WM Web

Das Modul WM Web dient der Kommunikation mit Versicherungen und/ oder Beteiligten. Tauschen Sie mit ihm schnell und gesichert Mitteilungen und Dokumente über das Internet aus. Dazu werden WebAkten angelegt, die neben den Winmacs-Akten bestehen und sie ergänzen. Folgende WM-Web-Module existieren:

• WM Web Rechtsschutz
  (ohne Zusatzkosten in Winmacs integrierbar)
  Voraussetzung: "WebAkte Rechtsschutz" von e.Consult (kostenfrei)
  Funktion: Abwicklung von Schadensfällen mit Rechtsschutzversicherern; über die integrierte Funktion "Rechtsschutzmanager plus" auch mit automatisierten Deckungszusagen und dem Versand strukturierter RVG-Kostennoten an Versicherungen

• WM Web Unfall
  Voraussetzung: "WebAkte Kfz-Schaden" von e.Consult
  Funktion: Abwicklung von Kfz-Schadensfällen mit Versicherungen

• WM Web GDV-Import
  Voraussetzung: GDV-Importmodul des Schadensmanagers
  Funktion: Beauftragung der Kanzlei durch Versicherungen

• ****WM Web Mandant****
  Voraussetzung: "WebAkte Mandant" von e.Consult
  Funktion: Informations- und Dokumentenaustausch mit Mandanten und Drittbeteiligten. Die Kommunikation läuft über Mitteilungen (ähnlich wie E‑Mails) ab, an die Dokumente, z. B. Schriftsätze, angehängt werden können. Die WebAkte stellt dabei einen Pool dar, bei dem jeder, der die Zugangsdaten besitzt, vollen Zugriff auf die Mitteilungen und Dokumente erhält, die in der WebAkte gespeichert sind.

Septeo berät Sie gerne über Kosten und Nutzen der einzelnen Bereiche.

Technik

Die eigentlichen Funktionen zur Datenübermittlung und -bereitstellung werden durch den Betreiber des Schadensmanagers und der WebAkte, der e.Consult AG, erbracht. Sie nutzt dabei zur Kommunikation das verschlüsselte https-Protokoll, so dass der Verschwiegenheitsverpflichtung Genüge getan wird (im Gegensatz zur Nutzung normaler E‑Mails). Die Daten werden auf speziell gesicherten Servern von e.Consult gespeichert und automatisch auf Viren geprüft. Insgesamt entspricht die Technik den höchsten Sicherheitsstandards.

Septeo stellt mit WM Web die entsprechenden Schnittstellen bereit, damit Winmacs mit Schadensmanager und WebAkte von e.Consult kommunizieren kann – und zwar nahtlos direkt aus der Kanzleisoftware heraus.

Übersicht

• Einmaliges Einrichten von WM Web
• Grundlegendes zur WebAkte
• Das WebAkten-Übersichts-Fenster
• Die einzelne WebAkte
• Die Forderungskonten-Übersicht

Einmaliges Einrichten von WM Web

Unabhängig davon, ob Sie WM Web Rechtsschutz oder andere Module nutzen, müssen Sie das WM-Web-Modul vor der ersten Nutzung einmalig freischalten und einrichten.

1. Software installieren

Installieren Sie auf dem Winmacs-Server WM Web. Hierfür ist eine separate Anleitung im Help Center abrufbar.

2. Ggf. Lizenz einspielen

Falls Sie über WM-Web Rechtsschutz hinaus auch die anderen Module von WM Web nutzen möchten, benötigen Sie eine Lizenz von Septeo. Spielen Sie diese in der Benutzerverwaltung RAG User ein (nur über den Benutzer SYS möglich).

3. Zugangsdaten für WM Web hinterlegen

Öffnen Sie im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Globale Einstellung (gesamtes System)". Dazu benötigen Sie Administrator-Rechte in Winmacs.

• Tragen Sie im Dialogfeld des ersten Reiters "Verbindungsparameter" die Zugangsdaten für Nutzung der e.Consult-WebAkte ein. Diese Daten erhalten Sie entweder von der e.Consult AG direkt oder über Septeo.

• Wechseln Sie danach auf die mittlere Registerkarte "Kanzlei-Stammdaten (GDV)" und erfassen Sie dort die Kontakt- und Kommunikationsdaten Ihrer Kanzlei. Geben Sie insbesondere Anschrift und Telefonnummer an, da ansonsten das Fenster nicht verlassen werden kann.

4. WM Web in vier Schritten installieren

• Beim Starten von Winmacs am Arbeitsplatz erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie gefragt werden, ob es sich um einen WebAkten-Arbeitsplatz handelt. Klicken Sie ggf. auf den Button Ja. Diese Abfrage erscheint nur ein Mal.
  
  WebAkten-Arbeitsplatz aktivieren
  Falls dieses Dialogfenster nicht mehr erscheint, weil die Abfrage bereits früher einmal abgelehnt wurde: Öffnen Sie im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz die Registerkarte "Schnittstellen" auf. Aktivieren Sie die Check-Box WebAkte an diesem Arbeitsplatz verwenden. Schließen Sie Winmacs und starten Sie erneut.

• Öffnen Sie dann das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz und klicken Sie auf den Button Install. Die weitere Installation erfolgt selbstständig. Alternativ starten Sie das Installationsprogramm direkt am Arbeitsplatz per Doppelklick.
  
  Sichtbarkeit des Installations-Button
  Der Button ist nur sichtbar, solange die WebAkte noch nicht auf diesem Arbeitsplatz installiert ist.

• Schließen und starten Sie Winmacs an diesem Arbeitsplatz erneut, um die Änderungen zu übernehmen. Überprüfen Sie ggf. auch die Einstellungen: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte.

• Führen Sie diese drei Schritte an jedem Winmacs-Arbeitsplatz durch, von denen aus WM Web genutzt werden soll.

Grundlegendes zur WebAkte

Für Sie als Anwalt sind alle Funktionen der WebAkten komplett in Winmacs integriert. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang, alle Funktionen direkt aus Winmacs zu nutzen.

Die teilnehmenden Versicherungen lesen die von Ihnen übermittelten Daten direkt in ihre Software ein. Dadurch sparen sich die Versicherungen eine manuellen Erfassung und bearbeiten den Vorgang automatisiert und schneller.

Der Mandant oder Drittbeteiligte erhält ggf. Zugriff über das Internet. Er benötigt dazu lediglich einen Webbrowser, z. B. Firefox oder MS Edge. Seine Zugangsdaten erhält er per E-Mail, ebenso wie die Benachrichtigungen, dass neue Mitteilungen oder Dokumente verfügbar sind. Die Inhalte selbst sind nur über eine verschlüsselte Internetseite abrufbar. Der Mandant oder Drittbeteiligte kann über diese Internetseite auch selbst Mitteilungen verschicken, die dann von allen Teilnehmern, insbesondere dem Anwalt, gelesen werden können.

Arbeiten mit WebAkten

Für diejenigen Akten, zu denen Sie Mitteilungen austauschen wollen, müssen Sie jeweils mindestens eine WebAkte anlegen.

Winmacs- und WebAkten
Eine Winmacs-Akte ist nicht identisch mit einer WebAkte. Winmacs- und WebAkten, die zueinander gehören, müssen daher miteinander verknüpft werden. Es ist aber auch möglich, eine "losgelöste" WebAkte ohne irgendeine Verknüpfung zu einer Winmacs-Akte einzurichten.

Die Verknüpfung geschieht automatisch bei der Neuanlage einer WebAkte, wenn dies aus einer Winmacs-Akte heraus erfolgt. Alternativ tragen Sie das Aktenzeichen einer Winmacs-Akte in eine neue WebAkte ein.

Sie können für eine Winmacs-Akte sogar mehr als eine WebAkte anlegen und dort jeweils unterschiedliche Inhalte bereitstellen. Auf diese Weise kann z. B. eine Berechtigungsstruktur geschaffen werden, wenn nicht alle WebAkten-Benutzer auf alle Mitteilungen und Dateien einer WebAkte zugreifen können sollen.

WebAkte-Inhalte für Beteiligte einsehbar
Der Inhalt einer WebAkte kann jeweils von allen WebAkten-Beteiligten eingesehen werden.

Wenn Sie das Zusatzmodul WM Notar für Anwaltsnotare einsetzen, lassen sich auch WebAkten für Notarakten anlegen. Allerdings enthält diese WebAkte naturgemäß keine Möglichkeit zum Kommunizieren mit Versicherungen, d. h. keinen Rechtsschutz- oder Schadensmanager. Lediglich die Kommunikation mit den eingetragenen Aktenbeteiligten ist möglich.

Testen der Verbindung zum WebAkten-Server

Bei jedem Start von Winmacs wird automatisch versucht, eine (gesicherte) Verbindung zum WebAkten-Server aufzubauen. Sie erkennen dies in der Statusleiste am unteren Fensterrand der Hauptfensters:

Nach dem erfolgreichen Herstellen der Verbindung wandelt sich die Anzeige:

Wenn die Verbindung fehlschlägt, können Sie die WebAkte nur im Offline-Modus betreiben. Ein Abgleich von Daten ist dann nicht möglich. Mit einem Doppelklick auf das Statusfeld kann die Verbindungsprüfung erneut durchgeführt werden.

Das WebAkten-Übersichts-Fenster

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Schnittstellen > Button WebAkte

Im WebAkten-Übersichts-Fenster erhalten Sie eine zentrale Übersicht über alle WebAkten und alle neu erhaltenen Mitteilungen in WebAkten.

Das Fenster besteht im Wesentlichen aus folgenden drei Bereichen:

• Die Button-Leiste des WebAkten-Übersichts-Fensters
• Übersicht über die WebAkten
• Übersicht über neue Mitteilungen

Die Button-Leiste des WebAkten-Übersichts-Fensters

Der Button Aktualisieren aktualisiert die Anzeige der WebAkten und neuen Mitteilungen, d. h. Winmacs lädt vom WebAkten-Server den aktuellen Stand und zeigt ihn an. Dies erfolgt auch automatisch bei jedem Öffnen dieses Übersichtsfensters. Wann die Ansicht zum letzten Mal aktualisiert wurde, steht auch in der Zeile direkt unterhalb der Button-Leiste.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die gerade angezeigte Liste der WebAkten.

Der Button WebAkte öffnet diejenige WebAkte, die in der Liste markiert ist.

Der Button Akte öffnet die zugehörige Winmacs-Akte, falls der markierten WebAkte eine solche zugeordnet ist.

Der Button Neu legt eine neue WebAkte an. Geben Sie dazu zuerst eine Aktenbezeichnung ein, sprich einen Namen für die neue WebAkte. Meist hat es Sinn, das Winmacs-Aktenzeichen zu übernehmen. Wenn die WebAkte mit einer Winmacs-Akte verknüpft sein soll, wählen Sie über den Button (Lupe) die Winmacs-Akten-Reg.-Nr. und bestätigen Sie zum Schluss mit dem Button OK. In den Optionen können Sie übrigens einstellen, ob Sie vor dem Anlegen einer neuen WebAkte noch eine Sicherheitsabfrage bestätigen müssen: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung".

Der Button Bearbeiten bearbeitet die Einstellungen der aktuell markierten WebAkte, d. h., die WebAkten-Bezeichnung und die Registernummer der zugeordneten Winmacs-Akte.

Der Button Entfernen löscht die markierte WebAkte und alle ihre Inhalte endgültig.

In dem Drop-down-Menü Auswahl unterhalb der Button-Leiste stellen Sie ein, was in den Bereichen darunter angezeigt werden wird:

• "neue Mitteilungen": Es werden keine WebAkten aufgelistet, sondern nur neue Mitteilungen im unteren Fensterbereich.
• "nicht zugeordnete WebAkten": Es werden nur solche WebAkten aufgelistet, die mit keiner Winmacs-Akte verknüpft sind.
• "zugeordnete WebAkten": Es werden WebAkten aufgelistet, die einer Winmacs-Akte zugeordnet sind.
• "alle WebAkten": Alle verfügbaren WebAkten werden angezeigt.

Übersicht über die WebAkten

Je nach der Einstellung im Auswahl-Feld sehen Sie hier eine Übersicht über alle, einen Teil der vorhandenen oder keine WebAkten. Um eine der hier aufgelisteten WebAkten zu öffnen (d. h., deren Mitteilungsfenster), führen Sie einen Doppelklick auf dem Eintrag aus. Alternativ markieren Sie die betreffende Akte und klicken auf den Button WebAkte.

Zudem können Sie hier WebAkten anlegen, löschen oder neu verknüpfen. Dazu dienen die drei letzten Buttons in der Button-Leiste am oberen Fensterrand.

Übersicht über neue Mitteilungen

Die untere Fensterhälfte dient dazu, neue empfangene WebAkten-Mitteilungen zu lesen und weiter zu verarbeiten, unabhängig davon, welcher WebAkte sie zugeordnet sind. Um die neuesten Mitteilungen vom Webserver abzuholen, klicken Sie oben in der Button-Leiste auf den Button Aktualisieren. Wann Sie dies zum letzten Mal gemacht haben, können Sie der Textzeile "Letzte Aktualisierung" darunter entnehmen.

Um eine Mitteilung zu öffnen, führen Sie einen Doppelklick auf ihr aus. Alternativ können Sie die Mitteilung auch per einfachem Mausklick markieren und auf den Button Mitteilung am oberen Fensterrand klicken. Sie haben nun drei Möglichkeiten, jede neue Mitteilungen nach dem Lesen zu verarbeiten:

• Sie setzen sich einen Job.
• Sie markieren die Mitteilung als gelesen und entfernen Sie damit aus der Liste.
• Sie machen gar nichts weiter. Dann wird die Mitteilung mit dem Schließen des Übersichtsfensters automatisch als gelesen markiert und entfernt.

Der Button Jobs setzt einen Job.

Der Button gelesen entfernt die markierte Mitteilung aus der Liste. Mit dem Schließen dieses Übersichtsfensters gelten ebenso alle neuen Mitteilungen als gelesen und werden automatisch aus der Liste entfernt. Die Mitteilung ist dann nur noch direkt über die WebAkte aufzurufen, zu der sie geschickt worden ist.

Diese beiden Buttons führen die gewünschte Aktion zu jeder Mitteilung durch, die markiert ist. Eine Mitteilung ist dann markiert, wenn in ihrer ersten Spalte mit der Überschrift "M" für "Markierung" ein Kreuz steht. Dieses Kreuz erzeugen Sie durch Hineinklicken in das Feld mit der Maus.

Bereich "Markierung"

Um alle Mitteilungen auf einen Schlag zu markieren, klicken Sie auf "Alle Mitteilungen markieren" und anschließend auf den Button Markierung setzen. Um alle Markierungen zu entfernen, klicken Sie auf "Alle Markierungen aufheben" und anschließend auf den Button Markierung setzen.

Die einzelne WebAkte

Um eine einzelne WebAkte zu öffnen, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Aus der zugeordneten Winmacs-Akte heraus: Klicken Sie in der Winmacs-Akte auf den Button WebAkte, wählen Sie aus der Liste die zutreffende WebAkte aus (falls es mehr als eine sein sollte) und klicken Sie auf den Button Öffnen.

• Oder aus dem WebAkten-Übersichts-Fenster heraus: Öffnen Sie die WebAkten-Übersicht über Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte, treffen Sie die entsprechende Auswahl, z. B. "alle WebAkten", suchen Sie die gewünschte WebAkte aus der Liste heraus und öffnen Sie diese mit einem Doppelklick.

Das geöffnete WebAkten-Fenster verfügt maximal über diese Registerkarten:

• "Mitteilungen": Austausch von Mitteilungen, mit oder ohne Anhängen, mit allen an der WebAkte Beteiligten
• "Berechtigungen" betrifft "WM Web Mandant": Hier stellen Sie ein, mit wem Sie in der konkret geöffneten WebAkte kommunizieren möchten.
• "Rechtschutzmanager": Kommunikation mit teilnehmenden Rechtsschutzversicherungen. Diese ist offen für alle Winmacs-Nutzer, ohne dass Zusatzkosten anfallen.
• "Schadenmanager" betrifft "WM Web Unfall": Kommunikation mit teilnehmenden Versicherungen über Kfz-Unfälle
• "Mandatsbeauftragung" betrifft "WM Web GDV-Import" und erscheint nur, wenn eine Mandatsbeauftragung erfolgt.

Funktionsumfang lizenabhängig
Bestimmte Bereiche und Registerkarten sind nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Lizenz besitzen.

Die Button-Leiste am oberen Fensterrand ist unterschiedlich, je nach angezeigter Registerkarte.

Die Registerkarte "Mitteilungen"

Um die Mitteilungen einzusehen, die in einer WebAkte gespeichert sind rufen Sie im WebAkten-Fenster die erste Registerkarte "Mitteilungen" auf. Eine Mitteilung ist mit einer E-Mail zu vergleichen, die einen Text sowie Anhänge enthalten kann. Im Unterschied zu einer E-Mail enthält eine WebAkten-Mitteilung aber keinen expliziten Empfänger, da sie immer allen Stellen zugeht, die an der WebAkte beteiligt sind. Im Standardfall ist dies die Versicherung, bei Verwendung von "WM Web Mandant" auch/ oder der Mandant.

Mitteilungen empfangen und lesen

In der Standard-Ansicht sehen Sie auf der ersten Registerkarte "Mitteilungen" eine Übersicht mit allen in dieser WebAkte bisher ausgetauschten Mitteilungen. Diese sind links in einer Baumstruktur dargestellt. Wenn Sie in dieser linken Liste eine Mitteilung markieren, wird ihr Inhalt rechts angezeigt.

Darunter, im Bereich "Anhang", sehen Sie, ob die markierte Mitteilung Dateianhänge besitzt und können diese ggf. herunterladen. Markieren Sie alle Anhänge, die Sie herunterladen wollen, mit einem "X". Klicken Sie dazu in die Spalte "M" vor den gelisteten Anhang. Klicken Sei dann auf den Button Download.

Die heruntergeladenen Dateien finden Sie dann auf ihrem lokalen Rechner in dem Ordner, den Sie eingestellt haben: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Arbeitsplatz-spezifische Einstellungen". Der Pfad wird hier in dem Feld Web-Download angezeigt.

Um eine Mitteilung auszudrucken, markieren Sie diese in der Baumstruktur und klicken auf den Button Druck unten rechts.

Die Prüfung, ob neue Mitteilungen vorliegen, wird bei jedem Öffnen des Fensters durchgeführt oder wenn Sie auf den Button Aktualisieren klicken. Der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung wird im Fenster oberhalb der Registerkarten rechts angezeigt.

Mitteilungen verfassen

Empfänger einer Mitteilung sind stets alle an der WebAkten-Beteiligten. Um eine Mitteilung zu verfassen, klicken Sie auf den Button Neu in der Button-Leiste am oberen Fensterrand. Um auf eine bestehende Mitteilung zu antworten, markieren Sie diese und klicken auf den Button Antworten. Ihre Antwort wird dann um eine Stufe eingerückt in der Baumstruktur angezeigt. Erfassen Sie dann Ihre Mitteilung so, wie Sie es von einer E‑Mail gewohnt sind.

Für das Eingabe- und Schlüsselfeld Betreff können Sie häufiger benötigte Betreffs hinterlegen. Im weißen Feld darunter tragen Sie den Inhalt Ihrer Nachricht ein.

Die restlichen Felder dienen dazu, Dateien anzuhängen. Alle Dateien, die im rechten Bereich "Anhang" aufgelistet ist, werden zusammen mit der Mitteilung abgeschickt. Diese Dateien können aus drei Quellen stammen:

• aus der Historie der Winmacs-Akte: Alle in der verknüpften Winmacs-Akte vorhandenen Dokumente der Historie werden auf dieser Unterregisterkarte gelistet. Um eines davon an die Mitteilung anzuhängen, markieren Sie es und verschieben es mit dem Button Hinzu in die rechte Spalte.

• WM Doku: Die Dokumente aus dem Dokumenten-Management-System WM Doku, welche der Winmacs-Akte zugeordnet sind, werden auf einer weiteren Unterregisterkarte gelistet. Um eines davon der Mitteilung anzufügen, klicken Sie auf Button Hinzu. Dieser Bereich ist jedoch nur dann sichtbar, wenn Sie mit WM Doku arbeiten und eine Verbindung zwischen Winmacs und WM Doku eingerichtet haben.

• Um eine beliebige andere Datei, z. B. ein PDF-Dokument, anzuhängen, klicken Sie auf den Button .... Dadurch öffnet sich das Datei-Öffnen-Fenster, in dem Sie die Datei auswählen. Alternativ können Sie eine beliebige Datei auch per Drag-and-drop von einer anderen Stelle, z. B. aus dem Windows-Explorer oder eine E-Mail aus Ihrem E-Mail-Programm, in den Anhang-Bereich ziehen und dort fallen lassen.

Die rechte Spalte "Anhang" zeigt alle Dateien an, die zusammen mit der Mitteilung versendet werden sollen, unabhängig davon, über welche der drei oben genannten Methoden sie angefügt wurden, und listet sie unter ihrem tatsächlichen Dateinamen auf. Um eine doch nicht gewünschte Datei wieder zu entfernen, markieren Sie diese und klicken auf den Button Entfernen. Mit dem Button Öffnen können Sie das gewählte Dokument öffnen und überprüfen, ob Sie das richtige Dokument ausgewählt haben. Und falls Sie den Dateinamen anpassen möchten, z. B. weg von Zahlen, hin zu einem sprechenden Namen, klicken Sie auf den Button Bearbeiten und ändern den Namen ab.

Standardmäßig werden die Anhänge zudem vor ihrem Versand in PDF-Dateien umgewandelt. Dazu ist die Check-Box in PDF umwandeln oberhalb der Anhang-Liste "aktiviert". Voraussetzung ist, dass das kostenlose Programm PDF-Creator auf dem Arbeitsplatzrechner installiert ist: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Sonstiges". Winmacs erkennt dies automatisch. Fehlt es, ist keine PDF-Umwandlung möglich.

Um die Mitteilung letztlich und ggf. deren Anhänge abzuschicken, klicken Sie zum Schluss auf den Button Senden.

Die Registerkarte "Berechtigungen" (WM Web Mandant)

Lizenz erforderlich
Diese Registerkarte und ihre Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für "WM Web Mandant" und für die e.Consult-WebAkte besitzen. In diesem Fall sind auch freigeschaltet:

• WebAkten-Einstellung: Benutzerverwaltung
• Forderungskonten-Übersicht

Standardmäßig haben die jeweils beteiligten Versicherungen Zugriff auf eine WebAkte. Darüber hinaus können auch Mandanten oder Dritte eingebunden werden, entweder ergänzend zu einer Versicherung oder in einer neuen WebAkte ohne Beteiligung einer Versicherung. Dies geschieht auf der Registerkarte "Berechtigungen" in der aktuell geöffneten WebAkte.

In der linken Spalte für "Nicht berechtigte Mandanten/ Drittbeteiligte" sehen Sie zunächst alle Mandanten und Drittbeteiligte der Winmacs-Akte, sofern eine zugeordnet ist.

Die rechte Spalte für "Berechtigte Mandanten (Benutzer)" zeigt alle Personen an, die Zugriff auf diese WebAkte erhalten und zwar dann jeweils komplett. Falls Sie nicht alle Mitteilungen und Dokumente freigeben möchten, müssen Sie eine zweite WebAkte mit anderen Benutzern und reduziertem Inhalt anlegen.

Maßgeblich ist, wer in der rechten Spalte eingetragen ist. Ausschließlich diese Benutzer erhalten Zugriff auf die WebAkte. Sie erhalten dazu entweder eine herkömmliche E‑Mail mit den Zugangsdaten zur WebAkte oder eine Benachrichtigung über neue Mitteilungen in der WebAkte.

Um einen Mandanten oder Drittbeteiligten von der linken in die rechte Spalte oder umgekehrt zu verschieben, markieren Sie seinen Eintrag, so dass er farbig unterlegt ist, und verschieben ihn über den Button > oder Button < in die entsprechende Richtung. Um alle Benutzer einer Spalte in die andere Spalte zu verschieben, verwenden Sie Button >> oder Button <<. Beachten Sie, dass Sie nur Mandanten mit einer in der Adresse hinteregten E‑Mail-Adresse als berechtigt hinzufügen dürfen.

Fügen Sie bei Bedarf auch eine weitere Person hinzu, die nicht in der Winmacs-Akte angelegt ist, z. B. einen Mitarbeiter einer Versicherung. Nutzen Sie dazu den Button .... Sie erhalten dann eine Übersicht über alle WebAkten-Nutzer und können daraus einen auswählen. Die Liste zeigt alle angelegten WebAkten-Nutzer an und kann angepasst werden (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Benutzerverwaltung (WebAkte)").

Der Button Bearbeiten und die Eingabefelder dienen dazu, die Grunddaten des jeweiligen berechtigten, markierten Mandanten (aus der linke Spalte) anzupassen. Nachnamen und die E-Mail-Adresse lassen sich dann ändern, während der Benutzername nachträglich nicht mehr geändert werden kann und nur zur Information angezeigt wird. Außerdem ist einstellbar, wann der Benutzer per E-Mail über eventuell neu vorliegende Mitteilungen informiert werden soll, und zwar getrennt nach den Bereichen Forderungskonten und sonstigen Mitteilungen: "sofort benachrichtigen" (Voreinstellung), "täglich benachrichtigen" oder "keine Benachrichtigung".

Informieren Sie abschließend die neu hinzugefügten berechtigten Mandanten darüber, dass sie Zugriff auf die WebAkte haben. Klicken Sie dazu auf den Button Senden, um an jeden Mandanten eine E‑Mail zu versenden, die die Zugangsdaten mit Benutzername und Passwort sowie den Link zur Anmeldung enthält.

Die Registerkarte "Rechtschutzmanager"

Öffnen Sie das Fenster des Rechtsschutzmanagers, indem Sie im WebAkten-Fenster auf die Registerkarte "Rechtsschutz" klicken. Hierüber kommunizieren Sie mit einer teilnehmenden Rechtsschutzversicherung. Welche Versicherungen teilnehmen, entnehmen Sie der Liste unter: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Versicherungen (WebAkte)". Ggf. müssen Sie auf den Button Aktualisieren klicken. Sie können eine Deckungsanfrage, RVG-Kostennoten oder andere Korrespondenz an die Versicherung schicken.

Über die Option "Rechtsschutzmanager Plus" erfolgt diese Kommunikation strukturiert. Darüber werden z. B. Deckungsanfragen von den Versicherungen automatisch und kurzfristig beantwortet. Auch die AmaDe-Schnittstelle der ADAC-Rechtsschutzversicherung steht dann zur Verfügung. Um zu überprüfen, ob der "Rechtsschutzmanager Plus" eingeschaltet ist, öffnen Sie das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen". Dort muss die Check-Box RM Plus "aktiviert" sein.

Im Gegensatz zu den anderen WebAkten-Nutzungsarten ist es nicht nötig, die Versicherung über Berechtigungen in die WebAkte einzubinden, da sie hier direkt über ein Drop-down-Menü auswählt wird. Nach erfolgreichem Versand wird in den Mitteilungen dieser WebAkte eine Sendequittung aufgeführt, die auch die gesendeten Anhänge enthält.

Sie können folgende elektronische Mitteilungen an die Rechtsschutzversicherung senden: Deckungsanfrage, Rechnung (RVG-Kostennoten), und andere Korrespondenz. Ihre jeweilige Auswahl stellen Sie im oberen Bereich im Optionsfeld ein. Je nach Ihrer Einstellung verändern sich die Inhalte und Bezeichnungen der Unterregisterkarten am unteren Fensterrand. Die Vorgehensweise ist jedoch immer die gleiche: Füllen Sie die Felder auf allen Unterregisterkarten der Reihe nach aus und schicken Sie zum Schluss die Angaben über den entsprechenden Button Senden an die Versicherung ab.

Abweichende Feldbezeichnungen bei Rechtsschutzmanager Plus
Soweit Sie nicht die Option "Rechtsschutzmanager Plus" verwenden, lauten einige Bezeichnungen unterschiedlich.

• Auf der ersten Unterregisterkarte "GDV" werden Daten erfasst, die zusätzlich an die teilnehmende Versicherung übermittelt werden. Im linken Block sind die Kanzleidaten voreingestellt. Das sind diejenigen Daten, die Sie in den Globalen Einstellungen der WebAkte definiert haben. In der rechten Spalte befinden sich weitere Eingabefelder, die sich auf die Rechtsschutzversicherung beziehen.
  Der Bereich "Sendeoptionen" ist nur sichtbar, wenn nicht die Option "Rechtsschutzmanager Plus" verwendet wird. Darin wird eingestellt, auf welchem Weg die Mitteilung an die Rechtsschutzversicherung übermittelt wird. Standardmäßig ist die erste Option markiert, nach der die Mitteilung direkt an die WebAkte übermittelt und von dort über die im Einzelfall hinterlegte Verbindungsart weitervermittelt wird. "Manuell per Fax an" bedeutet, dass die Meldung zuerst von Ihnen an die WebAkte übermittelt wird, und anschließend von dort per Fax an die Versicherung weitergeleitet wird. "Manuell per E‑Mail an" heißt, dass die Meldung nach der Übermittlung an die WebAkte von dort mittels E-Mail an die Versicherung weitergeleitet wird. In den letzteren beiden Fällen müssen Sie noch Faxnummer bzw. E-Mail-Adresse der Versicherung eingeben.
  Welche weiteren Unterregisterkarten am unteren Fensterrand zur Verfügung stehen, hängt von den Einstellungen des Optionsfeldes oben ab.

• Auf der Unterregisterkarte "Anhang" oder "Mitteilungen" können Sie Ihrer Anfrage Dateien anhängen. Dazu markieren Sie die entsprechend aufgelisteten Dokumente aus der Historie der Akte oder aus WM Doku per Mausklick und verschieben sie anschließend über einen weiteren Mausklick auf den Rechtspfeil in die rechte Spalte. Andere externe Dateien können Sie mit dem Button ... hinzufügen. Alle Dokumente, die dann in der rechten Spalte angezeigt werden, werden in der Anfrage mitgeschickt.

• Die Unterregisterkarte "RM Plus (...)" zeigt je nach gewählter Kommunikationsart dynamisch nachgeladene Formulare an. Füllen Sie diese aus und klicken Sie dann innerhalb des Formulars auf den Button Senden, um die Daten an die Versicherung abzuschicken.

Wenn Sie nicht mit der Option "Rechtsschutzmanager Plus" arbeiten, können stattdessen folgende Unterregisterkarten sichtbar sein:

• Die Unterregisterkarte "Deckungsanfrage" dient dazu, an die Rechtsschutzversicherung eine Anfrage zu schicken, ob sie die Kosten für das Mandat übernimmt. Es handelt sich um eine Erweiterung der Mitteilungsseite, so dass Sie auf der vorherigen Registerkarte "Mitteilungen" zumindest einen Betreff eintragen müssen. Tragen Sie dann auf der Registerkarte "Deckungsanfrage" so viele Angaben wie möglich und sinnvoll ein.

• Auf der Unterregisterkarte "Rechnung" erfassen Sie Rechnungsdaten für die Rechtsschutzversicherung. Daten zu Zahlungsempfänger, Mandant und die Rechnungspositionen werden direkt an die Versicherung übertragen. Die Rechnung selbst wird als PDF-Anhang hinzugefügt.

Zuvor müssen Sie jedoch die Bankverbindung der Kanzlei erfassen im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Globale Einstellungen (gesamtes System)" > Registerkarte "RVG-Kostennote".

Honorarrechnung an RS-Versicherung

Um eine Honorarrechnung an die Rechtsschutzversicherung des Mandanten per WebAkte zu verschicken, muss u. a. die Bankverbindung der Kanzlei hinterlegt sein: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Globale Einstellungen (gesamtes System)" > Registerkarte "RVG-Kostennote".

Bei sofortigem Versand direkt nach dem Erstellen einer Kostennote:

• Erstellen Sie im Einzelfall die Rechnung wie gewohnt im Honorarbereich der Winmacs-Akte.

• Nachdem Sie das Rechnungsdokument erzeugt haben, klicken Sie im Honorarfenster auf den Button WebAkte. Dieser ist erst aktiv, nachdem ein Rechnungsdokument erstellt wurde.

• Die Rechnungsdaten werden automatisch in das WebAkten-Fenster übertragen. Ergänzen oder korrigieren Sie ggf. die Angaben dort.

• Wenn am unteren Fensterrand die Unterregisterkarte "RM Plus [Rechnung]" verfügbar ist (nur beim "Rechtsschutzmanager Plus"), öffnen Sie diese Seite. Füllen Sie dort die leeren Felder aus und aktivieren Sie die Check-Box Anhang enthält Rechnung.

Versenden Sie zum Schluss Ihre Angaben über den entsprechenden Button.

Wenn Sie dagegen ohne den "Rechtsschutzmanager Plus" arbeiten: Übermitteln Sie stattdessen die Daten an die Versicherung über einen Klick auf den Button Senden am oberen Fensterrand.

Nachträglicher Versand einer Kostennote an die Versicherung, d. h. zu einem späteren Zeitpunkt nach der Rechnungserstellung:

• Öffnen Sie die betreffende WebAkte und rufen dort die Registerkarte "Rechtsschutzmanager" auf.

• Markieren Sie die Option "Rechnung" und wählen Sie auf Nachfrage die Rechnung, die Sie an die Versicherung verschicken möchten, aus der Liste der bereits erzeugten Rechnungen aus. Wenn Sie ohne den "Rechtsschutzmanager Plus" arbeiten, wählen Sie die Rechnung stattdessen auf der Unterregisterkarte "Rechnung" über die gleichnamigen Eingabefelder aus.

• Kontrollieren und ergänzen Sie ggf. die Angaben auf den Unterregisterkarten "GDV" und "Rechnung" am unteren Fensterrand. Die Unterregisterkarte "Anhang" (bzw. "Mitteilung") führt die Rechnung als PDF-Dokument auf; dieses Dokument wird der Mitteilung automatisch angehängt und mitgeschickt.

• Wenn am unteren Fensterrand die Unterregisterkarte "RM Plus [Rechnung]" verfügbar ist (nur beim "Rechtsschutzmanager Plus"), rufen Sie diese auf. Füllen Sie dort die leeren Felder aus und markieren Sie insbesondere die Check-Box Anhang enthält Rechnung.
  
  Versenden Sie zum Schluss Ihre Angaben über den entsprechenden Button.
  
  Wenn Sie dagegen ohne den "Rechtsschutzmanager Plus" arbeiten: Übermitteln Sie stattdessen die Daten an die Versicherung mit einem Klick auf den Button Senden am oberen Fensterrand.

Die Registerkarte "Schadensmanager" (WM Web Unfall)

Lizenz für WM Web Unfall erforderlich
Diese Registerkarte und ihre Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für "WM Web Unfall" und für den e.Consult-Schadensmanager besitzen.

Öffnen Sie das Fenster des Schadensmanagers, indem Sie im WebAkten-Fenster auf die Registerkarte "Rechtsschutz" klicken. Mit dem Schadensmanager können Kfz-Schadensmeldungen schnell und einfach an die Versicherung übermittelt werden (in der Regel als Anhang an eine Mitteilung).
Allerdings können Mitteilungen nur an solche Versicherungen verschickt werden, die an dem WebAkte-Verfahren teilnehmen. Eine Liste erhalten Sie im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Versicherungen (WebAkte)". Ggf. müssen Sie auf den Button Aktualisieren klicken.

Nicht nötig ist es, die Versicherung über Berechtigungen in die WebAkte einzubinden, da Sie die Versicherung hier direkt über ein Drop-down-Menü auswählen. Nach erfolgreichem Versand wird in den Mitteilungen dieser WebAkte eine Sendequittung aufgeführt, die auch die gesendeten Anhänge enthält und die von allen an der WebAkte Beteiligten eingesehen werden kann.

Die Registerkarte ist identisch zu der des Rechtsschutzmanagers aufgebaut: Auf der ersten Unterregisterkarte "GDV" werden spezielle Daten erfasst, die zusätzlich an die teilnehmende Versicherung übermittelt werden. Auf der zweiten Unterregisterkarte "Mitteilung" können Anhänge und ein Begleittext hinzugefügt werden.

Auf der Unterregisterkarte "GDV" stellen Sie zunächst ein, ob es sich um eine Schadensregulierung oder eine andere Korrespondenz handelt. Im obersten Bereich sind die Kanzleidaten voreingestellt. Das sind diejenigen Daten, die Sie in den Globalen Einstellungen der WebAkte definiert haben.

Wählen Sie im Feld Unterakte den Mandanten aus, den die Anfrage betrifft.

Tragen Sie als Schadendatum das Datum, an dem der Schaden eingetreten ist. Falls Sie die Unfalldaten der Akte bereits ausgefüllt haben, wird das Datum der Schilderung hierhin übernommen.

Geben Sie das Kfz-Kennzeichen und Land des Geschädigten ein. Falls Sie die Unfalldaten der Akte bereits ausgefüllt haben, werden diese Daten von der Unfalldaten-Registerkarte "Anspruchsteller" hierhin übernommen.

Tragen Sie beim Versicherungsscheinnr. die Nummer des Versicherungsscheins des Versicherungsnehmers ein.

Ergänzen Sie die Schadennummer des Vorgangs, falls sie bekannt ist.

Wählen Sie in dem Drop-down-Menü Versicherung die zutreffende Versicherung aus. Es stehen nur solche Versicherungen zur Verfügung, die an dem WebAkte-Verfahren teilnehmen.

Das Drop-down-Menü Schadensparte enthält verschiedene Versicherungsarten. Wählen Sie die zutreffende aus.

Wählen Sie bei Sendeoptionen, wie die Mitteilung an die Versicherung übermittelt werden soll.

• "manuell per Fax an" bedeutet, dass die Meldung zuerst von Ihnen an die WebAkte übermittelt wird, und anschließend von dort per Fax an die Versicherung weitergeleitet wird. Standardmäßig ist diese Option markiert, nach der die Mitteilung direkt an die WebAkte übermittelt und von dort über die im Einzelfall hinterlegte Verbindungsart weitervermittelt wird.
• "manuell per E-Mail an" heißt, dass die Meldung nach der Übermittlung an die WebAkte von dort mittels E‑Mail an die Versicherung weitergeleitet wird. In den letzteren beiden Fällen müssen Sie noch Faxnummer bzw. E‑Mail-Adresse der Versicherung eingeben.

Erfassen Sie auf der Registerkarte "Mitteilung" die eigentliche Meldung, die an die Versicherung geschickt wird und von Berechtigten in der WebAkte eingesehen werden kann. Der Fensteraufbau ist identisch zu dem unter Mitteilung erstellen beschriebenen Aufbau. Klicken Sie zum Verschicken der Mitteilung oben links auf den Button Senden.

Die Registerkarte "Mandatsbeauftragung" (WM Web GDV-Import)

Lizenz erforderlich
Diese Registerkarte und ihre Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für "WM Web GDV-Import" und für den e.Consult-Schadensmanager besitzen. Zudem muss eine Mandatsbeauftragung durch eine Versicherung eingegangen sein.

Wenn Sie eine Mandatsbeauftragung per WebAkten-Nachricht erhalten, haben Sie im WebAkten-Fenster Zugriff auf die Registerkarte "Mandatsbeauftragung".

Das Besondere an dieser Registerkarte ist, dass sie lediglich die übermittelten Angaben unveränderbar anzeigt. Alle hier angezeigten Angaben können bequem in eine neue Winmacs-Akte übernommen werden, indem Sie auf den Button Akte klicken. Es empfiehlt sich, vorher eine Kollisionsprüfung mit dem entsprechenden Button durchzuführen.

Benutzerrecht erforderlich
Bei einer Mandatsbeauftragung durch die Allianz-Versicherungs-AG werden zusätzlich Auftragsnummer und Ordnungsbegriff angezeigt und es erscheinen zusätzliche Buttons zur Annahme/ Ablehnung der Beauftragung. Zum Sichtbarmachen muss in der separaten Benutzerverwaltung RAG User dem Benutzer für Winmacs im Abschnitt "WM Web" das Recht "Statusmeldung Mandatsbeauftragung" zugewiesen sein.

Die Forderungskonten-Übersicht

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Schnittstellen" > Drop-down-Menü Button WebAkten > "Forderungskonten"

Lizenz erforderlich
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie das Zusatzmodul "WM Web Mandant" nutzen.

Eine Übersicht über alle WebAkten, an die ein Forderungskonto angefügt ist, erhalten Sie hier. Fügen Sie das Forderungskonto als XML-Datei ein, so wie hier beschrieben. Dadurch wird das Forderungskonto auch in der WebAkte eingestellt.

Um Forderungskonten erneut zu übertragen, z. B. nach einer Aktualisierung, gehen Sie so vor:

1. Setzen Sie eine Markierung in die erste Spalte jeder WebAkte, deren Forderungskonto neu übermittelt werden soll. Klicken Sie dazu entweder direkt in das Feld, so dass darin ein "X" erscheint, oder wählen Sie geänderte Forderungskonten und klicken auf den Button Markierung setzen, um automatisch alle WebAkten auszuwählen, in denen es Änderungen gab.

2. Aktualisieren Sie alle markierten WebAkten, indem Sie auf den Button Senden klicken.

Um ein Forderungskonto aus einer WebAkte zu löschen, markieren Sie dessen Zeile und klicken auf den Button Entfernen. Nach einer Rückfrage werden die Angaben über das Forderungskonto aus der betreffenden WebAkte entfernt und können dort nicht mehr abgerufen werden.