Mit den beiden Navigationspfeiltasten können Sie die zuvor aufgerufene(n) Person(en) aufrufen. Die Funktion entspricht den bekannten Funktionen aus den Internet-Browsern zum Navigieren zwischen den zuletzt aufgerufenen Internetseiten. Benötigt wird diese Funktion beispielsweise, wenn Sie Mitarbeiter als Kontaktpersonen zu einer Firma erfassen. Per Doppelklick auf die Kontaktperson in der Tabelle gelangen Sie in die Daten der Kontaktperson. Per Klick auf den Pfeil "zur letzten Adresse" gelangen Sie wieder zur Firma. Sie können sofort weitere Mitarbeiter anlegen.
Eingabefeld "Adresse suchen"
Wenn Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens
wissen, geben Sie ihn in das Feld ein und drücken Sie die Eingabetaste. Wissen
Sie nur Bruchteile des Namens, geben Sie diese ein und klicken auf das Fernglas
. Sie erhalten eine Auflistung
mit allen Beteiligten, die diese Buchstabenkombination enthalten, egal ob sie am
Anfang stehen oder mittendrin. Nach der Auswahl werden die Verknüpfungen zu
anderen Akten und die dazugehörigen Personen angezeigt. Durch Anklicken des
Häkchens "übernehmen" können Sie auswählen, welche Kontakte ebenfalls in der
neuen Akte übernommen werden sollen.
Sie können eine Adresse auch über die Eingabe einer Adressnummer oder in der Form "Nachname, Vorname" finden.
Jede Person erhält automatisch eine nicht änderbare Adressnummer zur eindeutigen Identifizierung. Mit den Pfeiltasten können Sie die Daten der vorherigen/nächsten Adressnummer einsehen.
Bei der Speicherung einer neuen Person erhält diese automatisch eine Adressnummer. Diese eindeutige Nummer wird vom System verwaltet und kann nicht geändert werden. Dadurch ist sichergestellt, dass Adressen in allen Modulen jederzeit eindeutig zugeordnet werden können. Auch für manche Datenbankabfragen ist die Adressnummer ein wichtiger Indikator.
Über dieses Symbol gelangen Sie in das Freigabefenster für unser Zusatzmodul "online Akte" (erfordert separate Lizenz).
Anlage einer neuen Adresse
Kopiert/dupliziert einen Datensatz. Eventuell vorhandene Kontaktpersonen und Kommunikationsverbindungen werden auf Rückfrage übernommen.
Wechselt in das Modul "Beteiligteninfo". Angezeigt werden dort alle Akten, Bezugspersonen und Vorgänge der Person (Siehe Kapitel Beteiligteninfo).
Mit dieser Funktion wird die Person der aktuellen Akte hinzugefügt. Sie erhalten nach dem Anklicken ein Fenster, aus dem Sie die Beteiligtenart auswählen müssen. Das Symbol entspricht der Taste "F9".
Erstellt einen Schriftsatz an die Person. Sie können auch Beteiligte anschreiben, die keiner Akte zugeordnet sind.
Der Schriftsatz wird in dem unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" – "Speicherorte für Dokumente" – "Dokumente ohne Aktenbezug" eingestellten Ordner gespeichert. Es erfolgt keinerlei Verknüpfung in der Datenbank. Wenn Sie möchten, dass der Schriftsatz zur Akte gespeichert wird, können Sie für solche Fälle eine Sammelakte anlegen. Oder Sie importieren den Schriftsatz nach der Erstellung in die Tabelle der Dokumente des Beteiligten (Adressmodul Register "Adresse Seite 2").
Erstellt eine E-Mail an die Person. Advoware öffnet Ihr Standardmailprogramm. Die E-Mail-Adresse erscheint im Format "Vorname Name; E-Mail-Adresse".
Über die Optionen können Sie die Daten als vCard exportieren. Diese kann anschließend in die Kontakte des verwendeten E-Mail-Programms übernommen werden. Sie können auch eine vCard als neue Adresse in Advoware übernehmen und die Adresse in der Programmstartleiste zu den Favoriten hinzufügen. Ebenso können Sie die Vorbelegung der Adresssuche (gründliche oder schnelle Suche) bei Drücken der Tabulator- oder Eingabetaste über die Optionen einstellen: