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Benutzerrecht
erforderlich
Dieses Fenster ist nur zugänglich für
Winmacs-Nutzer, die das Benutzerrecht "Rohtexte verwalten" besitzen
(vgl. Benutzerverwaltung, Registerkarte "Rechte").
Pflegen Sie im Rohtexte-Fenster die Rohtextliste des Textprozessor.
Laden Sie in das Fenster alle Informationen zu einem bereits in Winmacs implementierten Rohtext, indem Sie dessen Suchbegriff über das Datenbankfeld Suchbegriff aufrufen.
Damit schließlich ein neu erstellter Rohtext im Textprozessor erscheint, öffnen Sie mit der Button(Lupe) oder der Taste [F2] Suchfenster für Rohtexte. Klicken Sie auf den Button Neu, um in den nun freigegebenen Formularfeldern alle Daten zum neuen Rohtext zu hinterlegen, einschließlich des Suchbegriffs!
Tragen Sie den Dateiname der Word-Datei im RTF-Format ein, die den Rohtext enthält.
Namenskonvention für
Sekundärtexte beachten
Wenn es sich um einen Sekundärtext
(Klasse "Sekundär") handelt,
müssen Suchbegriff und
Dateiname übereinstimmen. Der Dateiname muss
immer mit einem Unterstrich "_" beginnen.
Die Klasse bestimmt den Bereich, aus dem heraus der Rohtext aufgerufen werden kann. Ein Rohtext der Klasse "Forderungssache" steht z. B. nur in dem Forderungsbereich der Akte zur Verfügung. "Sekundär" bezeichnet ein Textbaustein, der in einem anderen Rohtext eingebettet ist und nicht allein als solcher aufzurufen ist. Beispiele sind Kopfzeilen, Kontaktdaten oder Grußzeilen.
Klicken Sie auf den Button (Lupe), um den Rohtext mit einer Gruppe zu verknüpfen. Es öffnet sich das Fenster "Auswahl Verknüpfung", das einen Strukturbaum mit verschiedenen Gruppen anzeigt.
Jeder Zweig steht für eine Gruppe. Mit einem Doppelklick auf einen Zweig schließen Sie die Zuordnung des Rohtextes zu einer Gruppe ab. Die Zuordnung eines Rohtextes zu einer Gruppe ist optional. Er ist auch ohne Gruppen-Zuordnung im Textprozessor aufzurufen, allerdings nicht in der strukturierten Rohtext-Liste zu finden.
Wählen Sie als Destination das Programm aus, an das Winmacs den automatisch erstellten Text übergeben soll:
- "Word Textprogramm": Wenn mit diesem Rohtext ein Dokument erzeugt wird, wird es immer in Microsoft Word angezeigt.
- "E-Mail": Wenn mit diesem Rohtext ein Dokument erzeugt wird, wird es immer als neue E-Mail in Microsoft Outlook angezeigt. Ist zusätzlich die Check-Box Zwischenablage aktiviert, dann wird der Text zusätzlich in die Windows-Zwischenablage kopiert.
- "Fragen Word/ E-Mail": Bei jedem Erzeugen eines Dokuments aus diesem Rohtext heraus wird der Benutzer gefragt, ob es im Word oder Outlook dargestellt werden soll.
- "PDF-Formular": Eine PDF-Datei, die Formularfelder enthält, wird ausgefüllt. Neben der PDF-Datei muss eine CSV-Datei mit gleichen Namen im Rohtext-Ordner vorhanden sein, in der Anweisungen enthalten sind, welche Felder mit welchen Platzhaltern befüllt werden sollen.
- "PDF-Dokument": Das Dokument wird als PDF-Datei erzeugt.
Geben Sie den Status der Dokumente vor, die Winmacs mit diesem Rohtext erzeugt und in der Historie bzw. dem Textbestand als ihrem Vorläufer abspeichert. Zur Auswahl stehen:
- "Standardeinstellung": Es wird die hinterlegte Einstellung vorgeschlagen: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Global > Registerkarte "Textsteuerung".
- "Löschautomatik": Für ein mit diesem Rohtext erzeugtes Dokument wird in der Historie der Status "Löschautomatik" vorgeschlagen.
- "Korrekturvorlage": Für ein mit diesem Rohtext erzeugtes Dokument wird in der Historie der Status "Korrekturvorlage" vorgeschlagen.
- "Aufbewahrung": Für ein mit diesem Rohtext erzeugtes Dokument wird in der Historie der Status "Aufbewahrung" vorgeschlagen.
Beispiel für Einstellmöglichkeiten: Stellen Sie in den Globalen Einstellungen "Korrekturvorlage" ein, beim Übersendungszettel abweichend die "Löschautomatik".
Die Check-Box Word "Suchen und Ersetzen" oder mit Barcode ist nur sichtbar, wenn in den Winmacs-Programm-Parametern eingestellt ist, dass Sekundärtexte je nach Rohtext unterschiedlich eingefügt werden. Eine Markierung hier entspricht dann der Option Word-COM (Barcode) für den gewählten Rohtext. Näheres erfahren Sie (hier).
Geben Sie bei Bemerkungen/ Hinweise eine kurze Erklärung ein, welchen Zwecken der Rohtext dient. Winmacs zeigt diese als Hinweis bei der Rohtext-Auswahl vor der Texterzeugung an.
Weitere Einzelheiten über Rohtexte finden Sie im Abschnitt zum Textgenerator.
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