Überblick
Wenn Sie eine beA-Nachricht mit Dokumenten aus dem DMS versenden und diese versendete Nachricht dann wieder in das DMS importieren, bietet beA Desk Ihnen an, die versendete Nachricht dort im DMS abzulegen, wo die Dokumente herkommen.
So landen Schriftsatz und Versandnachweis an derselben Stelle, und Sie müssen die Nachricht nicht von Hand zuordnen. Lässt sich kein eindeutiger Ablageort bestimmen, legt beA Desk die Nachricht in den nicht zugeordneten Dokumenten ab.
Voraussetzungen
Die automatische Ablage greift nur, wenn beide Bedingungen erfüllt sind:
- Im Dialog Übergabe DMS ist die Option DMS-Zuordnung verwenden (Akte / Register) aktiviert.
- Die angehängten Dokumente stammen aus einer Akte bzw. einem Register im DMS.
Ist die Option nicht aktiviert, gilt wie bisher die Standardkonfiguration des gewählten Kollektors.
Für den gewählten Kollektor muss im DMS ein Interpreter mit einer Verarbeitungsvorlage vorhanden sein.
So bestimmt beA Desk den Ablageort
beA Desk entscheidet in zwei Schritten:
- Maßgebliche Dokumente bestimmen: Haben Sie Dokumente als Schriftstück markiert, zählen nur diese. Ist kein Dokument markiert, zählen alle DMS-Dokumente der Nachricht.
- Ablageort ableiten:
- Alle maßgeblichen Dokumente stammen aus demselben Register → Ablage in dieser Akte und diesem Register.
- Sie stammen aus derselben Akte, aber aus verschiedenen Registern → Ablage in der Akte (ohne Register).
- Sie stammen aus verschiedenen Akten → Ablage in den nicht zugeordneten Dokumenten.
Enthält die Nachricht nur ein Dokument oder nur Dokumente aus einem Register, spielt die Markierung keine Rolle: Der Ablageort ist dann immer eindeutig.
Der Ablageort gilt für die gesamte Nachricht, also für das
.beamsg-Archiv und alle separat exportierten Anhänge. Vor
der Übergabe sehen Sie im Dialog Übergabe DMS in der
Zeile Archivierungsziel, wo die Nachricht abgelegt wird
(AZ intern und Registerbezeichnung).
Alle Fälle auf einen Blick
| Herkunft der DMS-Dokumente | Als Schriftstück markiert | Ablageort der versendeten Nachricht |
|---|---|---|
| Ein Dokument | – | Akte und Register des Dokuments |
| Mehrere Dokumente, gleiches Register | – | Akte und Register der Dokumente |
| Mehrere Dokumente, verschiedene Register einer Akte | Ein Dokument | Akte und Register des Schriftstücks |
| Mehrere Dokumente, verschiedene Register einer Akte | Mehrere, aus gleichem Register | Akte und Register der Schriftstücke |
| Mehrere Dokumente, verschiedene Register einer Akte | Mehrere, aus verschiedenen Registern | Akte (ohne Register) |
| Mehrere Dokumente, verschiedene Register einer Akte | Keines | Akte (ohne Register) |
| Mehrere Dokumente, verschiedene Akten | Ein Dokument | Akte und Register des Schriftstücks |
| Mehrere Dokumente, verschiedene Akten | Mehrere, aus gleicher Akte | Akte und Register der Schriftstücke |
| Mehrere Dokumente, verschiedene Akten | Mehrere, aus verschiedenen Akten | Nicht zugeordnete Dokumente |
| Mehrere Dokumente, verschiedene Akten | Keines | Nicht zugeordnete Dokumente |
| Dokumente aus einem Ordner | – | Keine automatische Ablage (Standardkonfiguration) |
Beispiele
Klageschrift mit Anlagen aus einem Register: Sie versenden die Klageschrift und drei Anlagen, alle aus dem Register Schriftsätze der Akte Müller ./. Schmidt. Die versendete Nachricht wird in Müller ./. Schmidt im Register Schriftsätze abgelegt.
Schriftsatz mit Anlagen aus anderen Registern: Der Schriftsatz liegt im Register Schriftsätze, die Anlagen im Register Korrespondenz derselben Akte. Der Schriftsatz ist als Schriftstück markiert. Die Nachricht wird im Register Schriftsätze abgelegt.
Dokumente aus zwei Akten ohne Markierung: Sie versenden Dokumente aus den Akten Müller ./. Schmidt und Meyer GmbH, ohne ein Schriftstück zu markieren. Da beA Desk keinen eindeutigen Ablageort bestimmen kann, landet die Nachricht in den nicht zugeordneten Dokumenten.
Tipp
Markieren Sie den eigentlichen Schriftsatz immer als Schriftstück. So
stellen Sie sicher, dass die Nachricht auch bei gemischten Anlagen in
der richtigen Akte landet.
Abgrenzung
In folgenden Fällen greift die automatische Ablage nicht. Die Nachricht wird dann gemäß der Standardkonfiguration des Kollektors abgelegt:
- winsolvenz: Für Dokumente aus winsolvenz wird die automatische Ablage nicht unterstützt.
- Nachricht weiterleiten: Leiten Sie eine versendete Nachricht weiter, gehen die Dokumentdaten (Akte und Register) verloren. Die weitergeleitete Nachricht kann deshalb nicht automatisch zugeordnet werden.
- Dokumente aus Ordnern: Stammen die DMS-Dokumente aus einem Ordner statt aus einer Akte, greift die automatische Ablage nicht. Die Nachricht wird dann gemäß der Standardkonfiguration des Kollektors abgelegt.
- Entwürfe aus früheren Versionen: Bei Postausgangsnachrichten, die in einer früheren Programmversion als Entwurf erstellt wurden, ist eine nachträgliche Zuordnung nicht möglich, da die dafür erforderlichen Metadaten fehlen.
Hinweise
Kein Zugriff auf die Akte: Hat der Anwender, der die Nachricht ins DMS übergibt, keinen Zugriff auf die ermittelte Akte, landet die Nachricht in den nicht zugeordneten Dokumenten.
Register geändert: Wurde das Register nach dem Versand umbenannt oder gelöscht, wird die Nachricht in die Akte ohne Register abgelegt.
Nicht zugeordnete Dokumente prüfen: Nachrichten, die beA Desk nicht eindeutig zuordnen kann, liegen in den nicht zugeordneten Dokumenten. Ordnen Sie diese dort manuell der richtigen Akte zu.
Gespeicherte Zuordnung: beA Desk merkt sich ausschließlich Akte und Register. Weitere Dokumentmetadaten werden nicht übernommen.
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