Programm

Über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie auf verschiedenen Registerkarten Einstellungen für das systemweite Verhalten von Winmacs an allen Arbeitsplätzen treffen.

Übersicht

Die Registerkarte "Honorar"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Honorar"
Programm-Parameter: die Registerkarte "Honorar"

Die Einstellung der Rechtsgrundlage bei Vorgabe Anwalt (eine der RVG-Fassungen oder BRAGO) für das Honorar wird als abänderbarer Vorschlag für die Vorgabe Grundlage in neu angelegte Akten übernommen.

Die Einstellung der Rechtsgrundlage bei Vorgabe Notar (eine der GNotKG-Fassungen oder KostO) für Notar-Rechnungen wird als abänderbarer Vorschlag für die Vorgabe Grundlage in neu angelegte Notar-Akten übernommen.

Bereich "KEINE Rechnungsnummer für"

Die Check-Boxen wirken sich standardmäßig auf alle Rechnungen für die nachfolgend markierten Empfänger aus: Gericht (KFA/ PKH), Haftpflicht, Gegner, KoAnwalt und Drittbeteiligte.

Bereich "Zeithonorar/ Vereinbarung"

Tragen Sie in die Felder Kopie s/ w und Kopie Farbe vereinbarte Kosten ein, die für eine Schwarzweiß- bzw. Farbkopie in Rechnung gestellt werden.

Hinterlegen Sie Sie im Feld Fahrtkosten/ km vereinbarte Pauschalkosten für jeden mit dem Auto zurückgelegten Kilometer.

Die Check-Box nicht abrech. Zeitpositionen übernehmen legt die Standardauswahl für das Übernehmen nicht abrechenbarer Zeitpositionen in eine Rechnung fest.

Bereich "Buchhaltung"

Bestimmen Sie im Drop-down-Menü Rechnungen suchen die Standardeinstellung für das Fenster "Rechnungen":

  • "Keine Aktion"
  • "Akte öffnen"
  • "Rechnung öffnen"

Bereich "Post"

Tragen Sie die aktuellen Gebühren für die verschiedenen Versandarten von Briefen ein: Standard-, Kompakt-, Groß- und Maxibrief, Übergabe-Einschreiben, Übergabe-Einschreiben mit Rückschein.

Bereich "Sonstige"

Wenn die Check-Box Hinweis wenn nicht OP gebucht "aktiviert" ist, weist Winmacs beim Verlassen der Rechnung in der Anwalts- bzw. Notarakte ggf. auf das Fehlen der Offenen-Posten-Buchung hin.

Wenn die Check-Box Eintrag Historie bei Mahnlauf "aktiviert" ist, erfolgt bei einem Mahnlauf über die Offenen Posten automatisch ein Historieneintrag in der entsprechenden Akte.

Die Check-Box Neuentwicklung 2018 für Anwaltsrechnung bevorzugt steuert bei Vorgabe Grundlage "RVG 2013" auf der Akten-Registerkarte "Honorar", welches Rechnungsfenster (klassisch oder Neuentwicklung 2018) ebenda beim Anklicken des Button Neu geöffnet wird. Alternativ ist das jeweils andere Rechnungsfenster durch das Anklicken des genannten Buttons mit gedrückter Taste [Strg] weiterhin verfügbar.

Unterregisterkarte "Rechnungen"

Alle Einstellungen auf dieser Unterregisterkarte beziehen sich auf das "klassische" Honorar-Fenster, vor der Neuentwicklung 2018/ 2021.

Bereich "Textvorschläge"

Stellen Sie jeweils den Suchbegriff des Rochtextes ein, der bei den hier aufgelisteten Situationen im Honorar-Fenster vorgeschlagen werden soll.

Bereich "RVG"

Hinterlegen Sie im Feld Kopie s/ w Standard die Kosten, die für eine Schwarzweiß-Kopie in Rechnung gestellt werden können (Nr. 7000 VV RVG).

Hinterlegen Sie im Feld Kopie s/ w weitere den ermäßigten Satz pro Schwarzweiß-Kopie bei erhöhter Kopienanzahl. Dieser Satz gilt erst ab der in Grenzwert definierten Anzahl (Nr. 7000 VV RVG).

Hinterlegen Sie im Feld Kopie Farbe Standard die Kosten, die für eine fotokopierte, farbige Seite in Rechnung gestellt werden können (Nr. 7000 VV RVG).

Hinterlegen Sie im Feld Kopie Farbe weitere den ermäßigten Satz pro Farbkopie bei erhöhter Kopienanzahl. Dieser Satz gilt erst ab der in Grenzwert definierten Anzahl (Nr. 7000 VV RVG).

Bestimmen Sie mit dem Grenzwert die Anzahl der Kopien, ab welcher der Wert aus Kopie s/ w weitere bzw. Kopie Farbe weitere verwendet werden soll.

Legen bei Fahrtkosten/ km das Fahrgeld für jeden mit dem Auto zurückgelegten Kilometer bei Abrechnungen nach dem RVG (Nr. 7003 VV RVG).

Bereich "Sammeleinträge Zeithonorar"

Hier stellen Sie im Fall einer Zeitkonto-Abrechnung ein, ob die einzelnen Events (Tätigkeiten) abgerechnet werden sollen oder ob eine Abrechnung nach Anwalt erfolgen soll.

Bereich "Sonstige"

Wenn Sie das Zusatzmodul WM Time einsetzen und die Check-Box Zeithonorar über WM Time "aktiviert" ist, können Sie in der Honorarabrechnung auf die dortigen Angaben zurückgreifen.

Die Check-Box auch "Sache" in Überschrift ist nur bei der Verwendung des Zusatzmoduls WM Time von Bedeutung. Ist sie "aktiviert", werden die Kosten auf die verschiedenen beteiligten Akten aufgeschlüsselt. Dabei erhalten die Rechnungspositionen einer Akte jeweils als Überschrift den Inhalt ihres Feldes wegen. Ist hier ein Haken gesetzt, wird zusätzlich zum Feld wegen auch das Feld Sache dieser Akte angegeben.

Wenn die Check-Box keine Anrechnung Erhöhungsgebühr "aktiviert" ist, wird bei der Berechnung der Anrechnung eine Erhöhung der betroffenen Gebühren nicht berücksichtigt.

Wenn die Check-Box Löschen Rechnung mit RE-Nr. verhindern "aktiviert" ist, kann die Rechnungsnummer einer Rechnung nach ihrer Zuweisung nicht mehr gelöscht werden. Dies soll die Einhaltung der Vorschriften des Bundesfinanzministeriums dienen, das eine durchgehende, lückenlose Vergabe der Rechnungsnummern fordert. Bei einer falsch erstellten Rechnung muss diese storniert und unter einer neuen Rechnungsnummer neu erstellt werden. Wird von Ihnen die Check-Box "deaktiviert", umgehen Sie auf eigene Verantwortung die Vorschriften des Bundesfinanzministeriums.

Die Check-Box Auslagen nicht als Honorar-OPos buchen regelt, ob steuerpflichtige Auslagen aus der Rechnung (Feld Ausl. MIT USt) in den Offenen Posten als Honorar oder als Auslagen erscheinen.
Sie sollten diese Check-Box aktivieren, wenn Sie in den Optionen eingestellt haben, dass Sie auch steuerpflichtige Auslagen buchen möchten (siehe Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte: "Sonstiges"). Dann werden die Beträge der sonstigen Auslagen zuz. USt. und der sonstigen Auslagen ohne USt. (Akte/ Auslagen buchen) nicht bei der Sollstellung der Rechnung berücksichtigt.

Unterregisterkarte "Rechnungen (Neuentwicklungen 2018/ 2021)"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Honorar", Unterregisterkarte "Rechnungen (Neuentwicklungen 2018/ 2021)"
Bereich "Textvorschläge"

Stellen Sie jeweils den Suchbegriff des Rochtextes ein, der bei den hier aufgelisteten Situationen im Honorar-Fenster vorgeschlagen werden soll.

Bereich "Tätigkeiten summieren"

Bestimmen Sie die Standardeinstellungen auf den Fenster-Erweiterungen "Konten der Akte" und "WM Time".

Wählen Sie im Drop-down-Menü Zeitkonto eine der folgenden Optionen:

  • "je nach Sachbearbeiter/ Stundensatz"
  • "Tätigkeiten nicht summieren"

Wählen Sie im Drop-down-Menü WM Time eine der folgenden Optionen:

  • "je Projekt/ Akte/ Sachbearbeiter/ Stundensatz"
  • "je Projekt/ Akte/ Stundensatz"
  • "je Projekt/ Stundensatz"
  • "Tätigkeiten nicht summieren"
Bereich "Sonstige"

Wenn die Check-Box für den Textprozessor Gebühr und zugehörige Erhöhung zusammenfassen "aktiviert" ist, werden auf der Rechnung die Gebühr und die zugehörige Erhöhung stets zusammengefasst.

Wenn die Check-Box im OP alle stpfl. Auslagen als Honorar buchen "aktiviert" ist, werden alle steuerpflichtigen Auslagen einer Rechnung in den Offenen Posten als Honorar (Anwaltsakte und Notarakte) verbucht. Alternativ gelten bestimmte steuerpflichtige Auslagen (RVG VV Nr. 7004, 7006, 7007 und frei eingegebene steuerpflichtige Auslagen ohne das Merkmal pauschal) in den Offenen Posten als Auslagen.

Wenn die Check-Box Gebührenkatalog als Gesamtliste anzeigen "aktiviert" ist, zeigt Winmacs für die Rechnungsarten "§ 13 RVG", "§ 49 RVG (PKH / VHH)" und "Rahmengebühren" den gleichen, langen Gebührenkatalog an.

Wenn die Check-Box Anrechnungen nach Rückfrage behalten "aktiviert" ist, fragt Winmacs, ob die jeweilige Anrechnung ebenfalls gelöscht werden soll, sobald im Rechnungsfenster (Neuentwicklung 2018/ 2021) eine zu einer Anrechnung gehörende Gebühr gelöscht wird.

Die Registerkarte "Mahnverfahren"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Mahnverfahren"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Mahnverfahren"

Wählen Sie im Drop-down-Menü Schlüsselnummer EDV-MB die für Ihre Kanzlei im EDV-Mahnbescheidsformular bzw. AuGeMa-Verfahren zutreffende Schlüsselnummer für die Anrede:

  • "- keine Adresse ausgeben -"
  • "1 Rechtsanwalt"
  • "2 Rechtsanwälte"
  • "3 Rechtsbeistand"
  • "4 Herr, Frau"
  • "5 Rechtsanwältin"
  • "6 Rechtsanwältinnen"
  • "7 Rechtsanwaltgesellschaft"
  • "8 registriertes Inkassounternehmen"
  • "9 Verbraucherzentrale/ Verbraucherverband"

Bereich "Justierung EDV-MB"

Passen Sie Ihren Drucker an das EDV-Mahnbescheid-Formular an, wenn Winmacs die Werte direkt auf dieses Papierformular drucken soll, also ohne Zwischenschaltung der Textverarbeitung. Negative Werte bewirken Verschiebungen nach links bzw. oben, positive Werte nach unten bzw. rechts.

Seitenausrichtung für Seite 1 und 2f. einstellen
Stellen Sie zunächst die horizontale und vertikale Ausrichtung für die erste Seite ein. Ist beim Ausdruck die erste Seite richtig positioniert, stimmt jedoch die zweite Seite in der Höhe noch nicht, können Sie im unteren Feld vertikal mm (S.2) die nur für die zweite Seite richtige Verschiebung einstellen.

Wenn die Check-Box Druck nach jeder Seite anhalten "aktiviert" ist, können Sie beidseitig bedruckbare Mahnbescheid-Formulare verwenden, selbst wenn Ihr Drucker nicht beidseitig drucken kann. Der Drucker hält dann nach dem Ausdruck jeder Seite an, damit Sie das Formular wenden können.
Es ist jedoch empfehlenswert, solche Vordrucke zu verwenden, die aus zwei jeweils einseitig bedruckten Blättern bestehen.

Die Standardeinstellung für die Fontgröße, d. h. die Schriftgröße ist "40". Das entspricht ca. 4 mm Texthöhe.

Die Check-Box ohne Währung (neue Form ab 1.1.2002) ist standardmäßig "aktiviert". Es wird keine Währungsbezeichnung wie "DM" oder "€" ausgegeben.

Wenn die Check-Box Vordrucke/ EDA ab Mai 2007 "aktiviert" ist, verwenden Sie die ab Mai 2007 gültigen neuen Mahnbescheidsformulare. Bei einem Ausdruck von Winmacs direkt in das Formular werden dann die geänderten Positionen berücksichtigt.

Da einige Gerichte spezielle Vorstellungen besitzen, wie die Auslagen nach § 26 BRAGO zu bezeichnen sind, können Sie im Feld Text Gebühr MS BRAGO die Bezeichnung ändern.

Der Text Gebühr MS RVG wird im EDV-Mahnbescheid ausgegeben, wenn Gebühren und Auslagen aus dem vorgerichtlichen Mahnschreiben verlangt werden.

Der Vorschlag Mahnverfahren gibt die Standardeinstellung vor, die Winmacs beim Anlegen einer neuen Forderungssache auf der ersten Seite des Forderungs-Dialogs anzeigt. Normalerweise ist hier der "EDV-Mahnbescheid" markiert. "AuGeMa-Verfahren" ist die Verarbeitung per Datenaustausch über das gleichnamige Zusatzmodul.

In WM AuGeMa wird als Zustellart von Vollstreckungsbescheiden standardmäßig "von Amts wegen" verwendet. Wenn Sie hier den Vorschlag Zustellart VB auf "im Parteibetrieb" umstellen, gilt die Einstellung für alle Anträge und wird direkt in der Datei vermerkt, die an das Gericht geschickt wird.

Wenn die Check-Box Eingang Historie MB/ AuGeMa "aktiviert" ist, werden Vorgänge im Mahnverfahren in die Historie eingetragen.

Wenn die Check-Box Schriftverkehr mit Referat-ID "aktiviert" ist, hängt Winmacs beim elektronischen Schriftverkehr das zugehörige Referat an das Geschäftszeichen an.

Wenn die Check-Box MB ASKEZI verwenden "aktiviert" ist, verwendet Winmacs die Antragssteller-Kennziffer bzw. das Aktenzeichen des Mandanten für einen Mahnbescheid.
Wenn man aus der Akte heraus die Adresse des Mandanten öffnet, kann man in der Adresse auf der Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter" die ASKeZi hinterlegen.

Wenn die Check-Box Mahnschreiben verzinslich "aktiviert" ist, werden Zinsen auch für Mahnschreiben berechnet.

Bereich "FoKo – Buchungen"

Wenn die Check-Box Teilschuldnerische Kosten "aktiviert" ist, steht auf der Registerkarte "Dokumente" des Forderungsfensters im Drop-down-Menü Vorgang die Option "Teilzahlungsvergleich" zur Verfügung.

Wenn die Check-Box Buchungsart "Reduzierung Forderung" "aktiviert" ist, kann über diese Buchungsart in dem Forderungskonto die Hauptforderung für einzelne Schuldner, z. B. nach Teilzahlungsvergleich, reduziert werden. Dabei wird über das Feld Forderung die betroffene Hauptforderung ausgewählt. Im Feld Reduzierung wird der Differenzbetrag erfasst, um den die Forderung reduziert wird.

Bereich "Foko – Schuldner"

Wenn die Check-Box abweichendes Mahngericht "aktiviert" ist, lassen sich bei einer Forderung mit mehreren Schuldnern abweichende Mahngerichte erfassen (Forderungsfenster > Registerkarte "Schuldner") und bei der Erstellung der Mahnbescheide (Forderungsfenster > Registerkarte "Dokumente") berücksichtigen.

Bereich "Durchgang FoKo/ Buchhaltung" (Durchgang von Buchhaltungs-Buchungen zum Forderungskonto)

Stellen Sie in Abhängigkeit von den organisatorischen Gegebenheiten in Ihrer Kanzlei ein, ob Buchungen in der Finanzbuchhaltung automatisch an das Forderungskonto übergeben werden. Die Einstellung wird getrennt für Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge vorgenommen.

Wenn die Check-Box bei Eingang Zahlung "aktiviert" ist, passiert folgendes: Wenn Sie einen Geldeingang im Mandantenkonto buchen und Winmacs ein Forderungskonto zur Akte findet, wird nach der Buchung das Forderungsformular aufgerufen und eine Zahlungsverbuchung angelegt, wobei Gesamtumsatz und Belegdatum bereits vorgegeben werden. Die Buchung im Forderungskonto kann aber abgebrochen werden, wenn die nachstehende Check-Box immer fragen "aktiviert" ist. Ist sie deaktiviert, erfolgt eine automatische Verbuchung.

Wenn die Check-Box bei Ausgang Zahlung "aktiviert" ist, wird nach der Buchung einer Zahlung diese auch im Forderungsbereich verbucht (automatisch, oder erst nach Rückfrage, wenn die Check-Box immer fragen aktiviert ist).

Wenn die Check-Box keine Verteilungsautomatik "aktiviert" ist, wird bei einer allgemeinen Zahlung die Summe nicht automatisch verteilt.

Wenn die Check-Box FoKo-Druck ohne Tageszins "aktiviert", wird auf einem Ausdruck des Forderungskontos der Tageszins nicht mit ausgegeben.

Wenn die Check-Box nicht abgerechnetes Honorar in Akte zeigen "aktiviert" ist, werden die noch nicht abgerechneten Honorarforderungen aus dem Forderungsbereich werden im Hauptfenster der Akte angezeigt. Dazu wird dort im Info-Block unter den Salden eine fünfte Zeile eingefügt, in der das* angefallene Honorar angezeigt wird, das noch nicht zu einem offenen Posten geworden ist. Zudem wird das noch nicht abgerechnete Honorar auch in der Aktensalden-Auswertung aufgelistet.

Die Check-Box Honorarforderung buchen kann von Kanzleien mit bilanzierender Buchhaltung aktiviert bzw. deaktiviert werden. Bei Kanzleien mit EÜR ist die Einstellung ausgegraut.

Wenn die Check-Box Foko-Druck mit AblageNr. "aktiviert" ist, erfolgt der Ausdruck des Forderungskontos mit Ablagenummer.

Die Registerkarte "Immobilienrecht"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Immobilienrecht"

Treffen Sie hier die Einstellungen für die Aktenart "Immobilienrecht" mit dem Details-Fenster "Immobilienrecht".

Übersicht

Die Unterregisterkarte "Steuerung"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Immobilienrecht", Unterregisterkarte "Steuerung"

Bei der Frist Nachweis KP-Zahlung handelt es sich um die Anzahl der Tage zwischen Fällig am und Nachweis KP-Zahlung im Details-Fenster für Immobilienrecht (Registerkarte "Kauf/ Vollzug" > Register "Kaufpreis"). Wird dort das Feld Fällig am ausgefüllt und mit der Taste [Tab] verlassen, dann errechnet Winmacs automatisch Datum im Feld Nachweis KP-Zahlung bis.

Geben Sie bei Beurkundung möglich ab die Zahl der Tage ein, nach denen die Beurkundung möglich sein soll. Dies wirkt sich auf das Details-Fenster und von dort aus aufs Aktenrubrum aus.

Die Unterregisterkarte "Bedingungen Kaufpreisfälligkeit"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Immobilienrecht", Unterregisterkarte "Bedingungen Kaufpreisfälligkeit"

Hier können Sie die bestehenden Bedingungen für die Kaufpreisfälligkeit im Details-Fenster fürs Immobilienrecht bearbeiten bzw. weitere anlegen, sowie Einstellungen für dies hinterlegen.

Neue angelegte Bedingungen erst in neu angelegten Detailsfenstern verfügbar
Bitte beachten Sie, dass die neu erstellten Bedingungen für die Kaufpreisfälligkeit erst in den Details-Fenstern zur Verfügung stehen, die danach angelegt worden sind.

Der Button Neu schaltet das Formular zur Anlage einer neuen Bedingung für die Kaufpreisfälligkeit frei.

Der Button Bearbeiten schaltet das Formular zur Bearbeitung der markierten Bedingung für die Kaufpreisfälligkeit frei.

Der Button Entfernen entfernt die Bedingung für die Kaufpreisfälligkeit. Ist die Bedingung bereits in irgendeinem Details-Fenster für Immobilienrecht bereits verwendet worden, bleibt sie dort erhalten.

Der Button OK speichert die neu angelegte bzw. Bedingung für die Kaufpreisfälligkeit.

Der Button Abbruch bricht die Anlage bzw. Bearbeitung der Bedingung für die Kaufpreisfälligkeit ab.

Der Button (aufwärts) verschiebt die markierte Kaufpreisfälligkeit-Bedingung um eine Position nach oben in der Liste.

Der Button (abwärts) verschiebt die markierte Kaufpreisfälligkeit-Bedingung um eine Position nach unten in der Liste.

Geben Sie einen Namen für die Kaufpreisfälligkeit-Bedingung ein.

Tragen Sie ggf. einen erklärenden Hinweis-Text zur Bedingung ein. Wenn Sie im Details-Fenster (Registerkarte "Kauf/ Vollzug" > Register "Bedingungen KP-Fälligkeit") fürs Immobilienrecht eine Bedingung für die Kaufpreisfälligkeit mit der Maus berühren, wird der Hinweis eingeblendet.

Bitte beachten Sie, dass bei einer Änderung des Hinweis-Textes, der angezeigte Hint nur bei einer neu hinzugefügten Bedingung aktualisiert angezeigt wird.

Wenn die Check-Box Standard "aktiviert" ist, steht die Kaufpreisfälligkeit-Bedingung grundsätzlich im Details-Fenster fürs Immobilienrecht (Registerkarte "Kauf/ Vollzug" > Register "Bedingungen KP-Fälligkeit") zur Verfügung.

Wenn die Check-Box Vorbelegt "aktiviert" wird, ist die Kaufpreisfälligkeit-Bedingung grundsätzlich im Details-Fenster fürs Immobilienrecht markiert (Registerkarte "Kauf/ Vollzug" > Register "Bedingungen KP-Fälligkeit"), so dass sie automatisch Teil des Laufzettels (Registerkarte "Laufzettel") wird.

Grünes Icon zeigt gesetzte Check-Box an
Damit Sie einen schnellen Überblick haben, für welche Kaufpreisfälligkeit-Bedingung, welche Check-Box gesetzt ist, existieren in der Liste der Kaufpreisfälligkeit-Bedingungen drei Spalten. Ist ein grünes Haken-Icon vorhanden, ist die entsprechende Check-Box für die Kaufpreisfälligkeit-Bedingung gesetzt.

Die Unterregisterkarte "Behörden-Kategorien"

Hier werden die Behörden-Kategorien angelegt bzw. bearbeitet, die auf der Registerkarte "Behörden" vom Details-Fenster für Immobilienrecht zur Verfügung stehen. In der Abbildung sehen Sie die Behörden-Kategorien des Auslieferungszustandes.

Programm-Parameter: die Registerkarte "Immobilienrecht", Unterregisterkarte "Behörden-Kategorien"

Der Button Neu schaltet das Formular zur Erstellung einer neuen Behörden-Kategorie frei. Speichern Sie die neue Behörden-Kategorie mit dem Button OK bzw. verwerfen Sie diese mit dem Button Abbruch.

Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, damit die Formular-Einträge für die in der Liste markierte Behörden-Kategorie bearbeitet werden können. Speichern Sie anschließend die Änderungen mit dem Button OK bzw. verwerfen Sie diese mit dem Button Abbruch.

Mit dem Button Entfernen entfernen Sie die markierte Behörden-Kategorie aus der Liste entfernt und überall dort, wo sie bereits verwendet worden ist.

Der Button OK speichert die neu erstellte Behörden-Kategorie bzw. die Bearbeitung der Behörden-Kategorie.

Der Button Abbruch verwirft die Daten für die neu zu erstellende Behörden-Kategorie bzw. die Bearbeitung einer bereits vorhandenen Behörden-Kategorie.

Der Button (aufwärts) schiebt die markierte Behörden-Kategorie in der Liste eine Position nach oben.

Der Button (abwärts) schiebt die markierte Behörden-Kategorie in der Liste eine Position nach unten.

Geben Sie als ID eine Zahl, die noch keine Verwendung als ID in der Liste der Behörden-Kategorien gefunden hat.

Im Drop-down-Menü Adresstyp stehen folgende Einträge zur Wahl:

  • "Gericht"
  • "Finanzamt"
  • "Adresse"

Geben Sie eine Bezeichnung für die Behörden-Kategorie ein.

Bestimmen Sie für die Behörden-Kategorie die Überschrift des Adress-Suchfensters, das Sie im Details-Fenster für Immobilienrecht auf der Registerkarte "Behörden" öffnen.

Wenn Sie die jeweilige Check-Box vor Hinweis, Telefon, Ansprechpartner, E-Mail, Anrede T, FAX, Aktenzeichen und Betreff aktivieren, stehen diese Felder im Details-Fenster für Immobilienrecht auf der Registerkarte "Behörden" zur Verfügung. Sobald Sie die in den Einstellungen die eine neue oder bearbeitete Behörden-Kategorie mit dem Button OK gespeichert haben, sehen Sie in der Liste der vorhandenen Behörden-Kategorie, welche Felder editierbar sind. Sie verfügen dann in den Spalten mit den Namen der Check-Boxen über einen grünen Haken.

Die Registerkarte "beA"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "beA"

Nehmen Sie hier beA-Voreinstellungen für alle Arbeitsplätze vor.

beA-Einstellungen auf Kanzlei- und Arbeitsplatzebene
Alle Einstellungen, die auf der Registerkarte "beA" des Fensters "Programm-Parameter" vorgenommen werden, wirken sich kanzleiweit auf Winmacs aus.
Die individuellen Arbeitsplatz-Einstellungen auf der Registerkarte "Schnittstellen" überschreiben ggf. die Vorgaben der Programm-Parameter.
In den beA-Nachrichten-Fenstern lassen sich die Vorgaben aus den Programm-Parametern und Arbeitsplatz-Einstellungen für jede ein- bzw. ausgehende Nachricht überschreiben.

Das Register "Allgemein"

Programm-Parameter: die Registerkarte "beA", Register "Allgemein"

Die Check-Box aktiviert ist ein Ein-/ Ausschalter für die beA-Schnittstelle in der Kanzlei.

Wenn die Check-Box Anmeldung beim Programmstart "aktiviert" ist, wird kanzleiweit beim Öffnen von Winmacs automatisch der Anmelde-Dialog für das beA-Postfach aufgerufen.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Signieren mit eine der Optionen:

  • "beA"
  • "SecSigner"
  • "SignTool"

Für die zuvor durchgeführte, erfolgreiche Installation der Fernsignatur-Software Ihrer Wahl benötigen Sie einen eigenen Lizenzschlüssel.

Das Register "Ausgang"

Programm-Parameter: der Registerkarte "beA", Register "Ausgang"
Bereich "Reihenfolge der Dokumente für die Übergabe nach WM Doku/ Historie"

Stellen Sie die Reihenfolge der Dokumente ein. Markieren Sie dazu eines der angezeigten Dokumente. Betätigen Sie dazu den Button (nach unten) bzw. Button (nach oben). Das markierte Dokument "wandert" entsprechend um eine Position.

Bereich "Übernahme nach WM Doku"

Entscheiden Sie hier grundsätzlich, ob beA Postausgänge in der Kanzlei nach WM Doku importiert werden oder nicht. Im Drop-down-Menü Modus stehen folgende Optionen zur Auswahl: "Keine Übernahme" und "automatisch übernehmen". Mit "Jedes Mal Nachfragen" muss an jedem Arbeitsplatz für jede ausgehende Nachricht neu entschieden werden. Es öffnet sich dann beim Versenden der Nachricht ein Fenster, das Sie fragt, ob nach WM Doku übergeben werden soll.

Wenn die Check-Box Anhänge nach Verschicken automatisch übernehmen "aktiviert" ist, legt Winmacs neben dem Sendebericht auch die versandten Dokumente in WM Doku ab.

Wenn die Check-Box als Einzel-Dokumente übergeben "aktiviert" ist, speichert Winmacs jedes versandte Dokument sowie den beA-Sendebericht als einzelnes Dokument in WM Doku mit dem in der beA-Nachricht vergebenen Namen ab. Andernfalls wird in WM Doku die Ausgangsnachricht in einem Dokument abgespeichert.

Das Register "Eingang"

Programm-Parameter: die Registerkarte "beA", Register "Eingang"
Bereich "Vorsortierung der Dokumente für die Übergabe nach WM Doku/ Historie"

Stellen Sie die Reihenfolge der Dokumente ein. Markieren Sie dazu eines der angezeigten Dokumente. Betätigen Sie dazu den Button (nach unten) bzw. Button (nach oben). Das markierte Dokument "wandert" entsprechend um eine Position.

Bereich "Übernahme nach WM Doku"

Wenn die Check-Box als Einzel-Dokumente übergeben "aktiviert" ist, speichert Winmacs speichert jedes empfangene Dokument sowie den beA-Empfangsbericht als einzelnes Dokument in WM Doku mit dem in der beA-Nachricht vergebenen Namen ab. Andernfalls wird in WM Doku die Ausgangsnachricht in einem Dokument abgespeichert.

Wenn die Check-Box OLE-Dateien kopieren "aktiviert" ist, übergibt Winmacs die OLE-Dateien an WM Doku.

Bereich "WM Doku Posteingang – Vorbelegung"

Stellen Sie hier ggf. ein, welche WM-Doku-Postfächer Winmacs automatisch im Empfangsfenster für beA-Nachrichten auswählen soll. Regeln Sie dies mit den Check-Boxen In Posteingang von SB Akte legen und/ oder In persönlichen Posteingang legen.

Die Registerkarte "Kalender"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Kalender"

Die Kalender-Einstellungen gelten für alle Benutzer von Winmacs.

Die Unterregisterkarte "Anzeige"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Kalender", Unterregisterkarte "Anzeige"

Mit den Feldern Beginn und Ende legen Sie im Übersichtsfenster des Kalenders das dargestellte Zeitraster fest.

Legen Sie im Feld Dauer den Standardwert für die Dauer von neuen Terminen fest.

Wenn die Check-Box minim. Spaltenbreite (minimale Spaltenbreite) "aktiviert" wird, verwendet die Termindarstellung im Übersichtsfenster des Kalenders bei der Wochenansicht für eine Person und der Tagesansicht je Terminspalte mindestens die in Pixeln eingestellte Breite.

Legen Sie im Feld Aktualisierung das Intervall der Aktualisierung für die Termindarstellung an allen Arbeitsplätzen in Sekunden fest.

Als Schriftgröße verwendet die Termindarstellung im Übersichtsfenster des Kalenders die im Feld Zeilenhöhe in Punkt angegebene Höhe. Die Zeilenhöhe des Zeitrasters passt Winmacs an diese Schriftgröße an.

Wenn die Check-Boxen Ort nicht zeigen, Beginnzeit nicht zeigen "aktiviert" werden, blendet Winmacs den Ort un die Uhrzeit des Termin-Begins in der Termindarstellung im Übersichtsfenster des Kalenders aus.

Wenn die Check-Box Ressourcen verwenden "aktiviert" ist, lassen sich den Terminen nicht nur Personen, sondern auch Ressourcen zuordnen.

Wenn Sie die Insolvenzsoftware Insomacs verwenden und hier die Check-Box Aktentermine (InsoMACS) "aktiviert" ist, werden auch die in den Insomacs-Akten eingetragenen Termine der Insolvenzverfahren, z. B. Berichtstermine und Prüfungstermine, im Übersichtsfenster des Kalenders angezeigt.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Gerichtsterminprüfung ein, ob Winmacs ein Meldungsfenster anzeigen soll, falls an einem Tag mehrere Termine beim selben Gericht eingetragen sind:

  • "keine": Deaktivieren der Überprüfung
  • "nur automatische": automatische Überprüfung, sobald ein Termin mit einem Gericht verknüpft oder diese Verknüpfung verändert wird
  • "nur manuelle": Überprüfung, sobald der entsprechende Button im Terminfenster angeklickt wird
  • "beide": automatische Überprüfung und zusätzlich die Möglichkeit der manuellen Überprüfung durch Anklicken des oben genannten Buttons.
Bereich "Intervall"

Bestimmen Sie mit den Optionsfeldern 30 Minuten und 15 Minuten die Genauigkeit des dargestellten Zeitrasters im Übersichtsfenster des Kalenders.

Bereich "regionale Feiertage"

Mit der Auswahl eines Bundeslands im Drop-down-Menü Land können Sie eine Vorauswahl für die an Ihrem Kanzleistandort geltenden nicht bundeseinheitlichen Feiertage treffen. Alle Feiertage, die einen Haken in der zugehörigen Check-Box haben, werden im Kalender auch als Feiertag angezeigt: Land, Hl. Drei Könige, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt, Reformationstag, Allerheiligen, Buß- u. Bettag, Internationaler Frauentag, Weltkindertag.

Die Unterregisterkarte "Terminklassen"

Programm-Parameter: Registerkarte "Kalender", Unterregisterkarte "Terminklassen"

Gestalten Sie Ihre Terminklassen, indem Sie den Button Neu oder den Button Bearbeiten betätigen.

Geben Sie eine neue Bezeichnung der neuen bzw. in der Liste unten markierten alten Bezeichnung der Terminklasse ein. Wählen Sie mit Hilfe des Farbwähler-Button Button (Farbe wählen) eine Farbe für die Terminklasse aus.

Wenn die Check-Box mit Auswahl Gericht "aktiviert" ist, wird durch den Button OK die Auswahl der Gerichtsadresse im Fenster zur Anlage eines neuen Termins im Terminkalender aktiviert. Ob dies der Fall ist, sehen Sie hier in den Programm-Parametern am "X" in der Spalte "Gericht" des Listenbereichs.

Doppelte Bezeichnungen mit Gerichtsbezug nicht zulässig
Bitte beachten Sie, dass Sie nicht zweimal dieselbe Bezeichnung mit bzw. ohne Auswahl Gericht vergeben können.

Die Registerkarte "Steuerung"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung"

Regeln Sie Vorgaben, welche die Programmsteuerung betreffen.

Programm-Parameter: die Registerkarte "Steuerung"

Bereich "Fristen/ Verjährung"

Wenn die Check-Box Warnung ungeprüfte Verjährung "aktiviert" ist, erscheint beim Schließen einer Akte ggf. der Hinweis, dass der Verjährungsstatus noch auf "Ungeprüft" steht. Stellen Sie damit sicher, dass jeder Akte ein Verjährungsstatus zugewiesen wird.

Tragen Sie bei Vorfrist Verjährung ein, wie viele Tage zwischen dem Eintritt der Verjährung und der zugewiesenen Vorfrist liegen sollen, also wie viele Tage Sie vor dem Verjährungsbeginn an diesen erinnert werden möchten.

Wenn die Check-Box Fristenkontrollzettel drucken "aktiviert" ist, muss beim Eintragen einer jeden Frist soll ein Fristenkontrollzettel ausgedruckt werden.
Wenn die Check-Box Abbruch-Button aktivieren ist, besteht dann eine Möglichkeit, den Ausdruck eines Fristenkontrollzettels im Einzelfall zu unterbinden.

Bereich "Wiedervorlagen"

Wenn die Check-Box zukünftige WV erzwingen "aktiviert" ist, können Sie die Akte solange nicht verlassen, bis nicht mindestens eine aktive Wiedervorlage angelegt ist. Falls keine Wiedervorlage eingetragen ist, fordert Winmacs Sie dazu auf, eine anzulegen. Vorher ist das Schließen und Verlassen der entsprechenden Akte nicht möglich. Ausnahme: Der Akten-Status im Rubrum wird auf "ruht" oder "löschen" gestellt. Falls Sie nur einen Hinweis auf eine fehlende Wiedervorlage wünschen, die Akte aber trotzdem abspeichern möchten, aktivieren Sie statt dieser Option die nachfolgende Check-Box.

Wenn die Check-Box zukünftige WV prüfen/ vorschlagen "aktiviert" ist, fragt Sie Winmacs beim Verlassen einer Akte ohne eingetragene Wiedervorlage, ob Sie eine solche einrichten möchten. Wenn Sie verneinen, wird die Akte dennoch geschlossen.

Wenn die Check-Box Berufsträger Vorgabe Liste "aktiviert" ist, zeigt die Wiedervorlagen-Liste beim Öffnen durch den Berufsträger, standardmäßig zunächst nur die Einträge für ihn selbst an. Keine Änderungen bestehen für den, der als Personal mit Winmacs arbeitet.

Werden für einen Sachbearbeiter an einem Tag mehr Wiedervorlagen eingetragen als hier im Feld max. pro Tag angegeben, erhält er einen Warnhinweis. Dies dient dazu, allzu viele Wiedervorlagen, die ja auch irgendwann abgearbeitet werden müssen, zu verhindern. Mit der Eingabe von 0 wird die Funktion deaktiviert.

Wenn die Check-Box WV – Vorgabe als Kopie "aktiviert" ist, wird beim Anlegen einer Wiedervorlage mit Wiederholung die Wiedervorlage kopiert und als eigenständige Wiedervorlage angelegt. Ansonsten wird die ursprüngliche Wiedervorlage mit einem angepassten Fälligkeitsdatum weiterverwendet.

Bereich "Jobs"

Wenn die Check-Box PopUp aktiviert "aktiviert" ist und neue Jobs angelegt werden, ist das Kennzeichen Pop-up automatisch vorbelegt.

Wenn die Check-Box "mehr>>" (erweiterte Jobs) "aktiviert" ist, werden beim Erstellen eines neuen Jobs stets die Check-Boxen und Eingabefelder im Jobfenster automatisch eingeblendet, die sonst jedes Mal mit dem Button mehr>> sichtbar gemacht werden müssten.

Bereich "LEXolution.DMS" (= Documents)

Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn in Ihrem Winmacs die Documents-Schnittstelle freigeschaltet ist.

Die Einstellung bei Öffnen (Standard) steuert das Standardverhalten von Winmacs beim Öffnen von externen Dokumenten (aktuell in der Historie oder in Dokumenten-Jobs). Wählen Sie eine der Optionen:

  • "Fragen": Wenn Sie auf den Button Öffnen klicken, erscheint immer ein Dialog-Fenster, in dem Sie die Wahl haben, welche Aktion mit dem markierten, externen Dokument durchgeführt werden soll.
  • "Lesen": Das markierte Dokument wird immer im Lesemodus geöffnet.
  • "Bearbeiten": Das markierte Dokument wird immer im Schreibmodus geöffnet.
  • "Link aufrufen": Es wird Documents geöffnet und das markierte Dokumente in der Dokumentliste von Documents fokussiert.

Bereich "sonstiges"

Wenn die Check-Box Aktenbeteil. Formular autom. schließen "aktiviert" und Sie eine Akte schließen, werden sämtliche weitere geöffnete Fenster, die mit dieser Akte zusammenhängen, ebenfalls geschlossen. Das betrifft z. B. Adressfenster (etwa von Mandant), Textbestand, Wiedervorlagen oder Auslagen. Ebenso werden Akten-Übersichtsfenster geschlossen, wenn daraus heraus eine Akte geöffnet wird, z. B. aus dem Adressfenster: Aktenbeteiligungen oder Aktensalden.

Die Check-Box Aktensuchfenster nur aktive Akten ist standardmäßig "aktiviert". Im Suchfenster für Akten werden nur noch die Akten mit dem Status "aktiv" im Rubrum-Block angezeigt. Ruhende oder zu löschende Akten sind dann ausgeblendet. Jedoch erscheint im Akten-Suchfenster die zusätzliche Check-Box nur aktive Akten, über deren Deaktivierung im Einzelfall sämtliche vorhandenen Akten im Akten-Suchfenster angezeigt werden können.

Wenn die Check-Box Adressensuchfenster nur aktive Adressen "aktiviert" ist, gibt es im Adressfenster die Möglichkeit, die Adresse als inaktiv zu markieren. Stellen Sie ein, ob im Adress-Suchfenster nur die aktiven Adressen oder alle angezeigt werden sollen.

Das Drop-down-Menü Nachrichten versenden regelt, ob der interne Versand von Nachrichten möglich ist. Zur Auswahl stehen folgende Optionen:

  • "Ja": Jeder Benutzer darf Nachrichten versenden.
  • "Nein": Die Nachrichtenfunktion steht nicht zur Verfügung.
  • "Benutzerrecht": Nachrichten versenden können nur diejenigen Benutzer, denen in der Benutzerverwaltung RAG User das entsprechende Benutzerrecht zugewiesen wurde. Der Nachrichtenempfang funktioniert allerdings bei allen Benutzern.

Wenn die Check-Box Favoritenliste (allg.) "aktiviert" ist, blendet Winmacs im Hauptfenster-Menüband "Start" den Button Favoriten und die Option "Favoritenliste (allg.)" ein, über die Sie schnell festgelegte Internetseiten aufrufen.

Wenn die Check-Box Eigene Favoriten "aktiviert" ist, blendet Winmacs im Hauptfenster-Menüband "Start" den Button Favoriten und die Option "Eigene Favoriten" ein.

Wenn die Check-Box Eigene Akten-Favoritenliste "aktiviert" ist, wird die Liste der Akten-Favoriten geführt und genutzt.

Bereich "Postausgangsbuch"

Wenn die Check-Box Postausgangsbuch (Barcode) "aktiviert" ist, aktiviert Winmacs das Postausgangsbuch und die Erfassung von erzeugten Dokumenten mittels Barcodes.

Wenn die Check-Box Spalte "Lfd.Nr." "aktiviert" ist, wird im Postausgangsbuch die Spalte "Lfd.Nr." aktiviert. Somit kann das Postausgangsbuch mit laufender Nummer erstellt werden. Wird ein Eintrag storniert, vergibt Winmacs die laufende Nummer nicht neu. Lücken sind also möglich.

Wenn die Check-Box Porto in Auslagenkonto übernehmen "aktiviert" ist, bucht Winmacs im Postausgangsbuch erfasste Porto gleich in das Auslagenkonto der jeweiligen Akte. Achten Sie bei Aktivierung der Check-Box auf die Entfernung der Platzhalter in den Rohtexten, die schon bei der Dokumenterzeugung das Porto verbuchen.

Tippen Sie eine Vorgabe für die Versandart im Postausgangsbuch, z. B. "Post AG" oder "PIN Mail", ein.

Bereich "Aktualisierung"

Wenn die Check-Box Fristen – Liste manuell "aktiviert" ist, werden die entsprechenden Listen bei der Änderung einer Einstellung (Zeitraum von-bis, Sachbearbeiter, usw.) nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen manuell aktualisiert werden, nachdem alle Einstellungen getroffen worden sind.

Wenn die Check-Box WV-Liste manuell "aktiviert" ist, unterbinden Sie die automatische Aktualisierung der aktenübergreifenden Wiedervorlagen-Liste. Das ist praktisch, wenn Sie bei einer langen Liste mehrere Auswahlkriterien gleichzeitig ändern möchten ohne zu warten.

Wenn die Check-Box Termine – Liste manuell "aktiviert" ist, wird die aktenübergreifende Terminliste bei der Änderung einer Einstellung (Zeitraum von-bis, Sachbearbeiter, usw.) nicht automatisch aktualisiert. Sie muss manuell aktualisiert werden, nachdem alle Einstellungen getroffen worden sind.

Wenn die Check-Box Forderungsübersicht – Liste manuell "aktiviert" ist, werden die Forderungsübersicht zu Kostenstelle und die betriebswirtschaftliche Auswertung der Kostenstellen nicht automatisch aktualisiert. Die Auswertungen müssen jeweils per Button-Klick aktualisiert werden, nachdem alle Einstellungen getroffen worden sind.

Wenn die Check-Box Überweisung – Liste (verarbeitet) manuell "aktiviert" ist, wird die Liste der Überweisungen (im Hauptfenster-Menüband "Kanzlei" bzw. "Buchhaltung") bei der Änderung einer Einstellung (Zeitraum von-bis, Sachbearbeiter, usw.) nicht automatisch aktualisiert. Sie muss manuell aktualisiert werden, nachdem alle Einstellungen getroffen worden sind.

Wenn die Check-Box BuHa-Auswertung – Liste manuell "aktiviert" ist, werden die Buchhaltungsauswertung und die Rechnungsliste nicht mehr bei Änderung des Zeitraums automatisch aktualisiert.

Bereich "XNotarPlus – HR Export"

Stellen Sie in dem Drop-down-Menü XJustiz-Version die benötigte xjustiz-Version für den HR-Export in WM Notar ein. Zur Auswahl stehen: "3.3.1", "3.4.1" und "3.5.1".

Bereich "WebAkte"

Bereich nur mit WM Web Lizenz verfügbar
Dieser und der folgende Bereich sind nur dann sichtbar, wenn Sie eine Zusatzlizenz für WM Web besitzen und diese Funktion für den jeweiligen Arbeitsplatz freigeschaltet haben.

Wenn die Check-Box Sicherheitsabfrage für neue WebAkte "aktiviert" ist, blendet Winmacs beim Anlegen einer neuen WebAkte eine Sicherheitsabfrage ein, ob tatsächlich eine WebAkte angelegt werden soll.

Geben Sie mit der Check-Box Anhang in PDF umwandeln vor, ob in den WebAkten beim Schreiben einer neuen Mitteilung die Check-Box Anhang in PDF umwandeln aktiviert ist oder nicht

Wenn die Check-Box Löschautomatik "aktiviert" ist und Sie den Status der Akte von auf "ruht" oder "löschen" umstellen, ob die verknüpfte WebAkte gelöscht werden soll. Diese Frage können Sie im Einzelfall natürlich ablehnen.

Bereich "WebAkte – Aktenhistorie"

Stellen Sie im Drop-down-Menü (WebAkte – Aktenhistorie) für die gesamte Kanzlei ein, ob und wie die Winmacs-Aktenhistorie geführt wird, wenn WebAkten-Ereignisse auftreten, d. h. insbesondere das Anlegen oder Löschen einer WebAkte oder das Erhalten neuer Mitteilungen. Je nach Einstellung werden Historieneinträge ohne bzw. mit Rückfrage erzeugt. Die einzelnen Optionen lauten:

  • "Arbeitsplatz-spezifisch": Es kann für jeden Winmacs-/ WebAkten-Arbeitsplatz getrennt eingestellt werden, ob Ereignisse automatisch, nach Rückfrage oder gar nicht in die Historie übernommen werden. Diese Einstellung nehmen Sie dann an jedem Arbeitsplatz vor: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Arbeitsplatz-spezifische Einstellungen".
  • "Automatisch": Jedes Ereignis wird ohne Nachfrage als neuer Historieneintrag gespeichert.
  • "Manuell": Der Benutzer wird bei jeder neuen Mitteilung gefragt, ob er es in die Aktenhistorie übernehmen möchte.
  • "Keine": Die Ereignisse werden nicht in der Aktenhistorie gespeichert. Es erfolgt auch keine Nachfrage.

Bereich "PDF-Akte"

Wenn die Check-Box mit Historienstruktur "aktiviert" ist, werden die Lesezeichen in der PDF-Akte mit der Historienstruktur erstellt.

Wenn die Check-Box Ausdruck der Historieneinträge "aktiviert" ist, werden Historieneinträge (ohne Dateianhang), z. B. Aktennotizen, werden in die PDF-Akte übernommen.

Bereich "Historie"

Wenn die Check-Box Sortierung speichern "aktiviert" ist, speichert Winmacs beim Schließen der Historie die Sortierspalte und Sortierrichtung. Später geöffnete Historienfenster sind dann bereits entsprechend sortiert. Standardmäßig ist die Check-Box "deaktiviert".

Bereich "Historie – Drag&Drop-Mailimport"

Im Drop-down-Menü (Historie – Drag&Drop-Mailimport) stehen folgende Optionen zur Auswahl:

  • "Automatisch": Die jeweilige Benutzereinstellung (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung" > Erweiterte E-Mail-Behandlung bei Drag&Drop in der Historie) wird ignoriert. Die E-Mail wird per Drag-and-drop auf Winmacs-Hauptfenster, Akten-Fenster oder Historien-Fenster immer mit einem Übergabe-Dialog übergeben.
  • "Benutzer-spezifisch" schaltet die Check-Box Erweiterte E-Mail-Behandlung bei Drag&Drop in der Historie frei (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung").
  • "Deaktiviert": deaktiviert kanzleiweit den Drag-and-drop-Mail-Import (wie bei "Automatisch" beschrieben).

Die Registerkarte "Akten-Eigenschaften"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften"

Die Registerkarte "Akten-Eigenschaften" besitzt zwei Unterregisterkarten:

  • "Aufbau" zum Individualisieren des Aktenhauptfensters
  • "Handaktenbogen" zum Individualisieren des gedruckten Handaktenbogens

Die Unterregisterkarte "Aufbau"

Bereich "Kennung/ Kategorisierung"

Falls Sie es wünschen, weisen Sie den Akten eine weitere Klassifizierung zu. Dazu wird dann im Akten-Rubrum ein zusätzliches Feld eingeblendet. Werten Sie dessen Inhalt im Suchen-Dialog aus.

Die Beschriftung dieses Schlüsselfelds nehmen Sie hier über das Feld Beschriftung vor. Achten Sie auf eine kurze Beschriftung, damit sie nicht abgeschnitten erscheint. Hilfstext ist der Hinweis, der im Pop-up-Fenster erscheint, wenn der Mauszeiger länger über dem Feld verweilt.

Falls Sie das zusätzliche Eingabefeld nicht benötigen und es demnach nicht in der Akte sehen wollen, lassen Sie die Felder hier leer (Standardeinstellung).

Bereich "Codefelder in Aktenform"

Hier haben Sie die Möglichkeit zur individuellen Beschriftung der freien Felder auf der Akten-Registerkarte "Sonstiges".

Die Programm-Parameter: die Registerkarte "Akten-Eigenschaften"

Tragen Sie in die Felder Beschriftung 1 bis Beschriftung 4 jeweils eine neue Bezeichnung der Felder Code 1 bis Code 4 in der Winmacs-Akte auf der Registerkarte "Sonstiges" (Bereich "definierte Codierungen") ein.

Tragen Sie in die Felder Hilfstext zu 1 bis Hilfstext zu 4 den Beschreibungstext ein, der angezeigt wird, wenn der Mauszeiger über dem entsprechenden Eingabefeld steht: Akten-Registerkarte "Sonstiges" > Bereich "definierte Codierungen".

Die Eingaben Beschriftung Frei1 bis Beschr. Frei 6 und Hilfstext Frei 1 bis Hilfstext Frei 6 wirken sich entsprechend der vorangehend beschriebenen Eingabefelder frei 1 bis frei 6 aus (Akten-Registerkarte "Sonstiges").

Beschriftungen auf fünf Zeichen begrenzt
Beschriftungen, die länger als fünf Zeichen sind, werden abgeschnitten. Vergeben Sie daher am besten Abkürzungen: z. B. "BV" für "Bauvorhaben". Der Hilfstext unterliegt keinen Beschränkungen.

Nach einer Änderung muss Winmacs am Arbeitsplatz neu gestartet werden. Die Änderungen werden auch in den Reportgenerator übernommen, so dass dort auch die Inhalte dieser Felder ausgewertet werden können.

Bereich "Aufbau"

Die Check-Box zusätzliche Sachbearbeiter ist für große Kanzleien gedacht, bei denen mehrere Sachbearbeiter für Teilbereiche einer Akte zuständig sind. Wird sie "aktiviert", blendet Winmacs die Akten-Registerkarte "Sachbearbeiter" ein

Wenn die Check-Box Akten mit Status "löschen" "aktiviert" ist, kann jeder Akte im Rubrum-Block der Status "aktiv" (Standard), "ruht" oder "löschen" zugewiesen werden. Wird die Check-Box hier "deaktiviert", blendet Winmacs diese Optionen im Rubrum dauerhaft aus.

Wenn die Check-Box Kontrolle Aktenkonto "aktiviert" ist, blendet auf der Akten-Registerkarte "Sonstiges" die Check-Box Saldo geprüft ein. Dort kann markiert werden, ob der Akten-Saldo bereits übertragen und geprüft worden ist (z. B. nach dem Neuanlegen einer Akte).

Wenn die Check-Box mit Kostenstelle "aktiviert" ist, blendet Winmacs auf der Akten-Registerkarte "Sonstiges" ein Feld zur Erfassung der Kostenstelle ein. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn auch in der Buchhaltung mit Kostenstellen gearbeitet wird. Wenn diese Markierung gesetzt ist, wird unter dieser Check-Box die Check-Box Kostenstelle Pflichtfeld eingeblendet.

Die Check-Box Register mit Anzahl ist standardmäßig "aktiviert". Winmacs ergänzt in geöffneten Akten die Reiter-Beschriftungen der Registerkarten um die Anzahl der jeweils vorhandenen Einträge. Dies betrifft die Registerkarten der Mandanten, Gegner, Drittbeteiligten und verbundenen Akten. Sind z. B. in einer Akte drei Gegner hinterlegt, lautet die Beschriftung der Registerkarte: "Gegner (3)".

Wenn die Check-Box "wegen" in Pflichtfeld "aktiviert" ist, muss bei einer neu angelegten Akte das Eingabefeld wegen in den Stammdaten zwingend ausgefüllt werden.

Die Check-Box verbundene Akten (Anwalt <-> Notar) ist nur sichtbar, wenn WM Notar eingesetzt wird.
Wird die Check-Box "aktiviert", können Sie auf der Akten-Registerkarte "Verbundene Akten" sowohl Anwalts- als auch Notar-Akten verknüpfen.

Die [Check-Box] Vorgabe "Saldo geprüft" ist nur sichtbar, wenn direkt hier links die Check-Box Kontrolle Aktenkonto aktiviert worden ist. Wenn sie "aktiviert" ist, wird bei neu angelegten Akten die Check-Box Saldo geprüft standardmäßig aktiviert.

Die Check-Box Kostenstelle Pflichtfeld ist nur sichtbar, wenn direkt hier links die Check-Box mit Kostenstelle "aktiviert" worden ist. Wenn die Check-Box Kostenstelle Pflichtfeld "aktiviert" wird, muss die Kostenstelle in der Akte eingegeben werden. Ansonsten kann das Akten-Fenster nicht geschlossen werden.

Wenn die Check-Box RA/SB Auswahl Berufsträger und Personal "deaktiviert" ist, kann üblicherweise nur ein Berufsträger (Anwalt) als Sachbearbeiter einer Akte eingetragen werden. Wird sie "aktiviert", kann auch Personal (Sachbearbeiter) als Sachbearbeiter einer Akte eingetragen werden.

Wenn die Check-Box Historie mit Historienstruktur "aktiviert" wird, ist ein Arbeiten mit Historienstrukturen möglich. Wird sie "deaktiviert", blendet Winmacs im Fenster der Akten- und Adress-Historie den Bereich für die Historienstruktur aus. Eventuell verwirrende Bedienelemente verschwinden aus der Anzeige.

Wenn die Check-Box Historie – E-Mail-Anhang verschlüsselt "aktiviert" ist, können Sie E-Mails mit verschlüsselten Anhängen aus der Historie versenden. Im jedem Akten-Fenster lässt sich nun ein Passwort eintragen, das der Empfänger der E-Mail zum Entschlüsseln benötigt.

Wenn die Check-Box Vollmacht Pflichtfeld (nicht "Ungeprüft") "aktiviert" ist, darf beim Schließen der Akte die Vollmacht (in den Stammdaten) nicht den Status "Ungeprüft" haben. Ansonsten erscheint ein Hinweis.

Wenn die Check-Box Aufbewahrungsort Pflichtfeld "aktiviert" ist, muss bei einer neu angelegten Akte das Schlüsselfeld Aufb.Ort im Rubrum-Block zwingend ausgefüllt werden.

Soll im Rubrum-Block der Akte das Drop-down-Menü WM Doku angezeigt werden und ggf. welcher Eintrag soll standardmäßig angezeigt werden, dann aktivieren Sie die WM Doku Status-Vorgabe. Hierüber kann man auf einen Blick feststellen, ob eine vollständige digitale Akte vorliegt. Mit "ausblenden" wird das Feld WM Doku gar nicht angezeigt, bei den anderen Einträgen nur, wenn auch in den Winmacs-Arbeitsplatz-Einstellungen WM Doku aktiv geschaltet ist: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Zusatzmodule".

Bereich "Aktenablage"

Wenn die Check-Box Prüfung Saldo Honorar "aktiviert" ist, können nur noch Akten mit Saldo Honorar = 0,00 € abgelegt werden.

Wenn die Check-Box Prüfung Saldo Honorar (Notariat) "aktiviert" ist, können nur noch Notarakten mit Saldo Honorar = 0,00 € abgelegt werden.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Wiedervorlagen Erledigt, was mit noch offenen Wiedervorlagen in einer Akte passiert, wenn diese abgelegt wird (vgl. Akten-Status im Rubrum-Block)? Es gibt drei Möglichkeiten:

  • "Ja" ändert bei allen Wiedervorlagen in der abgelegten Akte den Status auf "erledigt".
  • "Nein" ist die Standardeinstellung: Der Wiedervorlagen-Status bleibt beim Ablegen der Akte unverändert.
  • "Fragen": Beim Ablegen einer Akte wird nachgefragt, ob Wiedervorlagen auf erledigt gesetzt werden oder unverändert bestehen sollen.

Wenn die Check-Box Prüfung Massebuch abgeschlossen (Notariat) "aktiviert" ist, findet beim Ablegen der Notar-Akte, d. h. der Status im Rubrum wir von "aktiv" auf "löschen" gestellt, eine Prüfung statt, ob das Massebuch geschlossen ist. Es wird dann kontrolliert, ob für die Massebücher der Saldo auf "0,00" € und das Datum abgeschlossen am eingetragen wurde. Falls das nicht der Fall ist, erscheint ein Hinweis.

Bestimmen Sie mit dem Drop-down-Menü Fristen Erledigt, was mit noch offenen Fristen in einer Akte passieren soll, wenn die Akte abgelegt wird (zum Ablegen vgl. Akten-Status im Rubrum-Block)? Es stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • "Ja" ändert bei allen Fristen in der abgelegten Akte den Status auf "erledigt".
  • "Nein" ist die Standardeinstellung: Der Fristen-Status bleibt beim Ablegen der Akte unverändert.
  • "Fragen": Beim Ablegen einer Akte wird nachgefragt, ob Fristen auf erledigt gesetzt werden oder unverändert bestehen sollen.

Die Check-Box Akten senden ist standardmäßig "aktiviert". Eine geöffnete Winmacs-Akte kann an einen anderen Winmacs-Nutzer gesendet und dort geöffnet werden.

Die Check-Box Vertreter bei Urkunden Partei immer auswählen bezieht sich auf das Urkunden-Fenster von WM Notar und die Anlage von Parteien. Ist sie "deaktiviert", wird bei juristischen Personen für die Parteizuordnung automatisch der gesetzliche Vertreter vorgeschlagen, sofern er in einer der Winmacs-Adresse angelegt ist. Auch bei einer zweistufigen Rechtsform wird dieser Vorgang angestoßen. Wenn mehrere Vertreter vorhanden sind, blendet sich ein Auswahl-Fenster ein. Wird die Check-Box "aktiviert", wird optional der Auswahldialog auch bei nur einem Vertreter angezeigt. Wird dann auf den Button Abbruch geklickt, wird die Vorbelegung übersprungen und ein freier Eintrag ist möglich.

Bereich "Urkunden klonen"

Wenn die Check-Box UR-Nummer vergeben "aktiviert" ist, haben Sie in WM Notar die automatische Vergabe der Urkundennummer aktiviert.

Die Unterregisterkarte "Handaktenbogen"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Akten-Eigenschaften", Unterregisterkarte "Handaktenbogen"

Stellen Sie hier abweichende Vorlagen für den Ausdruck der Handaktenbögen ein, und zwar differenziert nach Anwalts- und Notarakten. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Check-Box und wählen Sie in Rohtext das individuell erstellte Rohtext-Muster aus.

Sofern Sie den Standard-Handaktenbogen ausdrucken, können Sie für vier Zeilen (Zeile 1 bis Zeile 4) individuelle Zeilen-Beschriftungen ausgeben. Diese erscheinen im Ausdruck über dem Termin-Block und können für handschriftliche Bemerkungen verwendet werden.

Wenn die Check-Box Durchwahl Sachbearbeiter drucken "aktiviert" ist, wird im Handaktenbogen zusätzlich die komplette Telefonnummer des zuständigen Sekretariats (vgl. Benutzerverwaltung) hinter den Namen des Sachbearbeiters gedruckt.

Die Registerkarte "Adress-Eigenschaften"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften"

Auf der Registerkarte "Adress-Eigenschaften" können Sie die freien Felder in Adressfenstern individuell beschriften sowie weitere Felder für den CRM-Bereich hinzufügen.

Programm-Parameter: Registerkarte "Adress-Eigenschaften"
Programm-Parameter: Registerkarte "Adress-Eigenschaften"

In der Abbildung sind die Reiter der Unterregisterkarten markiert:

Die Unterregisterkarte "allgemein"

Bereich "Beschriftung Codefelder/ freie Felder Adresse"

Geben Sie ins Feld Hilfst. Code Adr. den Hilfstext ein, der zur Information eingeblendet wird, wenn der Cursor in der Adresse auf dem Code-Feld (oben rechts) verweilt (vgl. Personen-Adressen)

Geben Sie bei Beschriftung Frei ... die Bezeichnung des Freifelds im Adressfenster auf der Registerkarte "Sonstiges", Unterregisterkarte "definierbare Felder" ein.

Geben Sie bei Hilfstext Frei ... den Beschreibungstext ein, der angezeigt wird, wenn der Cursor über dem entsprechenden Eingabefeld im Adressfenster steht.

Bereich "Aufbau"

Bestimmen Sie den Aufbau des Fensters der Personen-Adressen. Blenden Sie die aufgezählten Registerkarten "CRM-Info", "Arbeitsverhältnisse" und "verbundene Adressen" ein- oder aus. Diese Einstellung betrifft alle Adressen und wirkt sich auf das gesamte Programm aus. Eventuell ist nach einer Änderung ein Neustart erforderlich.

Bereich "sonstiges"

Wenn die Check-Box Geburtsdatum Pflichtfeld "aktiviert" ist, muss das Eingabefeld Geburtstag auf der Adress-Registerkarte "Sonstiges" muss beim Anlegen einer neuen Adresse zwingend ausgefüllt werden.

Wenn die Check-Box Adressänderung – Ursprüngliche Anschrift als Kontaktadresse "aktiviert" ist, kann die ursprüngliche Korrespondenzadresse übernommen werden, falls in einer Adresse Straße, PLZ oder Ort geändert worden sind.

Die Unterregisterkarten "CRM-Info"

Hier befinden sich Felder, die bei Bedarf mit individueller Beschriftung im Adressfenster angezeigt werden:

Programm-Parameter: Registerkarte "Adress-Eigenschaften", Unterregisterkarte "CRM-Info"

CRM-Flag fügt in der Adresse eine Check-Box mit der entsprechenden Beschriftung auf der Registerkarte "CRM-Info" hinzu. Nur Felder, bei denen eine Bezeichnung eingetragen ist, werden im Adressfenster angezeigt.

Hilfstext Flag ist ein kurzer, beschreibender Hilfetext, der angezeigt wird, wenn der Mauszeiger über der entsprechenden Check-Box steht.

Die Registerkarte "CTI-Einstellungen"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "CTI-Einstellungen"

Die Registerkarte "CTI" benötigen Sie nur, wenn Sie die Zusatz-Software WM Phone installiert haben und somit die CTI-Funktionen (Computer-Telefon-Integration) nutzen können. Sie haben dann die Möglichkeit, Telefonkosten direkt in die Auslagen und die Gesprächsdauer in das Zeitkonto der Akten buchen zu lassen.

Programm-Parameter: die Registerkarte "CTI-Einstellungen"

Bereich "Gebührenerfassung"

Wählen Sie eines der Optionsfelder zur (Gebührenerfassung):

  • "Keine Gebührenerfassung": Es werden keine Telefonkosten erfasst.
  • "Zeitgesteuerte Gebühren": Es werden Telefonkosten erfasst, allerdings nur pauschal zu dem in Minutenpreis eingestellten Betrag.
  • "Echte Gebühren": Die tatsächlichen Kosten werden verbucht. Diese Funktion benötigt eine Zusatzsoftware, um die von der Telefongesellschaft übermittelten Kosten auszuwerten.

Wenn die Check-Box vor Verbuchung fragen "aktiviert" ist und Kosten erfasst werden, wird in jedem Einzelfall gefragt, ob sie in das Auslagenkonto übermittelt werden sollen.

Bereich "TeleData"

Wenn die Telefonanlage Gesprächsdaten im TeleData-Standardformat exportiert, können diese Daten in Winmacs importiert werden und automatisch in die entsprechenden Auslagenkonten der Akten gebucht werden. Aktivieren Sie dazu die Check-Box TeleData-Import verwenden. Den Import-Vorgang starten Sie dann jeweils über das Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Datenpflege" > Button Import Telefonauswertung.

Bereich "Zeiterfassung"

Bestimmen Sie, ob die am Telefon verbrachte Zeit in das Zeitkonto der entsprechenden Akte gebucht werden soll. Stellen Sie ggf. ein, dass Sie bei abgehenden und/ oder ankommenden Verbindungen gefragt werden, ob diese Zeit im Einzelfall verbucht werden soll.

Die Registerkarte "Textprogramm"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Textprogramm"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Textprogramm"

Bereich "Textprozessor"

Wenn die Check-Box Bezeichner "z.Hd." mit ausgeben "aktiviert" ist und Sie einen Brief über den Textprozessor erzeugen, wird im Adressfeld vor dem Namen des Ansprechpartners ein "z.Hd." (zu Händen) ausgeben. Fügen Sie diese Ergänzung im Rohtext vor dem Platzhalter ^FAdresse1.SucheAnsprechpartner^ ein.

Die Check-Box Auswahl Rohtext mit Baumstruktur ist standardmäßig "aktiviert". Im Suchfenster für Rohtexte erscheint rechts die Baumstruktur, in der die Rohtexte einsortiert sind.

Ist die Check-Box Auswahl Rohtext mit Baumstruktur aktiviert, kann der Suchtyp im Suchfenster für Rohtexte voreingestellt werden: "beginnt mit" oder "enthält". Die Einstellung betrifft dann aber auch das Fenster Suche Reportgenerator.

Bereich "Sekundärtexte 'Suchen und Ersetzen'"

Hier wird eingestellt, auf welche Weise Dokumente mit dem Textprozessor in Microsoft Word erstellt werden.

Wenn die Check-Box Rohtextabhängig "deaktiviert", ist, können Sie eine Voreinstellung über nachfolgenden Optionsfelder vornehmen: Welche der beiden Methoden im Einzelfall zum Einsatz kommt, wird individuell vom jeweiligen Rohtext gesteuert und zwar über die entsprechende Einstellung im Fenster der Rohtext-Verwaltung.

Das Optionsfeld Datei (FileStream) kann nur ausgewählt werden, wenn die Check-Box Rohtextabhängig "deaktiviert" ist. Die Einstellung gilt dann für alle Rohtexte. Diese Methode wurde in früheren Programmversionen standardmäßig verwendet. Sie erzeugt Dokumente schneller, ist aber unter Umständen fehleranfälliger.

Das Optionsfeld Word-COM (Barcode) kann nur ausgewählt werden, wenn die Check-Box Rohtextabhängig "deaktiviert" ist. Die Einstellung gilt dann für alle Rohtexte. Durch sie werden Fehler bei der Schriftformatierung in Sekundär-Texten vermieden. Wenn Microsoft Office in einer 64-Bit-Version verwendet wird, muss diese Einstellung verwendet werden.

Die Registerkarte "QuickJobs"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "QuickJobs"

Die Registerkarte "QuickJobs" regelt, ob und welche Kurzbeschreibung im Job-Fenster angezeigt wird. Das ist insbesondere dann von Interesse, wenn Winmacs zusammen mit dem Dokumenten-Management-System WM Doku eingesetzt wird und eine einheitliche Aufgabenverwaltung verwendet werden soll.

Programm-Parameter: die Registerkarte "QuickJobs"

Wenn die Check-Box QuickJobs von ScanMACS verwenden "aktiviert" ist, werden die in WM Doku hinterlegten QuickJobs-Kategorien in Winmacs verwendet. In diesem Fall können die QuickJob-Bezeichnungen (QuickJob1 bis 14) darunter angepasst und verändert werden. Bei QuickJobDate lässt zusätzlich ein (Erledigungs-)Datum setzen.
Änderungen gelten global und wirken sich auch in WM Doku aus.

Wenn die Check-Box Aktion bei Jobs ausblenden "aktiviert" ist, werden Bereich "QuickJobs" und der Bereich "Aktion" im Job-Fenster nicht mehr angezeigt.

Geben Sie in die einzelnen Felder Bezeichnungen für QuickJobs frei ein. Wenn Sie einen neuen Job anlegen, können Sie diese Bezeichnungen im Bereich "QuickJobs" schnell markieren.

Die Registerkarte "Historie"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Historie"

Programm-Parameter: die Registerkarte "Historie"

Mit dem Button Neu legen Sie eine neue Historien-Kategorie an; mit dem Button Bearbeiten benennen Sie die Bezeichnung der in der Liste markierten Historien-Kategorie um bzw. färben sie neu ein.

Geben Sie bei Bezeichnung den Namen der neuen bzw. zu bearbeitenden Historien-Kategorie ein.
Wenn Sie in der Liste unterhalb des Eingabefeldes eine Historien-Kategorie, z. B. "beA Ausgang" bzw. "beA Eingang", anklicken, füllt sich das Feld automatisch aus und die beiden Farbwähler werden aktiv.

Verwenden Sie den Button Hintergrund, um eine Hintergrundfarbe auszuwählen oder zu definieren.

Wählen Sie mit dem Button Schrift eine Schriftfarbe aus oder definieren Sie diese.

Wird die Check-Box Aktiv von Ihnen "aktiviert", wendet Winmacs die Farbeinstellungen für die Historien-Kategorien an.

beA-Kategorien werden automatisch zugeordnet
Die Kategorien mit den Bezeichnungen "beA-Eingang" und "beA-Ausgang" werden automatisch den entsprechenden Historieneinträgen zugeordnet. Die selbst erstellten Kategorien müssen allerdings in der Historie erst den Datensätzen im aktivierten Bearbeitungsbereich zugeordnet werden.

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