¿Cómo personalizar tu plantilla de correo electrónico para facturas y recordatorios?

• Crear plantillas de correo electrónico para Facturas y Recordatorios
• Activar recordatorios de Facturas
• Gestionar destinatarios sugeridos de correo electrónico
• Configurar el pie de página del correo electrónico

Crear plantillas de correo electrónico para Facturas y Recordatorios

En lugar de tener que escribir el cuerpo del correo cada vez que se envía una factura o recordatorio desde Amberlo, puedes personalizar las plantillas de correo electrónico a tu gusto, teniendo así un conjunto de plantillas predefinidas para elegir. Hay varios lugares donde puedes personalizar la plantilla de correo para facturas y recordatorios:

• Configuración general de la cuenta Amberlo: las plantillas creadas aquí se usarán para todas las facturas salientes;

• Configuración de Contacto o Asunto: si quieres añadir un mensaje personalizado que se incluya al enviar la factura por correo.

Nota: solo un administrador tiene derecho a crear o modificar las Plantillas de Correo para Facturas.

1. Configuración general de la cuenta Amberlo

Nota: las plantillas creadas aquí se usarán para todas las facturas salientes.

1.1 Personaliza tu plantilla de correo para Facturas

Para editar o crear una nueva plantilla de correo, ve a Configuración de Amberlo → Facturas (1) → Envío (2) y haz clic en el icono de flecha (3) en la parte superior derecha de la página, luego en el menú desplegable selecciona Gestionar plantillas de correo electrónico (4):

Una vez que hagas clic en Gestionar plantillas de correo electrónico, se abrirá una nueva ventana de correo donde podrás elegir si quieres crear una nueva plantilla (haciendo clic en el botón con el icono de suma) o editar una existente:

Si quieres editar la información de la plantilla, solo haz clic en el nombre de la plantilla y realiza los cambios:

Importante: el contenido del correo debe incluir un campo dinámico que genere un enlace a la factura enviada - .

También puedes insertar otras variables de plantilla en el cuerpo del correo copiando la variable que quieras de la lista de abajo. El ejemplo anterior muestra cómo podría verse una plantilla de correo para una nueva factura.

 - número de documento 
 - tipo de documento (Factura, Presupuesto) 
 - enlace al documento 
 - título del documento (Factura con IVA, Factura) 
 - fecha de emisión 
 - nombre del comprador 
 - nombre del comprador 
 - apellido del comprador 
 - precio NETO total con moneda (ej. €15.36) 
 - precio BRUTO total con moneda (ej. €15.36) 
 - precio NETO total (ej. 15.36) 
 - precio NETO total (ej. 15.36) 
 - importe de impuestos (ej. 15.36) 
 - importe de impuestos con moneda (ej. €15.36) 
 - notas adicionales de la factura 
 - fecha de vencimiento 
 - importe pendiente con moneda (ej. €15.36) 
 - importe pendiente (ej. 15.36) 
 - importe pendiente con moneda (ej. €15.36) 
 - importe pendiente (ej. 15.36) 
 - firma personal del usuario configurada en la integración de correo. 
 

Términos que pueden traducirse a otros idiomas (.Fr; .Lt; .Ru;) 
 - tipo de documento (Factura, Presupuesto) 
 - título (Factura con IVA, Factura) 

1.2 Personaliza tu plantilla de correo para Recordatorios

Cobrar a tiempo es fundamental para tu negocio. Y ahora ya no tienes que perder tiempo persiguiendo a los clientes ni averiguando quién te debe y cuándo.

Para que no tengas problemas de flujo de caja, Amberlo tiene una nueva función que automatiza el envío de recordatorios de facturas atrasadas para ahorrarte tiempo y cobrar más rápido. Solo tienes que activar el Recordatorio de Factura, crear el texto de la Plantilla de Correo de Recordatorio y especificar cada cuánto tiempo se debe enviar el recordatorio.

Para crear (o editar) la Plantilla de Correo de Recordatorio, ve a Configuración de Amberlo (1)→ Facturas (2) → Envío (3) → Factura impaga (recordatorios) (4):

Cuando actives los recordatorios automáticos, Amberlo revisará cada noche a medianoche las fechas de vencimiento de tus facturas. Si alguna cumple con tus criterios, automáticamente enviará un correo recordando amablemente al cliente sobre la factura pendiente. Esto funciona para cualquier factura vencida que tengas actualmente.

¿Cómo activar los recordatorios de Facturas?

• Haz clic en la casilla Activar recordatorios automáticos;

• Especifica cada cuánto tiempo quieres enviar los recordatorios en Enviar recordatorios después de;

• Si también quieres enviar recordatorios para Presupuestos vencidos, solo marca la casilla Enviar también para documentos de presupuesto.

2. Configuración de Contacto o Asunto

Si deseas personalizar aún más, siempre puedes hacerlo a nivel de Contacto (Cliente) y Asunto. Al ver tu Cliente o Asunto, siempre tendrás una pestaña de Configuración (1) donde puedes modificar la configuración predeterminada de correo electrónico para las facturas salientes que creaste en la Configuración General de la Cuenta Amberlo. Aquí es donde puedes agregar información específica sobre tu Cliente o Asunto. Si tienes un cliente que solo necesita direcciones de correo adicionales para ciertos asuntos, deja este campo vacío a nivel de Cliente y, en su lugar, haz clic en Configuración de Factura cuando estés en un Asunto.

Ve a la pestaña Contacto, selecciona la tarjeta del Cliente que necesitas y ábrela:

Luego haz clic en el icono de Configuración (1) → Facturación (2) → Envío (3) y marca las casillas Usar plantilla de correo personalizada para este contacto (4) y Usar configuración de recordatorio personalizada para este contacto (5).

Gestionar destinatarios sugeridos de correo electrónico

Si tu contacto principal solicita que las facturas también se envíen a otra dirección de correo además de la suya, Amberlo te ofrece una opción rápida y sencilla para enviar la misma factura a varios destinatarios. Por defecto, Amberlo sugiere automáticamente nombres o direcciones coincidentes en la sección Enviar a, pero también puedes agregar más correos electrónicos. Solo tienes que escribir varias direcciones separadas por comas, ¡y listo! Ahora, cada vez que crees y envíes una factura para este cliente, se enviará a todas las direcciones de correo que hayas indicado en la configuración de facturación específica del cliente.

Nota: Ten en cuenta que si agregas la dirección a nivel de Cliente, todas las facturas de ese cliente también se enviarán a las direcciones adicionales que hayas indicado. Si tienes un cliente que solo necesita direcciones de correo adicionales para ciertos Asuntos, deja este campo vacío a nivel de Cliente y, en su lugar, haz clic en Configuración cuando estés en un Asunto.

¿Cómo configurar el pie de página del correo electrónico?

El pie de página de un correo electrónico muestra información común como los datos de contacto de tu empresa. Esto ayuda a que tus correos tengan un aspecto profesional y uniforme. Ahora puedes agregar fácilmente la información de tu despacho a los correos para mantener todo organizado.

Nota: para que la información del pie de página aparezca en todos los correos, debes especificar el campo dinámico al crear tu Plantilla de Correo para Facturas y Recordatorios.

Esperamos que esto te ayude a empezar a usarlo sin problemas. Si tienes alguna pregunta o comentario, no dudes en contactarnos a través de support@amberlo.io. ¡Siempre nos alegra saber de ti!