Kenntnisnahmezettel

Einen Kenntnisnahmezettel erstellen Sie wie folgt:

    Klicken Sie in Advoware mit der rechten Maustaste auf den Beteiligten, den Sie anschreiben möchten. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Kenntnisnahmezettel".

    aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollfelder. die Sie in den Kenntnisnahmezettel aufnehmen möchten, Im letzten Feld können sie eigene Eingaben vornehmen.

    Klicken Sie auf Ok. Advoware wechselt in Word und erstellt den Kenntnisnahmezettel, den Sie bei Bedarf noch nachbearbeiten können.

    Möchten Sie den Kenntnisnahmezettel speichern, klicken Sie auf "Speichern".

    Beachten Sie, dass Advoware als Voreinstellung keine Kenntnisnahmezettel speichert. Wenn Sie trotzdem speichern möchten, lesen Sie die Ausführungen unter Speichern eines Schriftsatzes. Sie können dann den Kenntnisnahmezettel der Aktengeschichte hinzufügen.

    Klicken Sie auf das Druckersymbol, um den Kenntnisnahmezettel auszudrucken.

Kenntnisnahmezettel können auch aus den Kontextmenüs der Aktengeschichte und  dem Posteingang erstellt werden.

Anlagenverzeichnis für Kenntnisnahmezettel:

Advoware bietet die Möglichkeit zur automatischen Übernahme der Dateinamen der zur Kenntnisnahme versendeten Dokumente als "Anlagenverzeichnis" in den Kenntnisnahmezettel. Hierzu finden Sie in Word im Register "Anschreiben" einen Platzhalter für die markierten Anlagen:

Übernommen werden das Datum der letzten Änderung und der Dateiname aus dem Dateipfad.

Beispiel:

Anlagen
Schreiben an Mandant (Karl Kasten) vom 20.02.2020
Schreiben an Rechtschutzversicherung (Allianz Versicherung) vom 21.03.2020

Für das Beispiel müssten als "Art des Vorgangs" folgende Einträge vorhanden sein:

Schreiben an Mandant

Schreiben an Rechtschutzversicherung

In der Vorlage für den Kenntnisnahmezettel könnte z.B. stehen:

"In der Anlage übersenden wir Ihnen"

(so kurz gefasst brauchen Sie keinen Stoppcode für die Unterscheidung "ein Dokument"/"mehrere Dokumente")

Der Platzhalter kann bei Ausführung der Funktion "als Anlage per E-Mail an..." als Text ("Body") in eine E-Mail übernommen werden.

Die Reihenfolge der angezeigten Zeilen in der Aktengeschichte kann über die Tastatur (Alt + Pfeiltaste) geändert werden. Somit können Sie über die Funktion "PDF-Dokumente zusammenfassen" ein PDF erzeugen, das alle Dokumente in der gewünschten Reihenfolge enthält.