Buchungsdaten an DATEV übergeben

Mit dem FiBu-Export erzeugen Sie aus dem Rechnungsbuch einen DATEV-Buchungsstapel für einen Kalendermonat, den Ihr Steuerberater direkt in DATEV importieren kann. Dieser Artikel zeigt, wie Sie den Export erstellen, welche Buchungen er enthält, was die Hinweise vor dem Export bedeuten und was Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen sollten. Er richtet sich an alle, die in der Kanzlei den Monatsabschluss für die Buchhaltung vorbereiten. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung von Amberlo und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

Voraussetzungen

• Unter Einstellungen > Anpassen > Finanzbuchhaltung sind Kontenrahmen (SKR), Sachkontennummernlänge, DATEV-Beraternummer (Ihres Steuerberaters), DATEV-Mandantennummer (Ihre Kanzlei beim Steuerberater) und die Kontenzuordnung eingerichtet. Siehe Abrechnung einrichten.
• Alle Personen, die Leistungen erfasst haben, haben in ihrem Benutzerprofil ein Kürzel hinterlegt. Amberlo übergibt es an DATEV als Kostenstelle KOST1.
• Empfohlen vor dem ersten echten Export: Eine Administratorin oder ein Administrator lädt unter Einstellungen > Anpassen > Finanzbuchhaltung im Bereich Probeexport (Testlauf des EXTF-Buchungsstapels) mit Probeexport herunterladen einen Probestapel herunter. Er entsteht aus Ihren echten Buchungen, ist als Probe gekennzeichnet, nicht festgeschrieben und markiert nichts als exportiert. So können Sie und Ihr Steuerberater die Kontenzuordnung vorab prüfen.

Wer darf das? Den FiBu-Export darf jede Person starten, die die Berechtigung Kann Rechnungen erstellen hat – Administratorrechte sind dafür nicht nötig. Der Export umfasst immer alle Buchungen der Kanzlei im gewählten Monat. Die Einstellungen der Finanzbuchhaltung und den Probeexport können dagegen nur Administratoren bearbeiten bzw. ausführen.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie über das Hauptmenü das Rechnungsbuch.
2. Klicken Sie auf FiBu-Export. Es öffnet sich der Dialog FiBu-Export · EXTF-Buchungsstapel.
3. Wählen Sie unter Umfang den Monat und das Jahr. Vorbelegt ist der Vormonat. Haben Sie im Rechnungsbuch unter Belegdatum genau einen Kalendermonat gefiltert, ist dieser Monat vorbelegt. Alle anderen Filter des Rechnungsbuchs spielen für den Export keine Rolle.
4. Prüfen Sie die Angaben im Dialog:
   • Die Zeile zum Umfang nennt, wie viele festgeschriebene Belege in diesem Monat ein Buchungsereignis haben, und die Bruttosumme.
   • Unter Kontenrahmen steht der eingestellte Kontenrahmen, zum Beispiel „SKR04 · 4-stellige Sachkontonummern“. Er wird einmal je Kanzlei eingestellt, nicht je Export gewählt.
   • Erscheint Dieser Monat wurde bereits exportiert, lesen Sie den Abschnitt „Was passiert, wenn ich einen Monat erneut exportiere?“ unten.
   • Erscheint Der Export ist blockiert, beheben Sie zuerst die genannten Ursachen, siehe „Hinweise vor dem Export“.
5. Klicken Sie auf Export erstellen.
6. Amberlo meldet Exportlauf … erstellt mit der Zahl der Buchungssätze, der Bruttosumme und der Zahl der Belege. Die EXTF-Datei und das Beleg-ZIP werden automatisch heruntergeladen. Über die Schaltflächen EXTF-Buchungsstapel, Beleg-PDFs (ZIP) und Abstimmungsprotokoll laden Sie jede Datei bei Bedarf erneut herunter. Laden Sie alle Dateien herunter, bevor Sie Schließen klicken – frühere Läufe lassen sich nicht erneut herunterladen.
7. Klicken Sie auf Schließen. Die Belege dieses Laufs sind im Rechnungsbuch jetzt als exportiert gekennzeichnet.
8. Übergeben Sie die Dateien an Ihren Steuerberater.

Was Sie erhalten

• EXTF-Buchungsstapel (EXTF_Buchungsstapel.csv) – die Importdatei für DATEV.
• Beleg-PDFs (ZIP) – die PDFs aller Belege, auf die sich die Buchungen des Laufs beziehen.
• Abstimmungsprotokoll – eine Textdatei mit Soll- und Haben-Summen, Summen je Konto und Gegenkonto und einer Zeile je Rechnung mit Belegnummer, Belegdatum, Mandant, Akte, Brutto, Bezahlt und Zahlungsstatus.

Welche Buchungen der Stapel enthält

Ein Buchungsstapel umfasst immer genau einen Kalendermonat. Maßgeblich ist nicht das Belegdatum einer Rechnung, sondern das Buchungsereignis in diesem Monat:

• Zahlungen auf festgeschriebene Rechnungen, Vorschussrechnungen und Aufforderungsschreiben.
• Vorschuss-Verrechnungen: Sie nehmen die Rechnung, auf der der Vorschuss verrechnet wird, in den Stapel auf, erzeugen selbst aber keinen Buchungssatz. Einen Buchungssatz gibt es erst, wenn eine Stornorechnung die Verrechnung rückgängig macht.
• Fremdgeld: jeder Eingang und jede Auskehrung, siehe Fremdgeld erfassen und auskehren.
• Guthaben des Mandanten: wenn es entsteht und wenn es ausgezahlt wird. Ein Guthaben aus einer Stornorechnung (Herkunft Rechnungsstorno) erscheint erst bei der Auszahlung, siehe unten.

Nicht enthalten sind:

• Rechnungsentwürfe und Rechnungen ohne Zahlung – der FiBu-Export bucht bei Zahlung (Ist-Versteuerung).
• Stornorechnungen ohne Rückzahlung. Eine Stornorechnung erscheint erst in dem Monat im Stapel, in dem Sie das daraus entstandene Guthaben an den Mandanten auszahlen – nicht im Monat der Stornierung. Mehr dazu: Rechnung stornieren.
• Erstattungen an den Mandanten oder Zahler samt Erstattungsbeleg – geben Sie den Beleg (Dokument an der Akte) Ihrem Steuerberater gesondert; Eingang und Rücküberweisung bucht er aus dem Kontoauszug.

Hat ein Monat kein Buchungsereignis, zeigt der Dialog: „Dieser Monat trägt kein Buchungsereignis – keine Zahlung und keine Vorschuss-Verrechnung –, es gibt also nichts zu exportieren.“

Hinweise vor dem Export

Amberlo prüft den Monat, bevor Sie exportieren. Findet die Prüfung ein Problem, wird nichts teilweise exportiert: Der ganze Stapel bleibt blockiert, bis jede genannte Ursache behoben ist. Die Einstellungen der Finanzbuchhaltung kann nur ein Administrator ändern.

Endet ein Hinweis mit „Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator.“, können Sie ihn nicht selbst beheben. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder an den Support.

Häufige Fragen und Stolpersteine

Was passiert, wenn ich einen Monat erneut exportiere?

Ein erneuter Export ist zulässig – etwa wenn eine Zahlung oder Berichtigung einen bereits exportierten Monat später erreicht. Jeder Export erzeugt einen neuen, fortlaufend nummerierten Lauf für den gesamten Kalendermonat. Der Dialog listet unter Dieser Monat wurde bereits exportiert alle früheren Läufe mit Nummer, Datum und Person. Das Kennzeichen exportiert im Rechnungsbuch ist nur ein Hinweis; es sperrt den Beleg nicht.

Wichtig für Ihren Steuerberater: Ein neuer Lauf ersetzt frühere Läufe nicht, sondern enthält erneut alle Buchungen des Monats, auch die bereits übergebenen. Amberlo übergibt jeden Lauf festgeschrieben. Hat Ihr Steuerberater einen früheren Lauf schon importiert, darf er den neuen nicht vollständig importieren – sonst ist der Monat doppelt gebucht. Stimmen Sie vor jedem erneuten Export ab, wie er die Differenz übernimmt; das Abstimmungsprotokoll beider Läufe hilft beim Abgleich. Exportieren Sie einen Monat deshalb möglichst erst nach dem Periodenabschluss (siehe „Soll ich den Monat vor dem Export abschließen?“ unten) und nur einmal.

Soll ich den Monat vor dem Export abschließen?

Möglichst ja: Erst nach dem Periodenabschluss kann niemand mehr Buchungen mit einem Datum in diesem Monat erfassen, und Ihr Stapel bleibt vollständig. Exportieren Sie einen offenen Monat, kann später ein erneuter Export nötig werden – beachten Sie dann „Was passiert, wenn ich einen Monat erneut exportiere?“ oben. Siehe Festschreibung, Rechnungsnummern und Periodenabschluss.

Kann ich nur einen Mandanten oder nur bestimmte Rechnungen exportieren?

Nein. Der Stapel umfasst immer alle Buchungsereignisse der Kanzlei im gewählten Monat. Die Filter des Rechnungsbuchs schränken ihn nicht ein.

Ein Download ist fehlgeschlagen

Der Exportlauf ist trotzdem erstellt. Klicken Sie im Dialog erneut auf die Schaltfläche der betroffenen Datei. Das geht nur, solange der Dialog noch geöffnet ist – frühere Läufe lassen sich nicht erneut herunterladen. Bleibt der Fehler bestehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Der Export meldet einen 0-%-Posten, obwohl alle 0-%-Konten eingetragen sind

Die Meldung erscheint auch, wenn eine Rechnung mit 0 % an einen Verbraucher im EU-Ausland oder an einen Mandanten ohne Steuerterritorium ging. Dafür gibt es kein Erlöskonto; die Kontenzuordnung zu ändern hilft nicht – wenden Sie sich an den Support. Wählen Sie 0 % nur für Unternehmen im EU-Ausland (mit USt-IdNr.) oder für Mandanten außerhalb der EU; zu Sonderfällen siehe Rechnung erstellen und versenden.

KOST1 blockiert bei Guthaben oder beim erneuten Export

Für Guthaben- und Fremdgeld-Buchungen zählt der verantwortliche Anwalt der Akte zum Zeitpunkt des Exports. Tragen Sie an der Akte genau einen verantwortlichen Anwalt ein, der als Benutzer aktiv ist und das Häkchen Benutzer hat Anwaltszulassung trägt (siehe Abrechnung einrichten, Schritt 9).

Auf welches Konto exportiert Amberlo Barzahlungen?

Alle Zahlungseingänge gehen auf das Konto Bank – Geschäftskonto aus der Kontenzuordnung, auch Bar- und Kartenzahlungen. Ihr Steuerberater muss Barzahlungen gegebenenfalls auf die Kasse umbuchen.

Was sollte ich mit meinem Steuerberater klären?

• Versteuerungsart: Der Export setzt Ist-Versteuerung voraus; bei Soll-Versteuerung oder Bilanzierung klären Sie die Buchung der Rechnungen mit Ihrer Steuerberatung.
• Kontenrahmen und Sachkontennummernlänge: SKR03 oder SKR04 und die Zahl der Stellen Ihrer Sachkonten.
• Beraternummer und Mandantennummer: die Beraternummer Ihres Steuerberaters und die Mandantennummer, unter der Ihre Kanzlei bei ihm geführt wird.
• Kontenzuordnung: vor allem das Anderkonto sowie, im SKR03, die Konten für Fremdgeld und Mandanten-Guthaben. Die übrigen Konten sind mit dem SKR-Standard vorbelegt und lassen sich überschreiben – stimmen Sie jede Abweichung mit Ihrem Steuerberater ab. Konten ohne Wert zeigen den Hinweis „Nicht festgelegt – ein Export ist blockiert, sobald ein Monat Buchungen auf diesem Konto enthält.“
• EU-Reverse-Charge und andere 0-%-Erlöse: Erlöse an Unternehmer im EU-Ausland (Reverse Charge), Erlöse aus Drittländern und sonstige steuerfreie Erlöse bucht Amberlo auf jeweils eigene Erlöskonten – Erlöse EU-B2B (Reverse Charge), Erlöse Drittland/EWR (nicht steuerbar) und Erlöse steuerfrei sonstige (0 %). Diese Konten sind ab Werk leer. Konto und BU-Schlüssel legt ein Administrator nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater fest. Die EU-Angabe im Buchungsstapel (EU-Land und USt-IdNr.) übernimmt Amberlo bei Erlösen an Unternehmen im EU-Ausland selbst aus der USt-IdNr. des Rechnungsempfängers auf dem Beleg. Solange ein benötigtes Konto fehlt, ist der Export eines Monats mit solchen Erlösen blockiert.
• Kostenstellen: Als Kostenstelle KOST1 übergibt Amberlo das Kürzel der leistenden Person. DATEV-Kostenstellen sind standardmäßig 8 Zeichen lang; längere Werte fallen aus der DATEV-Kostenrechnung, bis Ihr Steuerberater die Länge erhöht hat.
• Aktenzeichen: Es steht im Buchungstext und als Kostenträger KOST2, nicht im Belegfeld 2; das Belegfeld 2 bleibt leer. Der Buchungstext ist höchstens 60 Zeichen lang. Reicht der Platz nicht, kürzt Amberlo den Mandantennamen, nie das Aktenzeichen.
• Probeexport: Lassen Sie Ihren Steuerberater den Probestapel vor dem ersten echten Export prüfen.

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