Der Rubrum-Block

Linke Spalte

Das Feld RegNr. enthält die automatisch vergebene Registernummer der Akte: Sie kann nach dem ersten Schließen der Akte nicht mehr geändert werden. Stellen Sie am besten vor der Inbetriebnahme von Winmacs den generellen Aufbau von Registernummern ein: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten.
Bei Neuanlage einer Akte kann die automatisch vergebene Registernummer manuell geändert, d. h. ersetzt werden. Voraussetzung ist, dass die Check-Box manuelle Vergabe erlauben in den Programm-Einstellungen aktiviert worden ist: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Global > Registerkarte "Parameter" > Bereich "Reg-Nr. bei Aktenneuanlage".

Referat ist ein Pflichtfeld, d. h. es muss ausgefüllt werden. Daher öffnet sich bei Neuanlage einer Akte das Suchfenster für Referate automatisch. Ist dem Referat ein bestimmter Sachbearbeiter zugeordnet, wird dieser von selbst im Feld RA eingetragen. Nach Auswahl des Referats wird im Rubrum dessen Nummer und darunter die Bezeichnung angezeigt (hier "Test").

Fürs Rechtsgebiet stehen folgende Optionen zur Auswahl: "Standard", "Unfall", "Familienrecht", "Datenschutz", "Strafrecht", "Erbrecht" und "Arbeitsrecht". In Abhängigkeit vom gewählten Rechtsgebiet öffnet der Button Details ein Fenster mit passenden Formularen für Details.

Stellen Sie den Status der Verjährung für Akte ein:

• "Ungeprüft": Standardeinstellung. Die Prüfung der Verjährung steht noch aus. Damit Akten nicht mit ungeprüfter Verjährung abgespeichert werden, können Sie in den Programm-Parametern festlegen, dass ein Warnhinweis beim Schließen der Akte eingeblendet wird.
• "Keine": Es ist festgestellt worden, dass keine Verjährung droht.
• "Eingetragen": Die Verjährungsfrist läuft.
• "Gehemmt": Der Verjährung steht ein Hemmnis nach §§ 203ff. BGB entgegen.

Verjährt-Datum bleibt unverändert
Bei einer Änderung von "Eingetragen" auf "Gehemmt" bleibt das Datum bei verjährt stehen. Im Infoblock und der Fristenliste lässt sich der Änderungsvorgang nachvollziehen.

In Abhängigkeit des eingestellten Status, passt sich das Rubrum an:

Ins Feld von gehört das Kürzel des Sachbearbeiters, der den Status der Verjährung festgestellt hat.

Beim erstmaligen Eintragen der Verjährung setzt Winmacs standardmäßig das Tagesdatum in das Feld geprüft am (unten in der mittleren Spalte). Bei einer nachträglichen Änderung des Verjährungsdatums müssen Sie selbst tätig werden.

In das Feld verjährt (unten in der mittleren Spalte) gehört das Ablauf-Datum der Verjährungsfrist. Falls dieses auf einen Samstag, Sonn- oder Feiertag fällt, schlägt Ihnen Winmacs das Verschieben des Zeitpunkts vor.

Vorfrist Verjährung zentral konfigurierbar
Stellen Sie für alle Akten ein, wie viele Tage vor Eintritt der Verjährung eine Vorfrist erstellt werden soll: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Vorfrist Verjährung.

Für die Vollmacht des Mandanten stehen folgende Optionen zur Auswahl: "Ungeprüft", "Vorhanden", "Angefordert" und "Nicht erforderlich". Definieren Sie dieses Feld als Pflichtfeld, so dass beim Schließen der Akte nicht "Ungeprüft" eingestellt sein darf: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > Check-Box Vollmacht Pflichtfeld (nicht "ungeprüft").

Im Drop-down-Menü Risikoanalyse nach dem GwG (Geldwäschegesetz) stehen folgende Optionen zur Auswahl: "Ungeprüft", "geringes Risiko", "mittleres Risiko", "hohes Risiko", "kein Risiko" und "kein Kataloggeschäft".

Mittlere Spalte

Das Feld Sache für die Bezeichnung/ Kurzrubrum der Akte muss ausgefüllt werden, z. B. mit "Fa. Elektro-Müller ./. Meier, Fritz". Es dient vor allem dem schnelleren Wiederfinden der Akte.

Tragen Sie in das Schlüsselfeld wegen den Gegenstand der Akte ein, z. B. "Forderung". Es kann zu einem Pflichtfeld gemacht werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > "wegen" in Pflichtfeld.

Anpassung des Felds „wegen“ je Gericht
Definieren Sie ggf. auf der Akten-Registerkarte "Gericht" für alle Schriftsätze, die an das Gericht adressiert werden, einen abweichenden Inhalt für das Feld wegen.

In das Pflichtfeld Anlage kommt das Anlagedatum der Akte. Bei Neuanlage einer Akte tragen Sie das Tagesdatum mit einem einfachen Mausklick in das Feld ein.

Korrektur des Anlagedatums bei Datenmigration
Wenn Sie Ihren alten Aktenbestand nach Winmacs überführen, müssen Sie das hier vorgeschlagene Datum durch das tatsächliche frühere Anlagedatum laut Handakte ersetzen.

Das Pflichtfeld RA ist mit dem Rechtsanwalt auszufüllen, der für die Akte als Sachbearbeiter tätig wird: Ist dem ausgewähltem Referat bereits ein Rechtsanwalt zugeordnet, schlägt Winmacs diesen hier automatisch vor.
Standardmäßig lassen sich in das Datenbankfeld nur Programm-Nutzer eintragen, die der Kategorie "Berufsträger" (Anwälte) angehören. Soll auch "Personal" zur Wahl stehen, folgen Sie diesem Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften". Aktivieren Sie am Ziel die Check-Box RA/SB Auswahl Berufsträger und Personal.

Im Feld SB wird der interne Sachbearbeiter des Personals hinterlegt, z. B. Sekretärin, die sich persönlich um diese Sache kümmert.

Mehrere Sachbearbeiter pro Akte hinterlegen
Falls die Akte von mehreren Sachbearbeitern bearbeitet werden soll, hinterlegen Sie Angaben hierzu auf der Akten-Registerkarte "Sachbearbeiter".

Das Feld WM Doku ist nur sichtbar, wenn WM Doku aktiv geschaltet ist (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Zusatzmodule") und WM Doku Status Vorgabe auf "ausblenden" gestellt ist (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften").
Aus der Einstellung des Drop-down-Menüs ergibt sich der Digitalisierungsgrad der Akte: "vollständig" (die Akte steht auch in WM Doku vollständig zur Verfügung), "teilweise" (nur einzelne Dokumente finden sich in WM Doku – ein zusätzlicher Blick in die Papierakte ist ratsam), "nur WM Doku" (die Akte wird ausschließlich in WM Doku geführt) oder "nur Papier" (die Akte wird ausschließlich in Papierform geführt).

Hier wird ein fakultatives Schlüsselfeld eingeblendet, sobald Sie in den Programm-Parametern eine selbst gewählte Beschriftung eingegeben haben: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > Unterregisterkarte "Aufbau" > Bereich "Kennung / Kategorisierung".

Rechte Spalte

Status ist ein auf Wunsch einzublendendes Drop-down-Menü zur weiteren Klassifikation von Akten. Die Beschriftung steht Ihnen frei (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften"). Für den Status der Akte stehen bis zu drei Optionen zur Wahl:

• "aktiv": Die Akte läuft (Grundeinstellung nach Anlage der Akte).
• "ruht": Die Akte wird abgelegt und erhält eine Ablagenummer (s. u.) und -Datum. Nach Rückfrage werden zudem alle Dokumente im Textbestand auf "Löschautomatik" gesetzt.
• "löschen": Die Akte kann gelöscht werden. Alle Dokumente in der Historie bzw. dem Textbestand werden nach Rückfrage auf "Löschautomatik" gesetzt. Falls Sie den Status "löschen" nicht benötigen, blenden Sie diese Option dauerhaft aus (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften").

Ruhen- und Lösch-Status
Beim Akten-Status auf "ruht" oder "löschen" geschieht folgendes:

• Ggf. werden die Dokumente in der Historie bzw. dem Textbestand auf "Löschstatus" umgestellt (je nach Konfiguration in den Globalen Einstellungen > Registerkarte "Textsteuerung").
• Ggf. werden noch offene Wiedervorlagen auf "erledigt" gesetzt (je nach Konfiguration in den Programm-Parametern > Registerkarte "Akten-Eigenschaften").
• Wenn das Modul WM Web genutzt wird, fragt Winmacs, ob die zugeordnete WebAkte gelöscht werden soll.

Sicherheitsmechanismen für Aktenablage konfigurierbar
Es können verschiedene Sicherheitsmechanismen im Zusammenhang mit der Aktenablage eingestellt werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > Unterregister "Aufbau" > Bereich "Aktenablage".

Benutzerrecht für Einstellung des Aktemstatus erforderlich
Zum Einstellen des Status, zur Vergabe eines Ablagedatums und einer -nummer muss das Benutzerrecht "Akten ablegen" vergeben sein.

Wenn die Check-Box Aktivseite "aktiviert" ist, vertritt die Kanzlei die Aktivseite (Kläger-Partei). Andernfalls vertritt die Kanzlei die Passivseite (Beklagten-Partei).

Das Feld Abl. am (Ablagedatum) ist nur aktiv, wenn der Status auf "ruht" oder "löschen" steht.

Berechnungsautomatik für Datumsfelder
Gerade hier bietet sich die Berechnungsfunktion der Datumsfelder an. Mit der Tastenfolge [Ziffer 0],[Enter] erhalten Sie das aktuelle Tagesdatum.

Das Feld AblageNr. (Ablagenummer) ist nur aktiv, wenn Status auf "ruht" oder "löschen" steht. Mit dem Button dieses Felds wird – ähnlich der Registernummer – die nächste laufende Ablagenummer abgerufen.

Tragen Sie in das Feld Aufb.Ort den Aufbewahrungsort der Akte ein, z. B. Schrank 1, Fach 19 oder Ordner Nr. 15d.

Falls die Kanzlei mehrere Standorte besitzt und diese in Winmacs angelegt sind (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Standorte), weisen Sie der Akte einen Standort zu.

Standort für Buchhaltungs-Auswertungen nutzbar
Standorte lassen sich auch für Buchungen in der Buchhaltung ähnlich Kostenstellen heranziehen.

Das Eingabefeld Passwort ist nur sichtbar, wenn Sie die Check-Box Historie – E-Mail Anhang verschlüsselt aktiviert haben (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > Bereich "Aufbau"). Klicken Sie auf den Button (Vorhängeschloss) hinter dem Eingabefeld, damit Winmacs automatisch ein Passwort vergibt. Dann müssen Sie nicht selbst ein Passwort erfinden und eingeben. Dieses ist auf 10 Ziffern begrenzt. Betätigen Sie den Button (Vorhängeschloss) erneut, falls eine Passwort-Änderung erforderlich ist.

Schutz vor ungewollten Passwort-Änderungen
Beim Arbeiten im Akten-Fenster ist eine unbemerkte Passwort-Änderung ausgeschlossen, da die Sicherheitsabfrage auf den Button Nein fokussiert ist.

Das Passwort wird von dem Empfänger verschlüsselter E-Mail-Anhänge (mit Dokumenten aus der vorliegenden Akte) benötigt. Versenden Sie die verschlüsselten E-Mail-Anhänge aus der Historie der Akte heraus.

Dieses Passwort dient nicht dem Schutz der Winmacs-Akte. Wenn Sie den Zugang zur Winmacs-Akte innerhalb des Programms schützen möchten, lesen Sie folgendes Kapitel: Sperren einer Akte mit Passwort.

Der Reportgenerator wertet alle Felder des Rubrum-Blocks aus. Die entsprechenden Platzhalter sind dort im Drop-down-Menü enthalten.

Zusätzlich wird, wenn die Verjährung eingetragen ist, automatisch eine Frist gesetzt – und zwar an dem Tag, an dem die Verjährungsfrist abläuft. Die Vorfrist beträgt vier Tage.

Benutzerrechte bei Verjährungseingabe

• Eine Verjährung erstmalig eintragen kann jeder Winmacs-Nutzer (solange der Status unter Verjährung "Ungeprüft" ist).
• Eine bereits eingetragene Verjährung (Status "Keine" oder "Eingetragen") kann nur ein Winmacs-Nutzer ändern, der das entsprechende Nutzerrecht besitzt.

Warnung vor ungeprüften Verjährungs-Status einstellbar
Stellen Sie ein, ob Winmacs Sie beim Verlassen der Akte auf einen noch ungeprüften Status der Verjährung hinweisen soll: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung".