Historie

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Das Fenster "Historie" enthält die "Geschichte" der Akte. Es dient der schnellen Übersicht über alle wichtigen Ereignisse, Dokumente und den Schriftverkehr. Listeneinträge werden in Abhängigkeit vom Datensatztyp weiterverarbeitet. Einträge, die mit einem Dokument verknüpft sind, sehen Sie mit dem Button Öffnen ein.

Übersicht

• Der Aufbau des Historien-Fenster
• Einen Historieneintrag erstellen
• Einen Historieneintrag bearbeiten
• Historieneinträge löschen
• Durchgestrichene Historieneinträge
• "Leere" Historieneinträge
• Die DMS-Synchronisation der Historie bei Verwendung von Winmacs mit Documents
• Jobs in der Historie
• Die Datensatzliste sortieren
• Die Ansicht der Einträge filtern
• Mehrfachauswahl von Datensätzen
• Die Versandliste
• Die Gruppenansicht
• Die Listenansicht
• Die Historie strukturieren
• Die Buttons in der Historie

Der Aufbau des Historien-Fensters

Das Fenster besteht aus mehreren Bereichen:

• Button-Leiste, u. a. mit Buttons zum Bearbeiten von Historieneinträgen: Es gibt eine leicht abweichende Ansicht für die Nutzer von Documents.
• Bearbeitungsbereich für den Datensatz
• Datensatzliste in Gruppen- oder Listenansicht: In Documents liegende externe Dokumente sind am Icon in der gleichnamigen Spalte erkennbar.
• Bereich zum Wechseln der Ansicht von der Datensatzliste
• Buttons des Typenfilters
• allgemeiner Filter für die Datensatzliste
• Statusleiste, die u. a. anzeigt, ob Filter aktiviert sind
• Versandliste von Anhängen für E-Mails, EGVP-Nachrichten und die Optionen der Kommunikationszentrale
• Historienstruktur: Legen Sie hier einen Strukturbaum an bzw. importieren Sie ihn. Seinen Knoten lassen sich die Einträge aus der Datensatzliste zuordnen.

Historienstruktur bei Documents-Einsatz
Wird Winmacs in Verbindung mit Documents genutzt, ist die Neuanlage bzw. der Import einer Historienstruktur in Winmacs deaktiviert. Anlage und Bearbeitung der Historienstruktur erfolgen im DMS über die Registerstruktur-Verwaltung der Akte. Die Registerstruktur der DMS-Akte inklusive der zugeordneten Dokumente wird in die Winmacs-Historie synchronisiert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Historienstruktur.
Wird unmittelbar vor Anlage der Anwaltsakte das Referat in Winmacs zugeordnet, wird eine mit dem Referat verknüpfte Historienstrukturvorlage in Winmacs und Documents angelegt.
Dazu sind Einstellungen unter Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten > Registerkarte "Nummern" und Button Referate vorzunehmen.

Einen Historieneintrag erstellen

Nehmen Sie einen reinen Texteintrag vor, indem Sie auf den Button Neu klicken und einen Text in den Bearbeitungsbereich eintragen. Korrigieren Sie ggf. Datum und Uhrzeit, bevor Sie den Eintrag mit dem Button OK abspeichern.

Wenn Sie den Textprozessor einsetzen, entstehen automatisiert Historieneinträge. Dazu mehr im folgenden Abschnitt.

Fügen Sie Dokumente aus anderen Programmen per Drag-and-drop in die Historie ein: Klicken Sie dazu auf die gewünschte Datei (außerhalb des Winmacs-Fensters, z. B. auf dem Windows-Desktop oder im Windows-Explorer), bewegen Sie diese mit gedrückt gehaltener Maustaste auf die Winmacs-Akte bzw. deren Historienfenster und lassen sie dort fallen, indem Sie die Maustaste loslassen.

Unterstützung von Drag-and-drop
Sogar mehrere markierte Elemente lassen sich vom Desktop oder dem Windows-Explorer in die Historie ziehen.

Dies funktioniert nicht nur für Dokumente und Dateien, sondern auch für ...

• Internetadressen: Ziehen Sie aus Ihrem Internetbrowser (z. B. Firefox oder Internet Explorer) das kleine Symbol vor der Internetadresse (URL) auf die Winmacs-Akte oder deren Historienfenster und lassen es dort fallen.

• Outlook-E-Mails: Ziehen Sie die E-Mail aus Outlook in die Historie, die Akte oder das Winmacs-Hauptfenster und lassen Sie diese dort fallen.
  Wer die Dokumenteigenschaften bei der Drag-and-drop-Übernahme stets bearbeiten will, kann sich automatisch das nachfolgend abgebildete Fenster einblenden lassen.
  
  
  
  Dafür müssen Einstellungen geändert werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Anzeige und Steuerung" > Erweiterte E-Mail-Behandlung in der Historie "aktiviert".

Es wird automatisch ein neuer Historieneintrag erstellt, der Datum und Uhrzeit erhält. Als Historientext wird der Dateiname verwendet; dieser kann über den Button Bearbeiten ergänzt oder geändert werden.
Die Originaldatei bleibt dabei unverändert, da eine Kopie in dem Winmacs-Unterordner der jeweiligen Historie erzeugt und gespeichert wird.

Auf die gleiche Art und Weise stellen Sie eine Datei, die mit einem Historieneintrag verbunden ist, auch wieder her. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste (auf dem Text) den Eintrag aus der Historie auf eine Stelle außerhalb von Winmacs – dort wird dann eine Kopie bereitgestellt.

Einsatz der Zwischenablage
Auf dem beschriebenen Weg können nicht mehrere markierte Dateien aus der Historie auf den Desktop oder in den Windows Explorer gezogen werden. Markieren Sie stattdessen alle Dateien und setzen Sie die Zwischenablage ein.

Direkter Dokumenten-Import in Documents
Wenn Sie Documents einsetzen, beschleunigen Sie das Hinzufügen (insbesondere vieler) neuer Dokumente zur Akte, indem Sie diese gleich in Documents ziehen. Sonst werden die Dokumente nach Winmacs und von dort wiederum nach Documents übertragen. Das Hinzufügen der Dokumente über die Historie ist für den Fall einer unterbrochenen Verbindung bewusst zweistufig programmiert.

Einen Historieneintrag bearbeiten

Zum Bearbeiten eines Historieneintrags markieren Sie diesen in der Datensatzliste und betätigen den Button Bearbeiten.

Im Bearbeitungsbereich nehmen Sie die Änderungen vor.

In Abhängigkeit vom Typ des Historieneintrags verändert sich der Bearbeitungsbereich. Nachfolgend ist der Bearbeitungsbereich für ein Dokument zu sehen, das mittels Textprozessor aus Winmacs heraus erzeugt worden ist.

Das Feld Erstellt von dient nur der Information. Sie sind als angemeldeter Benutzer automatisch eingetragen. Ob Sie das Benutzerkürzel ändern können, hängt vom Typ des Historieneintrags ab und ggf. davon, ob der aktuelle Benutzer der Ersteller ist (z. B. bei Dokumenten, die mit dem Textprozessor erstellt worden sind).

Datum und Uhrzeit lassen sich in den Feldern am und um anpassen.

Der Status ist in Abhängigkeit vom Typ des Historieneintrags sichtbar. Zur Auswahl stehen:

• "Löschautomatik" blendet das Eingabefeld löschen ab ein.
• "Korrekturvorlage" blendet die Drop-down-menues SB und Prio ein.
• "Aufbewahrung": Status für einen Text, der Korrektur gelesen worden ist.

Das Datumsfeld löschen ab ist nur beim Status "Löschautomatik" sichtbar. Tragen Sie das Datum ein, ab dem das Dokument vom Programm automatisch gelöscht werden soll.

Wählen Sie im Datenbankfeld SB den Sachbearbeiter aus. Es ist nur beim Status "Korrekturvorlage" sichtbar, da Winmacs es für die Auswertung Korrekturtexte.

Das Feld Prio ist nur beim Status "Korrekturvorlage" sichtbar, des es Winmacs für die Auswertung Korrekturtexte benötigt: "niedrig", "mittel" und "hoch".

Das Feld Empfänger ist nur bei Dateitypen sichtbar, bei denen eine freie Eingabe sinnvoll erscheint. Falls schon ein Empfänger eingetragen ist, benötigen Sie zum Ändern ein entsprechendes Benutzerrecht.

Im Drop-down-Menü Kategorie stehen die Optionen "--- ohne ---", "beA Ausgang" und "beA Eingang" bei Auslieferung der Software zu Verfügung.

Anlage weiterer Historien-Kategorien
Es besteht die Möglichkeit, weitere Kategorien für die Historie anzulegen, die Sie dann hier den Datensätzen zuordnen können (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Historie").

Mit dem Button OK werden die Eingaben im Bearbeitungsbereich gespeichert, mit dem Button Abbruch verworfen.

Historieneinträge löschen

Löschen Sie markierte Historieneinträge mit dem Button Entfernen. Externe Dokumente (Icon) werden auch im DMS gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass alle ausgewählten Einträge (blau markiert und mit Haken) gelöscht werden. Möglicherweise befindet sich keiner davon im aktuellen Anzeigebereich, da Sie den Fokus unabhängig von der Auswahl bewegen können.

Durchgestrichene Historieneinträge

Durchgestrichene Historieneinträge beziehen sich auf Dateien, die nicht mehr auffindbar sind. Dies kann verschiedene Ursachen haben.

"Leere" Historieneinträge

Wenn Sie Documents einsetzen, zeigt die Historie bei einer getrennten Verbindung oder fehlender Berechtigung für externe Dokumente nur "leere" Historieneinträge an, mit denen Sie nicht arbeiten können.

Die DMS-Synchronisation der Historie bei Verwendung von Winmacs mit Documents

Übertragung von Dokumenten nach Documents

Winmacs überträgt die Dokumente der Historie automatisch nach Documents. Dort liegen sie mit einem Teil der zugehörigen Informationen (z. B. Titel, Datum und Version). Von diesen externen Dokumenten werden jeweils nur die neuesten Versionen in der Winmacs-Historie angezeigt und durch ein blaues Icon gekennzeichnet.

Direkter Import vieler Dokumente nach Documents empfohlen
Beschleunigen Sie das Hinzufügen besonders vieler, neuer Dokumente zur Akte, indem Sie diese direkt in Documents ziehen. Andernfalls werden die Dokumente zunächst nach Winmacs und anschließend nach Documents übertragen. Das Hinzufügen der Dokumente über die Historie ist für den Fall einer unterbrochenen Verbindung bewusst zweistufig programmiert.

Auslösen von Datenübertragungen

• Das Hinzufügen oder Bearbeiten von Historieneinträgen überträgt automatisch das zugehörige (noch im Winmacs liegende) Dokument nach Documents. Es gilt dann als externes Dokument.

• Der Button Synchronisieren in der Historie synchronisiert alle Dokumente der Akte bidirektional zwischen Winmacs und Documents. Die Betätigung des Buttons ist in der Regel nicht notwendig. Er kommt nur nach einer getrennten Verbindung zu Documents oder für die Verarbeitung von Altdaten zum Einsatz.

• Das Öffnen der Historie oder die Betätigung des dortigen Button Aktualisieren erstellt Historieneinträge für alle Dokumente, die in Documents neu der Akte zugeordnet worden sind. Die zum Anzeigen benötigen Informationen stammen aus der Winmacs-Datenbank und dem Documents.

Keine Übertragung von Historieneinträgen nach Documents

• Einfache Texteinträge, WM-Doku-Dokumente, WebAkten-Nachrichten, Internet-Links, Jobs, Ordner, EDA- und XJustiz-Dateien, sowie Tabellen-Exporte bleiben dauerhaft in Winmacs gespeichert und werden nicht ins Documents übertragen.

• Historieneinträge mit mehr als 256 Zeichen im Ereignis bleiben in Winmacs, solange Sie das Ereignis nicht kürzen.

• Bei einer getrennten Verbindung zu Documents erfolgt keine Übertragung von Dokumenten.

Spezielle Standards für externe Dokumente

Zur Anpassung an die im Documents übliche Arbeitsweise gelten in der Historie und in den Jobs spezielle Standards für den Umgang mit den Versionen eines Dokuments:

• Werden externe Dokumente an die Kommunikationszentrale übergeben oder mit Signieren- oder Versenden-Jobs verknüpft, beziehen sich die Aktionen auf die jeweils in diesem Augenblick aktuellen Versionen der Dokumente in der Historie. Bei den Dokumenten-Jobs gibt es eine Ausnahme: Bearbeitet der Jobempfänger über das Jobfenster die Dokumente, werden (nach Rückfrage) die dann aktuellen Versionen der Dokumente mit dem Job verbunden.

• Externe Dokumente, die mit allgemeine Jobs verknüpft werden, beziehen sich jederzeit auf die gerade aktuellste Version in der Historie.

Jobs in der Historie

In der Historie werden auch Jobs mit Jobempfänger (in der Spalte "Ereignis") angezeigt.

Ein Doppelklick öffnet das Fenster "Job bearbeiten".

Die Datensatzliste sortieren

Sortieren Sie die Historieneinträge mit Kopfklicks in den Spaltenüberschriften der Tabelle, z. B. nach "Datum/ Uhrzeit". Hier gibt es einen deutlichen Unterschied zwischen Gruppen- und Listenansicht. In der Gruppenansicht wird innerhalb der einzelnen Gruppen nach dem angeklickten Kriterium sortiert, in der Listenansicht werden alle Historieneinträge von oben bis unten sortiert.

Historienliste speichert Sortierung optional
Winmacs "merkt" sich die Sortierung der Datensatzliste in der Historie, wenn Sie die Check-Box Sortierung speichern in den Programm-Parametern aktiviert haben.

Die Ansicht der Einträge filtern

Wenn die Historie viele Einträge enthält, helfen Ihnen die Filtermöglichkeiten unterhalb der Liste, nur einen Teil der Einträge anzuzeigen oder bestimmte einzelne Einträge zu finden.

Strukturbaum als Filter verwenden
Verwenden Sie neben den beiden nachfolgend beschriebenen Filtern auch den Baum einer eingesetzten Historienstruktur, um die Datensatzliste zu filtern.

1. Typenfilter

Durch das Aktivieren der Buttons des Typenfilters reduzieren Sie den Inhalt der Liste auf einen Typ oder mehrere Typen von Datensätzen. Die Liste wird dann unmittelbar nach dem Klicken aktualisiert. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einem Button verweilen, sehen Sie einen kurzen Hinweistext zum jeweiligen Typ.

Es lässt sich nach folgenden Typen von Historien-Einträgen filtern (Aufzählung in Reihenfolge der Buttons):

• rtf-Dateien, erzeugt mit dem Textgenerator
• PDF-Dateien
• msg-Dateien (E-Mails)
• WM-Doku-Dokumenten
• Excel-Dokumenten
• WebAkten-Dokumenten
• beA-Nachrichten
• txt-Dateien (Text-Dateien)
• Internet-Links
• Job-Einträge
• Word-Dateien (docx-Dateien)
• Historiendokumente ohne Datei-Anhang
• verlinkte Ordner
• XRechnungen (xml-Dateien)

Aktivierte Filter-Buttons werden hellblau hinterlegt und von einem punktierten roten Quadrat umgeben.

Hier sind selbst erstellte Dateien (Bestand), Text-Dateien, Internet-Links und XRechnungen als Filtertypen markiert.

2. Allgemeiner Filter

Mit den Textfeldern Filter rechts neben den Drop-down-Menüs Ereignis und Empfänger lassen sich die Listeneinträge der Historie hinsichtlich des Ereignistextes und der Empfängerbezeichnung einschränken. Es gilt die in dem jeweiligen Drop-down-Menü ausgewählte Bedingung:

• "beginnt mit": Nach dem Filtertext kann noch beliebiger weiterer Text folgen.
• "enthält": Der Filtertext ist irgendwo im Text enthalten.
• "genau": Der Text muss exakt dem Filtertext entsprechen und darf keine weiteren Zeichen enthalten.

Den Zeitraum der anzuzeigenden Listeneinträge grenzen Sie mit den Datumsfeldern Datum von und Datum bis ein. Bei Kategorie steht zur Auswahl: "--- alle ---", "beA Ausgang", "beA Eingang" und alle selbst erstellten Kategorien.

Klicken Sie auf den Button Filtern, um die unterhalb der Trennlinie einstellbaren Filterkriterien anzuwenden. Drücken Sie alternativ auch die Tasten [Enter] oder [F2], wenn sich der Tastaturfokus gerade in einem Steuerelement des Filters befindet. Das erneute Klicken auf den Button Filtern deaktiviert die Filterfunktion oder wendet die von Ihnen zwischenzeitlich veränderten Filterkriterien an.

Nach dem Filtern werden nur noch Historieneinträge angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen.

Bei der Gruppenansicht kann es sein, dass die Untereinträge, nicht aber die Haupteinträge einer Gruppe den Filterkriterien entsprechen. Da Winmacs den Haupteintrag einer Gruppe zur Anzeige der Untereinträge benötigt, wird dieser in kursiver Schrift dargestellt. Dies bedeutet, dass der Haupteintrag der Gruppe nicht den aktuellen Filterkriterien entspricht.

Dies gilt auch bei der Anwendung von den Filtermöglichkeiten im Fensterbereich Historienstruktur.

Statusleiste

Die Statusleiste zeigt an ...

• wie viele Einträge den ggf. gesetzten Filterkriterien entsprechen.
• wie viele Historieneinträge ausgewählt sind.

Mehrfachauswahl von Datensätzen

In beiden Ansichten der Historie ist eine Mehrfachauswahl von Datensätzen möglich.

1. Markieren von mehrere Datensätze, die nicht zwangsläufig aufeinander folgen müssen:

• Klicken Sie in die Check-Box der Datensätze, die Sie markieren wollen.
• Klicken Sie bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] auf alle Datensätze, die markiert werden sollen.
• Der Tastaturfokus muss sich in der Datensatzliste befinden: Bei gehaltener Taste [Strg] bewegen Sie sich mit den Pfeil-Tasten über die Datensatzliste und markieren weitere Historieneinträge, indem Sie die Taste [Space] betätigen.

2. Markieren ganzer Listenbereiche:

• Ziehen Sie bei gehaltener linker Maustaste den Mauszeiger über die gewünschten Datensätze.
• Wählen Sie einen Datensatz als Startpunkt (siehe 1.) aus. Bei gedrückter Taste [Shift] klicken Sie auf den letzten Datensatz des auszuwählenden Bereichs.
• Wählen Sie einen Datensatz als Startpunkt (siehe 1.) aus. Halten Sie die Taste [Shift] gedrückt und bewegen Sie sich mit den Pfeil-Tasten von dem fokussierten Eintrag die Liste aufwärts bzw. abwärts.

Wenn Sie den Haupteintrag einer Gruppe markieren, werden nicht die untergeordneten Elemente markiert.

Mehrfachauswahl über Shift-Funktion
Um zusammen mit dem Haupteintrag einer Gruppe auch die Untereinträge zu markieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Drücken Sie die Taste [Shift] und klicken dann in die Check-Box des Haupteintrags.

Die Versandliste

Sammeln Sie mit dem Button Hinzu markierte Historieneinträge in der Versandliste – und entfernen Sie dort ggf. markierte Einträge einzeln mit dem Button Entfernen.

Alle geeignete Datensätze in der Versandliste können an die Zwischenablage (Button Zw.abl.), die Kommunikationszentrale (Button Komm.Zen.), Button EGVP oder das E-Mail-Programm (Button E‑Mail) übergeben werden.

Die Gruppenansicht

Wenn Sie die Historie öffnen, präsentiert sich diese automatisch in der Gruppenansicht. Die Gruppen sind minimiert dargestellt. Man sieht nur die Haupteinträge.

Gruppen in der Historie

In der Gruppenansicht sehen Sie, welche Historieneinträge zusammengehören. Ein Beispiel für eine Gruppe wäre eine E‑Mail mit ihren Anhängen. Gruppen beschränken sich allerdings nicht auf E‑Mails, da sie von jedem Nutzer aus Dokumenten und anderen Historieneinträgen frei zusammengestellt werden können.

Gruppen als zusätzliche Ordnungsebene
Gruppen bestehen unabhängig von der Historienstruktur und dienen als zusätzliche Ordnungselemente. Sowohl die Gruppen selbst als auch ihre Inhalte können den verschiedenen Zweigen einer (angelegten oder importierten) Historienstruktur zugeordnet werden. Daher gibt es keine Unter- oder Unteruntergruppen. Näheres zur Historienstruktur erfahren Sie unten.

Die Darstellung von Gruppen in der Historie

Eine Gruppe besteht aus einem Haupteintrag (z. B. E-Mail-Anschreiben) und Untereinträgen (z. B. Anhänge). Wenn Sie die Historie öffnen, sehen Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit zunächst nur die Haupteinträge der Gruppen und Dokumente, die keiner Gruppe zugeordnet sind.

Vor jedem Haupteintrag einer Gruppe steht (links vor der Check-Box ein Button +-Zeichen. Wenn Sie diesen anklicken, klappen Sie die Gruppe aus. Rechts eingerückt sehen Sie die Untereinträge. Der Button +-Zeichen hat sich in ein Button –Zeichen verwandelt. Klicken Sie erneut auf diesen, klappt die Gruppe wieder ein.

Alternativ verwenden Sie auch die Taste [+] und die Taste [–].

Wenn Sie alle Gruppen aufklappen wollen (wie in der Abbildung), bedienen Sie sich bitte der Buttons rechts oben im Filter-Bereich.

Der Button <> klappt alle Gruppen auf; der Button >< klappt alle Gruppen wieder zu.

Die Bildung von Gruppen

Automatisch

BeA-Nachrichten und E-Mails mit Anhängen bilden automatisch eine Gruppe, wenn sie an die Historie (über Kommunikationszentrale bzw. Mailimport) übergeben werden.

Manuell per Drag-and-drop

Markieren Sie

• Dateien aus dem Windows-Explorer,
• noch nicht zugeordnete Historieneinträge,
• Gruppen-Untereinträge der Historie oder
• Haupteinträge der Historie. Bitte beachten Sie im letzten Fall, dass die Gruppenbindung für die Untereinträge aufgehoben wird!

Solange Sie die Taste [Strg] gedrückt halten, ist es möglich, den markierten Datensatz bzw. die markierten Datensätze per Drag-and-drop auf den gewünschten Haupteintrag zu ziehen. Sobald sich über diesem der blau hinterlegte Text " – dieser Gruppe zuordnen – " einblendet, lassen Sie den markierten Datensatz oder die Datensätze fallen, d. h. Sie lassen die Maus-Taste los.

In dem abgebildeten Ausschnitt des Historien-Fensters werden zwei Datensätze ohne Zuordnung in eine neu entstehende Gruppe verschoben.

Die Gruppenbindung aufheben

Gruppenzuordnungen lassen sich ganz einfach entfernen:

• Taste [U] oder Tastenkombination [Alt]+[U]
• Button Aufheben

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit dem Button Ja.

Löschen des Haupteintrags hebt Gruppierung auf
Wenn Sie den Haupteintrag einer Gruppe mit dem Button Entfernen löschen, heben Sie die Gruppenzugehörigkeit für die untergeordneten Datensätze auf. Diese werden nicht gelöscht!

Die Navigation in der Liste

Je nach Scroll-Art, verhalten sich der blaue Auswahl-Balken und der Tastaturfokus unterschiedlich:

• Scrollen mit Mausrad/ mit Pfeil-Tasten + Taste [Strg] der Tastatur:
• Wenn Sie durch die Historie scrollen, wandert der blaue Auswahl-Balken nicht mit. Auf welchem Datensatz Sie sich gerade mit dem Tastaturfokus befinden, sehen Sie daran, dass dieser im Fettdruck erscheint und von einem Kasten mit schwarzen Punkten eingefasst wird.
• Scrollen mit den Pfeil-Tasten: Der Auswahl-Balken wandert mit dem Tastaturfokus.
• Scrollen mit dem Scroll-Balken rechts der Datensatzliste:

Der Auswahl-Balken und der Tastaturfokus bleiben an ihrer Position. Nur die Liste wandert.

Mit dem Button Liste wechseln Sie in die Listenansicht.

Die Listenansicht

Die Listenansicht entspricht weitgehend dem Erscheinungsbild der Historie vor der Einführung der Mehrfachauswahl und der Gruppen. Es sind alle Historieneinträge zu sehen, es sei denn sie sind dem ausgeblendeten Bereich eines ggf. vorhandenen Strukturbaumes zugeordnet. Sie können nicht erkennen, welcher Datensatz zu welcher Gruppe gehört, welcher ein Haupteintrag oder ein Untereintrag einer Gruppe ist. Die Mehrfachauswahl ist auch in dieser Ansicht möglich.

Rechts unterhalb der Datensatzliste wechseln Sie mit dem Button Gruppen in die Gruppenansicht.

Die Historie strukturieren

Wenn die Historie einer Akte oder Adresse viele Einträge enthält, empfiehlt es sich, diese Einträge strukturiert abzulegen. Schaffen Sie dazu "Schubladen" in Form einer Baumstruktur ähnlich dem Windows-Explorer.

Ein Doppelklick auf einen Knoten der Baumstruktur filtert aus der Datensatzliste der Historie die Einträge, die nur diesem Knoten zugeordnet worden sind. Ein weiterer Doppelklick auf den Knoten entfernt den Filter. Es wird wieder die komplette Datensatzliste angezeigt.

Die Historienstruktur wird im rechten Fensterdrittel des Historienfensters angelegt und verwaltet.

Hinweise für Documents-Nutzer beachten
Bitte beachten Sie die "Hinweise für Nutzer von Documents" bei den nachfolgenden Beschreibungen der Registerkarten der Historienstruktur, wenn Sie dieses DMS zusammen mit Winmacs einsetzen.

Für jede Winmacs-Akte und -Adresse kann eine eigenständige Baumstruktur geschaffen werden. Eine übergreifende einheitliche Struktur ist über Vorlagen möglich. Ordnen Sie dann die einzelnen Historieneinträge einem oder mehreren Knoten zu.

Historienstruktur als Ordnungsmaschinerie
Die Historienstruktur bietet eine zusätzliche Möglichkeit, die Historie übersichtlich zu gestalten und ist optional. Es werden keine Veränderungen an den eigentlichen Einträgen vorgenommen, da sie lediglich mit der Baumstruktur verlinkt werden.
Wenn Sie ohne Historienstrukturen arbeiten möchten, blenden Sie den Bereich im Historienfenster aus, indem Sie über den Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte Akten-Eigenschaften die Check-Box Historie mit Historienstruktur deaktivieren.

Beispiel: Sie legen in der Baumstruktur die Knoten "eingehende Kommunikation" und "ausgehende Kommunikation" an. Zu beiden Knoten können Sie jeweils die Unterknoten per "Mail", per "Telefon" etc. anlegen.
Beruht ein Historieneintrag auf einem eingehenden Telefonanruf, weisen Sie ihm der Kategorie "eingehende Kommunikation/ Telefon" zu.
Ein Brief an den Mandanten gehörte dann in die Kategorie "ausgehende Kommunikation/ Post".
Um später solche Historieneinträge zu sehen, die auf eingehenden Telefonaten beruhen, filtern Sie die Baumstruktur nach diesem Kriterium.

Die Registerkarte "Zuordnung"

Sie dient der Anwendung der Historienstruktur. Hier wird die vorhandene Baumstruktur angezeigt. Sehen Sie sich alle Einträge zu einem Knoten an, hängen Sie Historieneinträge an einen Knoten oder entfernen Sie diese wieder:

• Ansehen aller zugeordneten Historieneinträge zu einem Knoten der Baumstruktur: Markieren Sie den Knoten und klicken Sie dann auf den Button Filtern – oder doppelklicken Sie einfach auf den Knoten. Alle nicht passenden Einträge werden in der Liste ausgeblendet.

• Zuordnung beliebig vieler Historieneinträge zu einem Knoten der Baumstruktur:
  1. Markieren Sie einen oder mehrere Historieneinträge.
  2. Markieren Sie den Knoten in der Baumstruktur, dem Sie den oder die markierten Historieneinträge zuordnen wollen. 3. Klicken Sie auf den Button Hinzu.
  
  Alternative: Sie ziehen die markierte Auswahl der Historieneinträge mit gedrückter Maustaste über die Baumstruktur und lassen diese über dem passenden Knoten fallen (Drag-and-drop).

• Entfernen von Einträgen von einem Knoten: Markieren Sie alle Historieneinträge, deren Zuordnung zum Knoten aufgehoben werden soll. Klicken Sie dann über der Baumstruktur auf den Button Entfernen.

Zeigen Sie mit dem Button Zählen in der Historienstruktur an, wie viele Historieneinträge jedem Knoten des Strukturbaums zugeordnet sind. Ein weiterer Klick auf den Button blendet die eingeklammerten Zahlen wieder aus. Die Anzahl der direkt zugeordneten Historieneinträge ist die erste Zahl in den Klammern, die zweite ist die Summe aller Zuordnungen in den Untereinträgen.

Als weitere Optionen stehen zur Verfügung:

Ist die Check-Box auch untergeordnete anzeigen "aktiviert", werden auch alle Historieneinträge angezeigt, die in eventuell vorhandenen Unterknoten des markierten Knotens vorhanden sind.

Ist die Check-Box nur nicht zugeordnete zeigen "aktiviert", werden nur solche Historieneinträge angezeigt, die (noch) keinem Knoten zugeordnet sind. Damit finden Sie z. B. "verlorene" Einträge, um sie in die Historienstruktur einzubinden.

Ist die Check-Box ausblenden "aktiviert", werden Dokumente aus der normalen Listenansicht ausgeblendet, die bestimmten Knoten zugeordnet sind. Damit machen Sie z. B. regelmäßig wiederkehrende Einträge unsichtbar, um die wesentlichen Einträge leichter erkennen zu können.

Anwendungsbeispiel: Alle Rechnungen werden einem Knoten "Rechnung" zugeordnet. Dieser Knoten besitzt das Merkmal ausblenden (vgl. Registerkarte "Struktur ändern"). Wenn Sie die Check-Box ausblenden aktivieren, zeigt Winmacs alle derartigen Historieneinträge nicht mehr in der Liste an. Klicken Sie im Strukturbaum einen ausgeblendeten Knoten an, werden Ihnen natürlich in der Datensatzliste die ihm zugeordneten Einträge angezeigt.

Zudem sind folgende Buttons sichtbar:

Der Button (alle aufklappen) klappt alle Unterknoten in der Baumstruktur auf.

Der Button (alle zuklappen) klappt alle Unterknoten in der Baumstruktur ein.

Der Button (Dokumentzuordnung hervorheben) blendet vor den Knoten farbige Markierungen ein oder aus:

• Grün: Der aktuell in der Liste markierte Historieneintrag ist diesem Knoten zugeordnet.
• Gelb: Der aktuell in der Liste markierte Historieneintrag ist einem Untereintrag zugeordnet.
• Grau: Der aktuell in der Liste markierte Historieneintrag ist diesem Knoten nicht zugeordnet.
• Weiß: Sie haben mehrere Historieneinträge markiert. Winmacs trifft keine Aussage bzgl. der Zuordnung.

Der Button (Dokumentzuordnung aufheben) hebt die Markierung eines Knotens in der Baumstruktur auf. Dies ist dann von Bedeutung, wenn ein neues Dokument in die Historie eingefügt, aber keinem Knoten zugeordnet werden soll (z. B. bei einem Einfügen per Drag-and-drop).

Hinweise für Nutzer von Documents

• In Documents kann ein Dokument exakt einem Knoten der Registerstruktur zugeordnet werden. Dieser Gesetzmäßigkeit ist die komplette Zusammenarbeit von Winmacs und dem Documents grundsätzlich unterworfen.

• Documents nach Winmacs
  Wird im DMS ein Dokument innerhalb der Akte einem Knoten der Registerstruktur neu zugeordnet, geschieht dies automatisch auch in der Historienstruktur von Winmacs, sobald die Historie aktualisiert worden ist (Button Aktualisieren oder neuer Aufruf der Historie in der Winmacs-Akte). Die Knoten der Registerstruktur im DMS entsprechen den Knoten in der Winmacs-Historie.

• Winmacs nach Documents
  Bei Winmacs-Bestandsakten wird einmalig die Dokument-Zuordnung in der Historienstruktur beim Übertragen des Dokuments in das DMS in die Registerstruktur überführt.
  
  Sollte ein Dokument der Historie (einer Bestandsakte) beim Übertragen von Winmacs ins DMS bereits mehreren Knoten der Historienstruktur zugeordnet sein, wird bevorzugt die älteste Zuordnung zu einem Historienstruktur-Knoten ohne das Merkmal ausblenden (aktivierte Check-Box) als DMS-Zuordnung gewählt.
  Für Änderungen dieser DMS-Zuordnung findet eine bidirektionale Synchronisation statt. Unabhängig davon sind in der Historie weitere Zuordnungen möglich, die vom DMS unbeeinflusst bleiben.

Einmalige Erstellung einer Historienstrukturvorlage in Documents
Wird unmittelbar vor Anlage der Anwaltsakte das Referat in Winmacs zugeordnet, wird eine mit dem Referat verknüpfte Historienstrukturvorlage in Winmacs und Documents angelegt. Dazu sind Einstellungen unter Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten > Registerkarte "Nummern" und Button Referate vorzunehmen.

Die Registerkarte "Struktur ändern"

Die zweite Registerkarte dient dem Anlegen und Verwalten der Knoten der Baumstruktur. Diese wird individuell für jede Akte angelegt (allerdings können auch Vorlagen importiert werden, s. u.). Über die Button Neu, Button Bearbeiten und Button Entfernen werden die Knoten angelegt, bearbeitet oder gelöscht. Bezeichnung enthält dabei den Namen des Knotens.

Beim Verändern oder Anlegen von Knoten gelten folgende Regeln:

• Unterknoten: Wenn zu einem bereits bestehenden Knoten ein Unterknoten angelegt werden soll, ist 1. der bestehende Knoten zu markieren, 2. auf den Button Neu zu klicken und 3. Untereintrag von zu markieren.
• Knoten verschieben: Bereits angelegte Knoten können an eine andere Stelle im Baum verschoben werden, allerdings nur hier auf der Registerkarte "Struktur ändern": Dazu ist die Taste [Strg] gedrückt zu halten und dann der Knoten mit gedrückter Maustaste an seine neue Position zu verschieben. Die zugeordneten Historieneinträge bleiben mit dem Knoten verbunden.
• Vorlagen für Historienstruktur importieren: Wenn eine gleiche Historienstruktur für mehrere Akten verwendet werden soll, kann ein Grundgerüst an zentraler Stelle hinterlegt (Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Historienstruktur" > Button Historieneinträge einsortieren) und über den Button Import in die Akte hineinkopiert werden.
• Ausblend-Automatik vorbereiten: Wenn Sie die Ausblend-Automatik nutzen möchten, müssen Sie für die Strukturknoten, deren Dokumente Sie bei Bedarf unsichtbar machen wollen, die Check-Box ausblenden markieren.

Nutzung der Dokumentenstruktur für WM Doku
Es besteht die Möglichkeit, die Dokumentenstruktur von Winmacs auch für WM Doku zu verwenden. Bitte kontaktieren Sie bei Interesse den technischen Support.

Hinweise für Nutzer von Documents

• Wird Winmacs in Verbindung mit dem Documents genutzt, ist die Neuanlage bzw. der Import einer Historienstruktur in Winmacs deaktiviert.

• Documents nach Winmacs
  Anlage und Bearbeitung der Historienstruktur erfolgen im DMS über die Registerstruktur-Verwaltung der Akte.
  Die Registerstruktur der DMS-Akte vom Typ "Winmacs Anwalt" wird in die Winmacs-Historie synchronisiert.

• Winmacs nach Documents
  Wenn eine im DMS unbekannte Anwalts- oder Notarakte (Bestandsakte) automatisch als DMS-Akte vom Typ "Winmacs Anwalt" angelegt wird, findet zugleich das einmalige Erstellen einer Registerstruktur anhand des aktuellen Baums der Historienstruktur statt. Ab diesem Zeitpunkt lassen sich Knoten des Baums nur noch in der DMS-Akte hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Die Änderungen aus dem DMS werden beim Aktualisieren der Historie als Historienstruktur übernommen.
  Winmacs-Historienstruktur-Knoten mit dem Merkmal ausblenden "aktiviert" werden in der Registerstruktur der Akte im DMS angelegt. Documents unterstützt keine ausblendbaren Knoten. Sie verhalten sich dort wie reguläre Knoten.

Die Buttons in der Historie

Unterschiedliche Ansichten der Button-Leiste

Die Button-Leiste der Historie unterscheidet sich, je nachdem ob Winmacs ohne oder mit einem Dokumenten-Management-System eingesetzt wird.

a) Zustand beim Einsatz von Winmacs mit WM Doku

b) Zustand beim Einsatz von Winmacs mit Documents

Wie man sieht, ist die Abfolge der Buttons weitgehend identisch.

Übersicht über den Bestand der Buttons

• Button Druck
• Button Aktualisieren
• Button Neu: siehe Ausführungen zu Historieneintrag erstellen.
• Button Bearbeiten: siehe Ausführungen zu Historieneintrag bearbeiten.
• Button Entfernen: siehe Ausführungen zu Historieneintrag löschen.
• Button Aufheben
• Button OK zum Speichern der Bearbeitung.
• Button Abbruch zum Abbrechen der Bearbeitung.
• Button Öffnen
• Button Version
• Button Excel
• Button Job
• Button Signieren
• Button eEB
• Button E-Mail
• Button EGVP
• Button Zwischenablage
• Button Kommunikationszentrale
• Button Vorschau

Button Druck

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog. Klicken Sie hier auf den Button Druck, werden die Historieneinträge entsprechend der aktuellen Darstellung (Sortierung und Filterung mit auf- und eingeklappten Gruppen) gedruckt.

Button Aktualisieren

Der Button Aktualisieren aktualisiert die Datensatzliste.

Button Aufheben

Der Button Aufheben (alternativ: Taste [U] oder Tastenkombination [Alt]+[U]) ist nur in der Gruppenansicht aktiv. Wenn Sie den Button betätigen, wird die Gruppenzuordnung der markierten Historieneinträge aufgehoben. Das Aufheben muss schließlich mit dem Button Ja bestätigt werden.

Button Öffnen

Der Button Öffnen (alternativ: Taste [Ö] bzw. Tastenkombination [Alt]+[Ö]) öffnet ggf. das Dokument, das mit dem Historieneintrag verbunden ist.

Der Button Öffnen kann in Abhängigkeit des markierten Historieneintrags Button Job oder Button Import als alternative Bezeichnung führen. In diesen beiden Fällen steht nur die Tastenkombination [Alt]+[Ö] zur Verfügung.

Der Button Job öffnet einen Job, der aus der Historie erstellt und dort eingetragen worden ist.

Der Button Import steht für importierte eda-Dateien (in der Gerichts-Historie) zur Verfügung.

Wenn Sie Documents einsetzen, ist der Button Öffnen ein Split-Button mit einem Drop-down-Menü (zu öffnen über den Button (aufklappen)):

• Der Button Lesen öffnet das Dokument zum Lesen. Eine Bearbeitung bleibt folgenlos.
• Der Button Bearbeiten öffnet das Dokument und sperrt es für alle Benutzer.
• Der Button Link aufrufen öffnet Documents und fokussiert in der dortigen Dokumentliste das aktuelle markierte, externe Dokument in der Winmacs-Historie.

Wenn Sie direkt auf den Button Öffnen klicken, kommt es zu dem voreingestellten Verhalten: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "LEXolution.DMS". Das markierte Dokument kann immer im Lese- bzw. Bearbeitung-Modus geöffnet werden bzw. Sie lassen sich immer vor die Wahl stellen, auf welche Weise Sie auf das Dokument zugreifen wollen (siehe Abbildung).

In der Spalte "Externes Dokument" der Datensatzliste sehen Sie, ob bei einem gesperrten Dokument eine eigene oder fremde Sperre vorliegt.

eigene Sperre

Sperre eines anderen Benutzers

Bei einer eigenen Sperre ist es möglich, das bearbeitete Dokument mit dem Button Entsperren (an Stelle des Buttons Öffnen) zu entsperren.

Das Entsperren des Dokuments erfordert die Entscheidung, was mit den Änderungen in dem Dokument geschehen soll.

Button Version

Der Button Version oder die Tastenkombination [Alt]+[V] erzeugen von dem markierten Word- oder Excel-Dokument in der Liste eine neue Version des jeweiligen Dokuments (z. B. bei Vertragsüberarbeitungen). Winmacs legt automatisch eine Kopie des Dokuments an und vergibt eine entsprechende Versionsnummer (Spalte "Ver."). Alle Versionen werden in der Historie aufgelistet. Auf diese Weise haben Sie immer Zugriff auf alle Versionen.

Button bei Documents-Einsatz deaktiviert
Der Button steht nicht zur Verfügung, wenn bei Ihnen Documents zum Einsatz kommt.

Button Excel

Der Button Excel legt eine neue, leere Excel-Datei an und fügt sie automatisch in die Historie ein.

Button bei Documents-Einsatz deaktiviert
Der Button steht nicht zur Verfügung, wenn bei Ihnen das Documents zum Einsatz kommt.

Button Job

Vergeben Sie zu einzelnen bzw. mehreren markierten Dokumenten in der Historie (bzw. dem Textbestand) Jobs für einen anderen Sachbearbeiter.

Ein Klick auf den Button (Pfeil) neben dem Button Job öffnet ein Drop-down-Menü.

Wählen Sie benötigte Job-Art aus.

Die Option Neu

Mit dem Button Neu legen Sie einen neuen Job bzgl. des angewählten Historieneintrags an.

Jobs mit Versions-Bezug bei Documents-Einsatz
Beim Einsatz von Documents beziehen sich externe Dokumente in einem allgemeinen Job immer auf die gerade aktuelle Version in der Historie.

Es öffnet sich das Fenster "Neuen Job anlegen". Das zu bearbeitende Dokument ist nun dem Job beigefügt, wie Sie auf der Registerkarte "Dokumente" sehen können. Vergeben Sie auf der Registerkarte "Aufgabe" den Job Für einen Bearbeiter und ein Stichwort (z. B. "Signieren").

Wählen Sie ggf. die Pop-Up-Funktion, wenn der Bearbeiter unmittelbar von der Zuweisung des Jobs Kenntnis erlangen soll. Als Aktionen stehen "Kenntnis", "Erledigung" und "Rückruf" im sich öffnenden Fenster zur Verfügung. Geben Sie zusätzlich (fakultativ) eine freie Beschreibung ein.

Der Button Historie eintragen trägt die Job-Eingabe in der Historie ein, was mit dem Button OK bestätigt werden muss. Dort werden sowohl der Job-Ersteller, als auch der -Empfänger angezeigt.

Der Button EXIT speichert den Job und sendet ihn an den Jobempfänger.

Die Option Signieren

Markieren Sie ein Dokument oder mehrere in der Historie und klicken Sie dann auf den Button Signieren.

Sigmieren-Jobs mit Versions-Bezug bei Documents-Einsatz
Beim Einsatz von Documents werden die gerade im Augenblick der Button-Betätigung aktuellen Versionen der externen Dokumente mit dem Signieren-Job verknüpft. Bearbeitet später der Job-Empfänger diese Dokumente im Jobfenster, werden ggf. (nach Rückfrage) die zu diesem Zeitpunkt aktuellen Dokument-Versionen mit dem Job verbunden.

Es öffnet sich das Fenster "Datei anhängen".

Ändern Sie ggf. die Bezeichnung der Dokumente.

Empfehlung zur Benennung von beA-Anhängen
Da die Gerichte bei den eingehenden beA-Nachrichten die Reihenfolge und den Typ der Anhänge noch selbst herausfinden müssen, empfiehlt es sich, der Empfängerseite zuzuarbeiten. Kombinieren Sie am besten bei der Bezeichnung der zu versendenden Dokumenten eine Nummerierung mit dem Anhang-Typ, z. B.: "00 Schriftsatz.pdf", "01 Anlage K1.pdf".

Beim Typ des Anhangs stehen zur Wahl:

• "Schriftsatz":
  Ab 1.1.2018 ist die elektronische Signatur für einen Schriftsatz entbehrlich, wenn der Anwalt das Dokument selbst versendet.
  
  Berufsträgername auf der ersten Seite des Schriftsatzes ausschreiben
  Auf der ersten Seite des Schriftsatzes sollte der Name des Berufsträgers ausgeschrieben werden (nicht nur sein Kürzel angegeben werden), der als Sachbearbeiter für die Angelegenheit zuständig ist. Dann kann er auch gleich bei der weiteren Kommunikation als Empfänger angegeben werden. Bisher senden die meisten Gerichte ihre Antworten einfach an den ersten Berufsträger aus dem Briefkopf, was z. B. bei einem eEB zu einem Mehraufwand in der Kanzlei führt.
  
  

• "Anlage": Eine Anlage kann signiert oder unsigniert versendet werden.
  
  Keine Signaturpflicht für Anlagen
  Laut § 130a Abs. 3 Satz 2 ZPO müssen Anlagen nicht signiert werden.
  
  

Der Button OK öffnet das Fenster "Neuen Job anlegen" auf der Registerkarte "Aufgabe" (s. o.). Vergeben Sie den Job Für einen Bearbeiter. Das Stichwort und die Aktion sind automatisch auf "Signieren" gestellt.

Wenn Sie als Typ des Anhangs "Schriftsatz" ausgewählt haben, ist das Dokument auf der Registerkarte "Dokumente" zum Signieren vorgemerkt. Dies sehen Sie an gesetzten Haken in den Check-Boxen in der Spalte mit dem Signatur-Icon an Nur diese Dokumente werden beim Betätigen des Button Signieren oder in der Unterschriftenmappe berücksichtigt.

Der Button EXIT speichert den Job und sendet ihn an den Jobempfänger. Das zu signierende Dokument erscheint in der Jobliste des Jobempfängers.

Die Option Versenden

Der Button Versenden führt in einen Dialog, an dessen Ende das Fenster "Neuen Job anlegen" (Registerkarte "Aufgaben") steht. Das Stichwort und die Aktion sind automatisch auf "Versenden" gestellt.

Versenden-Jobs mit Versions-Bezug bei Documents-Einsatz
Beim Einsatz von Documents werden die gerade im Augenblick der Button-Betätigung aktuellen Versionen der Dokumente mit dem Versenden-Job verknüpft. Bearbeitet später der Job-Empfänger im Jobfenster diese Dokumente, werden (nach Rückfrage) ggf. die zu diesem Zeitpunkt aktuellen Dokument-Versionen mit dem Job verbunden.

Der Button EXIT speichert den Job und sendet ihn an den Jobempfänger. Das zu signierende Dokument erscheint in der Jobliste des Jobempfängers.

*Button Signieren

Setzen Sie je nach Voreinstellung mit dem Button Signieren die "klassische Signatur" bzw. die Fernsignatur.

"Klassische" Signatur

Signatur nur mit Signaturkarte
Sie können nur Dokumente signieren, wenn Sie eine (beA-)Signaturkarte und ein entsprechendes Kartenlesegerät haben. Darüber hinaus benötigen Sie die PIN-Nummer für die Prüfung der Signaturkarte.

Markieren Sie das Dokument, z. B. eine Vermögensübersicht, in der Historie, das Sie signieren wollen. Ein Klick auf den Button Signieren öffnet das beA-Toolkit. Es öffnet sich das Fenster "QES-Zertifikat für die Signatur auswählen". Wählen Sie Ihr QES-Zertifikat aus und geben Sie Ihre PIN in das nächste Fenster ein.

Sobald die PIN-Eingabe erfolgt ist, wird das Dokument in das pdf-Format umgewandelt. Die vorgenommene Signatur erkennen Sie an der angehängten Schleife am Icon des signierten Dokuments. Aus dem Button Signieren wird der Button Verifizieren. Wenn Sie den Button anklicken, rufen Sie das Prüfprotokoll zur Signatur auf.

Fernsignatur

Fernsignatur nur mit Fernsignatur-Software
Sie können nur Dokumente mit einer Fernsignatur versehen, wenn die Fernsignatur-Software am Arbeitsplatz installiert und aktiviert worden ist: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen" > Signieren mit > "SecSigner" bzw. "SignTool". Für die erfolgreiche Installation der Fernsignatur-Software Ihrer Wahl benötigen Sie einen eigenen Lizenzschlüssel.

Wählen Sie in dem externen Tool Ihre Signatur-Funktion aus.

Button eEB

Der Button eEB dient der Erstellung des elektronischen Empfangsbekenntnisses. Ein eEB kann nur abgegeben werden, wenn Sie dazu aufgefordert wurden. Winmacs erkennt diese Aufforderungen beim Übergeben von beA-Nachrichten an die Historie. Der Button eEB ist nur aktiv, wenn Sie auf dem Dokument und den damit verbundenen Historieneinträgen "Sendebericht" und "eEB Anforderung eines Empfangsbekenntnisses" mit der Maus stehen.

Klicken Sie auf den Button eEB. Es öffnet sich folgendes Fenster.

Der Button Öffnen öffnet das in der Liste markierte Dokument.

Der Button eEB Anzeigen zeigt die HTML-Zusammenfassung der eEB-Anforderung an.

Der Button Erstellen (grüner Haken) erstellt ein elektronisches Empfangsbekenntnis, das nur in der Historie landet. Dort sollten Sie unbedingt einen Signieren-Job für einen bestimmten Mitarbeiter erstellen.

Der Button Erstellen (Signatur-Icon) erstellt und signiert ein elektronisches Empfangsbekenntnis.

a) Elektronisches Empfangsbekenntnis annehmen

Standardmäßig voreingestellt ist der Fall, dass die Abgabe des Empfangsbekenntnisses erfolgen soll.

Im Feld Datum der Bestätigung ist eine freie Datumseingabe möglich.

Der Button Erstellen (grüner Haken) erstellt folgenden Historieneintrag: "eEB-Abgabe des Empfangsbekenntnisses angefordert zur beA-Nachricht". Diesem können Sie in der Historie ein Signieren-Job zuordnen.

Mit dem Button Erstellen (Signatur-Icon) setzten Sie den Signieren-Dialog in Gang. Das signierte Empfangsbekenntnis wird (mit dem Signatur-Icon) in der Historie abgelegt. Dieses übergeben Sie mit dem Button Komm.Zen. an die Kommunikationszentrale. Das eEB wird unter der Registerkarte "Ausgang" bereitgestellt. In der Kommunikationszentrale können Sie eine beA-Nachricht erstellen und senden.

b) Elektronisches Empfangsbekenntnis ablehnen

Wenn die Check-Box Ablehnung der Zustellung "aktiviert" wird, können die beiden folgenden Eingabefelder gefüllt werden.

Im Drop-down-Menü Ablehnungsgrund stehen folgende Begründungen zur Wahl:

• "Zustellungsempfänger nicht am Verfahren beteiligt"
• "Zertifikatsprüfung fehlgeschlagen"
• "Inhalt der Sendung unklar oder unvollständig"

Bei Erläuterung geben Sie präzisieren Sie ggf. den eingestellten Ablehnungsgrund.

Nachdem Sie die richtigen Einstellungen getroffen haben, erstellen Sie das abgelehnte eEB. Dieses übergeben Sie mit dem Button Komm.Zen. an die Kommunikationszentrale. Das eEB steht dann auf der Registerkarte "Ausgang" bereit. Hier erstellen und senden Sie die beA-Nachricht.

Button E-Mail

Voraussetzung für das Verschicken von E-Mails ist, dass auf dem Arbeitsplatz ein E-Mail-Programm eingerichtet ist und die Verbindung zum Internet steht.

Zum Verschicken von Dokumenten gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Dokumente auswählen

Markieren Sie dazu zunächst die zu verschickende Dokumente in der Liste.

Falls Sie mehrere Dokumente gleichzeitig in einer E-Mail verschicken möchten, markieren Sie diese (wie im Abschnitt "Mehrfachauswahl" beschrieben) und fügen Sie diese mit dem Button Hinzu in die Versandliste ein. Alle dort angezeigten Dokumente, werden dann der Mail angehängt.

Alternativen zur Anhang-Erzeugung:

• Taste [H] oder Tastenkombination [Alt]+[H].
• Drag-and-drop mit der Maus

Historieneinträge teilweise nicht übernehmbar
Aus dem markierten Bereich der Historie werden folgende Datensätze ggf. nicht übernommen: Texteintrag/ Notiz, Job-Eintrag, WebAkten-Eintrag, Eintrag mit Internet-Link, WM-Doku-Eintrag (falls WM Doku an diesem Arbeitsplatz deaktiviert ist) und Einträge, deren zugehörige Datei nicht auffindbar ist. Das Programm weist Sie darauf hin.

Beim Hinzufügen werden Ihnen die Dateinamen angezeigt und Sie erhalten die Möglichkeit, diese vor dem Versand anzupassen.
Im gleichen Fenster werden Sie bei einigen Dateitypen gefragt, ob Sie das Dokument vor dem Versand in eine PDF-Datei umwandeln möchten (vor allem bei selbst erzeugten Schriftsätzen).

PDF-Creator für alte Word-Versionen erforderlich
Auf Rechnern mit einer alten Word-Version (vor 2010) muss dazu das kostenlose Programm PDF-Creator installiert sein (http://de.pdfforge.org/pdfcreator) – Winmacs erkennt dies dann automatisch. Überprüfen Sie dies über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Sonstiges".

2. Empfänger auswählen

Klicken Sie auf den Button E-Mail (alternativ: Taste [M] oder Tastenkombination [Alt]+[M]). Sie sehen eine Liste aller Akten-Beteiligten. Markieren Sie einen davon und klicken auf den Button Ja, diese.
Um mehrere Empfänger aus der Liste auszuwählen, setzen Sie in die erste Spalte vor der E-Mail-Adresse mit einem Klick ein "X" in die jeweilige Spalte "An", "Cc" oder "Bcc".

3. E-Mail fertigstellen und abschicken

Schließlich wird ein E‑Mail-Fenster Ihres E‑Mail-Programms angezeigt, in das Empfänger und Dateianhänge eingetragen sind. Tragen Sie wie gewohnt einen Begleittext ein und verschicken Sie die E‑Mail.

Versenden verschlüsselter E-Mail-Anhänge

Das Versenden verschlüsselter E-Mail-Anhänge läuft nach entsprechenden Voreinstellungen in den Programm-Einstellungen und der jeweiligen Akte genauso ab.

Standardmäßige Dokumentverschlüsselung aktiviert
Unterhalb der Versandliste wird Ihnen angezeigt, mit welchem Passwort das Dokument verschlüsselt wird. Der Haken ist standardmäßig gesetzt, sodass Sie das Verschlüsseln niemals vergessen können. Wenn Sie den Haken davor entfernen, wird das Dokument bei der Übergabe an das E-Mail-Programm nicht verschlüsselt. Das sollte die Ausnahme sein.

In Ihrem E-Mail-Programm erscheint der verschlüsselte Anhang in Gestalt eines verschlüsselten zip-Ordners, den der Empfänger unter Eingabe des Passwortes entpacken muss, um an das versendete Dokument heranzukommen.

Entpacken verschlüsselter E-Mail-Anhänge

Das Entpacken eines verschlüsselten zip-Ordners aus einer E-Mail funktioniert nur, wenn der Empfänger auf eigene Verantwortung 7.zip (unsere Empfehlung!), winRAR, win.zip oder ein vergleichbares Programm installiert, das den Verschlüsselungs-Algorithmus AES-256 erfüllt.

ZIP-Entpacken erfordert Zusatzsoftware
Die vorinstallierten Bordmittel von Windows 10 unterstützen diesen Verschlüsselungs-Algorithmus nicht! Dies bedeutet mit anderen Worten: Sie können auf dem Windows-Rechner zip-Ordner entpacken, müssen diesen aber durch die Installation einer passenden Software nachrüsten.

E-Mail-Programm

Standardmäßig wird zum E-Mail-Versand auf Microsoft Outlook zurückgegriffen. Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm einsetzen (z. B. Thunderbird), öffnen Sie das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook" und deaktivieren dort die Check-Box E-Mail aus Textbestand über Outlook.

Anhang vor Versand nachträglich einfügen
Wenn Sie vor dem Versenden der E-Mail (in Ihrem E-Mail-Programm) feststellen, dass Sie einen Anhang vergessen haben, fügen Sie diesen nachträglich hinzu. Dazu bedienen Sie sich bitte der Zwischenablage im Historienfenster.

Button EGVP

Der Button EGVP ist nur sichtbar, wenn Sie über die EGVP-Schnittstelle verfügen.

Button Zwischenablage

Zum Bereitstellen von Dokumenten in der Zwischenablage gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie alle Dokumente in der Historie, die in der Zwischenablage bereitgestellt werden sollen.
Alternativ stellen Sie die Dokumente über die Versandliste zusammen.

2. Ein Klick auf den Button Zw.ablage öffnet ein weiteres Fenster.



Wenn die Check-Box als PDF angezeigt wird und diese aktiviert ist, werden die Dokumente als pdf-Dateien zur Verfügung gestellt. Der Button OK bestätigt die Eingaben.

3. Ein Fenster teilt Ihnen mit, dass nun die Dateien der ausgewählten Dokumente in der Zwischenablage bereitgestellt werden. Drücken Sie nochmals den Button OK.

4. Greifen Sie auf die Zwischenablage von verschiedenen Orten aus zu:
- vom Desktop aus
- vom Windows Explorer aus
- aus einem geöffneten E-Mail-Programm heraus: Im Outlook-Fenster zum E-Mail-Schreiben rufen Sie mittels der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Wählen Sie in diesem die Option "Einfügen". Dann wird der Anhang ins E-Mail-Programm übernommen und angezeigt.

Button Kommunikationszentrale

Wenn Sie ein Dokument oder mehrere Dokumente in der Historie markiert haben, öffnet der Button Komm.Zen. (Kommunikationszentrale) den Übergabe-Dialog für die Kommunikationszentrale.

Geben Sie im Übergabe-Dialog die Beschriftung ein, die letztendlich für die Empfänger-Seite bestimmt ist.

Übergabe der aktuellen Dokument-Version beim Einsatz von Documents
Beim Einsatz von Documents wird die konkrete, zum Zeitpunkt des Button-Klicks aktuelle Version des markierten externen Dokuments an die Kommunikationszentrale übergeben.

Ändern Sie ggf. die Bezeichnung des zu signierenden Dokuments.

Optimierte Benennung von beA-Anhängen
Da die Gerichte bei den eingehenden beA-Nachrichten die Reihenfolge und den Typ der Anhänge noch selbst herausfinden müssen, empfiehlt es sich, der Empfängerseite zuzuarbeiten. Am besten kombiniert man bei der Bezeichnung der zu versendenden Dokumente eine Nummerierung mit dem Anhang-Typ, z. B.: "00 Schriftsatz.pdf", "01 Anlage K1.pdf".

Das Drop-down-Menü Typ des Anhangs ist nur bei beA-Nachrichten von Relevanz. Es stehen folgende Typen zur Wahl:

• "Schriftsatz":
  Ein Schriftsatz muss zwingend mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Ab 1.1.2018 ist die Signatur entbehrlich, wenn der Anwalt das Dokument selbst versendet.
  
  Berufsträgername auf der ersten Seite des Schriftsatzes ausschreiben
  Auf der ersten Seite des Schriftsatzes sollte der Name des Berufsträgers ausgeschrieben werden (nicht nur sein Kürzel angegeben werden), der als Sachbearbeiter für die Angelegenheit zuständig ist. Dann kann er auch gleich bei der weiteren Kommunikation als Empfänger angegeben werden. Bisher senden die meisten Gerichte ihre Antworten einfach an den ersten Berufsträger aus dem Briefkopf, was z. B. bei einem eEB zu einem Mehraufwand in der Kanzlei führt.

• "Anlage": Eine Anlage kann signiert oder unsigniert versendet werden.
  
  Keine Signaturpflicht für Anlagen
  Laut § 130a Abs. 3 Satz 2 ZPO müssen Anlagen nicht signiert werden.
  
  

Zur Wahl stehen folgende Bereiche: "E-Mail", "EGVP", "beA", "WebAkte" und "Drebis".

Optionen abhängig von Lizenzen
Die Auswahl-Optionen hängen teilweise von Ihrem Lizenz-Bestand ab.

Winmacs füllt den Betreff automatisch mit dem Aktenzeichen. Hier kann aber auch ein anderer Text manuell eingegeben werden.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Nachricht "–– neue Nachricht ––" oder "(Ihr Aktenzeichen)" ein, d. h. den Betreff einer Nachricht im Ausgang.

Der Button OK öffnet die Winmacs-Kommunikationszentrale im eingestellten Bereich auf der Registerkarte "Ausgang". In der Abbildung ist der beA-Abschnitt zu sehen.

Button Vorschau

Alternativ: Taste [O] oder Tastenkombination [Alt]+[O]

Setzen Sie den Fokus auf ein Dokument in der Historie und klicken Sie auf den Button Vorschau. Dann öffnet sich das ausgewählte Dokument in einem eigenen Dokumentfenster. Scrollen Sie in der Historie weiter, wird Ihnen jeweils die Vorschau für den aktuellen Eintrag angezeigt, soweit dieser eine besitzt.

Es lassen sich nacheinander mehrere Vorschau-Fenster für verschiedene Dokumente öffnen. Bitte beachten Sie, dass beim Scrollen immer nur die Dokumente in dem zuletzt geöffneten Vorschau-Fenster angezeigt werden können.

Vorschau nur bei WM-Doku-Lizenz
Die Vorschau steht ausschließlich Nutzern mit einer WM Doku Lizenz zur Verfügung.

Einige Funktionen nur für WM-Doku-Dokumenze
Die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten der Steuerelemente sind teilweise nur für WM‑Doku‑Dokumente verfügbar.

Seitensteuerung

Die Vorschau zeigt immer nur eine Dokument-Seite an. Damit Sie wissen, wo Sie sich in einem mehrseitigen Dokument befinden, zeigt Winmacs stets die Seitenzahl und die Anzahl der Seiten insgesamt an.

Blättern Sie innerhalb des Dokuments:

• per Buttons: Klicken Sie auf einen der Pfeile links oder rechts des Reglers. Der einfache Pfeil blättert eine Seite zurück oder vor; der Doppelpfeil zeigt die erste bzw. letzte Seite des Dokuments an.

• per Maus-Scrollrad: Wird am Ende oder Anfang einer Seite weitergescrollt, erfolgt automatisch die Anzeige der nächsten Seite.

• per Tastatur:
  Die Taste [Bild aufwärts] springt eine Seite im Dokument zurück.
  Sie Taste [Bild abwärts] springt eine Seite im Dokument weiter.

• Direkteingabe: Wenn Sie die gesuchte Seitenzahl kennen, geben Sie diese in das Feld Seite ein, bestätigen mit der Taste [Enter] oder verwenden die Tastenkombination [Strg]+[Alt]+[G].

Die weiteren Felder in diesem Bereich sind:

Der Zoom regelt die Anzeigegröße. Wenn Sie das Drop-down-Menü aufklappen, erhalten Sie einen Überblick über die möglichen Einstellungen: "10", "25", "75" und "100" Prozent, sowie "Seitenbreite" und "Ganze Seite"

Die Zahlen beschrieben den Zoom-Faktor in Prozent: "100 %" zeigt die Seite in Originalgröße, "50 %" um die Hälfte verkleinert etc. Tippen Sie den Zoom-Faktor auch stufenlos direkt in das Feld ein. Andere Möglichkeiten, die Zoomstufe zu verändern, sind:

• Taste [-] (verkleinern) und Taste [+] (vergrößern)
• Taste [Strg]+ Mausrad-Scrollen

Mit der Einstellung "Seitenbreite" wird die Seite in voller Breite dargestellt. Dabei kann es vorkommen, dass sie oben und unten über den sichtbaren Bereich hinausgeht. In diesem Fall verschieben Sie den Ansichtsbereich mit gedrückter Maustaste. Die Seitenbreite kann auch folgendermaßen eingestellt werden:

• Taste [F6]
• Tastenkombination [Strg]+[Alt] + Mausrad-Scrollen (Wechsel zwischen "Seitenbreite" und "Ganze Seite")

Die Einstellung "Ganze Seite" stellt die Seite so verkleinert dar, dass sie komplett auf dem Bildschirm angezeigt wird. Diese Einstellung kann auch erreicht werden durch

• Tastenkombination [Strg]+[F6] oder
• Tastenkombination [Strg]+[Alt] + Mausrad-Scrollen (Wechsel zwischen "Seitenbreite" und "Ganze Seite"”)

Der Button (nach links drehen) und der Button (nach rechts drehen) drehen die angezeigte Seite jeweils um 90° nach links oder rechts. Das ist z. B. notwendig, wenn die Seite im Querformat beschrieben ist, oder wenn sie falsch herum eingescannt wurde.

Letzter Zustand bleibt standardmäßig erhalten
Eine Änderung wird automatisch gespeichert. Die Seite wird zukünftig immer so, wie sie hinterlassen wurde, wieder geöffnet – bis eine neue Einstellung erfolgt.

Das Dokumentfenster-Menüband "Datei"

Die hier zur Auswahl stehenden Funktionen sind selbsterklärend.

Das Dokumentfenster-Menüband "Start"

Das Dokumentfenster-Menüband "Start" enthält eine Auswahl der wichtigsten Funktionen des Menübands "Start" vom WM-Doku-Hauptfenster.

Der Button Neue Anmerkung klebt ein elektronisches Pendant zu farbigen Haftnotizzetteln (hier "Anmerkung" genannt) auf das Dokument (alternativ auch per Tastenkombination [Strg]+[A] oder über das Kontextmenü – rechter Mausklick im Ansichtsbereich der Vorschau – und "Neue Anmerkung"). Es erscheint ein gelber Kasten, in dem die Eingabemarke blinkt. Geben Sie hier Ihre Anmerkung ein.

Wenn Sie nun später mit der Maus auf eine Anmerkung zeigen, erscheint ein kleines, blass-gelbes Hinweisfenster ("Quickinfo"), in dem das Benutzerkürzel des Erstellers und das Erstellungsdatum anzeigt werden:

Anmerkungen als Navigationssprungmarken nutzen
Anmerkungen dienen auch als Sprungmarken zu den markierten Textstellen (ähnlich wie Internet-Links). Über den Button Dokumentinfo, der (auf der Registerkarte "Anmerkungen") alle Anmerkungen des Dokuments auflistet, kann man mittels Doppelklicks schnell zu den Anmerkungen des angezeigten Dokuments navigieren.

Anmerkungen ein- und ausblenden

Zur besseren Übersichtlichkeit kann es sinnvoll sein, Anmerkungen zeitweise auszublenden. Dies geschieht durch einen einfachen Klick auf den Button Anmerkungen im Dokumentfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Ein-/ Ausblenden". Ein erneuter Klick blendet alle Anmerkungen wieder ein.

Verändern der Größe/ Position

Sowohl die Position einer Anmerkung als auch ihre Größe ändern Sie, indem Sie den Verschieben-Modus einschalten. Dies kann auf zwei Weisen geschehen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anmerkung und wählen Sie im Kontextmenü "Anmerkung verschieben" aus.
• Aktivieren Sie den Verschieben-Modus, indem Sie im Dokumentfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Bearbeitung" auf den Button Verschieben klicken. Solange das Verschieben-Symbol gedrückt erscheint, lässt sich mit der Maus die Position der Anmerkung (hineinklicken und mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle ziehen) verändern und deren Größe anpassen (mit der Maus an den rechten oder unteren Rand fahren und mit gedrückter Maustaste die Ränder neu bestimmen).

Farbe anpassen

Ein Rechtsklick auf die markierte Anmerkung öffnet ein Kontextmenü. Wählen Sie unter "Farbe tauschen" die gewünschte aus: "Gelb", "Rot", "Grün" oder "Blau".

Standardfarbe für Anmerkungen anpassbar
Standardmäßig werden Anmerkungen in gelb angelegt. Wenn Sie von vornherein eine andere Farbe verwenden möchten, ändern Sie die Vorgabe in WM Doku (Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Programm").

Schriftgröße anpassen

Die Schriftgröße für den Anmerkungstext kann in vier Stufen eingestellt werden. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü der Anmerkung und wählen dort "Schriftgröße" aus.

Textinhalt ändern

Ein erstellter Anmerkungstext lässt sich später editieren, indem Sie doppelt in die Anmerkung klicken. Alternativ führen Sie auf der Anmerkung einen Rechtsklick aus und rufen im Kontextmenü den Befehl "Anmerkungstext bearbeiten" auf.

Text kopieren oder einfügen

Um den erfassten Text auch in einem anderen Windows-Programm zu nutzen, kopieren Sie ihn über das Kontextmenü, Befehl "Anmerkungstext kopieren" in die Zwischenablage. Um einen Text aus der Zwischenablage in eine Anmerkung einzufügen, wählen Sie im Kontextmenü "Anmerkungstext einfügen" aus.

Anmerkung löschen

Um eine Markierung zu löschen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Anmerkung löschen". Falls Sie möchten, dass vor dem Löschen eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden muss, aktivieren Sie diese Option in den globalen Programmeinstellungen von WM Doku.

Standardgröße festlegen

Legen Sie für zukünftige Anmerkungen eine Standard-Höhe und -Breite fest. Weisen Sie dazu einer bereits vorhandenen Anmerkung die passende Größe zu. Öffnen Sie dann das Kontextmenü der Anmerkung durch einen Rechtsklick der Maus. Wählen Sie dann "Standardgröße festlegen". Wenn Sie nun zukünftig eine neue Anmerkung einfügen, wird diese mit der definierten Höhe und Breite dargestellt.

Der Button Stempeln ...

1. öffnet das Fenster "Suche Stempel", wenn noch kein Stempel für die Vorschau ausgewählt worden ist. Mit Doppelklick oder dem Button Ja, diesen wählen Sie einen der gelisteten Stempel aus.
   
   Erstellung von Stempel-Vorlagen in WM Doku
   Stempel stehen nur zur Auswahl, wenn sie zuvor in WM Doku angelegt worden sind.

2. aktiviert den Stempelmodus für den zuletzt in der Vorschau ausgewählten Stempel. Um den Stempel zu ändern, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts des Buttons. Im Drop-down-Menü drücken Sie "auf Standard auswählen" und gehen im Fenster "Suche Stempel" vor, wie unter a) beschrieben.
   
   Kontextmenü verwenden
   Setzen Sie ausgewählte Stempel auch mit Hilfe des Kontextmenüs. Dazu klicken Sie im Vorschaufenster mit der rechten Maustaste ins Dokument.

Klicken Sie nun in dem Dokument an die Stelle, auf der Sie den Stempel platzieren wollen. Der Stempel erscheint als ein über das Dokument gelegtes Bild. Es lassen sich beliebig viele Stempel überall auf den Dokumentseiten platzieren.

Um einen "Stempelabdruck" zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen im Kontextmenü "Stempel löschen".

Der "Stempelabdruck" lässt sich auch verschieben:

• Klicken Sie dazu entweder mit der rechten Maustaste auf den Stempel und wählen Sie im Kontextmenü "Stempel verschieben" aus.
• Oder aktivieren Sie den Verschieben-Modus, indem Sie im Dokumentfenster-Menüband auf "Start" auf den Button Verschieben (Gruppe "Dokument Bearbeitung") klicken.

Um zu sehen, wer den Stempel wann angebracht hat, bleiben Sie mit dem Mauszeiger so lange über dem Stempel stehen, bis sich ein Pop-up öffnet, das Benutzernamen und Datum anzeigt.

Anwenderrechte für Stempel in WM Doku
Falls Sie einen Stempel nicht einfügen oder löschen können, verhindern Anwenderrechte die Verwendung des Stempels.

Mit dem Button Markieren lassen sich wichtige Textstellen farbig unterlegen (markieren), wie von einem Textmarker auf Papier. Klicken Sie auf das Dokumentfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Bearbeitung" > Button Markieren, oder gehen Sie im Kontextmenü des Ansichtsbereichs auf "Markieren".

Der Mauszeiger verwandelt sich in die breite Spitze eines Textmarkers. Bewegen Sie mit gedrückter Maustaste diese Spitze über den zu markierenden Bereich. Mit dem Loslassen der Maustaste wird dieser Bereich farbig unterlegt.

"Ausschnitte markieren" bleibt so lange aktiv, bis Sie die Funktion erneut anwählen oder die Taste [Esc] drücken. Den aktuellen Status erkennen Sie am Mauszeiger (s. Abbildung oben) oder an dem Button im Menüband: Solange sie gedrückt erscheint, ist die Funktion "Markieren" noch aktiv.

Nachträgliches Verändern der Größe/ Position

Verändern Sie Größe und Position der Markierung nachträglich, indem Sie den Verschieben-Modus einschalten. Klicken Sie dazu im Dokumentfenster-Menüband auf den Button Verschieben. Solange dieses Symbol eingedrückt erscheint, können Sie mit der Maus

• die Position verändern (hineinklicken und mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle ziehen)
• die Größe anpassen (mit der Maus an den rechten oder unteren Rand fahren und mit gedrückter Maustaste die Ränder neu bestimmen)

Farbe anpassen

Ein Rechtsklick mit der Maus auf den markierten Ausschnitt öffnet ein Kontextmenü. Wählen Sie unter "Farbe" die gewünschte aus.

Eigene Funktion zum Schwärzen
Wenn Sie einen Bereich mit schwarzer Farbe markieren möchten, um ihn unleserlich zu machen, dann verwenden Sie die Funktion Schwärzen (s. u.).

Begründung erfassen

Verfassen Sie einen kurzen, einzeiligen Kommentar, z. B. warum Sie diese Stelle markieren. Die Begründung wird als Quickinfo angezeigt, wenn der Betrachter mit dem Mauszeiger auf dem Ausschnitt verweilt.

Um eine Begründung hinzuzufügen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Begründung".

Markierung löschen

Um eine Markierung zu löschen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Markierung löschen".

Mit dem Button Schwärzen lassen Namen oder andere Passagen eines eingescannten Dokuments leicht schwärzen. Sie schwärzen, analog der Vorgehensweise beim Markieren, einen Bereich per gedrückter Maustaste, der mit einer schwarzen Farbe überdeckt wird.

Rufen Sie die Funktion auf verschiedene Weisen auf:

• über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf den Ansichtsbereich des Dokuments) und den Befehl "Schwärzen".
• über Dokumentfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Bearbeitung" > Button Schwärzen.

Das Verschieben oder Entfernen einer Schwärzung erfolgt wie beim (s. o.): Öffnen Sie über der Schwärzung das Kontextmenü mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen den entsprechenden Befehl aus.

Schwärzungen bei Druck und Export
Schwärzungen werden generell bei jedem Ausdruck oder Export berücksichtigt.

Grundsätzlich gilt, dass der Superadmin Anmerkungen, Stempel und Markierungen von anderen Benutzern löschen kann. Schwärzungen kann nur die Person verschieben und entfernen, die sie vorgenommen hat.

Mit dem Button Verschieben lassen sich Anmerkungen, Stempel, Markierungen und eigene Schwärzungen verschieben. Wenn diese richtig positioniert sind, bewirkt ein weiterer Klick auf den Button, dass sie nicht mehr frei beweglich sind. Natürlich lassen sich die verschobenen Objekte nach erneuter Betätigung des Buttons wieder bewegen.

In der Gruppe "Ein-/ Ausblenden" nehmen Sie Einfluss auf die Darstellung der Dokumente:

Blenden Sie mit dem Button Anmerkungen Kommentare ein- bzw. aus.

Schalten Sie mit dem Button Seitenübersicht die Anzeige der Seitenübersicht ein bzw. aus. Klicken Sie auf die Miniaturseiten der Seitenübersicht, um entsprechende Seiten darzustellen. Dies stellt eine Ergänzung bzw. Alternative zur Seitensteuerung dar, um sich im Dokument zu bewegen. Mit der Seitenübersicht erhalten Sie einen optischen Überblick über die Seiten des gewählten Dokuments. Im Dokumentfenster wird links neben dem Ansichtsbereich eine zusätzliche Spalte eingeblendet, in der verkleinerte Vorschaubilder von jeder Seite des gewählten Dokuments angezeigt werden. Die Seitenübersicht ist standardmäßig ausgeblendet.

Um eine andere Seite des Dokuments anzuzeigen, genügt es nun, auf die verkleinerte Darstellung zu klicken. Die Seitenübersicht schalten Sie aus, indem Sie erneut auf den Button Seitenübersicht klicken.

Seitenübersicht nur bei bestimmten Importwegen
Sie sollten dieser Anmerkung besondere Beachtung schenken. Es gibt nur eine Seitenübersicht für eingescannte Dokumente und Dokumente, die nach WM Doku gedruckt worden sind. Wenn Sie z. B. mehrseitige Word- oder PDF-Dokumente per Drag-and-drop in die Historie ziehen, bekommen Sie nur einen "einseitigen Stapel" in der Seitenübersicht angezeigt.

Der Button Dokumentinfo blendet ein Textfeld unter dem Dokumentfeld ein/ aus, das über die drei Registerkarten verfügt:

• "Anmerkungen" zeigt eine Sprungliste aller Anmerkungen an.
• "Dokumentkommentar" zeigt den Kommentar von dem Register "Kommentar" im Dokumenteigenschaften-Fenster von WM Doku an.
• "Seitentext" zeigt in der Regel bei jedem gescannten Dokument den aus den Bild-Seiten automatisch umgewandelten Computertext an, wenn Sie das OCR-Modul im Einsatz haben. Dies ist der Text, der in WM Doku auch für die Volltextsuche herangezogen wird. Manuelle Änderungen in diesem Text sind standardmäßig nicht möglich bzw. werden nicht gespeichert.

Button PDF

Der Button PDF erzeugt zu den markierten WM-Doku-Dokumenten durchsuchbare PDF-Dateien, die in die Historie zur weiteren Verarbeitung (z. B. Versenden mit beA) eingetragen werden.

Button nur bei WM-Doku-Lizenz
Der Button steht nur zur Verfügung, wenn Sie über eine WM-Doku-Lizenz verfügen.

Button Synchronisation

Der Button Synchronisation synchronisiert alle Dokumente der Anwalts- bzw. Notar-Akte nach Documents und umgekehrt. Die Anwendung ist ggf. bei Altdaten oder nach einer Unterbrechung der Verbindung zu Documents notwendig.

Button nur bei Documents-Lizenz
Dieser Button ist nur sichtbar, wenn für den Arbeitsplatz eine Documents-Lizenz vorliegt.

Möglichkeit zum Synchronisations-Abbruch
Das Übertragen von Dokumenten aus Winmacs nach Documents (Button Synchronisation) kann durch Drücken und Halten der Taste [A] abgebrochen werden.