Buchungen eingeben

Klicken Sie in der Programmstartleiste auf

"Finanzbuchhaltung" - "Buchungen" - oder drücken Sie Strg + "E".

Nachdem Sie alle Grundeinstellungen eingegeben haben können Sie loslegen und Ihre Buchungen eingeben.

Falls Sie zum ersten Mal mit Advoware arbeiten, geben Sie als erstes die Anfangsbestände ein. Lesen Sie sich aber bitte zunächst weiter, um zu erfahren, wie Sie mit Advoware buchen. Die Anleitung zur Eingabe der Anfangsbestände folgt nach dieser Einweisung oder klicken Sie hier:

Buchung von Anfangsbeständen link

Es erscheint eine Übersichtstabelle, die zunächst noch leer ist. Oben finden Sie eine Menüleiste mit folgenden Auswahlmöglichleiten:

Wählen Sie unter "Konto" aus, von welchem Konto gebucht werden soll, z.B. Ihre Bank, Kasse etc. Angezeigt werden nur Konten, die in den Grundeinstellungen unter Kontenrahmen als Bestand deklariert sind und mit dem Steuerschlüssel 0 belegt wurden.

Sobald Sie ein Konto ausgewählt haben, wird Ihnen unter Anfangssaldo und laufender Saldo ein Betrag angezeigt. Wenn die Buchungsübersicht leer ist, sind diese beiden Beträge gleich und müssen denselben Wert anzeigen, wie Ihr Bankkonto auf dem Kontoauszug aufweist. Dadurch können Sie gleich erkennen, ob Sie richtig gebucht haben.

Die Buttons Umbuchen und Verarbeiten werden später genauer erklärt.

Das Feld neben dem Button Verarbeiten zeigt an, welcher Kontenrahmen (Jahr) in den Grundeinstellungen eingestellt ist.

Unter dem Button Optionen können Sie individuelle Einstellungen vornehmen, die auch nur an Ihrem Rechner gelten:

 Vereinfachte Buchungseingabe aktivieren: Dies ist eigentlich nur für Kunden gedacht, die schon jahrelang mit Advoware arbeiten und das neue Buchungsmodul nicht verwenden wollen. Wenn Sie neu mit der Buchhaltung anfangen raten wir ‚ihnen, diesen Haken nicht zu setzten.

Beschleunigte Anzeige: Normalerweise werden in der Buchungsübersicht alle Einnahmen gelb dargestellt und alle Ausgaben rot. Diese Ansicht dauert beim Aufrufen etwas länger, daher stellt Advoware die beschleunigte Anzeige zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Buchungen zeitnah verarbeiten werden Sie wahrscheinlich den Unterschied gar nicht merken. Die farbliche Unterscheidung erleichtert Ihnen das Arbeiten und Kontrollieren ungemein.

Anpassung der Fenstergröße verhindern:  Falls Sie Ihre Bildschirmgröße Ihres Monitors geändert haben, kann es sein, dass das Fenster zur Eingabe der Buchungen verzerrt dargestellt wird, diese Einstellung verhindert das.

Die anderen Optionen sind selbsterklärend und sind in allen Advoware-Tabellen gleich.

So wird in Advoware gebucht:

Wählen Sie unter "Konto" das zu buchende Konto aus:

Zu Kontrollzwecken sollten Sie zunächst den angezeigten Anfangssaldo in der Symbolleiste mit Ihrem Kontoauszug vergleichen. Der Anfangssaldo entspricht dem Saldo sämtlicher Buchungen des ausgewählten Kontos seit dem 01.01. des laufenden Jahres und muss mit dem letzten Buchungstag mit Ihrem Bankkonto übereinstimmen. Beim Verlassen des Dialogfensters "Buchung eingeben" wird der "laufende Saldo" in der Symbolleiste aktualisiert. Dieser muss mit dem Endbestand Ihrer Kontoauszüge übereinstimmen. So können Sie sicher sein, dass Sie betragsmäßig alles korrekt gebucht haben. Nach der Verarbeitung wird der "laufender Saldo" dann als neuer Anfangssaldo übernommen.

    Wählen Sie in der Symbolleiste die zu bebuchende Buchungsperiode aus.

    Klicken Sie auf    klicken Sie auf Buchungen – Buchungen erfassen oder drücken Sie die F2-Taste (neu)

Sie erhalten ein umfangreiches Fenster:

Fangen Sie im oberen Feld an und benutzen Sie die immer "Enter - Taste", um ins nächste Feld zu gelangen.

    Falls Sie mit Kostenstellen buchen (meist bei überörtlichen Sozietäten) können Sie hier die entsprechende Kostenstelle eingeben.

    Geben Sie die Belegbezeichnung gemäß Kontoauszug ein. Sie können einen maximal 6 - stelligen Belegtext vergeben. Empfohlen ist eine Kombination aus Bank und Kontoauszug (z. B. S25 für Kontoauszug 25 der Sparkasse oder K36 für Beleg 36 aus der Kasse. Geben Sie bitte keine Leerzeichen oder Sonderzeichen ein! Sie können mit den Tasten "Pfeil nach oben" und "Pfeil nach unten" die Belegnummer erhöhen bzw. heruntersetzen oder den Haken bei "Belegnummer nach Speichern erhöhen" setzen.

    Wertstellung und Belegdatum: Auf Kontoauszügen stehen zwei Daten: Buchungstag und Wertstellung (Valuta). In der Regel erfolgen Buchung und Wertstellung am selben Tag. Es kann aber auch sein, dass die Wertstellung später erfolgt. Meistens entsteht der Unterschied bei Scheckeinreichungen, Einzugsermächtigungen und Daueraufträgen.

Das Belegdatum (im Kontoauszug = Buchungsdatum) beschreibt die Kontobewegung, das heißt der Tag, an dem die Bank den Vorgang bearbeitet. Obwohl das Geld auf dem Kontoauszug für einen bestimmten Tag verbucht wurde (Belegdatum) kann es sein, dass es noch nicht verfügbar ist. Ausschlaggebend ist das Datum der Wertstellung. Das Belegdatum ist zum Beispiel das Datum auf einer Quittung oder das Buchungsdatum auf dem Kontoauszug (nicht der Tag des Ausdrucks).

Die Wertstellung (Valuta) zeigt die Verfügbarkeit des Geldes. Ab diesem Zeitpunkt wird die Zahlung zinswirksam und ist verfügbar. In der aktuellen Version von Advoware hat dieses Feld rein informativen Charakter. Eine Verwendung ist insbesondere für Inkassobüros für eine spätere Version geplant.

Maßgeblich ist das Belegdatum für alle Module der Finanzbuchhaltung.

    Das Buchungsdatum hat wie das Wertstellungsdatum keine Relevanz auf irgendwelche Auswertungen. Es erfüllt lediglich einen informativen Zweck uns kann nicht geändert werden. Angezeigt wird immer der aktuelle Tag. Möglicher Zweck ist z.B. ein Anruf im Support: "Ich habe gestern gebucht und meine Buchungen sind heute verschwunden!" Der Support kann dann alle Buchungen aufrufen, die an einem bestimmten Tag eingegeben wurden.

    Geben Sie den Betrag der Buchung ein. Bei Zugängen (Zahlungen an die Kanzlei = positiver Betrag) geben Sie den Betrag als positive Zahl (ohne Vorzeichen) ein. Bei Zahlungsausgängen (Zahlungen an Lieferanten, Miete, Leasingraten etc. = negativer Betrag) geben Sie den Betrag mit einem Minuszeichen ein. Sie können dazu den Bindestrich auf der Tastatur oder das Minuszeichen im Nummernblock benutzen.

    Unter "Text" können Sie einen frei wählbaren Text eingeben oder einen vorbelegten Text verwenden. Diesen können Sie in den Grundeinstellungen hinterlegen.

    Klicken Sie hier, um zu erfahren, wo Sie die Buchungstexte hinterlegen können: drop

    Falls Sie mit Buchungsvorschriften arbeiten, können Sie nun die entsprechende Buchungsvorschrift auswählen, es werden dann die entsprechenden Felder vorbelegt, diese können Sie wie gewohnt editieren.

    Wenn Sie mehr über "Buchungsvorschriften" erfahren möchte, klicken Sie hier link

De Teil der Buchungsmaske ist nun gefüllt. Es folgt der mittlere Teil des Fensters:

Hier wählen Sie das gewünschte Gegenkonto aus: entweder mit Aktenbezug (=gleichzeitige Buchung im Mandantenkonto) oder nur ein Sachkonto.

Zunächst wird die Buchung auf ein Sachkonto ohne Mandantenbezug erklärt:

    Soll die Buchung nur im Sachkonto erscheinen, geben Sie in der Spalte "Akte" nichts ein und drücken die Entertaste.

    In der Spalte "Akte" steht nun "Sachkonto" und in der Spalte Gegenkonto öffnet sich eine Liste mit allen auswählbaren Konten.

    Wählen Sie das Konto aus, auf das Sie buchen möchten. Sie können die Nummer des Kontos eingeben oder mit dem Pfeil in das Auswahlfeld gelangen.

    Mit den Pfeiltasten unten / oben gelangen Sie zum nächsten / vorherigen Konto. Mit der F4 - Taste öffnet sich die Auswahlliste.

    Achten Sie darauf, dass der Umsatzsteuersatz übereinstimmt. Dieser richtet sich nach dem hinterlegten Steuerschlüssel im Kontenrahmen. Der errechnete Betrag wird Ihnen neben dem Steuersatz angezeigt.

    Die Spalten "Rechnung" und "FoKo" entfallen bei der Sachkontenbuchung und sind nur für Buchungen mit Aktenbezug.

    In der Spalte Buchungstext wird der Text aus dem oberen Feld übernommen.

    Bei der Anschaffung abschreibungsfähiger Sachanlagen geben Sie eine Inventarnummer ein, damit zum Jahresende die Abschreibung automatisch erfolgen kann. Durch die Eingabe der Nummer wird das Inventar unter "Anlagebuchhaltung" angelegt und steht zur weiteren Bearbeitung und Ergänzung erforderlicher Angaben zur Verfügung.

    Näheres zur Anlagenbuchhaltung erfahren sie Hier. link

    Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf "speichern".

    Die Eingabemaske ist für eine neue Buchung bereit. Nehmen Sie die nächste Buchung vor oder klicken Sie auf "Abbrechen", wenn Sie fertig sind.

    Wenn Sie während einer Buchung auf "Abbrechen" klicken, geht die vorgenommene Buchung verloren. Das Fenster wird geschlossen. Sie sehen nun alle Buchungen, die Sie vorgenommen haben.

    Nachdem Sie alle Buchungen eingegeben haben, sollten Sie den angezeigten Endbestand mit Ihrem Kontoauszug abgleichen. Dieser muss übereinstimmen, sonst haben Sie etwas falsch gebucht. Alle rot markierten Buchungen sind Ausgaben und alle gelben sind Einnahmen.

    Sollten Sie einen Fehler entdeckt haben, klicken Sie auf die farblich markierte Buchung doppelt. Es öffnet sich das Eingabefenster und Sie können Ihre Korrektur vornehmen. siehe Buchungen ändern.

Buchungen mit Mandantenbezug

Vorbemerkung:

Durch die Einbindung in die Mandantenbuchhaltung führen Sie einerseits Ihre Buchungen in der Finanzbuchhaltung und gleichzeitig über die Mandantenbuchhaltung Zusätzlich kann das Forderungskonto angesprochen werden.

Die Mandantenbuchungen können auf folgende Konten verteilt werden: Vergütung, Merk-posten, durchlaufende Posten, Fremdgeld.

Vergütung:

Auf diesem Konto wird der komplette Rechnungsbetrag gebucht, abzüglich der durchlaufen-den Posten, inklusiv Fremdvergütungen. Advoware schlägt beim Buchen automatisch eine Verteilung vor.

Ändern Sie niemals manuell den Steuersatz, den Sie in den Grundeinstellungen im Konten-rahmen eingegeben haben, dies kann Probleme bei der Umsatzsteuervoranmeldung verursachen.

Merkposten:

Der Gesetzgeber schreibt vor, Auslagen, die nicht unmittelbar mit der Anwaltstätigkeit zu tun haben, steuerpflichtig weiter zu berechnen. Wenn z.B. Sie für Ihren Mandanten eine Grundbuchanfrage durchführen, so zahlen Sie die Gebühr ohne Steuer. Bei der Berechnung an den Mandanten muss diese aber steuerpflichtig weiter berechnet werden. Advoware ist in der Lage, diese Buchungen über das Konto "Merkposten" durchzuführen. Im Gegensatz zu den Konten Vergütung, durchlaufende Posten und Fremdgeld muss im Kontenrahmen in der Spalte "Mandantenkonto" keine Zuordnung erfolgen, es stehen Ihnen daher alle Konten zu Verfügung. Beachten Sie jedoch, ob dem Gegenkonto ein Steuerschlüssel zugeordnet wurde (Vorsteuer) oder nicht.  Haben Sie für diese Fremdvergütung Vorsteuer gezahlt, muss das Gegenkonto einen Steuerschlüssel vorweisen, sonst erhalten Sie Ihre gezahlte Vorsteuer nicht zurück.

Im Konto Merkposten wird ebenfalls die Summe der erfassten Kosten aus der Auslagenerfassung verbucht. Diese werden unten angezeigt.

Beim Schreiben einer Rechnung werden alle Nettobeträge der gebuchten Merkposten angezeigt und mit den anderen steuerpflichtigen Leistungen mit der entsprechenden Mehrwertsteuer versehen. Da in einigen Kanzleien die Anwälte nach der Leistung bezahlt werden und sich nach den eingegangenen Honorarbuchungen richtet, wird durch die gleichzeitige Berechnung der steuerpflichtigen Auslagen das Honorar hoch gesetzt, obwohl diese Auslagen kein eigentlicher Umsatz sind. Daher steht das Konto Fremdvergütung zur Verfügung. Vorteil ist, dass die Umsatzlisten nun tatsächlich den erwirtschafteten Umsatz der Sachbearbeiter oder Referate anzeigen.

Um diese Fremdvergütung separat zu buchen, hinterlegen Sie dies in den Grundeinstellungen, klicken Sie hier drop

Alle von Ihnen im Voraus gezahlten Posten, die Sie mit Umsatzsteuer weiter berechnen müssen, werden zum einen mit dem Gesamtbetrag im Konto "Vergütung" gebucht und separat im Konto Merkposten mit dem Text "abgerechnet mit Re 123" gebucht.

Fremdgeld:

Zahlungen, die höher sind, als die Konten Merkposten, Vergütung und durchlaufende Posten werden auf diesem Konto gebucht. Advoware schlägt automatisch die Buchungen vor, so dass die Konten ausgeglichen sind.

durchlaufende Posten:

Hierbei handelt es sich um steuerfreie Auslagen und betreffen in der
Regel nur Kosten, die etwas mit dem Gericht zu tun haben. Diese verbuchen Sie unter diesem Konto. Wenn Sie eine Rechnung schreiben, zeigt Advoware die Auslage in der Rechnung an.

Sobald Sie eine Rechnung in ein Word - Dokument einfügen bucht Advoware den gesamten Betrag auf das Konto "Vergütung" abzüglich der steuerfreien Auslagen. Diese werden auf dem Konto "durchlaufende Posten" gebucht.

Buchung

Sobald Sie über die Aktennummer oder das Rubrum die Akte eingegeben haben und die Entertaste gedrückt haben, erscheinen in der nächsten Spalte die Konten aus der Mandantenbuchhaltung. Advoware schlägt Ihnen die Buchungen vor, um evtl. vorhandene Salden auszugleichen.

    Wählen Sie unter "Aktenkonto", auf welches der oben beschriebenen Mandantenkonten gebucht werden soll.

    In der Spalte "SB" wird der Sachbearbeiter der Akte angezeigt oder - bei Honorarverteilung auf mehrere Sachbearbeiter - die entsprechenden anderen beteiligten Sachbearbeiter.

    Unter "Gegenkonto" können Sie das entsprechende Konto auswählen. Wichtig ist, dass dieses Konto in den Grundeinstellungen "Finanzbuchhaltung" - "Kontenrahmen" eine Zuordnung zur Mandantenbuchhaltung erhalten hat. Nur diese Konten werden Ihnen angezeigt, Ausnahme ist hierbei das Aktenkonto "Merkposten", hier stehen Ihnen alle Konten zur Verfügung ohne sie im Kontenrahmen der Mandantenbuchhaltung zugeordnet zu haben.

    Die Spalten "Bruttobetrag", "MwSt", "St. - Satz" werden automatisch ausgefüllt.

    Bei Zahlungen einer Rechnung können Sie der Zahlung eine Rechnung zuordnen, damit diese nicht mehr in der offenen Posten-Liste erscheint. Im unteren Bereich finden Sie drei Reiter. Klicken Sie auf den Reiter Rechnungen, es werden Ihnen alle offenen Rechnungen angezeigt. Klicken Sie auf die Rechnung(en), die berücksichtigt werden soll(en). Die Rechnungsnummer und der Betrag erscheinen dann im Buchungsfenster.

   

    Falls ein Forderungskonto besteht und darauf gebucht werden soll (z.B. Zahlungen), setzen Sie das Häkchen im Feld "Forderungskonto". Nach der Buchung öffnet sich ein Fenster zur Buchung ins Forderungskonto.

    Ist in den Grundeinstellungen „gebuchte Zahlungseingänge in den Posteingang stellen“ aktiviert, werden die in der Grundeinstellung aktivierten Werte (Gesamtbetrag, Honorar, Fremdvergütung, Fremdgeld, Auslagen, Merkposten) im Posteingang und in der Aktengeschichte als ein eigener Eintrag gespeichert. Im Posteingang wird als Datum das Belegdatum und nicht das Buchungsdatum! als Datum eingestellt.

    Zum Einfügen weiterer Zeilen drücken Sie die Entertaste oder klicken mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen "neue Zeile einfügen", dadurch sind Splittbuchungen möglich: