Offene Posten-Liste

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Die Offene Posten-Liste von Advoware ermöglicht ein automatisches Mahnwesen. Offene Posten, also Rechnungen, die zum Zeitpunkt der gesetzten Zahlungsfrist nicht vollständig beglichen wurden, können nach verschiedenen Kriterien angezeigt und gemahnt werden. Bevor Sie effektiv mit diesem Modul arbeiten können, müssen Sie einige Angaben in den Grundeinstellungen vornehmen ("Aktenverwaltung" - "Offene Posten-Liste").

Die offenen Posten können akten- oder mandantenbezogen angezeigt werden. In der Symbolleiste haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Liste zu selektieren:

Mahnstufe

Sie können zwischen "alle" oder 0 bis 4 wählen. (0 = in Rechnung gestellt und innerhalb der vorgegebenen Zahlungsfrist; 1 = erste Mahnung steht bevor etc.)

Status

Hier können Sie nach bestimmten Kriterien selektieren, zum Beispiel ob es sich um Teilzahlungen, Überzahlungen, Stornos etc. handelt.

Advoware unterscheidet die Status "alle" und "alle offenen":

    Wenn Sie den Status "alle" auswählen, zeigt Advoware sämtliche Rechnungen an, die in der offenen Posten-Liste gestellt wurden, also z.B. auch bereits bezahlte Rechnungen.

    Die Auswahl "alle offenen" berücksichtigt nur Rechnungen mit folgendem Status: in Rechnung gestellt, 1. Mahnschreiben, 2. Mahnschreiben, 3. Mahnschreiben, Teilzahlung, Ratenzahlung, Überzahlung, zurückgestellt, Klage erhoben, Mahnverfahren eingeleitet.

Sie können die vom Programm vorgegebenen Status unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Offene Posten-Liste" - "Status" individuell erweitern.

Modus

Hier wählen Sie aus, ob Sie alle Akten, nur die aktuelle Akte etc. ansehen möchten. Wichtig ist die Anzeige "Mahnvorschlag" für das Erstellen der Mahnungen.

Referat und Sachbearbeiter

Hier können Sie die Anzeige auf bestimmte Referate und / oder Sachbearbeiter einschränken.

Nach der Selektion in der Symbolleiste klicken Sie auf  (F5).

Offene Posten ansehen:

Voreinstellung beim Öffnen des Moduls ist der Modus "Mahnvorschlag". In diesem Modus zeigt Advoware sämtliche Rechnungen an, deren Zahlungsfristen überschritten sind. Wählen Sie die gewünschten Kriterien über die Symbolleiste aus und drücken Sie zur Aktualisierung <F5>.

Mahnungen sollten immer nur aus dem Modus "Mahnvorschlag" erstellt werden.

Informationen zu den Automatismen des Mahnwesens und zur Durchführung von Mahnungen erhalten Sie im Kapitel Mahnungen erstellen.

Die Tabelle der Offene Posten-Liste besitzt folgende Spalten:

    In der ersten Spalte wird die Rechnungsnummer angezeigt. Falls Sie keine vergeben haben, ist diese Spalte leer. Wenn Rechnungen ohne Rechnungsnummer in Offene Posten-Liste angezeigt werden sollen, müssen Sie dies in den Grundeinstellungen eingeben.

    Die nächste Spalte zeigt das Aktenzeichen.

    In der Spalte der Spalte Rechnungsempfänger können Sie sich durch einen Doppelklick auf die Überschrift das Rubrum anzeigen lassen. Ein erneuter Doppelklick auf die Spaltenüberschrift zeigt wieder den Empfänger an.

    Die Spalte R. - Datum zeigt das Datum an, an dem die Rechnung zuletzt in einen Schriftsatz eingefügt wurde. Ist dies noch nicht geschehen, wird das Erstellungsdatum der Rechnung angezeigt.

    Die Spalte Tage zeigt an, wie viele Tage das Zahlungsziel der Rechnung überschritten wurde. Eine generelle Vorgabe für das Zahlungsziel geben Sie unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Offene Posten-Liste" - "Optionen" ein.

    Die Spalte Zahl. - Frist zeigt die zuletzt gesetzte Zahlungsfrist (z.B. des letzten Mahnschreibens) an. Generelle Vorgaben für einzelne Mahnstufe treffen Sie unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Offene Posten-Liste" - "Mahnstufen".

    Die Spalten R. - Betrag und noch offen weisen aus, wie hoch der Gesamtbetrag der Rechnung war und ob bereits Teilzahlung geleistet wurde.

    Die Spalte Mahnstufe zeigt an, in welcher Mahnstufe sich die Rechnung befindet. Nach jedem Mahnschreiben wird die Mahnstufe automatisch um 1 erhöht und in den nächsten Status gesetzt.

    Die Spalte Status zeigt an, was zuletzt mit der Rechnung passiert ist. Wenn Sie eine Rechnung erstmals in einen Schriftsatz einfügen, bekommt sie automatisch den Status "in Rechnung gestellt" und die Mahnstufe 0 zugewiesen. Nach jedem Mahnschreiben bekommt die Rechnung als Status die Bezeichnung des Mahnschreibens (1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung).

Per Doppelklick auf einen Eintrag öffnen Sie das Dialogfenster "Rechnung". Hier werden noch einmal alle relevanten Daten der Rechnung inkl. der "Rechnungshistorie" auf einen Blick angezeigt. Sie können manuell die Zahlungsfrist (z.B. aufgrund eines gewünschten Zahlungsaufschubes des Mandanten), die Mahnstufe (wenn Sie eine Mahnstufe "überspringen" möchten) und den Status ändern oder eine Zahlung nachträglich der Rechnung zuordnen.

Tipp: Sie haben hier die Möglichkeit, zu jeder Rechnung eine Bemerkung einzutragen. Diese Möglichkeit dient z.B. zu Erläuterungen, warum eine Rechnung nicht angemahnt werden soll.

Ganz unten finden Sie jeweils den Saldo, das heißt die Summe aller offenen Rechnungen der selektierten Eingaben (z.B. aktuelle Akte / alle Akten etc).

Die Offene Posten-Liste können Sie über die rechte Maustaste in eine andere Anwendung exportieren (Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Text, HTML).

Über das Kontextmenü können Sie auch für markierte Rechnungen die Zahlungsfrist ändern.

Bei mehreren offenen Rechnungen eines Rechnungsempfängers werden diese jetzt pro Akte zusammengefasst und nicht mehr aktenübergreifend (Grund: Möglichkeit zur Angabe eines "Mahnungsempfängers" mit Möglichkeit zur Angabe einer RSV).