Jak dostosować szablon e-maila dla faktur i przypomnień?

• Tworzenie szablonów e-maili dla faktur i przypomnień
• Włączanie przypomnień o fakturach
• Zarządzanie sugerowanymi odbiorcami e-maili
• Ustawianie stopki w e-mailu

Tworzenie szablonów e-maili dla faktur i przypomnień

Zamiast za każdym razem wpisywać treść e-maila przy wysyłaniu faktury lub przypomnienia z Amberlo, możesz dostosować szablony e-maili według własnych potrzeb i korzystać z gotowych wzorów. Istnieje kilka miejsc, w których możesz dostosować szablon e-maila dla faktur i przypomnień:

• Ogólne ustawienia konta Amberlo: szablony utworzone tutaj będą używane do wszystkich wychodzących faktur;

• Ustawienia kontaktu lub sprawy: jeśli chcesz dodać własną wiadomość, która będzie dołączana przy wysyłaniu faktury.

Uwaga: tylko administrator ma prawo tworzyć lub wprowadzać zmiany w szablonach e-maili dla faktur.

1. Ogólne ustawienia konta Amberlo

Uwaga: szablony utworzone tutaj będą używane do wszystkich wychodzących faktur.

1.1 Dostosuj swój szablon e-maila dla faktur

Aby edytować lub utworzyć nowy szablon e-maila, przejdź do Ustawienia Amberlo → Faktury (1) → Wysyłka (2) i kliknij ikonę strzałki (3) w prawym górnym rogu strony, a następnie z rozwijanego menu wybierz Zarządzaj szablonami e-maili (4):

Po kliknięciu Zarządzaj szablonami e-maili otworzy się nowe okno, w którym możesz wybrać, czy chcesz utworzyć nowy szablon (klikając przycisk z ikoną plusa), czy edytować już istniejący:

Jeśli chcesz edytować informacje w szablonie, wystarczy kliknąć nazwę szablonu i wprowadzić zmiany:

Ważne: treść e-maila musi zawierać pole dynamiczne, które generuje link do wysłanej faktury - .

Inne zmienne szablonu możesz również wstawić do treści e-maila, kopiując odpowiednią zmienną z poniższej listy. Poniżej znajduje się przykład, jak może wyglądać szablon e-maila dla nowej faktury.

 - numer dokumentu 
 - typ dokumentu (Faktura, Oferta) 
 - link do dokumentu 
 - tytuł dokumentu (Faktura VAT, Faktura) 
 - data wystawienia 
 - nazwa nabywcy 
 - imię nabywcy 
 - nazwisko nabywcy 
 - łączna cena NETTO z walutą (np. 15,36 €) 
 - łączna cena BRUTTO z walutą (np. 15,36 €) 
 - łączna cena NETTO (np. 15,36) 
 - łączna cena NETTO (np. 15,36) 
 - kwota podatku (np. 15,36) 
 - kwota podatku z walutą (np. 15,36 €) 
 - dodatkowe uwagi z faktury 
 - termin płatności 
 - kwota do zapłaty z walutą (np. 15,36 €) 
 - kwota do zapłaty (np. 15,36) 
 - kwota do zapłaty z walutą (np. 15,36 €) 
 - kwota do zapłaty (np. 15,36) 
 - osobista sygnatura użytkownika ustawiona w integracji e-mail. 
 

Terminy, które mogą być tłumaczone na inne języki (.Fr; .Lt; .Ru;) 
 - typ dokumentu (Faktura, Oferta) 
 - tytuł (Faktura VAT, Faktura) 

1.2 Dostosuj swój szablon e-maila dla przypomnień

Terminowe otrzymywanie płatności jest kluczowe dla Twojej firmy. Teraz nie musisz już samodzielnie śledzić klientów i sprawdzać, kto i kiedy powinien zapłacić.

Aby uniknąć problemów z płynnością finansową, Amberlo wprowadziło funkcję automatycznego wysyłania przypomnień o zaległych fakturach, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas i szybciej otrzymywać płatności. Wystarczy, że włączysz Przypomnienie o fakturze, utworzysz treść Szablonu e-maila z przypomnieniem i określisz, jak często przypomnienie ma być wysyłane.

Aby utworzyć (lub edytować) Szablon e-maila z przypomnieniem, przejdź do Ustawienia Amberlo (1) → Faktury (2) → Wysyłka (3) → Niezapłacona faktura (przypomnienia) (4):

Po włączeniu automatycznych przypomnień Amberlo każdej nocy o północy sprawdzi terminy płatności Twoich faktur. Jeśli któraś spełnia Twoje kryteria, automatycznie wyśle e-mail z delikatnym przypomnieniem o zaległej płatności do klienta. Funkcja działa dla każdej zaległej faktury, którą obecnie posiadasz.

Jak włączyć przypomnienia o fakturach?

• Zaznacz pole Ustaw automatyczne przypomnienia;

• Określ, jak często chcesz wysyłać przypomnienia w polu Wysyłaj przypomnienia po;

• Jeśli chcesz wysyłać przypomnienia także dla zaległych ofert, zaznacz pole Wysyłaj także dla dokumentów ofertowych.

2. Ustawienia kontaktu lub sprawy

Jeśli chcesz jeszcze bardziej dostosować ustawienia, zawsze możesz to zrobić na poziomie Kontaktu (Klienta) lub Sprawy. Podczas przeglądania Klienta lub Sprawy zawsze znajdziesz zakładkę Ustawienia (1), gdzie możesz nadpisać domyślne ustawienia e-maili dla wychodzących faktur, które ustawiłeś w Ogólnych Ustawieniach Konta Amberlo. To tutaj możesz wprowadzić szczegółowe informacje dotyczące konkretnego Klienta lub Sprawy. Jeśli masz klienta, który potrzebuje dodatkowych adresów e-mail tylko dla wybranych spraw, pozostaw to pole puste na poziomie Klienta i kliknij Ustawienia faktury będąc w konkretnej Sprawie.

Przejdź do zakładki Kontakt, wybierz kartę Klienta, której potrzebujesz i otwórz ją:

Następnie kliknij ikonę Ustawienia (1) → Rozliczenia (2) → Wysyłka (3) i zaznacz pola Użyj własnego szablonu e-mail dla tego kontaktu (4) oraz Użyj własnych ustawień przypomnień dla tego kontaktu (5).

Zarządzanie sugerowanymi odbiorcami e-mail

Jeśli Twój główny kontakt poprosi, aby faktury były wysyłane także na inny adres e-mail niż jego własny, Amberlo umożliwia szybkie i proste wysłanie tej samej faktury do kilku odbiorców. Domyślnie Amberlo automatycznie podpowiada pasujące imiona lub adresy w sekcji Wyślij do, ale możesz też dodać kolejne adresy e-mail. Wystarczy wpisać kilka adresów, oddzielając je przecinkiem – i gotowe. Teraz, za każdym razem gdy utworzysz i wyślesz fakturę dla tego klienta, zostanie ona wysłana na wszystkie adresy e-mail wpisane w ustawieniach rozliczeń tego klienta.

Uwaga: Pamiętaj, że jeśli dodasz adres na poziomie Klienta, każda faktura dla tego klienta będzie wysyłana również na dodatkowe wskazane adresy. Jeśli klient potrzebuje dodatkowych adresów e-mail tylko dla wybranych Spraw, pozostaw to pole puste na poziomie Klienta i kliknij Ustawienia będąc w konkretnej Sprawie.

Jak ustawić stopkę w e-mailu?

Stopka w e-mailu wyświetla najczęściej używane informacje, takie jak dane kontaktowe Twojej firmy. Dzięki temu Twoje wiadomości wyglądają profesjonalnie i spójnie. Teraz możesz łatwo dodać informacje o swojej kancelarii do e-maili, aby wszystko było uporządkowane.

Uwaga: aby stopka pojawiała się we wszystkich e-mailach, musisz dodać pole dynamiczne podczas tworzenia Szablonu e-mail dla faktur i przypomnień.

Mamy nadzieję, że to ułatwi Ci korzystanie z tej funkcji. Jeśli masz pytania lub uwagi, napisz do nas na support@amberlo.io. Zawsze chętnie Ci pomożemy!