Die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Auswertungen" > Button USt-Voranmeldung

Hier erhalten Sie das Formular "Umsatzsteuervoranmeldung".

Keine Berücksichtigung von Guthaben/ Nachzahlungen aus Vormonaten
Guthaben aus Vormonaten oder Nachzahlungen sind dabei nicht berücksichtigt und müssen manuell berücksichtigt werden.

Das Feld für ist nur von Bedeutung, wenn mehrere Buchhaltungen in Winmacs bestehen, z. B. bei Bürogemeinschaften. Dann wird hier der Name der aktuellen Buchhaltung angezeigt und übermittelt, so wie er unter dem Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Buchhaltungen festgelegt ist.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog zum Ausdrucken einer tabellarische Übersicht der hier angezeigten Werte aus.

Der Button ELSTER startet die elektronische Datenübermittlung an das Finanzamt (s. u.). Voraussetzung hierfür ist, dass auf dem Rechner stets das aktuellste ELSTER-Modul installiert ist. Die aktuelle Version erhalten Sie von Septeo.

Der Button Details listet in einem weiteren Fenster auf, aus welchen Einzelbeträgen sich die jeweiligen Summen zusammensetzen. Soweit es sich bei der dort markierten Buchung um eine Aktenbuchung handelt, wird der Button Akte freigeschaltet. Damit kann überprüft werden, ob die Buchung so in Ordnung geht, insbesondere für Honorar-Buchungen ohne Umsatzsteuer als Kontrollmöglichkeit gedacht.

Der Button ZM für die Zusammenfassende Meldung ist nur sichtbar, wenn das Verarbeiten nicht steuerbarer Umsätze zugelassen ist: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Sonstiges". Der Button öffnet ein Fenster, aus dem die Zusammenfassende Meldung per ELSTER versendet werden kann.

USt.-Voranmeldung per ELSTER

Nachdem Sie im Fenster der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf den Button ELSTER geklickt haben, erscheint folgendes Fenster:

Die Felder sind voreingestellt gemäß den Angaben aus der Winmacs-Buchhaltung, können aber hier auch noch individuell abgeändert werden.

Erfassung interner Proxy-Daten verbessert Wenn Sie in der Kanzlei einen Proxy-Server einsetzen, z. B. KEN!-Proxy-Server, müssen Sie dessen IP-Adresse erfassen. Klicken Sie dazu auf den Button Einstellungen in der Button-Leiste des Fensters. Dadurch öffnet sich das Fenster "Konfiguration Proxy-Server". Tragen Sie die Angaben für den internen Proxy-Server in die letzten Zeilen ein.

Als Empfänger wird das Finanzamt in dem Bundes-Land eingetragen, das Sie im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten > Registerkarte "Parameter" eingetragen haben. Die Einstellungen lassen sich aber für den Einzelfall ändern.

Bereich "Anmeldung für"

Stellen Sie den Zeitraum ein, für den Sie die USt.-VA abgeben möchten (Jahr und Monat bzw. Quartal).

Falls Sie einen Übungsfall erstellen, aktivieren Sie die Check-Box TESTFALL, denn bereits mit einem Klick auf den Button Prüfen wird der zu versendende Datensatz erstellt. Nur in einem Testfall werden die übermittelten Daten vom Finanzamtsserver sofort aussortiert und nicht weiter bearbeitet.

Wenn Sie eine bereits abgeschickte Voranmeldung korrigieren möchten, schicken Sie die neuen Daten mit aktivierter Check-Box berichtigte Anmeldung.

Bereich "Ihre Daten"

Hier werden neben Ihrem Namen, Ihrer Anschrift und Steuernummer eingetragen. Als Steuernummer wird diejenige der geöffneten Buchhaltung verwendet, falls mehrere Buchhaltungen verwendet werden; ansonsten diejenige aus dem Kanzleistamm.

Ab der Umsatzsteuervoranmeldung Januar 2025 werden die Felder Wirtschafts-Id-Nr. und Regelbesteuerung eingeblendet und müssen ausgefüllt werden.

Vorbelegung der Felder einstellbar
Diese Felder können vorbelegt werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten > Registerkarte "Parameter".
Sind mehrere Buchhaltungen im Einsatz, können die Felder für jede Buchhaltung vorbelegt werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Buchhaltungen.

Bereich "Beträge"

Hier werden die diversen Umsätze eingetragen.

Vorgehen

1. Klicken Sie, nachdem Sie alle eingetragenen Daten kontrolliert haben, auf den Button 1. Prüfen. Es wird eine interne Plausibilitätskontrolle gestartet. Eventuelle Unstimmigkeiten werden im Memofeld am unteren Fensterbereich angezeigt, so dass sie korrigiert werden können.

2. Klicken Sie nach der erfolgreichen Plausibilitätskontrolle auf den Button 2. Vorschau. Hier wird eine Druckvorschau als PDF-Datei erzeugt (ElsterPrintPreview.pdf im Winmacs-Programmordner) und in einem PDF-Betrachtungsprogramm automatisch angezeigt. Prüfen Sie hier noch einmal die zu übermittelnden Daten oder drucken Sie zur Kontrolle aus. Schließen Sie anschließend den PDF-Betrachter.

3. Anschließend klicken Sie auf den Button 3. Senden. Die Daten werden über das Internet direkt an das zuständige Finanzamt übermittelt.

Zertifikat und PIN für ELSTER-Versand erforderlich
Zum Versenden von ELSTER-Meldungen muss ein Software-Zertifikat vorliegen und eine PIN eingegeben werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten > Registerkarte "Elster/ ERIC".

Nach erfolgreicher Übermittlung erscheint eine Bestätigung. Das Übertragungsprotokoll wird ebenfalls als PDF-Datei erzeugt (ElsterPrint.pdf im Winmacs-Programmordner), automatisch in einem PDF-Betrachtungsprogramm angezeigt und kann dort ausgedruckt werden.

Zusammenfassende Meldung (§ 18b UStG)

Soweit nicht-steuerbare Umsätze im EU-Ausland nach § 18b UStG anfallen, muss beim Bundeszentralamt für Steuern eine "Zusammenfassende Meldung" eingereicht werden. Dies erfolgt über ELSTER.

Um eine Zusammenfassende Meldung (ZM) vorzubereiten, zu erstellen und einzureichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. In der Buchhaltung muss "nicht steuerbare Umsätze" aktiviert sein.
Im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter auf dem Register "Sonstiges" muss das Kennzeichen Verarbeiten nicht steuerbare Ums. markiert sein (und, falls Einkäufe im Ausland getätigt werden, das Kennzeichen Umsätze nach § 13b USTG verarbeiten).

2. Mandanten-Adresse mit USt.-ID erfassen
In der Adresse des Mandanten muss auf der Registerkarte "Sonstiges" > "Steuerdaten" dessen USt.-ID erfasst werden, ggf. mit Kennzeichen EU-Ausland. Über den Button (Internet) in der gleichen Zeile wird die USt.-ID online geprüft und eine Bestätigung der ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt (Online-Schnittstelle zu eVatR: <https://evatr.bff-online.de/eVatR/index_html>).

3. Erstellen einer Rechnung an den Mandanten
Bei der Erstellung einer Rechnung an den Mandanten (Empfänger-Art: Mandant, Gegner oder Drittbeteil.) wird die vorhandene USt.-ID bei der Auswahl des Empfängers automatisch übernommen.
Auf dem Register "Gebühren" ist nach der Auswahl eines Empfängers (mit Kennzeichen EU-Ausland) bei MwSt% “0,00” und als Typ “nicht steuerbar § 18b” vorbelegt. In neuen Rechnungs-Rohtexten werden diese Angaben automatisch übernommen (über den Platzhalter ^FRech.UStIDNr^ für die USt.-ID und ^FRech.NichtSteuerbar_18b^ für "nicht steuerbar § 18b").

4. Zahlungsverkehr buchen
Beim Buchen über Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Zahlungsverkehr kann nun bei Mandantenkonto-Buchungen die Check-Box nicht steuerbarer Umsatz mit den Einstellungen § 18b (EU) oder (übrige) gesetzt werden.
Nachdem eine Registernr. ausgewählt wurde, wird über das Feld USt.-ID die zutreffende ID aus dem Kreis aller Aktenbeteiligten ausgewählt.
Hinweis: Wurden diese Einstellungen beim Buchen des Zahlungsverkehr vergessen, können sie nur im KORREKTUR-Modus über das KORREKTUR-Journal nachgepflegt werden.

5. Software-Zertifikat besorgen und hinterlegen
Für eine Umsatzsteuervoranmeldung über die ELSTER-ERIC-Schnittstelle wird seit 2013 ein Zertifikat benötigt. Dazu kann ein kostenfreies Software-Zertifikat (ELSTERBasis) im Internet beantragt werden (https://www.elster.de/eportal/start).
Dieses Zertifikat ist auf dem Server zu speichern (z. B.: R:\ELSTER-Zertifikat\...). Name und Dateipfad zur Zertifikatsdatei müssen in Winmacs hinterlegt werden (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten > Registerkarte "Elster/ ERIC" bzw. "Parameter"). Die zugehörige PIN kann dort ebenfalls hinterlegt werden (falls das PIN-Feld aus Sicherheitsgründen nicht ausgefüllt wird, muss sie auf Anforderung vor jeder Übermittlung eingegeben werden).

6. Zusammenfassende Meldung erstellen
Das Erstellen und Versenden der Zusammenfassenden Meldung (ZM) für Umsätze nach § 18b USTG erfolgt über die Elster/ ERIC-Schnittstelle. Dazu öffnen Sie das Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Auswertungen" > Button USt.‑Voranmeldung und klicken dort oben auf den Button ZM.
Über den Button Buchungen wird die Ansicht mit Buchungen aus dem Journal mit Kennzeichen "nicht steuerbar § 18b (EU)" übernommen.
Um stattdessen Umsätze manuell hinzuzufügen, die in der Buchhaltung nicht als "nicht steuerbar § 18b (EU)" gekennzeichnet wurden (etwa wenn in der Kanzlei mit mehreren Buchhaltungen gearbeitet wird, aber die Zusammenfassende Meldung (ZM) gesammelt abgeben werden soll), klicken Sie auf den Button Erfassung und legen dann die Umsätze über den Button Neu an. Mögliche Einstellungen für Art sind Dreiecksgeschäft (D), Innergemeinschaftliche Lieferung (L) oder Sonstige Leistung (S).
Anschließend müssen alle Umsätze nach USt.-ID und Art aufsummiert werden – dies geschieht über einen Klick auf den Button 1. Summen. Die weiteren Schritte (Prüfen, Vorschau und Senden) verlaufen analog zur USt.-Voranmeldung.

Über den Button Buchungen werden die Buchungen aus dem Journal übernommen, die mit dem Kennzeichen "nicht steuerbar § 18b (EU)" versehen sind. Sollen stattdessen Umsätze manuell hinzugefügt werden, die in der Buchhaltung nicht als "nicht steuerbar § 18b (EU)" gekennzeichnet wurden, z. B. wenn in der Kanzlei mit mehreren Buchhaltungen gearbeitet wird, die Zusammenfassende Meldung jedoch gesammelt abgegeben werden soll, klicken Sie auf den Button Erfassung und legen die Umsätze anschließend über den Button Neu an.