Die Registerkarten

Übersicht

• Die Registerkarte "Beteiligte"
• Die Registerkarte "Sonstiges"
• Die Registerkarte "Urkunden"
• Die Registerkarte "Masse"
• Die Registerkarte "Honorar"

Die Registerkarte "Beteiligte"

Die Beteiligten werden analog zu den Beteiligten der Anwaltsakten behandelt. Der einzige Unterschied besteht darin, dass nicht zwischen Mandant und Gegner unterschieden wird, sondern sie (später auf der Registerkarte "Urkunden") in "Partei A" und "Partei B" eingeteilt werden.

Der Button (Beteiligten nach oben) verschiebt bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] den markierten Beteiligten in der Liste um eine Position nach oben.

Der Button (Beteiligten nach unten) verschiebt den markierten Beteiligten bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] in der Liste um eine Position nach unten verschoben.

Der Button (alphabetisch sortieren) sortiert die Liste der Beteiligten nach Alphabet.

Sortierung von Drittbeteilgten
Entsprechend funktioniert die Sortierung der Personen auf der Notarakten-Registerkarte "Drittbeteiligte".

Beim Zuordnen eines neuen Beteiligten zu einer Notarakte fragt Winmacs Sie, ob eine Prüfung nach Kollision und Vorbefasstheit durchgeführt werden soll. Bestätigen Sie dies, wird direkt das Ergebnis der Prüfung angezeigt.

Unterschiedliche Namensausgabe einstellbar
Um für Urkunden die vollen Vornamen zu nutzen, in Briefen aber nur den Rufnamen auszugeben, verfahren Sie folgendermaßen:

• Erfassen Sie unter Vorname nur den Rufnamen für Briefe.
• Klicken Sie auf erweiterte Adresse und erfassen Sie unter alle Vornamen die vollständigen Vornamen für die Urkunden.

Die Unterakte

Wie in Winmacs-Anwaltsakten wird zu jedem Beteiligten eine Unterakte mit Zusatzdaten angelegt, in dem z. B. der Ansprechpartner für diesen Fall hinterlegt ist.

Erfassen Sie in der linken Spalte die zusätzlichen Angaben zum Beteiligten selbst:

Hinterlegen Sie im Feld Funktion die Stellung des Ansprechpartners.

Diese Eingabe bei Betreff ersetzt im automatisch generierten Brief die Zeile, in der normalerweise die Akten-"Sache" steht.

Wenn auf Seiten des Beteiligten ein spezieller Ansprechpartner existiert, tragen Sie hier dessen Name ein.

Geben Sie das Aktenzeichen des Beteiligten ein.

Hinterlegen Sie im Schlüsselfeld Versandhinweis Stichworte, wie z. B. "persönlich/ vertraulich" oder "per Einschreiben".

Wenn das Feld Anrede Brief ausgefüllt ist, wird bei der Dokumenterstellung nicht die in der Adresse hinterlegte Briefanrede verwendet, sondern immer automatisch die an dieser Stelle hinterlegte speziellere Briefanrede.

In das Feld Telefon/ Durchwahl kommt die Telefonnummer des Ansprechpartners, die nur für diese Notarakte gültig ist. Selbiges gilt für die Faxnummern und E-Mail-Adressen in den Feldern FAX und E-Mail.

Hinterlegen Sie in der rechten Spalte ggf. die anwaltliche Vertretung des Beteiligten.

Tragen Sie im Textfeld darunter bei Bedarf weitere allgemeine Anmerkungen ein.

Die Registerkarte "Sonstiges"

Auf der Notariatsakten-Registerkarte "Sonstiges" werden Angaben zur Buchhaltung und freie Eingaben erfasst.

Bereich "Buchhaltung"

Wenn die Check-Box Honorar mit MWST "aktiviert" wird, weist Winmacs die Honorarrechnung mit Mehrwertsteuer aus.

Aktivieren Sie die Check-Box Saldo geprüft, wenn Sie den Saldo bereits überprüft haben, z. B. wenn eine Akte angelegt, Saldovorträge aber erst später manuell nachgearbeitet werden.

Damit diese Check-Box sichtbar wird, müssen Sie ihre Anzeige aktivieren: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > Kontrolle Aktenkonto und Vorgabe "Saldo geprüft" "aktiviert".

Wählen Sie im Datenbankfeld Kostenstelle eine angelegte Kostenstelle im Suchfenster aus. Die zur Wahl stehenden Kostenstellen werden im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Kostenstellen.

Der hier erfasste Hinweis-Text wird immer dann eingeblendet, wenn in der Buchhaltung die Akte aufgerufen wird (Beispiel für einen Hinweis: "Ratenzahlung vereinbart!").

Den Feldern frei 1... frei 6 ist keine feste Bedeutung zugeordnet. Sie können beliebige Einträge vornehmen.

Die Registerkarte "Urkunden"

Verwalten Sie die Urkunden der Notarakte auf der Registerkarte "Urkunden".

Der Button Neu öffnet das Urkunden-Fenster zum Anlegen einer neuen Urkunde.

Urkunde in einem anderen Notariat anlegen
Soweit die neue Urkunde einem anderen Winmacs-Notariat zugeordnet werden soll, halten Sie die Taste [Strg] gedrückt, während Sie auf den Button Neu klicken.

Der Button Bearbeiten öffnet das Urkunden-Fenster zum Bearbeiten der in der Liste markierten Urkunde.

Der Button Entfernen ist grundsätzlich deaktiviert. Wenden Sie sich an den Support, wenn Sie Urkunden ohne "UR-/UVZ-Nr." löschen müssen.

Mit dem Button Klonen wird die in der Liste markierte Urkunde kopiert. Für die neue Urkunde wird die nächste freie UVZ-Nr. vergeben, ansonsten werden die gleichen Daten und Beteiligten wie in der Ursprungsurkunde eingetragen, z. B. für Unterschriftsbeglaubigungen.

Automatische Vergabe von Aktennummern steuern
Geben Sie in den Einstellungen vor, ob automatisch eine neue Nummer vergeben werden soll, ob dies nie erfolgen soll oder ob gefragt werden soll: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Parameter > Registerkarte "Akten-Eigenschaften"

Analog zur Neuanlage einer Urkunde kann beim Klonen von Urkunden mit der Taste [Strg] das Notariat ausgewählt werden. Auch hier greifen die Programm-Einstellungen (siehe letzter Hinweis).

Die Registerkarte "Masse"

Um eine Masse zu verwalten, wählen Sie in der betreffenden Notarakte die Registerkarte "Masse" aus.

Legen Sie mit dem Button Neu einen neuen Massebereich an. Es öffnet sich das Masse-Fenster und ein Auswahlfenster für die Zuordnung der Masse zu einer Urkunde.

Wählen Sie die zutreffende Urkunde aus.

Das Masse-Fenster besteht aus den Registerkarten "Grunddaten", "Beteiligte", "Verwahrungen" und "Buchungen".

Die Registerkarte "Honorar"

Legen Sie auf der Notariatsakten-Registerkarte "Honorar" Rechnungen an oder bearbeiten Sie diese.

Grundsätzliche Vorbemerkung zu Rechnungsnummern

• Standardmäßig sind die Rechnungsnummernkreise für Notars- und Anwaltsrechnungen getrennt. Sie können diese Trennung aufheben (nicht empfohlen!) über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Notariat" > Button Stammdaten > Registerkarte "Nummern" und dort kein eigener Nummernkreis markieren.

• An der gleichen Stelle kann eingestellt werden, dass die Rechnungsnummer keine Notariatskennung erhalten soll. Es wird dann zwar nach wie vor ein eigener Nummernkreis verwendet, allerdings ohne z. B. den Zusatz "N1" nach der Jahreszahl. Dann muss zwingend das Trennzeichen bei Notarrechnungen von dem der Anwaltsrechnungen verschieden sein, z. B. Trennzeichen "N" bei Notar, "/" bei Anwalt.

• Grundsätzlich werden bei mehreren Notariaten für jeden Notar getrennte RE-Nummern geführt. Dies gilt auch dann, wenn ansonsten in der Anwaltskanzlei ein einheitlicher Nummernkreis läuft.

Eingabemöglichkeiten und Buttons auf der Registerkarte "Honorar"

Wählen Sie im Drop-down-Menü Vorgabe Grundlage eine Vorgabe aus:

• "KostO" und "GNotKG": Wenn Sie eine Rechnung erstellen, öffnet Winmacs das bisherige Honorar-Fenster(vor 2018!).

• "GNotKG 2021": Wenn Sie eine Rechnung erstellen, öffnet Winmacs das Honorar-Fenster (2021). Zu diesem finden Sie eine ausführliche Beschreibung nach diesem Kapitel.

• "GNotKG 2025": Wenn Sie eine Rechnung erstellen, öffnet Winmacs das Honorar-Fenster (Neuentwicklung ab 2021). Dort ist dann auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" und in der Fenster-Erweiterung "Gebührenkatalog" die Rechtsgrundlage "GNotKG 2025" voreingestellt.
  

Voreinstellung der Vorgabe Grundlage möglich
Legen Sie für neu angelegte Akten die Vorgabe Grundlage in den Programm-Einstellungen fest: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar" > Vorgabe Notar.

Der Button Neu öffnet in Abhängigkeit der eingestellten Vorgabe Grundlage das bisherige oder Honorar-Fenster (2021), damit Sie Rechnungen erstellen können. Diese Rechnungen sind dem Notariat zugeordnet, für das die vorliegende Akte angelegt worden ist.

Der Button Neu und die gleichzeitig gedrückte Taste [Strg] ermöglichen es Ihnen, ein anderes Notariat für die Rechnungserstellung auszuwählen.

Der Button Bearbeiten ruft die in der Liste markierte Rechnung zum Bearbeiten auf.

Der Button Entfernen löscht unwiderruflich die markierte Honorarrechnung, sofern noch keine Rechnungsnummer vergeben worden ist.

Markieren Sie die zu klonende Rechnung auf der Registerkarte "Honorar". Betätigen Sie dann den Button Klonen. Es öffnet sich folgendes Dialog-Fenster.

Geben Sie die Anzahl der benötigten Kopien ein. Die standardmäßig eingestellte 1 lässt sich überschreiben. Winmacs erstellt die Kopien. Die durchnummerierten Rechnungs-Kopien erscheinen schließlich in der Rechnungsliste und erhalten das aktuelle Tagesdatum.

Der Button Klonen und die gleichzeitig gedrückte Taste [Strg] ermöglichen es Ihnen, für die Rechnungs-Kopien ein anderes Notariat auszuwählen. Es folgt dann der Dialog wie beim Button Klonen beschrieben.