Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Hilfsprogramme" - "Überweisungen".
Mit dem Modul "Überweisungen" können Sie Überweisungen oder Lastschriften tätigen und die eingegebenen Daten speichern. Sie müssen dann bei der nächsten Überweisung an denselben Empfänger die Daten nur noch aufrufen. Alle durchgeführten Überweisungen, die Sie gespeichert haben, werden hier nach Datum sortiert aufgelistet.
In der Symbolleiste finden Sie Filter für exportierte und nicht exportierte Rechnungsberichtigungen sowie für Lastschriften.
Um eine Überweisung vorzunehmen, verfahren Sie wie folgt:
• Wählen Sie aus dem Listenfeld (oben links) "Bankkonto" ein Konto aus, von dem die Überweisung angewiesen werden soll. Die Konten werden unter der Grundeinstellungen Kanzleiorganisation" - "Bankkonten eingegeben. Dort können Sie auch festlegen, welches eigene Konto standardmäßig für Überweisungen verwendet werden soll:
• Wählen Sie, ob Sie eine Überweisung oder eine Lastschrift eingeben möchten.
• Im Überweisungsfenster sehen Sie die gleichen Eingabefelder wie in einem "richtigen" Bankformular. Wenn Sie im Modul "Adresse bearbeiten" die Bankverbindung eingegeben haben, können Sie diese aufrufen: Geben Sie den Namen des Empfängers in das Feld "aktuelle Akte" ein.
• Es erscheint ein Fenster. Sie können hier nach einer Adresse suchen, die sich in Ihrem Advoware Adressverzeichnis befindet oder nach einer Adresse suchen, die zur aktuellen Akte gehört.
• Wenn die Bankverbindung des Empfängers bereits in der Datenbank gespeichert ist, klicken Sie auf "Bankverbindung laden". Es erscheint das gleiche Fenster wie beim Speichern, allerdings mit einer Liste der Namen in der aktuellen Akte. Doppelklicken Sie auf den Namen an den Sie überweisen möchten.
• Ist die Bankverbindung noch nicht in der Datenbank enthalten, füllen Sie die Felder aus und klicken dann auf "Bankverbindung speichern". Dies ist aber nur möglich, wenn Sie die Adresse des Empfängers in Ihrer Datenbank gespeichert haben. (Wie Sie eine Adresse anlegen, ohne eine Akte zu führen erfahren Sie im Abschnitt Adressen.)
• Füllen Sie die übrigen Felder des Formulars aus. Es stehen bis zu sieben Verwendungszwecken zur Verfügung. Mit der Tabulator- oder Eingabetaste gelangen Sie in das jeweils nächste Feld.
• Um die Überweisung zu buchen, klicken Sie auf "buchen". Advoware öffnet das Dialogfenster Buchungen eingeben. Geben Sie die Dateien ein. Die Buchung wird aber nur in der Mandantenbuchhaltung berücksichtigt, aber nicht in der Finanzbuchhaltung.
• Klicken Sie auf Ok, um die Überweisung in die Liste zu übernehmen, damit sie weiter verarbeitet werden kann.
• In der Übersicht finden Sie alle eingegebenen Überweisungen. Sie können diese einzeln in Word auf einem Überweisungsträger ausdrucken oder per Internet (Online-Banking) an die Sparkasse übergeben.
• Um die Überweisungen für die Übertragung zu speichern drücken Sie das Speicher-Symbol oben links. Vergeben Sie einen Speichernamen. Danach wird ein Kontrollzettel und eine Liste der Überweisungen ausgedruckt.
• Es wird empfohlen die Daten zu löschen, wenn sie gedruckt oder Gespeichert wurden. Zum einen ist die Speicherkapazität irgendwann erschöpft, zum anderen haben Sie einen besseren Überblick.
• Die Daten in der Übersicht sind nach Bankkonten sortiert, Sie können aber auch weiterhin nach importierten, nicht importierten und allen Überweisungen selektieren.
• Für
eine neue Überweisung klicken Sie auf (F2). Verfahren Sie wie oben
beschrieben.