Einleitung

Advoware bietet Ihnen als eines der wenigen Kanzleimanagement-Systeme in Deutschland eine Cloud-Anbindung mit einem stetig wachsendem Ökosystem von Anwendungen und Technologie-Partnerschaften, die den Funktionsumfang von Advoware erweitern.

Das zentrale Element, das die Cloud-Anbindung erst möglich macht, ist der Advoware Manager. Dieser wird zusammen mit Advoware ausgeliefert und ist höchstwahrscheinlich bei Ihnen bereits auf Ihrem Advoware Server installiert.

Leserschaft

Dieser Artikel richtet sich in erster Linie an Administratoren oder Anwälte und Anwältinnen, die sich um die technischen Gegebenheiten ihrer Kanzlei-IT kümmern.

Abgesehen vom technischen Inhalt beschäftigt sich ein kurzer Abschnitt mit rechtlichen Aspekten der Cloud-Anbindung.

Vorraussetzungen

Für eine erfolgreiche Konfiguration der Cloud-Anbindungen müssen folgenden Punkte erfüllt sein:

• Der Advoware Manager ist bei Ihnen installiert und der dazugehörige Windows Dienst läuft.
• Die Advoware Lizenzverwaltung ist für Ihre Kanzlei aktiviert.

Der Advoware Manager

Der Advoware Manager ist ein Windows Dienst, der im Advoware Server Setup enthalten ist. Die Oberfläche des Managers ist über Port 8300 erreichbar.

Erste Anmeldung am Manager

Für das erste Anmelden am Manager müssen Sie auf Ihrem Advoware Server angemeldet sein. Im Browser rufen Sie dann "http://localhost:8300" auf.

Klicken Sie auf "Anmelden" und dann auf "Registrieren". 

Sie können sich nun ein neues Benutzerkonto anlegen.

Ihre Daten und der Advoware Manager

Advoware speichert Ihre Daten im Datenbankmanagementsystem SQLBase sowie im Dateisystem auf Ihrem Server.

Damit die Daten aus der Advoware Cloud erreichbar und bearbeitbar sind, startet der Manager einen sogenannten connector. Dieser läuft als eigenständiger Prozess und verbindet sich dauerhaft mit dem zentralen Advoware Cloud Server. 

SQLBase-Datenbanken im Advoware Manager

Sollten ihr SQLBase Datenbankmanagementsystem auf demselben Server installiert sein wie der Advoware Manager, müssen Sie nichts weiter tun. Der Manager erkannt die Datenbanken automatisch und bietet Sie zur Bereitstellung an.

Sollte Ihr SQLBase Datenbankmanagementsystem auf einem anderen Server installiert sein oder haben Sie zusätzliche SQLBase Datenbankmanagementsysteme auf anderen Servern installiert, können Sie dem Manager diese sichtbar machen. Gehen Sie bitte dazu auf den Menüpunkt "SQLBase".

Sie erhalten eine Übersicht der sichtbaren SQLBase-Dienste bzw. -Server

Für das Hinzufügen von weitere SQLBase-Instanzen gehen Sie bitte auf "SERVER HINZUFÜGEN". 

Geben Sie hier die erforderlichen Daten ein, testen Sie die Verbindung und Speichern Sie. Die Datenbanken, die durch diesen Server sichtbar werden, bekommen als Präfix den Namen des Server (siehe weiter oben z.B. HyperV-ADVOWARE).

Die manuelle Konfiguration eines connectors

Über das "connectors"-Menü haben Sie die Möglichkeit, einen neuen connector zu erstellen oder einen Bestehenden zu konfigurieren.

connector -Konfiguration für Experten

Die neue vereinfachte Konfiguration eines connectors

Ab Version 5.x des Managers erstellt der Manager automatisch einen connector, falls bei Ihnen noch keiner vorhanden ist. Sie müssen dann nur noch entscheiden, welche Datenbanken Sie in der Cloud verfügbar machen wollen.

Dazu wählen Sie "Freigegebene Datenbanken verwalten".

Sie haben hier die Möglichkeit, Datenbanken erreichbar zu machen.

Durch Aktivieren des Schalters aktivieren Sie auch die Cloud-Verfügbarkeit. Bitte nehmen Sie den Hinweistext zur Kenntnis und bestätigen Sie den Dialog:

Überprüfen der erfolgreichen Veröffentlichung

Auf dem Dashboard des Advoware Managers (erreichbar durch Klick auf das Logo oben links) wird Ihnen eine Übersicht der connectoren gezeigt. Ist der Punkt hinter "Verbindung zum Relay" grün, wurde die angegebenen Datenbanken erfolgreich bereitgestellt.

Rechtliche Aspekte der Bereitstellung Ihrer Daten in der Advoware-Cloud

Was freigegeben wird

Mit der Veröffentlichung machen Sie die ausgewählte Datenbank und die damit verbundenen Dateien auf Ihrem Server über die Advoware Cloud erreichbar. Angebundene Dienste wie die advoware API und Legal Twin können dann Akten-, Beteiligten- und weitere Falldaten sowie Dokumente abrufen und bearbeiten. Geben Sie deshalb nur die Datenbanken frei, die Sie für die gewünschten Anwendungen tatsächlich benötigen.

Keine Freigabe ohne Ihre Bestätigung

Ab Version 5.x legt der Manager automatisch einen connector an. Dieser gibt jedoch noch keine Daten frei. Eine Datenbank wird erst erreichbar, wenn Sie unter „Freigegebene Datenbanken verwalten“ den Schalter aktivieren und den Hinweisdialog bestätigen. Ihre Bestätigung wird mit Benutzer, Zeitpunkt und Textversion protokolliert. Sie können die Freigabe jederzeit zurücknehmen, indem Sie den Schalter wieder deaktivieren.

Wie die Verbindung funktioniert

Ihre Daten bleiben in SQLBase und im Dateisystem auf Ihrem Server gespeichert. Der connector läuft als eigenständiger Prozess und baut selbst eine ausgehende Verbindung zum zentralen Advoware Cloud Server auf. Eingehende Ports in Ihrem Kanzleinetz müssen dafür nicht geöffnet werden. Der Standort des Cloud Servers ist Nürnberg. Er wird von einem deutschen Unternehmen bereitgestellt.

Berufsrechtlicher Rahmen

Ihre Mandatsdaten unterliegen der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 2 BORA). Ihre unbefugte Offenbarung ist nach § 203 StGB strafbar. Die Einbindung von IT-Dienstleistern ist nach § 43e BRAO zulässig, wenn der Dienstleister sorgfältig ausgewählt wird.

Ihre Verantwortung

Als Berufsträgerin bzw. Berufsträger bleiben Sie für die Verarbeitung verantwortlich. Prüfen Sie vor der Freigabe, ob der AVV abgeschlossen ist und ob einzelne Mandate besondere Geheimhaltungsabreden enthalten, die einer Cloud-Verarbeitung entgegenstehen. Schützen Sie außerdem das Benutzerkonto des Advoware Managers mit einem starken Kennwort, denn darüber werden Freigaben gesteuert.