¿Cómo configurar y utilizar un presupuesto periódico?

Amberlo ofrece la opción de establecer un Presupuesto Periódico para un Asunto. Si esta función está activada, el software reiniciará el presupuesto una vez que termine el periodo actual. Así, si tienes un acuerdo para alcanzar la misma cantidad objetivo cada mes, puedes seleccionar un presupuesto mensual que se reiniciará cada mes siguiente. Amberlo compara los datos presupuestados con los resultados en tiempo real, por lo que siempre tendrás una visión clara de cuán cerca estás de cumplir el presupuesto.

Nota: Solo puedes establecer un Presupuesto Periódico para Asuntos (no para Contactos).

1. ¿Cómo establecer un Presupuesto Periódico?

1. Ve a la tarjeta del Asunto, pestaña de Información principal y haz clic en el botón editar en el widget de Presupuesto:

El sistema te llevará a la Configuración de Presupuesto del Asunto:

2. Marca la casilla Establecer presupuesto para este asunto.

3. Ingresa el monto del presupuesto.

4. Marca la casilla El presupuesto incluye gastos si deseas que el presupuesto incluya los Gastos.

5. Selecciona el Periodo del presupuesto - Mensual.

6. Marca (o desmarca) la casilla Mostrar alertas si el presupuesto fue o será excedido. Una vez marcada, recibirás alertas cada vez que agregues partes de horas o gastos si tu presupuesto es superado.

7. Marca la casilla Notificar a los usuarios cuando el asunto alcance un % específico del presupuesto si quieres recibir una notificación por correo electrónico inmediatamente después de que tu presupuesto alcance el monto seleccionado.

8. Una vez marcada la casilla Notificar a los usuarios cuando el asunto alcance un % específico del presupuesto, ingresa el % del presupuesto.

9. Una vez marcada la casilla Notificar a los usuarios cuando el asunto alcance un % específico del presupuesto, selecciona los usuarios que recibirán notificaciones por correo sobre el presupuesto excedido. Si dejas este campo vacío, todos los miembros del equipo asignados a este asunto recibirán estas notificaciones.

10. Haz clic en el botón Guardar para guardar los cambios:

2. ¿Cómo usar un Presupuesto Periódico?

Una vez que el presupuesto mensual está activado, el widget de Presupuesto mostrará el monto principal del presupuesto mensual y el monto utilizado. También puedes agregar aquí partes de horas y gastos usando los botones y , o acceder a la configuración del presupuesto haciendo clic en el botón de editar :

Nota: La fecha de inicio del Presupuesto Periódico es el primer día del mes, lo que significa que el presupuesto se reinicia cada día 1 de cada mes.

Una vez que el asunto tiene un Presupuesto Periódico y se han creado partes de horas/gastos, todos los partes de horas y gastos se asignarán automáticamente a los periodos correspondientes. Cuando crees facturas, Amberlo te permitirá seleccionar solo aquellos partes de horas y gastos que correspondan a un periodo específico:

También puedes Agrupar partes de horas y gastos por Periodo de Presupuesto en la lista de Actividades del Asunto:

Para más información sobre cómo activar el presupuesto, haz clic aquí.

Esperamos que esto te ayude a empezar a usarlo sin problemas. Si tienes alguna pregunta o comentario, no dudes en contactarnos a través de support@amberlo.io. ¡Siempre nos alegra saber de ti!