Jeder Vorgang der Aktengeschichte kann anderen Mitarbeitern über den "Posteingang" vorgelegt werden.
Dieses Modul eignet sich daher u. a. für eingescannte Post, der zentralen Bearbeitung personengebundener E-Mail-Adressen oder auch für Telefonnotizen.
Die Einträge bleiben in dem Posteingang so lange sichtbar, bis der Empfänger sie als "kontrolliert" gekennzeichnet hat.
Der Autor kann so erkennen, ob sein Eintrag bereits kontrolliert wurde. Ein vorgelegter Eintrag kann auch mehreren Mitarbeitern gleichzeitig vorgelegt werden.
Bei Eindeutigkeit des Aktenzeichens und gesetztem Häkchen unter "Grundeinstellungen" - "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" - "Optionen" wird z. B. die eingescannte Post dem Sachbearbeiter, bei dem das Häkchen in den Grundeinstellungen gesetzt wurde, direkt vorgelegt:
Einige generelle Hinweise:
• In der Symbolleiste des Moduls finden Sie Filter zur Anzeige aller Posteingänge, die noch keinem Sachbearbeiter zugeordnet wurden, zu einzelnen Sachbearbeitern und zu Vorgangsarten der Aktengeschichte.
• Das Programm merkt sich den zuletzt aufgerufenen Sachbearbeiter für den nächsten Programmstart.
• Einträge müssen nicht zwingend einer Akte zugeordnet werden.
• Wenn Sie das Zusatzmodul Advoware Telefonie installiert haben, können Sie eingehende Anrufe optional in den Posteingang des Aktensachbearbeiters stellen.
• In den Grundeinstellungen finden Sie die Berechtigung "vorgelegte Post löschen".