Parameter

Weitere Parameter für die Buchhaltung hinterlegen Sie auf dem Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter.

Übersicht

• Die Registerkarte "Buchungsperiode"
• Die Registerkarte "Kontonummern"
• Die Registerkarte "Drucken"
• Die Registerkarte "Sonstiges"
• Die Registerkarte "DATEV"
• Die Registerkarte "Buchungsassistent"
• Die Registerkarte "Prüfung"

Die Registerkarte "Buchungsperiode"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Periode".

Vor der ersten Benutzung der Buchhaltung müssen Sie einmalig die Buchungsperiode einstellen, also in welchem Monat und Jahr die Buchhaltung aufsetzt.

Im weiteren Verlauf des Buchhaltungsbetriebes sind hier keine Änderungen mehr vorzunehmen. Eine neue Buchungsperiode wird automatisch erzeugt, wenn ein Perioden- bzw. Jahresabschluss erzeugt wird (vgl. Kapitel Abschlüsse der Buchhaltung).

Parameter-Fenster erfordert Benutzerrechte
Das "Parameter"-Fenster kann nur von Benutzern geöffnet werden, die entsprechende Rechte besitzen.

Die Registerkarte "Kontonummern"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Kontonummern"

Weisen Sie einigen Schlüsselkonten die entsprechende Kontonummer zu.

In dem Feld Kontenklasse Aufwand wird die Kontenklasse eingestellt, die in der Standard-BWA dem Aufwand zugerechnet wird. Der Standardwert ist "4".

Möchten Sie Fremdgeld-Sammelauszahlungen an Stamm-Mandanten vornehmen, muss als Zwischenkonto FG-Zahlung das entsprechende Transferkonto eingetragen werden.

Bitte ändern Sie keinesfalls einen anderen Eintrag auf dieser Registerkarte, ohne genau zu wissen, was die Änderung bewirkt. Falsche Eintragungen beeinträchtigen die Funktionsweise der Buchhaltung insgesamt.

Die Registerkarte "Drucken"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Drucken".

Passen Sie die Druckereinstellungen für den Buchhaltungsbereich an.

Stellen Sie in diesem Formular ein, wie Sie das Buchungsjournal und die Saldenliste ausdrucken möchten. Standardmäßig ist der Ausdruck grau hinterlegt und die Tabellenspalten werden durch vertikale Linien hervorgehoben. Stellen Sie für einen Ausdruck des Mandantenkontos ein, ob Sie die Ablagenummer dazu drucken möchten.

Die Registerkarte "Sonstiges"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Sonstiges"

Treffen Sie hier weitere Einstellungen für die Parameter der Buchhaltung.

Wenn die Check-Box Referatwechsel sperren "aktiviert" ist, kann die Akte nur noch einem anderen Referat als dem ursprünglich eingegebenen zugewiesen werden, wenn die Aktensalden auf Null stehen. Dies verhindert "unschöne" dauerhafte Aktensalden, die das Gesamtergebnis jedoch nicht beeinflussen würden, da über die Sammelkonten abgerechnet wird.

Wenn die Check-Box Honorar aus Forderungskto. "aktiviert" ist, werden die Gebührenforderungen aus dem Forderungskonto, die noch nicht abgerechnet und damit noch nicht als Sollstellung im Mandantenkonto berücksichtigt sind, beim Zahlungseingang als Honorarforderung zusätzlich gewertet.

Tragen Sie im Feld aktueller voller USt.-Satz den Prozentsatz der derzeitigen Umsatzsteuer ein. In der Buchhaltung muss der Steuersatz außerdem über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Rechtsgrundlagen" > Button Steuerschlüssel.

Im Feld vorheriger voller USt.-Satz steht der Prozentsatz der Umsatzsteuer, der vor der letzten Erhöhung gültig war.

Geben Sie im Feld Vorgabe Tage bis Fälligkeit RE die Anzahl der Tage ein, bis Zahlungen auf Rechnungen generell fällig werden.

Wenn mehrere Buchhaltungen parallel in Winmacs betrieben werden, kann im Feld Name auf USt.-VA der eigene Name erfasst werden, so wie er für die USt.-Voranmeldung dem Finanzamt gegenüber verwendet werden soll (abweichend von den Lizenzdaten, auf die standardmäßig zurück gegriffen wird). Ändern Sie in diesem Fall im Rohtext USTVA die Platzhalter ^FSelbst. Name1^ ^FSelbst.Name2^ um in ^FUStVANameAbsender^.

Belegnummern sind wichtig, wenn ein Kassenbuch geführt wird: Jeder Beleg bekommt dann eine eigene Nummer, die man mit in der Buchung angibt.

Wenn die [Check-Box](https://support.stp.one/hc/de/articles/32123292251805-Die-Check-Boxen Umbuchen Vorjahr zulassen "aktiviert": Umbuchungen in Akten- und Sachkonten des Vorjahres können vorgenommen werden (nicht jedoch Zahlungsverkehr-Buchungen des Vorjahres). Damit können auch Ist-Versteuerer optional einen vorläufigen und endgültigen Jahresabschluss durchführen.

Wenn die Check-Box Sachbearbeiter ändern ist, erscheint bei der Buchungsart "ME Mandantenkonto Eingang" und "ME Mandantenkonto Ausgang" das zusätzliche Feld RA, in dem derjenige Sachbearbeiter eingegeben werden kann, dem der Umsatz zugewiesen wird (abweichend von dem Rechtsanwalt, der nach dem ausgewählten Referat zuständig ist).

Wenn die Check-Box Kostenstellen "aktiviert" ist, kann mit Kostenstellen gearbeitet werden. Wenn Sie zudem die Check-Box als Pflichtfeld markieren, muss bei jeder Buchung eine Kostenstelle angegeben werden. Die Liste der Kostenstellen definieren Sie über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Kostenstellen. Zu jeder Buchung können oder müssen Sie dann zusätzlich die Kostenstelle angeben.

Wenn die Check-Box Standort "aktiviert" ist, kann bei jeder Buchung der Kanzleistandort angegeben werden, für den die Buchung wirkt (alternativ oder zusätzlich zu den Kostenstellen). Voraussetzung ist, dass Standorte definiert wurden. Wenn Sie zudem die Check-Box als Pflichtfeld aktivieren, muss bei jeder Buchung ein Standort angegeben werden.

Wenn die Check-Box Verarbeiten nicht steuerbare Umsätze "aktiviert" ist, arbeiten Sie mit nicht steuerbaren Umsätzen im EU-Ausland. Mit dem Einschalten dieser Option wird im ELSTER-Fenster der Umsatzsteuer-Voranmeldung der Button ZM freigeschaltet, über die Sie die Zusammenfassende Meldung nach § 18b UStG verschicken können.

Beispiel: Sie schreiben eine Anwaltsrechnung an einen Mandanten im EU-Ausland, der die Steuer dort schuldet (§ 18b UStG).

Wenn Sie dann eine Buchung durchführen, und dabei als USt % den Eintrag "0,00 %" auswählen, erhalten Sie darunter das neue Drop-down-Menü Typ. Darin stellen Sie ein, warum hier keine Umsatzsteuer anfällt: "steuerfrei", "nicht steuerbar § 18b", "nicht steuerbar (übrige)". Beim Typ "nicht steuerbar § 18b" kann die USt-ID aus der Liste der Beteiligten zur Akte (Aktenkonto) selektiert werden. Dies wird auch so an die USt.-Voranmeldung weitergegeben.

Wenn die Check-Box Umsätze nach § 13b UStG verarbeiten "aktiviert" ist, empfangen Sie sonstige Leistungen von Unternehmen, die ihren Sitz im EU-Ausland haben, die aber im Inland steuerpflichtig sind nach § 13b UStG (Beispiel: Kauf von Büromaterial).
Wenn Sie dann eine Buchung von der Art "Sachkonto Ausgang" durchführen, können Sie die Check-Box Umsatz nach § 13b (EU) auswählen. Dies bewirkt, dass vom Nettoumsatz automatisch die fällige USt. in der aktuellen vollen Höhe berechnet und bei der Buchung drei Datensätze erzeugt werden (Nettoumsatz, USt.-Betrag und Vorsteuerabzug).

Wenn die Check-Box Auslagen mit Steuer buchbar "aktiviert" wird, ist das Buchen von Auslagen mit Steuern möglich. Es erscheint im Fenster "Zahlungsverkehr buchen" die zusätzliche Spalte "steuerpflichtige Auslagen" (neben der Spalte "steuerfreie Auslagen"). Sie sollten dann mittels des Hauptfenster-Menübands "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar" die Check-Box Auslagen nicht als Opos buchen ebenfalls aktivieren, um die sonstigen Auslagen (mit und zzgl. USt.) nicht bei der Soll-Stellung der Rechnung berücksichtigen zu lassen.

Die Check-Box Notariat Fremdgeld ist standardmäßig "deaktiviert". Wenn Winmacs mit der Erweiterung WM Notar betrieben wird, sind für Notar-Akten Fremdgelder üblicherweise nicht relevant (weil es sich um Masse handelt). Werden jedoch z. B. Gelder bewegt, die auf fehlerhafte Anweisungen zurück zu führen sind, kann es praktisch sein, wenn dies über eine Akte – und dort eben als durchlaufende Posten – als Fremdgeld gebucht wird. Diese optionale Möglichkeit kann durch das Aktivierung dieser Check-Box eingeschaltet werden.

Wenn die Check-Box Abfrage "Auslagenkonto buchen" ist, wird bei der Buchung von Auslagen gefragt, ob die Geldbeträge gleich in das Auslagenkonto übertragen werden sollen. Mit dem Entfernen der Markierung hier wird diese Abfrage nicht mehr gestellt.

Wenn die Check-Box Merkmal "Abrechnung Mandant" "aktiviert" steht im Fenster Akten-Salden, das über das Adress-Fenster aufgerufen wird, der Button Auslagen zur Verfügung.

Bereich "nur bilanzierende Buchhaltung"

Der Bereich ist nur mit einer speziellen Lizenz zugänglich. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte direkt an die stp.one GmbH.

Die Check-Box Vorschussrechnungen erfassen ist standardmäßig "aktiviert". Sie wird "deaktiviert", sollten in Winmacs keine Vorschussrechnungen erfasst werden. Es ist bei abgehakter Check-Box nicht möglich, einen Honorarerlös im Zahlungsverkehr zu erfassen, der nicht steuerneutral ist.

Das Drop-down-Menü Buchung “Vorschuss an Forderung verrechnen” hat folgende Optionen:

• "ja": Die Zahlung sowie die Buchung "Anzahlung an Erlös buchen" müssen manuell erfasst werden, "Vorschuss an Forderung verrechnen" wird automatisch durchgeführt.
  (Ist hier auch das Drop-down-Menü Buchung "Anzahlung an Erlös buchen" auf "ja" gestellt, muss lediglich die Zahlung manuell erfasst werden. Die die anderen Buchungen erfolgen dann automatisch.)
• "nein"
• "Fragen"
• "manuell"

Wählen Sie im Schlüsselfeld Text einen Standard-Buchungstext für Buchung "Vorschuss an Forderung verrechnen" aus.

Das Drop-down-Menü Buchung "Anzahlung an Erlös buchen" hat folgende Optionen:

• "ja": Die Zahlung sowie die Buchung "Vorschuss an Forderung verrechnen" müssen manuell erfasst werden, "Anzahlung an Erlös buchen" wird automatisch durchgeführt.
  (Ist hier auch das Drop-down-Menü Buchung “Vorschuss an Forderung verrechnen” auf "ja" gestellt, muss lediglich die Zahlung manuell erfasst werden. Die die anderen Buchungen erfolgen dann automatisch.)
• "nein"
• "Fragen"
• "manuell"

Wählen Sie im Schlüsselfeld Text einen Standard-Buchungstext für Buchung “Anzahlung an Erlös buchen” aus.

Die Registerkarte "DATEV"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter die Registerkarte "DATEV"

Die Winmacs-Buchhaltungsdaten können im DATEV-Format exportiert werden, damit sie der Steuerberater weiter verarbeitet kann. Füllen Sie dazu über die aufgerufene Registerkarte aus.

Lizenz-Erweiterung erforderlich
Die Nutzung dieser Funktion erfordert eine erweiterte Lizenz.

In den beiden oberen Bereichen tragen Sie die Angaben ein, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten haben. Diese Angaben werden dann vor jedem Export in das DATEV-Export-Fenster übernommen.

Bereich "Sonstiges"

Das Ausgabeverzeichnis ist der Ordner, der bei einem Export als Speicher-Ordner vorgeschlagen wird.

Wenn die Check-Box Buchungsnr. in Belegfeld2 "aktiviert" ist, wird die Buchungsnummer der Winmacs-Buchungen in das DATEV-Feld "Belegfeld2" exportiert. Bei Import-Problemen kann es abgeschaltet werden.

Wenn die Check-Box Buchungstext mit Reg.-Nr. "aktiviert" ist, wird im DATEV-Export bei Aktenbuchungen die Registernummer an den Anfang des Buchungstextes gesetzt.

Wenn die Check-Box Buchungen nicht erneut exportieren "aktiviert" ist, werden alle Buchungen, die als "exportiert" gekennzeichnet sind, bei weiteren DATEV-Exporten ignoriert. Im KORREKTUR-Modus kann das Kennzeichen "exportiert" im DATEV-Export-Dialog zurückgesetzt werden.

Bereich "DATEV-Kontonummern"

Hier sollten folgende Einträge stehen:

• Sachkontenlänge: 4
• Fremdgeldkonten: 1592
• Steuerfreie Auslagen: 1591
• Erlöse Honorar: 8000

DATEV-Kontonummern im Kontenrahmen prüfen und zuweisen
Achten Sie darauf, dass im Kontenrahmen den einzelnen Konten die zutreffende DATEV-Kontonummer zugewiesen ist. Öffnen Sie dazu den Kontorahmen über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Kontenrahmen, bearbeiten Sie das jeweilige Konto und korrigieren Sie ggf. die Eingabe im jeweiligen Feld DATEV-Kto.:

• bei MwSt.-Konten (1501, 1502, 1503): auf das DATEV-Konto 1770
• bei VSt.-Konten (1511, 1512, 1513): auf das DATEV-Konto 1570
• Allen Durchgangskonten, z. B. Konto 5000 (Sachkontoumbuchung), 6000 (Aktenkontoumbuchung) und 9990 (unklare Zahlungsvorgänge), sollten DATEV-Konten im 1590er-Bereich zugewiesen werden.

Die Registerkarte "Buchungsassistent"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Buchungsassistent"

Treffen Sie hier die Einstellungen für den Buchungsassistenten.

Die Check-Box Buchungsassistent aktiv wird "deaktiviert", wenn Sie generell den Assistenten nicht nutzen möchten. Die entsprechenden Buttons werden dann beim Buchen des Zahlungsverkehrs ausgeblendet.

Wenn die Check-Box Aktenzeichen/ Rechnungsnummern auswerten "aktiviert" ist, aktiviert Winmacs die automatische Erkennung von externen Aktenzeichen und Rechnungsnummern zur schnelleren Zuordnung von Buchungen. Da die Erkennung nicht immer fehlerfrei funktioniert, kann diese Funktion hier "deaktiviert" werden.

Ist die Check-Box externe Aktenzeichen auswerten "aktiviert", sucht der Assistent auch nach Schadennummern, Aktenzeichen des Gegners usw. (wie "Suche AZ"), damit Buchungen schneller zugeordnet werden.

Wenn die Check-Box gedrehte Aktennummern suchen "aktiviert" ist, kann Winmacs auch Aktennummern automatisch erkennen, bei denen Jahr und laufende Nummer verdreht geschrieben sind.

Die Registerkarte "Prüfung"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Prüfung"

Normalerweise erhält ein Steuerprüfer, d. h. ein Benutzer mit dem Benutzerrecht "Steuerprüfer", ausschließlich Zugriff auf Buchungsjournal, Saldenliste und Kontoblätter, allerdings auch für die Jahre außerhalb des Prüfungszeitraums. Sie grenzen diesen Zeitraum ein.

Geben Sie das erste Jahr ein, z. B. 2020, sowie die Anzahl der Folgejahre, z. B. 3, so dass neben 2020 auch die Jahre 2021, 2022 und 2023 angezeigt werden.