Die Stammdaten

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Passen Sie die Stammdaten der Kanzlei an.

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Übersicht

• Die Registerkarte "Nummern"
• Die Registerkarte "Parameter"
• Die Registerkarte "Bankverbindung"
• Die Registerkarte "Elster/ ERIC"

Die Registerkarte "Nummern"

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Geben Sie den Aufbau und Werte der automatisch vorgeschlagenen Nummern für Aktenzeichen, Ablagenummern und Rechnungsnummern vor. Das Verfahren ist bezüglich aller Nummernkreise gleich.

Bereich "nächstes Aktenzeichen"/ Bereich "nächste Ablagenummer"

Tragen Sie bei laufende Nr. die Nummer ein, die als aktuell nächste laufende Nummer vorgeschlagen werden soll (Standardwert: die erste nächst höhere Nummer, die noch nicht vergeben ist): Bitte beachten Sie die Hinweise zum Feld Offset.

Die Angabe des Jahrgangs im Feld Jahr erfolgt zweistellig.

Legen Sie das Trennzeichen zwischen der Jahrgang-Angabe und der laufenden Nummer fest. Voreingestellt "/" ist.

Im Feld Offset hinterlegen Sie den niedrigsten möglichen Startwert für die laufende Nummer.
Achtung: Unmittelbar nach Installation oder bei Umstellung der Jahreszahl muss hier der gleiche Wert wie in Laufende Nr. eingetragen werden.

Was bedeutet "Offset"?
Bei der Vergabe einer neuen Nummer wird zunächst im Feld Laufende Nr. nachgesehen, welche laufende Nummer vorgeschlagen werden soll. Danach wird geprüft, ob unterhalb dieser Nummer eine Lücke entstanden ist, z. B. durch Löschen einer Akte bei versehentlicher Falschanlage. Das Programm prüft 40 Nummern rückwärts auf solche Lücken. Offset begrenzt die Suche nach unten. Damit werden keine Nummern unterhalb dieses Wertes als vermeintliche Lücke geschlossen.

Wenn die Check-Box Jahr hinten "aktiviert" wird, stellt Winmacs in der Aktenzeichen-/ Ablagenummer das Jahr nach hinten gestellt. Dies hat jedoch erhebliche Nachteile bei sortierten Listen, siehe Kapitel Die Registernummern der Akten.

Bereich "nächste Rechnungsnummer"

Hier können keine Angaben zum Nummernkreis gemacht werden, da die Rechnungsnummern automatisch und fest aufeinander folgend vergeben werden müssen. Die Check-Box RE-Nummern pro Sachbearbeiter ist standardmäßig "deaktiviert". In diesem Fall wird für die ganze Kanzlei ein einheitlicher Rechnungsnummernkreis verwendet. Wenn jeder Rechtsanwalt seinen eigenen Rechnungsnummernkreis führen möchte, muss die Check-Box "aktiviert" werden.

Die Registerkarte "Parameter"

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Hinterlegen Sie den USt.-Satz sowie das eigene Finanzamt.

Stellen Sie bei UST-Schlüssel Standardwert ein, welcher der bereits definierten Steuerschlüssel als Standard verwendet und z. B. in der Honorarrechnung und Buchhaltung als Standardwert vorgeschlagen wird.

Hinterlegen Sie im Feld Steuernummer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wenn allerdings eine benutzerspezifische, speziellere USt.-ID in der Benutzerverwaltung (Registerkarte "Organisation") eingetragen ist, wird jene verwendet.

Geben Sie bei Finanzamt dessen Anschrift ein. Diese wird z. B. für die Umsatzsteuer-Voranmeldung benötigt.

Erfassen Sie die Umsatzsteuer-ID (USt.-ID-Nr.) der Kanzlei.

Geben Sie bei Teilnehmer-Nr. die Teilnehmernummer für die Versendung der Zusammenfassenden Meldung ein, die Sie auf Antrag vom Bundeszentralamt erhalten.

Die beiden folgenden Felder werden ab der Umsatzsteuervoranmeldung für Januar 2025 benötigt, dementsprechend auch für die Umsatzsteuererklärungen ab 2025.

Hinterlegen Sie im Feld Wirtschafts-Id-Nr. Ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer. Sie beginnt mit DE. Es schließen direkt daran 9 Ziffern an.

Geben Sie im Feld Regelbesteuerung das Datum des Wechsels von der Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG) zur Regelbesteuerung ein, um in der Umsatzsteuervoranmeldung das Feld "Wechsel von der Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG) zur Regelbesteuerung Datum des Wechsels" auszufüllen.

Wenn die Check-Box Kanzlei in neuen Bundesländern "aktiviert" ist, wird Im Honorar- und Forderungsbereich automatisch die Ermäßigung auf 90 % der Gebühren vorgeschlagen.

Die Registerkarte "Bankverbindung"

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Tragen Sie die Daten des Girokontos der Kanzlei ein.

Die Felder sind selbsterklärend. Die hier eingegebene Bankverbindung wird im Formular des Mahnbescheids als das Konto ausgegeben, auf das einbezahlt werden soll.

Lizenzdaten bestimmen Kanzleiname und Anschrift
Die restlichen Daten der Kanzlei wie Kanzleiname und Anschrift können Sie nicht selbst ändern, da sie an die Programm-Lizenz (siehe Hauptfenster-Menüband "Hilfe & Info" > Gruppe "Info zu Winmacs" > Button Lizenzdaten) gekoppelt sind. Wenden Sie sich bei einer Änderung dieser Daten bitte an Septeo.

Die Registerkarte "Elster/ ERIC"

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Hinterlegen Sie sowohl das Zertifikat für die ELSTER-Zertifizierung als auch die Proxy-Einstellungen für die Zusammenfassende Meldung.

Im oberen Bereich werden Angaben zur ELSTER-Authentifizierung getroffen:

Die Nutzung von ELSTER setzt ein Software-Zertifikat für die Kanzlei voraus. Diese .pfx-Datei erhalten Sie nach einer Registrierung vom ELSTER-Betreiber. Bei einem Mehrplatzsystem bietet es sich an, die Zertifikatsdatei auf einem Netzlaufwerk zu speichern, so dass mehrere Arbeitsplätze darauf zugreifen können. Dazu muss im Feld Zertifikat der Pfad zur Datei hinterlegt werden.

Beim Versand von ELSTER-Meldungen muss eine PIN vorliegen. Sie können diese hier zentral hinterlegen, so dass sie automatisch für jede Übermittlung herangezogen werden kann. Sicherer ist es jedoch, dieses Eingabefeld leer zu lassen und die PIN jedes Mal auf Anforderung vor einer Übermittlung einzugeben.

Im unteren Bereich hinterlegen Sie die Proxy-Einstellungen für die Zusammenfassende Meldung.