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Für statistische Auswertungen, insbesondere in der Buchhaltung von Winmacs, sowie der besseren Übersicht wegen, sollte die Kanzlei in Referate aufgeteilt werden. Ein Referat kann einen Sachbearbeiter und/ oder ein Sachgebiet darstellen. Die Referatsstruktur ist frei definierbar in der Referatsverwaltung.
Ein Referat besteht aus einem Referatsnamen, einer dreistelligen Referats-Nummer, die hier nur einmal vergeben werden darf, und dem zuständigen Sachbearbeiter. Außerdem kann jedem Referat eine eigene Buchhaltung zugewiesen werden, soweit mehrere Buchhaltungen bestehen.
Jede Akte muss im Rubrum-Block zwingend einem Referat zugeordnet werden. Diese Zuordnung kann jederzeit angepasst werden. Es muss daher mindestens ein Referat angelegt werden; es ist jedoch wenig sinnvoll, es dauerhaft bei nur einem zu belassen.
Üblicherweise wird man in einer Einzelkanzlei Referate für unterschiedliche Rechtsgebiete anlegen. In einer Sozietät ist es ratsam, pro Sachbearbeiter und Sachgebiet zu unterscheiden. Dabei sollte die führende Ziffer der Referatsnummer den Hinweis auf den Sachbearbeiter geben.
Optional kann einem Referat auch ein Sachbearbeiter zugeordnet werden, wenn eine personelle Zuordnung gewünscht und gegeben ist. Damit wird im Aktenformular mit Auswahl des Referates automatisch der hier angegebene Sachbearbeiter zum Sachbearbeiter der Akte. Dies können Sie jedoch im Einzelfall manuell wieder abändern.
In der Winmacs-Buchhaltung werden für jedes Referat separat Konten für Fremdgeld, steuerfreie Auslagen und Erlöse angelegt. Damit kann sehr schnell analysiert werden, in welchem Bereich die Kanzlei wie viel Umsatz macht, wie viel Prozent vom Gesamtumsatz dies ist, über welche Bereiche möglicherweise nachgedacht werden muss und vieles mehr.
Bei den Auswertungen im Aktenbestand können eine Reihe von Auswertungen referatsbezogen erfolgen. Außerdem kann eine Analyse gefertigt werden, wie der gesamte Aktenbestand sich auf die diversen Referate mengenmäßig verteilt.
Inaktives Referat für neue
Akten gesperrt
Entfällt ein Referat, zu dem aber
bereits früher Akten zugeordnet wurden, sollte dessen
Bereich auf "inaktiv"
gestellt werden. Dadurch kann dieses Referat zukünftig nicht mehr für
neue Akten ausgewählt werden. Die Zuordnung in Altakten bleibt aber
unverändert.
Referat-Historienvorlage und
Documents
Wenn Sie Documents einsetzen, werden die
mit den Referaten verknüpften Historienvorlagen (Datenbankfeld
Historienvorl.) bei der Anlage von
Anwaltsakten nur berücksichtigt, wenn Sie unter
Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe
"Kanzlei" > Button Stammdaten > Registerkarte "Nummern"
bei Referat nicht die Option "Keine
Auswahl" einstellen. Die Historienvorlagen werden im
Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe
"Historienstruktur" > Button
Historienstruktur verwalten angelegt.
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