Die Stammdaten

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Es öffnet sich das Fenster "Notariat(e) Stammdaten (leer)". Dieses Fenster ist der Ausgangspunkt für das Anlegen neuer Notariate, genauso wie für das Ändern bestehender Notariate. Beim Verlassen des Stammdaten-Fensters mittels des Buttons EXIT werden die Änderungen gespeichert.

Notariatsanlage erfordert Administrator- oder Super-Admin-Rechte
Um hier ein Notariat anzulegen, benötigen Sie Super-Admin- oder Administrator-Rechte (vgl. Benutzerverwaltung und RAG User).

Geben Sie in das Datenbankfeld Suchbegriff den Namen eines neuen Notariats bzw. eines bestehenden Notariats ein. Der Name eines Notariats besteht am besten aus den Nachnamen des Notars.

Die Taste [Enter] oder ein Klick auf den Button (Lupe) öffnet das Suchfenster für Notariate.

In dem Feld Suche steht der im vorherigen Fenster eingegebene Suchbegriff und kann geändert werden.

Es handelt sich um eine beginnt-mit-Suche. Daher steht in der Abbildung der blaue Markierungsbalken: "NEUMANN" beginnt mit N wie auch "NEUES NOTARIAT".

Klicken Sie auf den Button Neu, um ein neues Notariat anzulegen.

Klicken Sie auf Button Ja, diesen um die Stammdaten des blau hinterlegten Notariats anzuzeigen.

Löschen Sie ein bestehendes Notariat mit dem Button Entfernen.

Übersicht

• Die Registerkarte "Allgemein"
• Die Registerkarte "Nummern"
• Die Registerkarte "Bankverbindung"
• Die Registerkarte "Saldovortrag Verwahrungsbuch"

Die Registerkarte "Allgemein"

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Die Eingabefelder auf der ersten Registerkarte "Allgemein" der Notariats-Stammdaten.

Tragen Sie ins Feld eindeutige Kennung das Kennzeichen zur internen Unterscheidung zwischen Anwalts- und Notarakten ein:
Dieses Kennzeichen wird primär zur internen Unterscheidung der Anwaltsakten einerseits und der Notariatsbereiche andererseits verwendet.
Als Kennzeichen sind sowohl Buchstaben als auch Ziffern möglich. In Notariaten bis zu 10 Notaren bietet sich als Kennzeichen jeweils eine Ziffer 0 bis 9, in größeren Notariaten ein Kennzeichen A bis Z an.

Das Datenbankfeld Notar dient der Auswahl eines Winmacs-Nutzers

Geben Sie im Pflichtfeld Amtsbezeichnung die entsprechende Amtsbezeichnung für den Notar bzw. Notarin ein.

Der Eintrag im Feld Unterschrift ergänzt die Unterschriftenzeile bei der automatisierten Erstellung der Grußformel in Dokumenten, z. B. um "Notar" oder "Notarin".

Das Feld Verwalter für ist nur im Fall der Abwicklung des Notariats von Bedeutung. Tragen Sie dann den Namen des ursprünglichen Notars hier ein und den Namen des Vertreters oben bei Notar.

Wählen Sie im Datenbankfeld Amtsgericht den Gerichtsbezirk aus, in dem das Notariat seinen Sitz hat. Dies dient der Steuerung der Adresse des Gerichts, z. B. für den Geschäftsbericht.

Tragen Sie ins Feld Verwalter seit den Zeitpunkt ein, seitdem ein Notariatsverwalter bestellt ist.

Das Feld Bezeichn. vor Verwalter wird ausgefüllt, falls eine Verwaltung vorliegt: Für die Urkundenrolle ist hier die vorherige Bezeichnung einzutragen, z. B. "Notar".

Wenn die Check-Box Verwalter vorher. Notar "aktiviert" ist, war der Verwalter der vorherige Notar. Diese Angabe wird für die Formulierung beim Ausdruck der Urkundenrolle benötigt.

Bereich "Vorgabe Druckeinstellung Papierformat"

Stellen Sie die Vorgaben für bestimmte Ausdrucke ein, die vor jedem Druck im entsprechenden Fenster wieder abgeändert werden können:

Wenn die Check-Box Verwahrungsbuch Loseblatt-Form "aktiviert" ist, soll das Verwahrungsbuch in Loseblatt-Form (Querformat) ausgedruckt werden.

Die Check-Box Nummer Verwahrungsbuch Kurzform ist standardmäßig "deaktiviert". Beim Ausdruck des Masse- bzw. Verwahrungsbuchs wird die Verwahrungsbuchnummer ausführlich ausgegeben, z. B. "11/00021". Wird sie "aktiviert", erfolgt die Ausgabe in Kurzform (im Beispiel: "21").

Die Check-Box Massen-/ Verwahrungsbuch Hochformat ist standardmäßig "deaktiviert", da das Massebuch und das Verwahrungsbuch üblicherweise aus Gründen der Übersichtlichkeit im Querformat auf Papier ausgedruckt werden. Aktivieren Sie die Check-Box, wenn Sie einen Ausdruck im Hochformat wünschen. Der hier definierte Vorschlag kann allerdings bei jedem Ausdruck individuell geändert werden.

Die Check-Box Urkundenrolle Hochformat ist standardmäßig "deaktiviert", da die Urkundenrolle üblicherweise im Querformat auf Papier ausgedruckt wird. Wenn Sie einen Ausdruck im Hochformat wünschen, können Sie natürlich die Check-Box aktivieren. Der hier definierte Vorschlag kann allerdings bei jedem Ausdruck individuell geändert werden.

Für den Ausdruck der Urkundenrolle kann mit Spalte 3 mit Straße u. PLZ eingestellt werden, ob dort nur der Ortsname oder auch zusätzlich Straße, Hausnummer und Postleitzahl ausgegeben werden.

Wenn die Check-Box Zusatz "Entwurf" automatisch "aktiviert" ist, wird bei einer Urkunde mit der Vertragsart Kennung "Beglaubigung mit Entwurf" automatisch in die Urkundenrolle eingefügt: "(Unterschr.-Begl. mit Entwurf)".

Die Check-Box Zeilenschalt. Vertr. UR definiert die Anzahl der Leerzeilen, die in der Urkundenrolle im Fall einer Vertretung ausgegeben werden, um mehr Platz für die Unterschrift zu erhalten. Eine Änderung der Vorgabe ergibt nur Sinn, wenn auch die nachfolgende Check-Box "aktiviert" ist. Möglich sind Werte von 3 (Standard) bis 10.

Die Check-Box Vertr. mit Unterschrift in UR gibt an, ob der Vertreter in der Urkundenrolle unterschreiben soll. Wird sie "aktiviert", gibt Winmacs in der Urkundenrolle eine Unterschriftenzeile aus.

Wenn die Check-Box Vertr.-Wechsel mit Zeit "aktiviert" ist, wird der Vertreterwechsel in der Urkundenrolle nicht nur mit Datum, sondern auch mit Uhrzeit vermerkt.

Bereich "sonstige Steuerung"

Wenn die Check-Box WV auf intern. SB "aktiviert" ist, wird, soweit in der Akte ein interner Sachbearbeiter eingetragen ist, dieser beim Erfassen einer neuen Wiedervorlage vorgeschlagen, nicht der Notar.

Bereich "XNP (XNotar Plus)"

Die Eintragung der Amtstätigkeits-ID ist notwendig für die Nutzung der XNP-Schnittstelle bzw. von XNotar Plus notwendig ist.

Die Registerkarte "Nummern"

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Nachfolgend werden die Einstellungsmöglichkeiten für das Aktenzeichen in den Notariats-Stammdaten erläutert. Die Einstellungen für Aktenzeichen, Ablagenummer, Rechnungsnummer, UVZ-Nr., UR-Nr., Masse- und Verwahr-Nummer in dem Fenster gelten analog.

Der grundsätzliche Aufbau der Aktenzeichen und der anderen Nummern setzt sich zusammen aus:

Jahr + Trennzeichen + laufende Nummer (fünfstellig). Beispiel:15/00023 (vgl. Anwalts-Aktenzeichen)

Geben Sie im Feld laufende Nummer die Nummer ein, die als aktuell nächste laufende Nummer vorgeschlagen werden soll. Bei der Ersteingabe müssen Sie die letzte Aktennummer ermitteln, die von Ihnen vor dem Einsatz von WM Notar vergeben wurde, und diese Nummer um eins erhöhen.
Nach jedem Jahreswechsel steht es Ihnen frei, bei Akten- und Ablagenummern die laufende Nummer wieder auf 1 zurückzustellen, d. h. Sie beginnen jeden Jahrgang mit der Nummer 1, oder fortlaufen zu lassen. In diesem Fall beachten Sie bitte die Hinweise unten zum Feld Offset.

Geben Sie ins Feld Jahr eine zweistellige Zahl für den Jahrgang ein.

Das Trennzeichen zwischen der Jahrgangs-Angabe und der laufenden Aktennummer, meist ein "/".

Offset ist der niedrigste mögliche Startwert für die laufende Nummer. Bei der Einstellung der laufenden Nummer unmittelbar nach Installation oder bei Umstellung des Jahres zum Jahreswechsel ist hier der gleiche Wert wie in Laufende Nr. einzutragen.

Was bedeutet "Offset"?
Bei der Vergabe einer neuen Akten-/ Ablagenummer wird zunächst im Feld Laufende Nr. nachgesehen, welche laufende Nummer vorgeschlagen werden soll. Danach wird geprüft, ob unterhalb dieser Nummer eine Lücke entstanden ist, z. B. durch Löschen einer Akte bei versehentlicher Falschanlage. Das Programm prüft 40 Nummern rückwärts auf solche Lücken. Offset begrenzt die Suche nach unten, d. h. es werden keine Nummern unterhalb dieses Wertes als vermeintliche Lücke geschlossen.

Besonderheiten bei der Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer wird für jedes Notariat grundsätzlich separat und unabhängig von anderen Notariaten und Anwaltsrechnungen vergeben.

Wenn die Check-Box kein eigener Nummernkreis "aktiviert" ist, wird für die Notar-Rechnungen der gleiche Nummernkreis wie für Anwalts-Rechnungen verwendet. Dies wird jedoch ausdrücklich nicht empfohlen.

Wenn die Check-Box keine Notariatskennung "aktiviert" ist, wird die Notariatskennung weggelassen, die in der Rechnungsnummer nach dem Jahr erscheint, z. B. "N1". Dann muss allerdings zwingend das Trennzeichen bei Notarrechnungen von dem der Anwaltsrechnung verschieden sein (z. B. "N" bei Notar, "/" bei Anwalt).

Nächste UVZ-Nummer

UVZ-Nr.-Format in XNotar Plus konfigurierbar
Bitte beachten Sie, dass das Format der UVZ-Nr. im XNotar Plus unter dem Menüpunkt "Einstellung UVZ" ausgewählt wird. Dort haben Sie verschiedene Möglichkeiten der Anordnung von Jahreszahl, laufender Nummer, Kennzeichen und Trennzeichen.

Legen Sie als laufende Nummer die Nummer fest, die aktuell als nächste laufende Nummer vorgeschlagen werden soll.

Tragen Sie ins Feld Jahr das aktuelle Jahr ein.

Es sind verschiedene Trennzeichen möglich: " / ", " – " oder Leerzeichen. Die ersten beiden lassen sich kombinieren, z. B.: 1/SO-2020

Geben Sie bei Kennzeichen das Kürzel des Notars ein, falls Nummernformate mit Notars-Kürzel verwendet werden.

Die Registerkarte "Bankverbindung"

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Erfassen Sie hier Angaben zur eigenen Bank.

Die Felder Bankname, Ort, BLZ und Kontonummer sind für die eigene Bankverbindung des Notars bestimmt – nicht für Anderkonten.

Die Felder dieser Bankverbindung lassen sich bei der Dokumenterstellung mittels Platzhaltern in Texte einfügen, z. B. bei Rechnungstexten. Die einzelnen Felder sind selbsterklärend.

Die Registerkarte "Saldovortrag Verwahrungsbuch"

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Erfassen Sie bei Inbetriebnahme von WM Notar und später vor jedem neuen Jahr den Vortrag des Verwahrungsbuchs.

Kein automatischer Saldovortrag zur Kontrollsicherung
Der Saldo wird absichtlich nicht automatisch vorgetragen. Damit sollen Sie angehalten werden, diesen nochmals zu überprüfen.

Dieser Wert ergibt sich im laufenden Betrieb von WM Notar aus dem Ausdruck des Verwahrungsbuchs im Bereich "Auswertungen Notariat": Verwahrungsbuch.

Der Button Neu legt neue Saldovortragsbuchung an.

Drücken Sie den Button Bearbeiten, um eine bereits erfolgte Buchung zu bearbeiten bzw. zu korrigieren.

Der Button Entfernen entfernt bereits erfolgte Buchung wieder.

Der Button OK speichert bearbeitete Buchung.

Der Button Abbruch beendet die Bearbeitung einer Buchung ohne Speichern.