Historienstruktur

Historienstruktur verwalten

Wenn in den Anwalts- oder Notar-Akten oder Adressen eine Struktur für die Historie verwendet werden soll, die immer gleich zusammengesetzt ist, hinterlegen Sie hier die Vorlagen dafür: Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Historienstruktur" > Button Historienstruktur verwalten. Die Vorlagen lassen sich auch mit den Referaten verknüpfen und über diese in die Akten laden.

Sichtbarkeit der Funktion einstellbar
Dieser Befehl ist nur sichtbar, wenn die Historienstrukturen nicht deaktiviert sind: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften".

1. Beginnen Sie auf der mittleren Registerkarte "Vorlagen verwalten". Legen Sie hier eine oder mehrere Vorlagen für Historienstrukturen an, indem Sie zunächst nur Namen für die Vorlagen definieren.

2. Um eine Vorlage mit einer Baumstruktur zu füllen, wechseln Sie zur Registerkarte "Struktur bearbeiten". Laden Sie unter Vorlage eine der zuvor angelegten Vorlagen. Legen Sie in ihr einen Knoten an, indem Sie auf den Button Neu klicken. Legen Sie einen Unterknoten an, indem Sie den bestehenden Knoten markieren und dann Untereintrag von markieren.

3. Falls Sie eine der Vorlagen generell jeder Akte oder jeder Adresse hinzufügen möchten, wechseln Sie zur Registerkarte "Struktur zuweisen". Wählen Sie hier eine Datenbank aus, der die Struktur generell zugewiesen werden soll, z. B. "Akten", und den Namen der Vorlage.

Haben Sie die Datenbank "Akten" ausgewählt, lässt sich die Vorlage allen Akten oder sämtlichen Akten eines der in Winmacs bereits angelegten Referate zuweisen.

4. Sobald Sie nun auf den Button Start klicken, wird die gewählte Historienstruktur in die entsprechenden Historien kopiert. Eine Umsortierung der bisherigen Historieneinträge in die neue Struktur findet jedoch nicht statt. Nutzen Sie dazu die nachfolgende Funktion.

Historieneinträge einsortieren

Sortieren Sie die bestehenden Historieneinträge automatisch in die neue Struktur ein. Das geschieht anhand von Schlüsselworten, die Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu das Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Historienstruktur" > Button Historienstruktur einsortieren.

Bestimmen Sie mit dem Feld Datenbank zunächst, ob die folgenden Einstellungen für jeweils alle Akten oder Adressen gelten sollen.

Wählen Sie die Vorlage einer Historienstruktur aus, die angewendet werden soll.

Wählen Sie aus der gewählten Vorlage einen Eintrag (Knoten) aus, in den solche Historieneinträge einsortiert werden sollen, die den kritischen Text enthalten.

Geben Sie den kritischer Text ein, der in einem Historieneintrag stehen muss, damit dieser Eintrag in den gewählten Knoten verschoben wird.

Standardmäßig muss der kritische Text am Anfang eines Historieneintrags stehen, um erkannt zu werden. Wenn der kritische Text an einer beliebigen Stelle eines Eintrags erkannt werden soll, aktivieren Sie die Check-Box an beliebiger Stelle.

Starten Sie dann die Umsortierung der Historieneinträge in die neue Historienstruktur, indem Sie auf den Button Start klicken.

Übernahme der Dokumentstruktur von WM Doku möglich
Wenn Sie die Dokumentstruktur von WM Doku auch für Winmacs verwenden wollen, kontaktieren Sie bitte den technischen Support.