Textprozessor

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Dokumentverwaltung" > Button Textprozessor
Alternativ: Tastenkombination [Alt]+[P]

Erstellen Sie jedes Dokument zur Akte ganz oder teilweise mit dem Textprozessor. Er ist zusammen mit den Rohtexten das Bindeglied zwischen Winmacs und Word bzw. Outlook.

Lassen Sie den Textprozessor die in Winmacs verwalteten Daten automatisch in ausgewählte Rohtexte schreiben, die als Microsoft-Word-Dokumente bzw. Outlook-Nachrichten (E-Mails) ausgegeben werden. Überprüfen Sie die erzeugten Schreiben und passen Sie diese ggf. vor dem Druck oder Mail-Versand an.

Die erwähnten Rohtexte sind, sehr vereinfacht dargestellt, Textvorlagen, die aus normalem Text und Platzhaltern bestehen. Der Textprozessor ersetzt die Platzhalter mit den zutreffenden Daten aus der jeweiligen Akte, sodass ein maßgeschneidertes Dokument entsteht.

Die Fähigkeiten des Textprozessors gehen jedoch viel weiter. Er reagiert selbstständig auf bestimmte Sachverhalte in der Akte und passt Formulierungen entsprechend an. Er stellt Ihnen bei der Erstellung des Dokuments ggf. Fragen und reagiert mit unterschiedlichen Formulierungen auf Ihre Antworten.

Eine Reihe solcher Rohtexte wird mitgeliefert. Diese und Ihre eigenen Rohtexte werden in Word/ Outlook und mit Hilfe eines weiteren Programms erstellt und verändert, nämlich dem Textgenerator. Er ist im Lieferumfang Ihres Winmacs-Systems enthalten.

Das Suchfenster für Rohtexte

Wenn der Textprozessor durch einen Mausklick auf den Button Textprozessor gestartet wird, erscheint zunächst das Suchfenster für Rohtexte:

Zu dem jeweiligen Suchbegriff des Textes sehen Sie unten rechts in einem Feld eine kurze Inhaltsangabe zu diesem Text.

Standardmäßig ist der Suchtyp "beginnt mit" eingestellt. Der blaue Markierungsbalken wird auf den ersten Datensatz positioniert, der mit dem Suchtext beginnt.
Der Suchtyp "enthält" entspricht hingegen einem Filter. In diesem Fall werden nur die Datensätze angezeigt, die den Suchtext enthalten. Der blaue Markierungsbalken steht dann auf dem ersten Datensatz.

Suchtyp für Rohtext-Auswahl festlegen
Legen Sie den Standard-Suchtyp fest (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > System-Parameter > Button Programm > Registerkarte "Textprogramm"). Diese Einstellung betrifft dann auch das Fenster "Suche Reportgenerator".

Ausdruck des Rohtext-Katalogs
Drucken Sie eine Liste aller eingebundener Rohtexte inklusive der Kurzbeschreibung aus: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Rohtexte" > Button Katalog drucken > Button Drucken. Um Rohtexte hinzuzufügen oder anzupassen, verwenden Sie: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Rohtexte" > Button Rohtexte verwalten.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass möglichst alle Personen in der Kanzlei, insbesondere die Anwälte, den vorhandenen Bestand von Rohtexten kennen und nutzen. Der Textprozessor beschleunigt die Arbeit nur dann, wenn nicht weiterhin Inhalte individuell diktiert und formuliert werden, die mit wenigen Mausklicks aus Winmacs übernommen werden können..

Der weitere Verlauf hängt ganz vom gewählten Rohtext ab, d. h. es werden möglicherweise Fragen auftauchen, Texteingaben angefordert usw.

Das neu erstellte Dokument wird automatisch an MS Word übergeben (das selbstständig gestartet wird). Nehmen Sie dort ggf. Ergänzungen im Dokument vor und drucken es ggf. aus.

Beispielablauf für den Ausdruck eines Übersendungszettels

Klicken Sie in der geöffneten Akte auf den Button Textprozessor, um den Textprozessor zu starten. Es blendet sich das Suchfenster für Rohtexte ein. Wählen Sie dort den Eintrag "ALLG UEBERSENDUNGSZETTEL" aus:

Bei diesem Rohtext müssen Sie die Empfänger-Anschrift auswählen, da sich diese nicht zwangsläufig aus dem Textinhalt ergibt:

In der oberen Hälfte haben Sie Zugriff auf die Adressen, die der Akte irgendwie zugeordnet sind. Bestimmen Sie in der unteren Hälfte eine andere, x-beliebige Adresse (ohne Verbindung zur Akte) aus allen Adress-Datenbanken als Empfänger.

Baumstruktur im Textprozessor ausblendbar
Standardmäßig sehen Sie das linke Fenster; die alte Ansicht rechts stellen Sie über die Benutzerrechte ein: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Anzeige und Steuerung"
Wählen Sie in der Baumstruktur den Empfänger mit einem Doppelklick aus.

Bei diesem Rohtext kommt die Abfrage, welchen Inhalt der Übersendungszettel haben soll (also welche vorgefertigten Textbausteine zum Einsatz kommen sollen):

Treffen Sie Ihre Auswahl und bestätigen Sie diese mit dem Button OK. Word gestartet und der fertige Text erscheint am Bildschirm:

Das auf diese Weise erzeugte Dokument kann nun noch abgeändert, ergänzt und schließlich gedruckt werden.

Gleichzeitig öffnet sich die Historie von Winmacs, in die automatisch das Dokument (vorläufig!) eingetragen wird. Nach der Bearbeitung des Dokuments in Word ist in der Historieneintrag mit dem Button OK zu speichern oder mit dem Button Löschen zu verwerfen.

Anpassung der Meta-Daten vorm Speichern in die Historie möglich
Ehe Sie das Dokument in die Historie speichern, ist ggf. der Bearbeitungsbereich anzupassen.

Ab Word 2007 finden Sie den Button WinMACS im Menüband "Rummel Software GmbH":

Sobald Sie das Dokument gedruckt haben, brauchen Sie lediglich auf diesen Button zu klicken. Dadurch wird das Dokument automatisch gespeichert und geschlossen. Danach landen Sie von selbst wieder in Winmacs.

Speichern Sie das Dokument und verlassen Sie Word ausschließlich auf diese Weise. Speichern Sie das Dokument nie über eine andere Methode ab. Denn sonst kann Winmacs nicht mehr auf dieses Dokument zugreifen und den Textbestand aktualisieren.

Über den Button Vorlagen in der Gruppe "Briefkopf" kann ein anderer oder gar kein Briefkopf gewählt werden, ohne den (erstellten) Text weitergehend zu verändern. Einzelheiten zur Konfiguration lesen im Kapitel Briefkopf.

Steigerung der Schreibleistung durch Rohtexte
Wir weisen nochmals nachdrücklich darauf hin, dass die intensive Nutzung des Textprozessors und die Verwendung möglichst vieler Rohtexte die Effektivität Ihrer Kanzlei bezüglich der Schreibleistung ganz erheblich steigert. Dies wird aber nur dann geschehen, wenn Sie den folgenden Punkten hinreichende Wichtigkeit und Zeit beimessen:

• Die mitgelieferten Rohtexte müssen ggf. an Ihren Stil angepasst werden.
• Es müssen neue, Ihrem individuellen Bedarf entsprechende Rohtexte erstellt werden.
• Es müssen alle Personen über den Bestand an Rohtexten informiert sein und diesen auch benutzen.

Die Rohtextliste strukturieren

Wenn Sie möchten, fassen Sie die Rohtexte des Textprozessors in einer Baumstruktur übersichtlicher zusammen. Ein Rohtext lässt sich immer nur einem Zweig oder Unterzweig zuordnen.

Beispiel: Richten Sie in der Baumstruktur einen Zweig "Zivilsachen" mit den Unterzweigen "Mandantenkommunikation" und "Gericht" ein. Sortieren Sie unter dem Zweig "Mandantenkommunikation" z. B. die Rohtexte "ZIV URTEIL NEGATIV" und "ZIV URTEIL POSITIV" ein; unter dem Zweig "Gerichte" die Schriftsätze an das Gericht. Finden Sie dadurch die Rohtexte später schnell nach Themen sortiert wieder.

Zuordnungen werden über das Suchfenster der Rohtexte verwaltet. Öffnen Sie dieses über: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Dokumentverwaltung" > Button Textprozessor. Dort befindet sich rechts ein Bereich, der aus zwei Registerkarten besteht:

Ein- und Ausblenden der Baumstruktur
Um die Baumstruktur ein- oder auszublenden, folgen Sie diesem Pfad zur zuständigen Check-Box: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Textprogramm" > Auswahl Rohtext mit Baumstruktur.

Die Registerkarte "Zuordnung"

Zeigen Sie hier alle zugeordneten Rohtexte eines Zweigs an (Doppelklick auf Zweig) und nehmen Sie die Zuordnung der Rohtexte zu den Zweigen vor.

Der Button Filter zeigt nur noch diejenigen Rohtexte an, die dem markierten Zweig der Baumstruktur zugewiesen sind. Alle anderen Rohtexte werden ausgeblendet. Die reduzierende Anwendung des Filtermechanismus visualisiert ein grüner Hintergrund für die Baumstruktur.

Der Button Hinzu fügt den aktuell markierten Rohtext (links) dem aktuell markierten Zweig (rechts) hinzu. Setzen Sie zuerst beide Markierungen und klicken Sie danach auf den Button.

Der Button Entfernen entfernt die Verknüpfung eines Rohtexts von dem markierten Zweig. Der Button ist nur verfügbar, wenn der markierte Rohtext (links) auch tatsächlich mit dem markierten Zweig (rechts) verknüpft ist.

Rohtextzuordnung auf einen Zweig beschränkt
Sie können einen Rohtext immer nur einem Zweig oder Unterzweig zuordnen. Dieses Problem lässt sich aber umgehen, indem Sie die Rohtext-Datei kopieren und unter einem anderen Rohtextnamen erneut hinzufügen.

Die Registerkarte "Struktur ändern"

Legen Sie auf dieser Registerkarte eine Baumstruktur an oder überarbeiten Sie eine vorhandene. Diese Funktion steht nur Benutzern zur Verfügung, denen das entsprechende Benutzerrecht in der Benutzerverwaltung RAG User zugewiesen ist.

Der Button Neu fügt einen neuen Zweig in die Baumstruktur ein. Die Bezeichnung für den neuen Zweig muss eingetragen werden.

Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um die Bezeichnung eines vorhandenen, markierten Zweigs zu ändern.

Der Button Entfernen löscht einen vorhandenen, markierten Zweig.

Der Button OK und der Button Abbruch speichern den jeweiligen Vorgang oder brechen ihn ab.

Um einen Unterzweig zu erzeugen, ist der darüber liegende Zweig per Mausklick zu markieren. Über den Button Neu wird der Name des neuen Unterzweigs eingegeben. Dann ist die Check-Box Untereintrag von zu aktivieren. Im Feld Untereintrag von wird der übergeordnete Zweig bereits angezeigt.

Anpassen der Baumstruktur von bereits vorhandenen Zweigen per Drag-and-drop

Um einen vorhandenen Zweig innerhalb der Baumstruktur zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor: Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt, führen Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Zweignamen und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Zweig an die gewünschte Position und lassen Sie die Maustaste dort los.
Möchten Sie einen Unterzweig wieder zu einem Zweig erster Ordnung machen, ziehen Sie ihn auf eine freie Stelle unterhalb des letzten Zweigs und lassen Sie ihn dort los.