Klicken Sie in der Programmstartleiste auf
"Aktenverwaltung" - "Akte bearbeiten" - "Akte anlegen" und Klicken Sie auf (F2). Advoware öffnet
das Modul "Akte anlegen". Die nachfolgenden Erläuterungen gelten für
Anwaltsakten. Notariatsakten haben einen geringfügig anders gestalteten
Aufbau.
Ganz oben finden Sie das Feld Aktenzeichen. Die dort angezeigte Aktennummer wird vom System verwaltet und automatisch vergeben und kann nur in der Zusammensetzung geändert werden. Dies gewährleistet Eindeutigkeit und verhindert Lücken im Aktenregister. Sämtliche Module sind über die Aktennummer verknüpft. Wenn Sie in einem beliebigen Modul die Akte wechseln, gilt die neue Aktennummer automatisch auch für alle anderen Module. Daher kann die Aktennummer nicht geändert werden, lediglich die Zusammensetzung können Sie über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" "Akten" - "Aktenzeichen festlegen. Neben dem Aktenzeichen finden Sie ein Symbol, mit dem Sie das Aktenzeichen in die Zwischenablage übernehmen können.
Geben Sie in das Datenfeld in Sachen das Rubrum der Akte ein. Advoware überprüft, ob es bereits andere Akten mit dieser Kurzbezeichnung gibt und zeigt die entsprechenden Akten an. Diese Überprüfung verhindert eine versehentliche Doppelanlage oder Doppelbezeichnung.
Die Zeichenfolge "Leerzeichen"./. "Leerzeichen" erzeugen Sie mit der Funktionstaste "F11". Bei Anlage einer neuen Akte prüft das Programm nach Eingabe des Rubrums (z.B. "Meier./. Müller") unter Zuhilfenahme dieses Zeichens, ob Mandant ("Meier") und Gegner ("Müller") bereits in der Datenbank enthalten sind und schlägt ggf. eine automatische Übernahme vor.
Geben Sie in das Datenfeld wegen die Bezeichnung der Angelegenheit ein (z.B. "Forderung", "Ehescheidung", ...).
In den Grundeinstellungen können Sie unter "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Standardwerte für Listen" - Art der Angelegenheit (wegen) häufig verwendete Bezeichnungen vorgeben.
Wählen Sie aus den gleichnamigen Listenfeldern ein Referat und einen Sachbearbeiter (Notariatsakten: einen Notar) aus. Die Liste der Referate bestimmen Sie selbst in den Grundeinstellungen unter "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Referate Als Sachbearbeiter ausgewählt werden können nur Mitarbeiter, für die unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter im Register "Gruppenzugehörigkeit" die Option "bearbeitet eigenverantwortlich Akten" aktiviert ist.
Änderungen des Sachbearbeiters und des Referats werden protokolliert und können jederzeit über die Optionen eingesehen werden.
Voreinstellung für das Anlagedatum ist das Systemdatum des Servers, eine manuelle Änderung ist jederzeit möglich.
Das Datenfeld für den Gegenstandswert (Notariatsakten: Geschäftswert) wird u. a. bei der Auswahl des Prozessgerichts und für die Wertgebühren als Vorgabewert herangezogen.
Für die Steuerung des Kostenbereiches und die Buchung der ZV-Maßnahmen können Sie in der Akte eine generelle Vorgabe für die Vorsteuerabzugsberechtigung treffen. Um die Gefahr von Eingabefehlern zu reduzieren, haben uns bewusst für die Akte und nicht für eine Speicherung zur Adresse entschieden. Eingestellt werden können "nicht abzugsberechtigt" (Voreinstellung), "abzugsberechtigt", "steuerbefreit" und "eigene Sache". Wenn Sie etwas anderes als "nicht abzugsberechtigt" einstellen, ist die Option "Umsatzsteuer ausweisen" bei der Erstellung einer Zwangsvollstreckungsmaßnahme automatisch deaktiviert. Bei Auswahl von "steuerbefreit" und "eigene Sache" kann diese zur Vermeidung von Fehlern auch nicht manuell gesetzt werden.
Wenn PKH erster oder zweiter Instanz beantragt wurde, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus dem Listenfeld (Voreinstellung für Anwaltsakten: Regelvergütung):
Wenn Sie eine strafrechtliche oder bußgeldrechtliche Akte anlegen, wählen Sie aus dem Listenfeld den entsprechenden Eintrag für Wahlverteidigung oder Pflichtverteidigung aus:
Der Eintrag "Beratungshilfe" hat keine Auswirkung auf die voreingestellten Rechnungspositionen und dient lediglich als Merkposten dient.
Häufig benötigte Notizen können Sie dauerhaft speichern: klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz und auf "Anmerkung in die Auswahlliste übernehmen". Wenn Sie beim nächsten Mal die Anfangsbuchstaben eingeben, müssen Sie nur Die Eingabetaste drücken, um die gesamte Notiz zu übernehmen.
Auch unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" "Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Notizen können Sie häufig benötigte Texte hinterlegen und dort auch wieder löschen.
Das Datenfeld Notizen darf bis zu 254 Zeichen
enthalten. Wenn Sie mehr schreiben möchten, klicken Sie dazu auf das Symbol . Es öffnet sich der Rtf-Editor mit
vielfältigen Formatierungsmöglichkeiten.
Nutzer der online Akte können über das RTF-Control "von unterwegs" über mobile Endgeräte Notizen zu einer Akte oder Person speichern. Diese können später über die Zwischenablage in ein Word-Dokument übernommen oder auf andere Weise weiterverarbeitet werden.
In der Tabelle Ereignisse werden in zeitlicher Reihenfolge die zur Akte gespeicherten Fristen, Wiedervorlagen, Maßnahmen, Aufgaben und Termine angezeigt. Durch den optionalen Einbezug von Postausgängen und -eingängen bietet diese Tabelle einen vollständigen Überblick über noch unerledigte Vorgänge der Akte:
• Fristen
• Wiedervorlagen
• Aufgaben
• Termine
• Maßnahmen
• Posteingänge
• Postausgänge
Standardmäßig werden nur "offene" Ereignisse angezeigt:
• Fristen: Einträge, die nicht den Status "erledigt" oder "gelöscht" besitzen
• Wiedervorlagen/Aufgaben/Maßnahmen: Einträge, die nicht den Status "erledigt" besitzen
• Termine: Einträge, die nicht den Status "erledigt" besitzen und nicht in der Vergangenheit liegen (ohne Berücksichtigung der Uhrzeit, d.h. "Vortag und älter")
• Posteingänge: unkontrollierte Einträge
• Postausgänge: noch nicht versendete Einträge
Über das Kontextmenü können Sie die Anzeige auf sämtliche Ereignisse erweitern. Mit einem Dokument verknüpfte Einträge werden im Viewer angezeigt und können geöffnet werden.
Über die Lupe können Sie die Ansicht vergrößern. Die angezeigten Daten können gruppiert und über die Textfilter eingeschränkt werden.
Die Farben entsprechen den Farben der Terminübersicht:
• erledigte Einträge: grau
• Fristen: rot
• Vorfristen: grün
• Termine: blau
• Wiedervorlagen/Aufgaben/Maßnahmen: rotbraun, falls abgelaufen und noch offen
Einträge mit hoher/wichtiger Priorität werden farblich hervorgehoben.
Über das Kontextmenü können Sie weiterhin neue Ereignisse eingeben, weiterverfristen, als erledigt kennzeichnen und ändern, ohne in das jeweilige Modul wechseln zu müssen. Bei der Eingabe und Änderung erfolgt eine automatische Anzeige der bisherigen Wiedervorlage zur Akte. Bereits vorhandene Termine können Sie direkt weiterverfristen oder als erledigt kennzeichnen, ohne das entsprechende Modul aufrufen zu müssen! Klicken Sie dazu doppelt auf den entsprechenden Termin/Wiedervorlage etc.
Sämtliche Einstellungen gelten nur für Ihren Rechner und bleiben für das nächste Mal gespeichert.
Die Liste "Beteiligte" enthält die Aktenbeteiligten. Wenn Sie mit der Maus auf einen Beteiligten zeigen, sehen Sie in einem "Schnellinfo-Fenster" alle vorhandenen Telekommunikationsdaten zu der Adresse. Die Liste der Aktenbeteiligten verfügt über ein sehr mächtiges Kontextmenü mit allen wichtigen Funktionen. Diese werden im nachfolgenden Kapitel näher erläutert.
Wechseln Sie in das Register "Akte Seite 2". Hier speichern Sie weitere Angaben zur Akte:
Wählen Sie aus den beiden oberen Listenfeldern die Bezeichnungen für die Mandantschaft und der gegnerischen Partei aus. Diese Bezeichnungen werden für die mitgelieferten Mustertexte benötigt. Beim Erstellen eines Schriftsatzes (z.B. Klageschrift, Anträge etc.) werden Gegner und Mandant mit dieser Bezeichnung aufgeführt. Bezeichnungen verwalten Sie unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Standardwerte für Listen".
Das Gerichtsrubrum wird für einige Schreiben an das Gericht benötigt und als Platzhalter dort eingefügt. Bei der Aktenanlage erhält das Gerichtsrubrum automatisch das Akten-Rubrum als Voreinstellung. Dies ist nicht immer korrekt, da der Kläger von den Gerichten in der Regel an erster Stelle geführt wird. Auch bei nachträglichen Änderungen des Rubrums (z.B. aufgrund eines falsch eingegebenen Namens) ist das Gerichtsrubrum zu überprüfen.
Überörtliche Sozietäten können das Kürzel Ihres Standortes auf der Akte Seite 2 eingeben:
Dieses kann als Platzhalter in Ihre Korrespondenz eingefügt und für zahlreiche Auswertungen verwendet werden.
Der Bearbeitungsort ist der Ort, an dem sich eine (Papier-)Akte physikalisch gerade befindet (Vorgabe: Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Akten" - Standardwerte für Listen" - "Aktenbearbeitungsorte").
Tipp: Advoware erlaubt die Eingabe des aktuellen Bearbeitungsortes von mehreren Akten in Stapelverarbeitung per Barcodeleser. Hierzu müssen Sie z.B. die Aktennummer als Barcode auf als Etikett auf das Deckblatt kleben oder die Handakte mit dem Platzhalter "Barcode" aus dem Register "Akte allgemein" versehen und ausdrucken. Besitzer eines Diktiergeräts mit Barcodeaufsatz haben hier automatisch einen Mehrwert.
abrechnen nach: Die Einstellung für die Honorarabrechnung ist maßgeblich für die Vorauswahl des Rechnungsmoduls und der Gebühren für Maßnahmen der Zwangsvollstreckung. Die Voreinstellung richtet sich nach dem Anlagedatum der Akte (Anwaltsakten: RVG-Fassung, Notariat GNotKG oder KostO).
Wenn Sie mit mehreren Umsatz-, Fremdgeld - und Auslagenkonten und arbeiten, können Sie jeweils ein Konto voreinstellen. Die Einstellung ist nur für die Finanzbuchhaltung relevant und erfordert die Berechtigung "Finanzbuchhaltung" - "Aktenanlage". Den zugeordneten Konten werden eingehende Buchungen, die zu der Akte gehören, automatisch zugeordnet. Falls Sie hier keine Auswahl treffen und mehrere Honorar-, Auslagen- und Fremdgeldkonten in Ihrem Kontenrahmen vorhanden sind, erfolgt bei jeder Buchung eine Nachfrage, auf welches Konto gebucht werden soll.
Für das Zeithonorarmodul "advotime" können Sie für jede Akte und für jeden Aktensachbearbeiter einen vereinbarten Stundensatz festlegen. Wenn Sie mit Ihrem Mandanten eine Vergütungsvereinbarung treffen möchten, klicken Sie auf Vergütungsvereinbarung. Verfahren Sie anschließend wie im Kapitel "Vergütungsvereinbarung eingeben beschrieben.
mehrere Sachbearbeiter: Die Möglichkeit zur Honoraraufteilung wird im Kapitel "Aufteilung des Honorars auf mehrere Sachbearbeiter beschrieben.
Die Option Ratenzahlung wird benötigt, wenn Sie das Modul "Ratenzahlungskontrolle" nutzen möchten. Setzen Sie zur Aktivierung der Raten bei "Ratenzahlung" im Register "Akte Seite 2" ein Häkchen und geben Sie die Höhe der Raten und den Beginn der ersten Rate ein:
Wenn Sie Datenfelder benötigen, die nicht von Advoware angeboten werden, können Sie diese im Register "Akte Seite 3" als Freifelder anlegen. Diese können als Komponenten für die Zusammensetzung des Aktenzeichens verwendet werden (Grundeinstellung "Aktenverwaltung" "Akten" "Aktenzeichen) und stehen auch als Platzhalter für Mustertexte zur Verfügung.