Die WebAkte-Rechtsschutz-Schnittstelle

Was ist die "WebAkte Rechtsschutz"?

Mit WebAkte-Rechtsschutz können Schadensfälle mit Rechtsschutzversicherern direkt aus Winmacs heraus und online abgewickelt werden. Es müssen keine Schriftsätze auf Papier mehr mit Versicherungen ausgetauscht werden.

Es ist eine kostenlose Anmeldung für WebAkte-Rechtsschutz notwendig. Danach stehen folgende Vorteile zur Verfügung:

• Versicherungen empfehlen die Kanzlei bei der Vergabe von Rechtsschutzmandaten.
• Kanzleien reichen ihre Deckungsanfragen bei teilnehmenden Rechtsschutzversicherungen elektronisch ein und erhalten eine kurzfristige Rückmeldung auf demselben Weg.
• Kanzleien versenden ihre RVG-Kostennoten elektronisch an Rechtsschutzversicherungen.

Diese Funktionen stehen Winmacs-Kunden ohne weitere Zusatzkosten zur Verfügung. Voraussetzung ist Winmacs ab Version 4.10.0 und höher mit der zusätzlich installierten WebAkten-Software WM Web sowie mit Zugangsdaten von e.Consult (erhältlich per kostenfreier Registrierung).

Auf technischer Ebene werden alle WebAkten-Funktionen durch die Firma e.Consult AG bereitgestellt. Die WebAkte von e.Consult dient generell dem Austausch von Mitteilungen und Dokumenten zwischen den Beteiligten mittels verschlüsselter Internetverbindung.

Durch weitere Module (kostenpflichtig) kann der Funktionsumfang der WebAkte noch erheblich ausgeweitet werden, z. B. um auch mit Mandanten oder Gegenanwälten über das Internet sicher zu kommunizieren. All diese Funktionen können direkt aus Winmacs heraus und ohne Medienbruch aufgerufen werden. Sprechen Sie mit uns, wir beraten Sie gerne.

Technische Voraussetzungen

Die Installation und Nutzung von WebAkten erfordert einige technische Voraussetzungen:

• Kanzleisoftware Winmacs (bereits installiert) in neuester Version (mindestens 4.10.0)

• WM-Web-Installationsdatei muss vorliegen (zur Installation s. u.)

• Zugangsdaten von e.Consult (zur kostenfreien Registrierung im Internet s. u.)

• Internetzugang an dem jeweiligen Arbeitsplatz zur Nutzung der WebAkte-Rechtsschutz empfohlen: Auf allen betreffenden Winmacs-Arbeitsplätzen sollte "Microsoft .NET-Framework" in Version 3.5 verfügbar sein (in Windows 7 und Vista ist es standardmäßig enthalten, unter anderen Windows-Versionen muss es ggf. nachinstalliert werden) – ohne .NET kann die WebAkte auf dem jeweiligen Arbeitsplatz nicht als "Rechtsschutzmanager plus" und damit insbesondere nicht für die ADAC-Rechtsschutzversicherung eingesetzt werden.

Installation und einmalige Einrichtung

Bevor Sie die WebAkte in Winmacs einrichten und nutzen können, benötigen Sie Zugangsdaten der e.Consult AG. Danach müssen Sie die Winmacs-Erweiterung WM Web installieren (auf dem Server und an allen Arbeitsplätzen), die WebAkten-Zugangsdaten eintragen und weitere Einstellungen treffen.

Zugangsdaten für WebAkte besorgen

Um die Zugangsdaten für die "WebAkte Rechtsschutz" zu erhalten, müssen Sie sich beim Anbieter einmalig und kostenfrei registrieren. Nach unserem Kenntnisstand ist diese Registrierung aktuell nur telefonisch (0681 95082-80) oder per E-Mail (service@e-consult.de) möglich. Aktuelle Informationen finden Sie auf der Website des Anbieters: www.e-consult.de

Nach Abschluss der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit folgenden Zugangsdaten:

Benutzername Bsp.: Mustermann.Michael

Passwort Bsp.: 9876543

Partner-ID Bsp.: 123456

WM Web installieren und einrichten

Das Modul WM Web von Septeo wird benötigt, um in Winmacs die Funktionen der "WebAkte Rechtsschutz" aufrufen und nutzen zu können.

• WM Web installierenStarten Sie die Installation der WM-Web-Schnittstelle für den Winmacs-Server bzw. Einzel­arbeitsplatz, indem Sie einen Doppelklick auf die Installationsdatei ausführen und den Anweisungen folgen.

• Zugangsdaten in Winmacs eingeben
  Tragen Sie die von e.Consult erhaltenen Zugangsdaten einmalig an einem beliebigen Winmacs-Arbeitsplatz ein. Öffnen Sie dazu das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnitt­stellen" > Button "WebAkte" > "Globale Einstellung (gesamtes System)" und dort den ersten Reiter "Verbindungsparameter".
  
  
  
  Server
  
  Geben Sie hier ein: secure.webakte.de (ohne Leerzeichen) oder secure.e-consult.de
  
  URL
  
  Tragen Sie unten stehende Zeile ein, tauschen Sie aber die rote Zahl durch Ihre individuelle Partner-ID aus. Die Partner-ID haben Sie zusammen mit Ihren Zugangsdaten direkt von e.Consult erhalten.
  Beispiel: /e.consult.123456/vApp/interface2.asp
  
  Partner-ID
  
  Dies ist Ihre Identifikationsnummer, die Sie ohne weitere Ergänzungen eintragen.
  Beispiel: 123456
  
  Login
  
  Geben Sie den Ihnen zugewiesenen Benutzernamen ein.
  Beispiel: Mustermann.Michael
  
  Passwort
  
  Tragen Sie das Passwort ein, das Sie zusammen mit den Zugangsdaten erhalten haben.
  Beispiel: 9876543

• Wechseln Sie danach im selben Fenster auf die Registerkarte "Kanzlei-Stammdaten (GDV)" und tragen Sie dort die Kontakt- und Kommunikationsdaten Ihrer Kanzlei ein.
  Zwingend angegeben werden müssen zumindest Kanzleiname, Straße, PLZ und Ort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, da ansonsten das Fenster nicht verlassen werden kann.
  
  

• Tragen Sie auch auf den anderen beiden Registerkarten dieses Fensters Ihre Daten ein, insbesondere auf der Registerkarte "RVG-Kostennote" Ihre Bankverbindung als Zahlungsempfänger und auf der Registerkarte "Zusatz (Zentralruf/ ADAC)" ggf. Ihre ADAC-Partnernummer

• WebAkten-Software an den Arbeitsplätzen installieren
  Die WebAkten-Software muss nun auf jedem Arbeitsplatz installiert werden,von dem aus die Zusatzfunktionen genutzt werden sollen. Schließen Sie dazu Winmacs und starten Sie am jeweiligen Arbeitsplatz das Client-Setup-Programm ClientSetup_WebAkte-RMPlus.exe. Folgen Sie den Anweisungen:
  Tragen Sie während der Installation insbesondere im Feld Servername den Namen oder die IP-Adresse des Rechners in Ihrem Netzwerk ein, auf dem die RAG-Data-Datenbank läuft, und klicken Sie dann auf den Button Server prüfen.
  Den Experten-Modus benötigen Sie nur, wenn Winmacs nicht im Standardverzeichnis zu finden ist oder wenn Sie ein abweichendes Installationsverzeichnis für die WebAkte festlegen möchten.
  
  Soweit das benötigte .NET-Framework auf dem Rechner nicht installiert ist, fragt das Setup-Programm, ob es dieses herunterladen und auf dem Arbeitsplatz installieren soll.
  
  Hinweis: Ohne .NET kann die Webakte zwar genutzt werden, aber nicht als "Rechtsschutzmanager plus". Es ist dann unter anderem nicht möglich, mit der ADAC-Rechtsschutzversicherung zu kommunizieren

• "Rechtsschutzmanager Plus" an den Arbeitsplätzen aktivieren
  Standardmäßig sollten Sie die Funktion des "Rechtsschutzmanagers Plus" an allen betreffenden Winmacs-Arbeitsplätzen aktivieren. Öffnen Sie dazu jeweils das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen" und markieren dort die Option RM Plus.
  Sie sollten darauf nur verzichten, wenn auf dem Arbeitsplatz kein .NET-Framework zur Verfügung steht oder wenn es anderweitige technische Schwierigkeiten gibt.

• Betreffzeilen an den Arbeitsplätzen einrichten
  Nach der Installation können Sie jeweils die arbeitsplatzspezifischen Einstellungen an den einzelnen Arbeitsplätzen vornehmen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Arbeitsplatz-spezifische Einstellungen") und dort insbesondere die Betreffzeilen für GDV-Mitteilungen hinterlegen.
  
  

• Versicherungsliste aktualisieren
  Um die Liste der teilnehmenden Versicherungen zu aktualisieren, öffnen sie einmalig von einem beliebigen WebAkten-Arbeitsplatz das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Versicherungen (WebAkte)". Klicken Sie dort auf den Button Aktualisieren am oberen Fensterrand, um die aktuelle Liste über das Internet herunterzuladen. Der Vorgang kann einen Moment dauern ist nur ein Mal pro Kanzleinetz erforderlich.

WebAkte Rechtsschutz nutzen

Wenn WebAkten genutzt werden, ist eine aktive Internetverbindung notwendig.

Ob eine Verbindung zum WebAkten-Server hergestellt werden kann, erkennen Sie in der Statusleiste des Winmacs-Hauptfensters (siehe Bild): Nach einer erfolgreichen Verbindung steht dort "WebAkte – Online". Nach dem Starten von Winmacs kann es jedoch einige Momente dauern, bis eine Verbindung angezeigt wird. Eine (noch) nicht vorhandene Verbindung wird hier in roter Schrift angezeigt. Ein Doppelklick in diese Anzeige hinein überprüft die Verbindung.

Die Kommunikation zwischen Kanzlei und Versicherung läuft dann über elektronische Mitteilungen ab – einem Verfahren ähnlich wie E-Mail. Sie benötigen dazu jedoch nur Winmacs (samt WM Web und WebAkte-Rechtsschutz) und kein E-Mail- oder anderes Programm.

Die Verwaltung dieser elektronischen Mitteilungen erfolgt in den so genannten "WebAkten". Die WebAkten existieren unabhängig und parallel zu Winmacs-Akten. In der Regel wird pro Winmacs-Akte eine WebAkte bestehen (sofern sie angelegt wurde).

Die WebAkte kann am Einfachsten geöffnet werden, indem man in der Winmacs-Akte im Menüband "Akte" auf den Button WebAkte klickt.

1. Deckungsanfrage an Versicherung verschicken

Um eine Deckungsanfrage, eine Kostennote oder eine andere Nachricht an eine teilnehmende Versicherung zu verschicken, müssen Sie zuerst die entsprechende WebAkte öffnen (bzw. falls es noch keine WebAkte gibt: eine anlegen). Die Mitteilung wird dann in der jeweiligen WebAkte erzeugt und verschickt. Im Einzelnen funktioniert das so:

• Öffnen Sie die betreffende Winmacs-Akte. Klicken Sie dazu in der Winmacs-Akte auf den Button WebAkte (wenn die Beschriftung in rot erscheint, ist bereits eine WebAkte angelegt).
  
  

• Es öffnet sich das Winmacs-Übersichtsfenster für WebAkten. Darin sind alle WebAkten aufgelistet, die zur Winmacs-Akte gehören (in der Regel nicht mehr als eine).
  Wenn dort noch keine WebAkte eingetragen ist, klicken Sie auf Button Neu, um eine neue WebAkte anzulegen. Wenn dort ein Eintrag vorhanden ist, markieren Sie diesen in der Liste und klicken auf Button Öffnen, um die WebAkte zu öffnen.

• Nun öffnet sich das Fenster der gewählten WebAkte. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Rechtsschutzmanager".
  
  
  
  a) Hier werden auf der ersten Unterregisterkarte "GDV" (Aufruf über den unteren Fensterrand) allgemeine Angaben zu Absender (= Kanzlei) und Empfänger (= Versicherung) erfasst. Ergänzen Sie die Felder.
  Markieren Sie oben die Option Deckungsanfrage.
  
  b) Anschließend wechseln Sie zur nächsten Unterregisterkarte "Anhang" (bzw. "Mitteilung", wenn Sie ohne den "Rechtsschutzmanager plus" arbeiten).Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Anfrage auf Wunsch Dateien anzuhängen. Dazu können Sie die entsprechend aufgelisteten Dokumente (aus dem Textbestand der Akte oder aus WM Doku) per Mausklick markieren und über einen weiteren Mausklick auf den Pfeil nach rechts in die rechte Spalte verschieben.
  Andere (externe) Dateien können Sie über den Button ... hinzufügen.
  Alle Dokumente, die dann in der rechten Spalte angezeigt werden, werden in der Anfrage mitgeschickt.
  
  c) Danach wechseln Sie zur dritten Unterregisterkarte "RM Plus (Deckungsanfrage)" (bzw. "Deckungsanfrage", wenn Sie ohne den "Rechtsschutzmanager plus" arbeiten). Füllen Sie dort der Reihe nach alle angezeigten Felder aus.
  
  Zum Schluss senden Sie die Daten durch einen Klick auf die entsprechende den Button Abschicken ab.

2. Mitteilungen von Versicherungen empfangen

Um alle Mitteilungen, die von Versicherungen an Ihre Kanzlei abgesendet wurden, empfangen und lesen zu können, öffnen Sie das zentrale WebAkten-Übersichtsfenster. Rufen Sie dazu in Winmacs das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Schnittstellen" > "WebAkte" (> "Übersicht") auf.

Dieses Fenster besteht im Wesentlichen aus drei Bereichen:

a) der Symbolleiste am oberen Fensterrand mit dem Auswahl-Bereich zum Filtern
b) einer Auflistung aller WebAkten, die der Auswahl (im Bereich a) entsprechen,
c) einer Auflistung neu empfangener Mitteilungen

Die Deckungszusage einer Versicherung stellt eine normale WebAkten-Mitteilung dar, die genauso wie andere Mitteilungen geöffnet und gelesen wird.

So können Sie zum Abrufen einer Deckungszusage (oder einer anderen Mitteilung) vorgehen:

• Stellen Sie im obersten Bereich (a) im Listenfeld Auswahl die Option "neue Mitteilungen" ein. Im untersten Bereich (c) sind dann alle Mitteilungen zu sehen, die neu an Sie geschickt wurden. Klicken Sie gegebenenfalls auf den Button Aktualisieren, um erneut Nachrichten über die Internetverbindung abzurufen.

• Wenn eine neue Nachricht vorliegt (im Bereich c), können Sie diese öffnen und lesen, indem Sie einen Doppelklick auf ihr ausführen. Dann öffnet sich das Fenster der entsprechenden WebAkte, in dem die Mitteilung angezeigt wird.

3. RVG-Kostennote an Versicherung versenden

Der Versand einer Rechnung ist eine spezielle Form, eine Mitteilung mit Anhang (nämlich dem Rechnungsdokument) an eine teilnehmende Versicherung zu schicken.

a) Sofortiger Versand

Am schnellsten und einfachsten ist das Erstellen einer Kostennote mit sofortigem Versand an die Versicherung per WebAkte:

• Erstellen Sie im Einzelfall die Rechnung wie gewohnt im Honorarbereich der Winmacs-Akte.
  
  

• Nachdem Sie im Winmacs-Honorarfenster das Rechnungsdokument erzeugt haben, klicken Sie dort auf den Button WebAkte (diese ist erst aktiv, nach dem das Rechnungsdokument erstellt wurde).
  
  

• Die Daten werden nun automatisch in das WebAkten-Modul übergeben und dort angezeigt (gleichzeitig wird automatisch im Hintergrund die Honorarrechnung in Word geöffnet, daraus ein PDF-Dokument erzeugt und anschließend wieder geschlossen). Ergänzen oder korrigieren Sie ggf. die Angaben auf dieser Rechnungsseite.

• Wenn am unteren Fensterrand die Unterregisterkarte "RM Plus [Rechnung]" verfügbar ist (nur beim "Rechtsschutzmanager plus"), öffnen Sie diese Seite. Füllen Sie dort die leeren Felder aus und markieren Sie insbesondere die Check-Box Anhang enthält Rechnung.
  Versenden Sie zum Schluss Ihre Angaben mit dem entsprechenden Button.
  Wenn Sie dagegen ohne den "Rechtsschutzmanager plus" arbeiten: Übermitteln Sie stattdessen die Daten an die Versicherung über einen Klick auf Button Senden am oberen Fensterrand.
  
  Beim Versenden wird die Kopie des Rechnungsdokuments als PDF-Datei jeweils automatisch angehängt und mitgeschickt.

b) Nachträglicher Versand

Um eine bereits erstellte Winmacs-Rechnung nachträglich (zu einem beliebig späteren Zeitpunkt) an die Versicherung zu schicken, gehen Sie so vor:

• Öffnen Sie die betreffende WebAkte und rufen dort die Registerkarte "Rechtsschutzmanager" auf.

• Markieren Sie das Optionsfeld Rechnung und wählen Sie auf Nachfrage die Rechnung, die Sie an die Versicherung verschicken möchten, aus der Liste der bereits erzeugten Rechnungen aus. (Wenn Sie ohne den "Rechtsschutzmanager plus" arbeiten: Wählen Sie die Rechnung stattdessen auf der Unterregisterkarte "Rechnung" über das gleichnamige Eingabefeld aus).

• Kontrollieren und ergänzen Sie gegebenenfalls die Angaben auf den Unterregisterkarten "GDV" und "Rechnung" (am unteren Fensterrand).
  Die Unterregisterkarte "Anhang" (bzw. "Mitteilung") führt die Rechnung als PDF-Dokument auf; dieses Dokument wird der Mitteilung automatisch angehängt und mitgeschickt.

• Wenn am unteren Fensterrand die Unterregisterkarte "RM Plus [Rechnung]" verfügbar ist (nur beim "Rechtsschutzmanager plus"), öffnen Sie diese Seite. Füllen Sie dort die leeren Felder aus und markieren Sie insbesondere die Check-Box Anhang enthält Rechnung. Versenden Sie zum Schluss Ihre Angaben mit dem entsprechenden Button.
  
  Wenn Sie dagegen ohne den "Rechtsschutzmanager plus" arbeiten: Übermitteln Sie stattdessen die Daten an die Versicherung über einen Klick auf Button Senden am oberen Fensterrand.

Hinweis: Weitere Angaben zur WebAkte finden Sie hier.