Sie fest, ob und wie die Zeit abgerechnet wird:
- Fakturierbar markiert die Zeit als abrechenbar.
- Fakturierbare Zeit ist die Dauer, die auf der Rechnung erscheint. Sie kann von der tatsächlich gearbeiteten Zeit abweichen.
- nicht abrechenbar erfasst die Zeit, ohne sie zu berechnen. Auf der Rechnung kann sie trotzdem mit 0,00 € erscheinen, siehe „Häufige Fragen und Stolpersteine“.
- Pauschalhonorar rechnet einen festen Betrag ab, den Sie unter Insgesamt eintragen. Der Stundensatz entfällt dann.
- Beträge rechnet Amberlo immer in Euro ab. Eine Währung wählen Sie nicht aus.
- Klicken Sie auf Speichern; der Dialog schließt sich.
Auslage erfassen
Eine Auslage ist ein Betrag, den die Kanzlei im Mandat aufgewendet hat und dem Mandanten weiterberechnet, zum Beispiel Kopien, Porto oder Fahrtkosten.
- Öffnen Sie die Akte, klicken Sie im Seitenmenü der Akte auf Auslagen und legen Sie eine neue Auslage an. Der Dialog Auslagen erfassen öffnet sich.
- Wählen Sie unter Einordnung, um welche Art von
Auslage es sich handelt (Erklärung im nächsten Abschnitt):
- Eigene Auslage (steuerbar) oder
- Fremde Auslage (durchlaufend).
- Nur bei einer eigenen Auslage:
- Wählen Sie die Rechtsgrundlage: RVG, Vereinbarung oder Gesetzlicher Aufwendungsersatz (BGB). Bei RVG bietet Amberlo die Auslagen nach Teil 7 des Vergütungsverzeichnisses an, sonst die Auslagenarten Ihrer Kanzlei. Welche Auslagenarten es gibt und welche Einordnung sie tragen, legt die Administration fest, siehe Abrechnung einrichten, Schritt 8.
- Legen Sie unter Betrag ist fest, ob Sie Brutto oder Netto eingeben. Bei Brutto wählen Sie zusätzlich den Vorsteuersatz (19 %, 7 % oder 0 %). Bei den gesetzlichen Sätzen nach Teil 7 VV RVG ist Netto fest eingestellt.
- Wählen Sie unter Verauslagt von, wer bezahlt hat: die Kanzlei oder eine bestimmte Person.
- Wählen Sie die Auslagenart.
- Bei Auslagenarten, die nach Menge berechnet werden, geben Sie für mindestens eine Kategorie eine Menge ein, zum Beispiel Schwarz-Weiß-Seiten, Farbseiten, Kilometer, Abwesenheitstage oder elektronisch überlassene Dateien. Amberlo berechnet den Betrag daraus. Bei den übrigen Arten tragen Sie den Betrag selbst ein. Die Pauschale Nr. 7002 VV RVG berechnet Amberlo aus den Gebühren der Angelegenheit, die Sie im nächsten Schritt wählen; ohne erfasste Gebühr lässt sie sich nicht speichern.
- Wählen Sie die Angelegenheit, zu der die Auslage gehört. Gibt es nur eine, wählt Amberlo sie aus; hat die Akte noch keine, legen Sie sie über Neue Angelegenheit an. Bei der Dokumentenpauschale für Kopien und Ausdrucke (Nr. 7000 Nr. 1 VV RVG) zählt die Staffel je Angelegenheit: Seiten, die dort schon erfasst sind, zeigt der Dialog an („… in dieser Angelegenheit bereits erfasst“) und berücksichtigt sie bei der Berechnung. Enthält Ihr Tarif keine RVG-Gebühren, entfällt das Feld; die Staffel zählt dann je Akte („… in dieser Akte bereits erfasst“).
- Tragen Sie Datum und Beschreibung ein. Die Beschreibung ist ein Pflichtfeld.
- Hängen Sie unter Anhänge den Beleg an, zum Beispiel die Rechnung des Dritten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Eigene Auslage oder durchlaufender Posten?
- Eigene Auslage (steuerbar): Die Kanzlei erbringt oder kauft die Leistung selbst ein und berechnet sie dem Mandanten weiter. Auf der Rechnung wird sie wie das Honorar besteuert – im Inland in der Regel mit 19 %. Auslagen nach Teil 7 VV RVG sind immer eigene Auslagen. Amberlo sperrt die Einordnung dann und zeigt den Hinweis „Durch den RVG-Katalog vorgegeben“.
- Fremde Auslage (durchlaufend): Ein durchlaufender Posten ist ein Betrag, den die Kanzlei im Namen und für Rechnung des Mandanten an einen Dritten zahlt. Er gehört nicht zum Entgelt der Kanzlei. Sie erfassen den Betrag so, wie der Dritte ihn berechnet hat. Er wird in voller Höhe und ohne Umsatzsteuer weitergegeben. Die Felder Betrag ist, Rechtsgrundlage und Vorsteuersatz entfallen.
Ob ein Betrag ein durchlaufender Posten ist, entscheidet das Steuerrecht, nicht Amberlo. Klären Sie Zweifelsfälle mit Ihrer steuerlichen Beratung.
Die Auslagenliste der Akte lesen
Unter Auslagen zeigt Amberlo die Auslagen der Akte in zwei Bereichen: Eigene Auslagen und Durchlaufende Posten. Unter jedem Bereich steht die Summe (Gesamt (netto)). Bei den eigenen Auslagen sind die Beträge netto angegeben. Mit dem Häkchen Abgerechnete ausblenden blenden Sie Auslagen aus, die bereits abgerechnet sind.
Wie Zeiten und Auslagen auf die Rechnung kommen
Jede abrechenbare Zeit und jede Auslage steht zunächst zur Abrechnung bereit – im Aktenkonto trägt sie das Kennzeichen abrechenbar. Sobald Sie einen Rechnungsentwurf anlegen, bietet Amberlo alle abrechenbaren Zeiten und Auslagen der Akte, die noch auf keinem anderen Beleg stehen, als Positionen zur Auswahl an. Wie Sie die Rechnung erstellen, lesen Sie unter Rechnung erstellen und versenden.
Häufige Fragen und Stolpersteine
Warum kann ich einen Eintrag nicht mehr ändern oder löschen?
Es gibt mehrere Gründe:
- Der Eintrag steht in einem Rechnungsentwurf. Schon im Entwurf ist er gesperrt: Die Zeile zeigt den Status Im Rechnungsentwurf und ein Schloss-Symbol mit dem Hinweis „Gesperrt — bereits abgerechnet oder auf einem Rechnungsentwurf“, und der Eintrag öffnet sich nur zum Lesen. Entfernen Sie ihn zuerst aus dem Entwurf. Danach können Sie ihn wieder ändern oder löschen.
- Der Eintrag wurde abgerechnet. Steht er auf einer festgeschriebenen Rechnung, bleibt er unverändert. Korrigiert wird über eine Stornorechnung, siehe Rechnung stornieren.
- Das Datum liegt in einer abgeschlossenen Buchungsperiode. Der Eintrag trägt dann ein Schloss-Symbol mit dem Hinweis Abgeschlossene Periode; ein Datum in einer abgeschlossenen Periode lehnt Amberlo mit „Dieses Datum fällt in eine abgeschlossene Buchungsperiode“ ab. Der Inhalt eines Eintrags in einer abgeschlossenen Periode lässt sich nicht mehr ändern. Mehr dazu unter Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.
- Akte oder Mandant sind nicht mehr aktiv. Einträge zu einer inaktiven oder abgeschlossenen Akte oder zu einem inaktiven Mandanten sind gesperrt.
- Nur bei Auslagen: Eine Auslage mit Verauslagt von: Kanzlei, die jemand anderes erfasst hat, ändern oder löschen nur die erfassende Person, Administratorinnen und Administratoren sowie Nutzerinnen und Nutzer, deren Rolle bei den Auslagen das Recht Team oder Alle hat.
- Nur bei Zeiten: Die Zeitmessung läuft noch. Stoppen Sie sie zuerst.
Kann ich mehrere Einträge auf einmal bearbeiten oder eine Auslage duplizieren?
Nein. Eine Sammelbearbeitung mehrerer Zeiten oder Auslagen bietet Amberlo nicht an. Öffnen Sie jeden Eintrag einzeln und bearbeiten Sie ihn dort. Auch Duplizieren lehnt Amberlo bei einer Auslage ab („Auslage kann nicht dupliziert werden!“) – erfassen Sie stattdessen eine neue Auslage.
Was passiert mit einem Eintrag, den ich aus einem Rechnungsentwurf entferne?
Er ist sofort wieder abrechenbar und steht für die nächste Rechnung zur Verfügung. Eine Begründung müssen Sie nicht angeben. Amberlo berechnet die Summen des Entwurfs neu. Das geht nur, solange die Rechnung ein Entwurf ist.
Warum steht eine nicht abrechenbare Zeit mit 0,00 € auf der Rechnung?
Amberlo bietet sie mit 0,00 € an und wählt sie vor. Soll sie nicht erscheinen, nehmen Sie sie im Rechnungsentwurf auf der Registerkarte Positionen heraus oder entfernen Sie bei der Zeit Fakturierbar.
Warum steht meine Zeit mit 0,00 € oder gerundet auf der Rechnung?
Prüfen Sie, ob unter Einstellungen > Kanzleihonorare oder am Mandanten oder an der Akte ein Stundensatz hinterlegt ist. Ohne passenden Stundensatz rechnet Amberlo die Zeit mit 0,00 € ab. Ist unter Einstellungen > Anpassen > Aktivitäten, Reiter Allgemein, die Zeitrundung eingeschaltet, rundet Amberlo die Fakturierbare Zeit neuer Einträge.
Was passiert, wenn ich einen Eintrag lösche?
Löschen können Sie nur Einträge, die auf keiner Rechnung stehen – auch nicht auf einem Rechnungsentwurf. Gelöschte Zeiten landen im Papierkorb; wiederherstellen kann sie eine Administratorin oder ein Administrator unter Einstellungen > Papierkorb. Sie sind danach wieder so verfügbar wie vor dem Löschen. Die Wiederherstellung ist nicht möglich, wenn das Datum der Zeit inzwischen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode liegt. Eine gelöschte Auslage landet nicht im Papierkorb und lässt sich nicht wiederherstellen – das Löschen ist endgültig.
Amberlo warnt, dass eine Auslage bereits erfasst ist. Was tun?
Die Auslagenpauschale für Post und Telekommunikation (Nr. 7002 VV RVG) erfassen Sie je Angelegenheit einmal. Ist sie in der gewählten Angelegenheit schon als Auslage erfasst, weist Amberlo darauf hin; bearbeiten Sie dann die bestehende Auslage, statt eine zweite anzulegen. Erfassen Sie Post- und Telekommunikationsentgelte außerdem entweder als Pauschale (Nr. 7002 VV RVG) oder einzeln (Nr. 7001 VV RVG), nicht beides – auch davor warnt Amberlo. Die Hinweise vergleichen nur Auslagen untereinander: Haben Sie für die Angelegenheit RVG-Gebühren über eine Gebührenvorlage erfasst, ist die Pauschale dort bereits enthalten. Erfassen Sie Nr. 7002 dann nicht zusätzlich als Auslage – Amberlo warnt in diesem Fall nicht.
Warum kann ich die Umsatzsteuer (Nr. 7008 VV RVG) nicht als Auslage erfassen?
Die Umsatzsteuer berechnet Amberlo auf der Rechnung. Als eigene Auslage erfassen Sie sie nicht.
Warum sehe ich RVG-Gebühren nicht bei den Zeiteinträgen?
Die Liste Zeiteinträge zeigt nur Zeiten. RVG-Gebühren erfassen und finden Sie im Aktenkonto, siehe RVG-Gebühren erfassen.