La función de Automatización de Documentos de Amberlo te permite crear una Plantilla de Documento con Campos de Combinación a partir de tus Contactos, Asuntos y Contratos. Estos Campos de Combinación extraen automáticamente la información de un Asunto, Contacto o Contrato en Amberlo y la insertan en tus documentos, ahorrándote tiempo en la introducción y revisión de datos. Podrás generar un documento y completar la información correspondiente con solo unos clics. Los Campos de Combinación están disponibles para el nombre del cliente, dirección, Campos Personalizados y mucho más.
¿Cómo genero un documento usando mi plantilla?
Las Plantillas de Documento son archivos de Word que puedes reutilizar una y otra vez, pero con detalles específicos que cambian de un Asunto a otro, etc. Estas plantillas se usan para crear un nuevo documento.
Sigue los pasos a continuación para comenzar:
Accede a la lista de Campos de Combinación disponibles
Puedes ver la lista completa de Campos de Combinación disponibles yendo al panel de Configuración de Amberlo, luego haz clic en Documentos (1) en la columna de la izquierda y selecciona el área (Contacto, Asunto o Contrato) desde donde quieres generar documentos (2). Al seleccionar un registro de datos en particular, se generará una vista previa de los datos de ese registro.
Abre tu plantilla
Busca el documento de plantilla al que quieres añadir Campos de Combinación. Los tipos de archivo de plantilla compatibles son: ".docx", ".pptx" y ".xlsx".
Abre el documento de plantilla y comienza a crear tu Plantilla de Documento. Inserta un campo de combinación donde quieras que aparezca el valor en el documento. Puedes copiar rápidamente un campo de combinación desde Amberlo haciendo clic en el botón Copiar () a la derecha del campo. Por ejemplo, si quieres dirigirte a un cliente en el documento, deberías añadir el campo << Matter.Contact.FirstName >>, como se muestra a continuación.
Ve a la pestaña Documentos
Una vez que estés conforme con la Plantilla que creaste, ve a la pestaña Documento (3), selecciona Plantillas de Documento (4):
Una vez allí, haz clic en el botón + (5) para subir la Plantilla (6). Aquí se te pedirá que la asignes a una de las carpetas de documentos de tu firma (7). Luego, haz clic en Guardar.
Nota: asegúrate de subir un archivo ".docx" que no esté protegido.
Una vez que hayas terminado de crear tu Plantilla de Documento con todos los Campos de Combinación, podrás generar el documento para diferentes Asuntos, Contactos o Contratos. La Plantilla ahora estará disponible para seleccionarla desde la ventana de Documentos en Contacto, Asunto o Contrato.
Nota: cada vez que generes un nuevo Documento usando esa Plantilla, el Campo de Combinación insertará el valor correspondiente. Para más información sobre cómo generar Documentos usando Plantillas, haz clic aquí.
Esperamos que esto te ayude a empezar a usarlo sin problemas. Si tienes alguna pregunta o comentario, no dudes en contactarnos a través de support@amberlo.io. ¡Siempre nos alegra saber de ti!
Este artículo ha sido traducido automáticamente por una IA y por lo tanto puede contener errores.
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