Auswertungen im Notariat

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen"

Die Auswertungen zum Notariat enthalten die notwendigen Zusammenfassungen und Berichte. Die Auswertungen stehen für folgende Bereiche zur Verfügung:

Übersicht

• Das Urkundenverzeichnis
• Die Urkundenrolle
• Die Erbverträge
• Das Verwahrungsbuch
• Der Geschäftsbericht
• Das Anderkontenverzeichnis
• Die Namensverzeichnisse

Das Urkundenverzeichnis

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen" > Drop-down-Menü Button Urkunden > Button Urkundenverzeichnis

Das Urkundenverzeichnis zeigt zunächst alle im ausgewählten Zeitraum erfolgten Beurkundungen an. Sortieren Sie die Spalten der Auswertungs-Liste per Kopfklick auf- bzw. abwärts.

Passen Sie im Filterbereich des Fensters ggf. die Spaltenauswahl individuell an.

Geben Sie hier zunächst das Jahr und anschließend den genaueren Zeitraum ein, über den Sie Einträge aus dem Urkundenverzeichnis einsehen möchten. Sie können in Zeitraum entweder das gesamte Kalenderjahr voreingestellt lassen oder einen bestimmten Monat auswählen oder einen freien Zeitraum (von/ bis) eingeben.

Ein Klick auf den Button (aktualisiert Liste) hinter dem Feld Jahr baut die Liste der Beurkundungen neu auf.

Nehmen Sie eine Filter-Einstellung in dem Drop-down-Menü Status vor:

• "Alle"
• "Nicht exportiert*"
• "Exportiert*"
• "in Vorbereitung (XNP)*"
• "Eingetragen"

Der Asterisk an einigen Optionen (*) bedeutet, dass bei den angezeigten Beurkundungen eine Mehrfachauswahl für die Aktionen möglich ist, die Sie mit den Buttons anstoßen.

Geben Sie bei Nr.-Bereich die laufenden Nummern der Beurkundungen an, die Sie in der Liste angezeigt bekommen wollen. Möglich ist die Eingabe von Einzelnummern und Nummern-Bereichen (mit Bindestrich). Trennen Sie mehrere Eingaben hintereinander mit einem Strichpunkt voneinander.

Gruppieren Sie mit Hilfe des Drop-down-Menüs Gruppierung die Ergebnis-Liste nach "Status", "Zeitraum" und "Urkundenart".

Blenden Sie mittels aktivierter Check-Boxen im Drop-down-Menü Spalten ein- / ausblenden Spalten in der Liste ein bzw. aus.

Wenn die Check-Box Kleine Schriftart "aktiviert" ist, wird die Ergebnis-Liste in einer etwas verkleinerten Schriftgröße dargestellt.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog.

Der Button Export exportiert das Urkundenverzeichnis als Excel-Tabelle. Auch alle nun folgenden Auswertungen lassen sich mit entsprechendem Button als Excel-Tabelle exportieren.

Der Button Akte öffnet die Notarakte zu der markierten Beurkundung. Klicken Sie alternativ doppelt auf den Datensatz.

Nutzung erfordert Berechtigung in RAG User
Die nachfolgenden Funktionen können Sie nur nutzen, wenn Ihnen die entsprechenden Rechte in der Benutzerverwaltung RAG User zugewiesen worden sind.

Der Button XNP Export exportiert eine oder mehrere Urkunden in das Export-Verzeichnis (UVZ). Der Pfad zum Export-Verzeichnis muss in Winmacs hinterlegt sein: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Global > Registerkarte "Verzeichnisse" > XNP-Export. In XNotarPlus (XNP) gibt es im Urkundenverzeichnis die Möglichkeit jeden Exportvorgang zu importieren.

Der Button XNP Import setzt für eine oder mehrere Urkunden den UVZ-Status auf "importiert".

Der Button XNP Eingetragen weist einer oder mehreren Urkunden den UVZ-Status "eingetragen" zu, d. h. die Urkunde(n) werden verriegelt.

Die Urkundenrolle

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen" > Drop-down-Menü Button Urkunden > Button Urkundenrolle

Geben Sie hier zunächst das Jahr und anschließend den genaueren Zeitraum ein, über den Sie Einträge aus der Urkundenrolle einsehen möchten. Sie können in Zeitraum entweder das gesamte Kalenderjahr voreingestellt lassen oder einen bestimmten Monat auswählen oder einen freien Zeitraum (von/ bis) eingeben.

Button (aktualisiert Liste): Ein Klick auf diesen Button hinter dem Feld Jahr baut die Liste der Beurkundungen neu auf.

Bereich "Druck-Optionen"

Stellen Sie ein, wie der Papier-Ausdruck der Urkundenrolle aussehen soll.

Wenn die Check-Box Probedruck ist standardmäßig "aktiviert", damit die gedruckten Urkunden nicht versehentlich nach dem Ausdruck verriegelt sind. WM Notar kennzeichnet zudem die Ausdrucke als "Probedruck". Wenn die Check-Box "deaktiviert" wird, werden die gedruckten Urkunden nach dem Ausdruck verriegelt.

Wenn die Check-Box Schrift klein "aktiviert" ist, wird der Ausdruck im Hochformat in kleinerer Schrift erstellt. Optional kann auch für einen Ausdruck im Querformat die kleinere Schrift gewählt werden.

Wenn die Check-Box mit Deckblatt "aktiviert" ist, wird zusätzlich ein Deckblatt ausgedruckt. Der Ausdruck des Deckblattes erfolgt jedoch absichtlich erst am Ende, da erst dann die genaue Anzahl der gedruckten Seiten feststeht und auf das Deckblatt übernommen werden kann. Nehmen Sie das ausgedruckte Blatt und heften Sie es an den Anfang vor alle anderen ausgedruckten Seiten.

Das Feld Band steht nur zur Verfügung, wenn die Check-Box mit Deckblatt "aktiviert" ist: Geben Sie die Band-Nummer des Bands ein, aus dem gedruckt werden soll.

Das Feld Erstellt am steht nur zur Verfügung, wenn die Check-Box mit Deckblatt "aktiviert" ist: Das Druckdatum kann auf dem Deckblatt verändert werden.

Wenn die Check-Box mit langer Bezeichnung des Gegenstands "aktiviert" ist, blendet WM Notar die zusätzliche Spalte "Gegenstand (lang)" ein. Der Ausdruck beinhaltet dann in der Spalte "Gegenstand" zusätzlich, durch " – " getrennt, die Information aus dem Memofeld unter dem Feld Gegenstand im Urkunden-Fenster ein.

Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf einen bestimmten Listeneintrag die dazugehörige Akte.

Der Button Druck startet den Druck-Dialog.

Automatische Verriegelung gedruckter Urkunden
Nach dem Ausdruck (Button Druck) werden die gedruckten Urkunden verriegelt, d. h. es können keine nachträglichen Änderungen mehr in deren Daten vorgenommen werden.

Wenn ein Notarvertreter tätig war, wird dies automatisch in der Urkundenrolle ausgegeben.

Konfiguration der Ausgabe von Ortsdaten in der Urkundenrolle
Stellen Sie ein, ob beim Ausdruck der Urkundenrolle in Spalte 3 nur die Ortsbezeichnung oder auch Straße und Postleitzahl ausgegeben werden sollen: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Notariat" > Button Stammdaten > Registerkarte "Allgemein".

Der Button Akte öffnet die Akte zu der markierten Urkunde.

Der Button Export exportiert die Urkundenrolle als Excel-Tabelle. Auch alle nun folgenden Auswertungen lassen sich mit entsprechendem Button als Excel-Tabelle exportieren.

Die Erbverträge

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen" > Button Erbverträge

Rufen Sie das Verzeichnis aller Erbverträge eines bestimmten Jahres im Winmacs-Hauptfenster auf. Die druckbare Liste enthält die in § 9 I DONot genannten Angaben (Erblasser, Geburtsdatum, Tag der Beurkundung und Urkundenrollen-Nummer).

In der Urkundenrolle sind alle Erblasser des jeweiligen Erbvertrags als "Partei A" einzutragen, die weiteren Vertragspartner als "Partei B" und ggf. noch sonstige Beteiligte. Das Namensverzeichnis der Erbverträge (Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen" > Button Namensverzeichnisse > "Namensverzeichnis Erbverträge") berücksichtigt alle in dieser Weise erstellten Zuordnungen für Erbverträge innerhalb eines auswählbaren Zeitraums.

Das Verwahrungsbuch

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen" > Button Verwahrungsbuch

Geben Sie zunächst an, für welchen Zeitraum Sie das Verwahrungsbuch ansehen möchten, also Jahr und ggf. Monat.

Darunter treffen Sie Einstellungen für einen Ausdruck. Voreinstellungen hierfür definieren Sie über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Notariat" > Button Stammdaten > Registerkarte "Allgemein".

Der Geschäftsbericht

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen" > Button Geschäftsbericht

Über den Button Druck starten Sie den Druck-Dialog (vgl. das Ausdrucken der Urkundenrolle).

Ein Klick auf den Button TP (Textprozessor) erstellt den Geschäftsbericht als Word-Dokument.

Das Anderkontenverzeichnis

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen" > Button Anderkonten-Verzeichnis

Angezeigt und gedruckt werden Anderkonten, die im gewählten Zeitraum angelegt wurden und solche, die im anzuzeigenden Jahr noch nicht abgeschlossen wurden.

Der Button Akte öffnet die Akte zum markierten Anderkonto.

Über den Button Druck starten Sie den Druck-Dialog (vgl. das Ausdrucken der Urkundenrolle).

Die Namensverzeichnisse

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Notariat" > Gruppe "Auswertungen" > Button Namensverzeichnisse

Darunter stehen zur Auswahl:

• "Namensverzeichnis Urkundenrolle"
• "Namensverzeichnis Erbverträge"
• "Namensverzeichnis Massebuch"

Definieren Sie hier jeweils den Auswertungszeitraum. Sie erhalten dann alphabetisch sortierte Listen der Beteiligten gemäß DONot.