Der Zahlungsverkehr

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Zahlungsverkehr

MT940-Daten automatisiert einlesen
Wenn Sie die Buchungsdaten von Ihrer Bank im MT940-Format erhalten, lesen Sie diese am besten mit dem Buchungsassistenten in Winmacs ein und lassen sie automatisiert verarbeiten.

Allgemeines

Im Fenster "Zahlungsverkehr" werden alle tatsächlichen Geldbewegungen gebucht, d. h. immer, wenn über ein Bankkonto oder die Kasse Umsatz getätigt wird, buchen Sie diesen Vorgang hier. Umverteilungen, z. B. Mandantenkonto-Umbuchungen, werden hier nicht gebucht. Es fließt dabei ja de facto kein Geld.

Vorgegeben werden der Buchungstag, die laufende Periode (Monat) und das laufende Jahr. Auszufüllen sind die nachfolgenden Felder.

Bei der ersten Buchung nach dem Öffnen des Buchungsformulars muss das Belegdatum erfasst werden.

Automatische Datumsergänzung bei Tagesangabe
Da Monat und Jahr bereits feststehen, genügt es, nur die Ziffern des Tages einzugeben, ggf. auch einstellig und ohne Trennpunkt. Das Datum wird anschließend automatisch vervollständigt.

Vergessene Buchungen korrekt nachtragen
Wenn Sie eine vergessene Buchung aus der letzten Buchungsperiode nachtragen wollen, können Sie dies nur, indem Sie diese zum ersten Tag der aktuellen Periode einbuchen und einen entsprechenden Hinweis im Buchungstext erfassen.

Periodenfremdes Buchen mit Benutzerrecht
Buchungen können ausnahmsweise, auch wenn der Monatsabschluss noch nicht erfolgt ist, bereits für die folgenden Monate desselben Jahres ausgeführt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass dem Benutzer das Benutzerrecht "Buchen periodenfremd" in der Benutzerverwaltung RAG User zugewiesen ist.

Geben Sie bei Konto die Kontonummer des Finanzkontos (Bank, Kasse usw.) gemäß dem Kontenrahmen ein.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Buchungsart die zutreffende Buchungsart aus:

• "ME Mandantenkonto Eingang" ist voreingestellt, da es sich um die häufigste Buchungsart handelt. Sie haben Geld erhalten, das für eine Akte bestimmt ist.
• "MA Mandantenkonto Ausgang": Sie haben Geld bezahlt bezüglich einer Akte.
• "SA Sachkonto Ausgang": Sie haben Geld bezahlt, das nichts mit einer Akte zu tun hat (Personalkosten, Miete usw.).
• "SE Sachkonto Eingang": Sie haben Geld erhalten, das jedoch nichts mit einer Akte zu tun hat (Verkauf von Anlagevermögen, Rückzahlung auf Strom-Jahresrechnung, Lieferanten-Überzahlung oder ähnliches).
• Für Notariate stehen zusätzlich die Aktenbuchungen "NE Notarakte Eingang" und "NA Notarakte Ausgang" (in der Liste unterhalb von "ME" und "MA") zur Verfügung.
  Wird eine Sachkonto-Buchung ("SA Sachkonto Ausgang", "SE Sachkonto Eingang") gewählt, ändert sich das Buchungsformular im unteren Abschnitt; denn dort müssen Sie dann nicht angeben, auf welche Akte sich die Buchung bezieht.
  Bei allen Buchungsarten geben Sie dann in Gesamtumsatz genau den Betrag ein, der auf Ihrem Kontoauszug als Umsatz ausgewiesen ist.
  
  Buchungsart steuert Vorzeichen automatisch
  Ein Vorzeichen wird hier nicht eingegeben, da die Buchungsrichtung allein durch die Buchungsart bestimmt wird!
  Je nachdem ob Sie sich für die Durchführung einer Mandantenkonto- oder Sachkonto-Buchung entscheiden haben, sind im weiteren Ablauf unterschiedliche Formulare auszufüllen. Mit der Wahl der Buchungsart passt sich automatisch das Fenster "Zahlungsverkehr buchen" an.
  
  Automatische Formularanpassung bei bilanzierender Buchhaltung
  Wenn Ihre Kanzlei mit Winmacs eine bilanzierende Buchhaltung führt, gibt es bei den Buchungsarten "ME Mandantenkonto Eingang" und "MA Mandantenkonto Ausgang" automatisch weitere Anpassungen im Formular für die Mandantenkonto-Buchung gegenüber der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wenn in den Einstellungen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte “Sonstiges” > Bereich "nur bilanzierende Buchhaltung") eine komplette Automatisierung eingestellt ist, wird bei den Buchungsarten "ME Mandantenkonto Eingang" bzw. "NE Notarakte Eingang" die Check-Box an Forderung aktiviert und Winmacs löst die automatisierte Honorar-Buchungsart "Vorschuss an Forderung verrechnen" aus.

Übersicht

• Fortsetzung bei Aktenkonto-Buchungen
• Fortsetzung bei Sachkonto-Buchungen
• Buchungsassistent

Fortsetzung bei Aktenkonto-Buchungen

Haben Sie im Fenster "Zahlungsverkehr buchen" als Buchungsart "ME Mandantenkonto Eingang" oder "MA Mandantenkonto Ausgang" gewählt, fahren Sie so fort:

Geben Sie im Datenbankfeld Registernr. die Registernummer der Akte ein, auf die sich der Zahlungseingang oder -ausgang bezieht.

Doppelklick öffnet Akte
Ein Doppelklick auf Registernr. öffnet die ausgewählte Akte.

Automatische Suche über Rechnungsnummer
Falls Sie nur die Rechnungsnummer statt der Registernummer kennen, können Sie auch diese in das Feld Registernr. eingeben. Es wird dann die zugehörige Akte geladen und die Registernummer eingesetzt. Ein Tonsignal macht auf den Vorgang aufmerksam. Die Funktion ist nur möglich, wenn die Trennzeichen der Nummernarten verschieden sind.

Manuelle Suche über Rechnungsnummer
Wenn Ihnen lediglich die Rechnungsnummer vorliegt, können Sie die Registernummer auf folgendem Weg ermitteln: Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt, während Sie auf den Button (Lupe) klicken oder stattdessen die Taste [F2] drücken. Sie erhalten dann statt des Suchfensters für Registernummern das der Rechnungsnummern. Wählen Sie die gesuchte Rechnungsnummer aus, um die zugehörige Akten-Registernummer in das Feld Registernr. zu übernehmen.

Sobald eine Akte aufgerufen ist, wird in Referat die Nummer des Referats angezeigt, dem die Akte zugeordnet ist. Wenn ausnahmsweise die Umsätze einem anderen Referat zugeschrieben werden sollen, ändern Sie die Referatsnummer hier. Eine durchgreifende Änderung in der Akte erfolgt dabei jedoch nicht! Ebenso werden nach dem Aufruf der Akte das Kurzrubrum (Sache) sowie der derzeitige Stand der Aktensalden angezeigt.

Ändern des RA-Sachbearbeiters
Sie können den Umsatz einem anderen RA-Sachbearbeiter zuweisen, als im Referat angegeben. Wenn im Buchungsformular zusätzlich ein Eingabefeld RA erscheinen soll, setzen Sie einen Haken vor Sachbearbeiter ändern im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Sonstiges".

Der Buchungstext wird i. d. R. über die Textschlüssel-Funktion eingegeben. Darunter sehen Sie drei bzw. vier Spalten für steuerfreie Auslagen, Honorar und Fremdgeld. Wenn Sie in den Buchhaltungs-Parametern (Registerkarte "Sonstiges") eingestellt haben, auch Auslagen mit Steuern buchen zu wollen, erscheint hier die zusätzliche Spalte für steuerpflichtige Auslagen.

Automatische Anpassung des Formulars bei bilanzierender Buchhaltung

Wenn Ihre Kanzlei eine bilanzierende Buchhaltung führt, stehen die Check-Boxen Anzahlung und an Forderung (= Standard) zur Verfügung.

Deaktivierung aktiviert alternative Check-Box
Da eine der beiden Check-Boxen immer aktiv sein muss, bedeutet die Deaktivierung markierten Check-Box, die Aktivierung der jeweils anderen.

Sichtbarkeit der Check-Box Anzahlung
Die Check-Box Anzahlung ist nur sichtbar, wenn unter Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Sonstiges" die Check-Box UST-Feld bei Zahlungsv. aktiviert ist.

Verteilungsautomatik

Der Gesamtumsatz muss nun bei Zahlungseingängen verteilt werden auf Auslagen, Honorar und Fremdgeld. Die Verteilung nimmt Winmacs automatisch vor, wenn Sie die Eingabemarke in das jeweilige Feld stfr. Auslagen, (ggf. auch stpfl. Auslagen), Honorar und Fremdgeld setzen (z. B. beim "Durchspringen" mit der Taste [Tab] oder beim Hineinklicken mit der Maus).

Die automatische Verteilung erfolgt so, dass Winmacs beim Ansteuern eines der Felder Auslagen oder Honorar ermittelt, ob eine Forderung in dem jeweiligen Saldo ausgewiesen ist. Solange der noch unverteilte Betrag ausreicht, wird versucht, diese Forderung auszugleichen. Ein etwaig verbleibender Rest wird dann auf Fremdgeld verteilt.

Der Verteilungsvorschlag kann selbstverständlich abgeändert werden:

Gezielte Zuweisung des Restbetrages
Wollen Sie, dass der gesamte, noch unverteilte Betrag einem der drei Bereiche "Auslagen", "Honorar" oder "Fremdgeld" zugewiesen wird, dann setzen Sie die Eingabemarke in die betreffende Eingabefelder und drücken die Tastenkombination [Shift]+[Enter]. Für eine frei definierte Zuweisung der Beträge geben Sie diese direkt in die drei Eingabefelder ein.

Geben Sie den Umsatz im Honorar-Bereich immer brutto ein. Aus dem Mehrwertsteuer-Feld MWST errechnet sich der MwSt.-Betrag sowie der Nettoerlös. Werden mit einer Zahlung Honorare mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen, z. B. nach einer MwSt.-Änderung, beglichen, muss diese Zahlung auf zwei Buchungen verteilt gebucht werden.

Honorar mit Mehrwertsteuer
Die Check-Box Honorar mit MWST auf der Akten-Registerkarte "Sonstiges" wirkt sich auf die Voreinstellung an dieser Stelle aus.

Die Button-Leiste

Nach dem Abschluss der Buchung kann mit dem Button Druck Aktenkonto das Aktenkonto der zuletzt gebuchten Akte ausgedruckt werden. Der Button ist daher erst aktiv, wenn mindestens eine vollständige Buchung durchgeführt wurde.

Nach Eingabe der Registernummer einer Akte wird das betreffende Aktenkonto über den Button Aktenkonto angezeigt.

Wird zur angegebenen Akte ein Forderungskonto gefunden, ist der Button Forderungskonto aktiviert. Sehen Sie mit ihm das Forderungskonto ein, z. B. zum Überprüfen der Verteilung.

Zahlung auf Mandantenkonto
Sie können einstellen, dass nach der Buchungsbestätigung automatisch das Forderungskonto aufgerufen und eine Zahlungsverbuchung erstellt wird, die lediglich noch bestätigt oder abgebrochen werden muss. Dies aktivieren Sie im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Mahnverfahren" im Bereich "Durchgang FoKo/ Buchhaltung".

Der Button Auslagenkonto ruft das Auslagenkontos zur gewählten Akte auf.

Fortsetzung bei Sachkonto-Buchungen

Haben Sie im Fenster "Zahlungsverkehr buchen" als Buchungsart "SE Sachkonto Eingang" oder "SA Sachkonto Ausgang" gewählt, fahren Sie so fort:

Nach Eingabe oder Auswahl des Gegenkontos wird, möglichst per Button (Schlüssel), der Buchungs-Text erfasst. Übrigens ist es bei der Anpassung des Kontenrahmens möglich, dem Konto einen Standard-Buchungstext zuzuordnen, der dann nach Eingabe des Gegenkontos automatisch vorgegeben wird.

Der im Kontenrahmen hinterlegte Vorschlag des zu verwendenden Steuerschlüssels setzt den Steuersatz in USt % auf den vermutlichen Steuersatz. Eine Abänderung ist möglich.

Wenn Sie über den Button (Lupe) des Datenbankfelds Gegenkonto das Fenster "Bitte Konto auswählen" öffnen, ist standardmäßig die Check-Box nur Sachkonten als Filter aktiviert ist. Deaktivieren Sie die Check-Box, um alle Konten angezeigt zu bekommen.

Splitbuchung von Fahrzeugkosten

Bei der Verbuchung von Fahrzeugkosten solcher Fahrzeuge, die neu angeschafft wurden, muss die Buchung geteilt werden in eine Buchung mit voller und eine ohne Umsatzsteuer. Der Splitfaktor beträgt 50 Prozent, d. h. der halbe Betrag wird ohne Umsatzsteuer gebucht.

Sie können dies automatisieren. Definieren Sie dazu für das Gegenkonto im Kontenrahmen, welcher Prozentanteil des Gesamtumsatzes jeweils mit voller MwSt. gebucht und auf welches Konto jeweils der restliche Anteil ohne MwSt. gebucht werden soll.

Der Buchungsassistent

Mit Hilfe des Buchungsassistenten sollen Buchungen für die interne Buchhaltung vereinfacht und beschleunigt werden. Der Buchungsassistent liest Kontobewegungen im MT940-Format ein, wie sie z. B. Bankingsoftware erstellt, und automatisiert die Buchungsvorgänge in Winmacs.

Der Assistent verfügt über zwei Methoden:
a) Das Verbuchen von Vorgängen auf einem Bankkonto.
b) Das Verarbeiten von Buchungsstapeln, die beim Erzeugen von Gutschriften im Zahlungsträgeraustausch-Modul von Winmacs (SEPA und DTA) gefertigt wurden.
Dies ist vor allem hilfreich, wenn Sammelüberweisungen durchgeführt werden und auf dem Bankkonto nur eine Buchung erscheint.

Der Assistent ist an zwei Buttons im Buchungsdialog erkennbar (Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Zahlungsverkehr; s. u.).

Deaktivierung des Buchungsassistenten möglich
Falls Sie mit dem Buchungsassistenten nicht arbeiten wollen, blenden Sie die entsprechenden Buttons aus. Deaktivieren Sie dazu die Check-Box Buchungsassistent aktiv (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Buchungsassistent").

zu a) Verbuchen von Vorgängen auf einem Bankkonto

Übernehmen Sie mit dieser Funktion automatisch die Daten nach Winmacs, die Ihnen von der Bank bzw. Bankingsoftware als Kontoauszuges übermittelt werden, und verarbeiten Sie diese. Im Einzelnen ist es möglich

1. die Daten als Datei in Winmacs zu importieren,
2. die darin enthaltenen Informationen "entschlüsseln",
3. Akten und Rechnungen ermitteln zu lassen und automatisiert zuzuordnen,
4. anhand von Regeln die Gegenkonten zuweisen,
5. so dass es zum Schluss oft genügt, die vorbereiteten Buchungen nur noch zu bestätigen.

Selbst ohne die Erkennung (Nr. 3 oben) würde der Buchungsvorgang erheblich beschleunigt werden, da Belegdatum und Betrag stets zuverlässig erkannt werden und die auf dem Kontoauszug stehende Buchungsinformation in Winmacs zumindest sichtbar ist. Allein dadurch sind Sie in der Lage, die Buchungen ohne den klassischen Kontoauszug durchzuführen. Eingabefehler, Zahlendreher sowie vergessene Buchungen usw. gehören der Vergangenheit an.

Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion ist, dass Sie die Kontoauszugsdaten im "MT940"-Format von Ihrer Bank erhalten. Jede Bank sollte dazu in der Lage sein; fragen Sie ggf. die Berater Ihres Instituts.

Legen Sie für jedes zu verarbeitende Konto einen Ordner in Ihrem Windows-System an, der sowohl von der Bankensoftware als auch von Winmacs aus zu erreichen ist. Es ist sinnvoll, wenn auf diesen Ordner nur Mitarbeiter der Buchhaltung Zugriffsrechte besitzen. Beauftragen Sie dies ggf. über Ihren System-Administrator.

Zweiter Bildschirm für Buchungsassistent empfohlen
Da der Buchungsassistent während des Buchungsvorganges zusätzlich zum Buchungsdialog geöffnet bleiben muss, ist für die Arbeitsplätze, an denen gebucht wird, ein besonders großer oder ein zweiter Bildschirm empfehlenswert.

Konfiguration – vor dem ersten Start

Wenn der Buchungsassistent aktiviert ist, verfügt der Buchungsdialog "Zahlungsverkehr buchen" über zwei zusätzliche Buttons (s. o.):

Um den Buchungsassistenten zu starten, klicken Sie auf den Button Assistent. Es öffnet sich ein neues Fenster. Legen Sie in ihm zunächst einmalig auf der Registerkarte "Konten definieren" die Bankkonten an, über die Sie MT940-Daten erhalten.

Legen Sie hier Ihre Bankkonten, für die Sie die MT940-Dateien erhalten, nacheinander über den Button Neu an und füllen Sie jeweils die Eingabefelder aus:

Vergeben Sie unter Suchbegriff eine eindeutige Bezeichnung des Kontos ein, z. B. den Banknamen.

Ordnen Sie über das Datenbankfeld Finanzkonto das korrespondierende Finanzkonto in Ihrem Kontenrahmen zu.

Tragen Sie bei Import-Ordner den Pfad zu dem Ordner ein, in dem Ihre Banking-Software die MT940-Datei für dieses Konto speichert. Verwenden Sie den dahinter befindlichen Button oder die Taste [F2], um den Windows-Explorer zur Ordner-Auswahl zu öffnen. Bei mehreren Banken müssen entsprechend verschiedene Ordner verwendet werden.

Wenn die Banking-Software immer den gleichen Dateinamen verwendet, dann ist es sinnvoll, diesen im Feld Import-Datei einzutragen. Häufig werden die Dateinamen aber von der Banking-Software automatisch neu vergeben – dann bleibt dieses Feld leer und Sie müssen die Datei beim Import jeweils neu auswählen.

Verarbeiten der Bankdaten/ tägliche Vorgehensweise

1. Import der Datei

Zunächst müssen Sie in Ihrer Banking-Software den aktuellen Kontoauszug bereitstellen – als Datei in den dafür vorgesehenen und bei der Konfiguration benannten Ordner. Auch mehrere Auszüge, die in einer gemeinsamen Datei gespeichert werden, können durch den Buchungsassistenten eingelesen werden. Rufen Sie dann aus dem geöffneten Buchungsdialog "Zahlungsverkehr" heraus den Buchungsassistenten auf und wählen Sie dort die zweite Registerkarte "Stapel/ Import".

Wählen Sie im Feld Import-Konto das passende Bankkonto aus, das Sie zuvor bei der Konfiguration auf der Registerkarte "Konten definieren" angelegt haben. Wenn der Dateiname nicht vordefiniert ist, wählen Sie die im Import-Ordner liegende Datei aus (mit Hilfe des Buttons dahinter bzw. mit der Taste [F2]).

Führen Sie den Import der Datei mit einem der Buttons in Abhängigkeit vom Dateiformat aus:

• Button MT940 bei .sta, .txt oder .mt940
• Button CAMT bei xml-Dateien: CAMT.053 bzw. CSV-CAMT V8.

Die Datei wird eingelesen und in der Ta­bel­le angezeigt. Die vorangestellte ID ist eine automatisch hochgezählte Sta­pel­num­mer. Die Datei wird sofort gelöscht, um eine Mehrfachverarbeitung zu verhindern.

2. Erkennung der Buchungen

Wechseln Sie nach dem Datei-Import auf die erste Registerkarte "Buchungen". Wählen Sie dort im Drop-down-Menü Anzeige Buchungen die Option "zu einem Konto" (Standard-Einstellung) und dann im Datenbankfeld Buchungen zu das Konto aus, dessen Buchungen Sie sehen bzw. erkennen lassen wollen:

Die Tabelle zeigt die Inhalte der importierten Bankdatei an, u. a. mit Belegdatum, Betrag, Adresshinweis, d. h. dem Namen des an diesem Vorgang Beteiligten, sowie dem Buchungstext. Diese Daten entsprechen den Angaben auf dem Kontoauszug und ermöglichen es Ihnen zu erkennen, um welche Art von Buchung es sich handelt und welches Sachkonto oder welche Akte betroffen ist.

Klicken Sie nun oben links auf den Button Erkennen. Anhand der verfügbaren Informationen versucht Winmacs die Buchung aufzubereiten – es finden jedoch noch keine Verbuchungen statt. Es wird dabei im Buchungstext nach erkennbaren Aktenzeichen oder Rechnungsnummern gesucht; wiederkehrende Buchungen werden anhand von definierbaren Regeln erkannt. Mehr dazu später.

So kann das Fenster aussehen, nachdem der Assistent die Erkennung durchgeführt hat:

3. Kontrollieren und Verarbeiten der Buchungen

Wie erwähnt ist ein großer Bildschirm sehr zweckdienlich. Schieben Sie den Assistenten etwas zur Seite, so dass Sie den noch geöffneten Buchungsdialog sehen können. Lassen Sie aber auch den Assistenten offen.

Im Assistenten muss der Fokus (blauer Auswahlbalken) auf der ersten Buchung stehen, die noch nicht verarbeitet wurde. Klicken Sie dann im anderen Fenster, dem Buchungsdialog, unten auf den Button Vorlauf.

Die vom Buchungsassistenten verfügbaren Informationen dieser Buchung werden automatisch in den Buchungsdialog übertragen – je nach Erkennungsgüte nicht nur das Belegdatum und der Betrag, sondern auch die Akte, das Gegenkonto ggf. auch der Buchungstext.

Die Informationen, die Sie sonst als Buchungstext auf dem Kontoauszug lesen, werden im Memofeld am unteren Dialogrand eingeblendet. Fehlende Angaben können Sie jetzt noch ergänzen. Bei Aktenbuchungen muss die Verteilung auf Auslagen, Honorar und Fremdgeld vorgenommen werden.

Sind Sie damit fertig, wird die Buchung nach dem Klick auf den Button Buchen weiterverarbeitet. Zusätzlich wird im Buchungsassistent automatisch die Buchungsnummer eingetragen, die diese Buchung gerade erhalten hat. Damit wird die Buchung auch als verarbeitet gekennzeichnet. Der hellblaue Balken im Assistenten positioniert sich auf die nächste, noch nicht gebuchte Zeile:

Die nächste Buchung wird automatisch vom Assistenten in den Buchungsdialog geholt. Kontrollieren und ergänzen Sie diese, bevor Sie sie wiederum mit einem Klick auf den Button Buchen abschließen. Sobald Sie alle Einträge aus dem Stapel fertig gebucht haben, erscheint ein entsprechender Hinweis. Danach sollten Sie den Stapel löschen, damit er das nächste Mal nicht erneut importiert wird.

Weitere Hinweise zum Verarbeiten von Bankkonto-Daten

• Unterbrechung des automatischen Vorlaufs:
  Die Automatik wird unterbrochen, wenn Sie den Buchungsassistenten schließen oder im Buchungsdialog
  > - den Gesamtumsatz ändern. Das ist der Fall, wenn Sie eine Buchung splitten müssen, also einen einzelnen Umsatz im Bankkonto auf mehrere Buchungen in Winmacs verteilen müssen
  > - auf den Button Abbruch klicken.
  
  In diesen beiden Fällen können Sie den automatischen Vorlauf wieder mit dem Button Vorlauf starten.

• Arbeitsunterbrechung:
  Wenn Sie den Stapel nicht bis zum Schluss verbucht haben und Ihre Arbeit unterbrechen, können Sie den Stapel später erneut aufrufen. Der Balken positioniert sich dann auf der ersten Buchung ohne Buchungsnummer. Setzen Sie die Verbuchung einfach fort.

• Wenn der Stapel fertig gebucht wurde:
  Es liegt in Ihrem Ermessen, wann Sie den durchgebuchten Stapel und seine Buchungen auf der Registerkarte "Stapel/ Importieren" auswählen und über den Button Entfernen löschen. Ein automatisches Löschen findet nicht statt.

Die Erkennungsleistung des Buchungsassistenten verstehen und optimieren

Die Bedeutung der Farben im Buchungsassistenten:

• Grün: Die Buchung wurde komplett erkannt – Rechnungsnummer und Aktennummer sind eindeutig oder eine Regel wurde zuverlässig angewandt und das Gegenkonto ermittelt.
• Gelb: Aktennummer oder Rechnungsnummer wurden erkannt.
• Rot: Die Buchung konnte nicht aufbereitet werden.

Blenden Sie mit der Check-Box Erkennungshinweis zeigen (am unteren Fensterrand) eine zusätzliche Spalte mit Erklärungen ein, wie die Entscheidung des Buchungsassistenten zustande gekommen ist. Mit der Maus in der Überschriftenzeile können Sie die Spaltenbreite einstellen.

Es kann keine Garantie für die Richtigkeit der Buchungen übernommen werden – falsche Erkennungen hinsichtlich der Aktenzuordnung sind möglich! Vor der eigentlichen Verbuchung sollte daher jede Buchung noch einmal kontrolliert werden.

Das Fehlen von Nullen in den Aktenzeichen ist unproblematisch – die Akte "13/004711" wird z. B. auch gefunden, wenn der Buchungstext nur "13/4711" enthält.

In den Buchhaltungs-Parametern können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, die die Untersuchung des Assistenten beeinflussen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Buchungsassistent").

Grenzen der Erkennungsleistung

Der Buchungstext wird in einzelne Worte zerlegt. Als Trennzeichen wertet der Buchungsassistent Leerzeichen, Komma, Punkt und Semikolon. Damit eine gewisse Sicherheit vorhanden ist, werden nur Zeichenfolgen als mögliche Aktenzeichen verarbeitet, die mindestens 6 Zeichen lang sind. Ein Aktenzeichen "11/13" würde also verworfen und nicht erkannt, aber "11/013" würde untersucht werden.

Taucht als Aktenzeichen "3 C 5689/13" auf, dann wird dies aufgrund der Leerzeichen derzeit in drei Elemente zerlegt, nämlich in "3", "C" und "5689/13". Aktuell ist dies als Problem erkannt, aber keine Lösung vorhanden. Deshalb ist die Option externe Aktenzeichen auswerten mit Vorsicht zu behandeln. Im Beispiel würde, soweit vorhanden, die Akte "005689/13" zugeordnet werden (und mit der Option gedrehte Akten auch eine "13/005689"), da der Teil "5689/13" als mögliches Aktenzeichen gewertet wird.

Optionale Deaktivierung der Aktenzeichenerkennung
Möglicherweise ist Ihnen die Erkennung der Aktenzeichen zu unsicher. Sie kann daher optional ausgeschaltet werden. Entfernen Sie dann bei den Buchhaltungs-Parametern die Markierung Aktenzeichen/ Rechnungsnummern auswerten. Bei der Erkennung werden dann nur noch die vergleichsweise sicheren Regeln angewendet. Diese werden nachfolgend beschrieben.

Regeln anwenden, Buchungen sicher erkennen

Vor allem im Bereich der Sachkonto-Buchungen können häufig wiederkehrende Buchungen anhand des Betrages, des Beteiligten oder des Buchungstextes eindeutig zugeordnet werden.

Beispiel: Immer dann, wenn eine Zahlung an die Telekom mit einer bestimmten Kundennummer erfolgt, dann ist klar, dass dies die Telefonrechnung ist, die mit dem Buchungstext "Telefonkosten" auf das Konto 4710 gebucht werden soll.

Daraus lässt sich eine Regel entwickeln, die auf der Registerkarte "Regeln verwalten" eingetragen wird:

Einmal erfasste Regeln stehen dauerhaft zur Verfügung und können auch bei zukünftigen Erkennungen verwendet werden. Erstellen Sie beliebig viele Regeln (Einzelheiten s. u.).

Wird bei unserem Beispielstapel die Erkennung mit dieser Regel wiederholt, ist diese Buchung komplett aufbereitet zur automatischen Verbuchung. Es sollten also Regeln für alle wiederkehrenden Zahlungsvorgänge wie Miete, Gehälter, Versicherungen und z. B. auch Wartungsverträge entwickelt werden, um ein hohes Maß an Erkennung zu erzielen.

Achten Sie auch zukünftig immer wieder auf ggf. neue Buchungen, die neue Regeln erlauben, um das System insgesamt zu optimieren.

Regeln erstellen im Detail

Stellen Sie bei Richtung ein, ob die Regel nur bei Geldeingang oder Geldausgang oder in beiden Fällen angewendet werden soll.

Bestimmen Sie mit einer Eingabe bei Text/ Zeichenfolge, auf welches Wort bzw. welche Zeichenfolge der Buchungstext der Bank geprüft wird. Zusätzlich lässt sich festlegen, ob der Buchungstext mit diesem Wort beginnen muss, ob ausschließlich dieses Wort den gesamten Buchungstext bilden darf oder ob das Wort an beliebiger Stelle enthalten sein kann, was häufig die sinnvollste Auswahl ist.

Füllen Sie den Adress-Hinweis mit dem Namen des Beteiligten aus. Auch hier wird die Position des Suchbegriffs eingestellt; sinnvoll ist meist die Einstellung "beginnt mit" oder "genau".

Die Regel trifft nur zu, wenn genau der bei Umsatz eingetragene Betrag umgesetzt wird. Bei der Voreinstellung "0,00" bleibt der Betrag beliebig. Vorzeichen werden nicht erfasst.

Wenn die Regel zu einer Erkennung führt, dann soll als Gegenkonto das hier angegebene Konto eingesetzt werden.

Bei erfolgreicher Erkennung soll der hier angegebene Buchungstext verwendet werden. Dieses Feld kann aber auch leer bleiben, der Buchungstext muss dann im Buchungsdialog ergänzt werden.

Textübernahme aus Buchungen
Texte können von der Registerkarte "Buchungen" leicht hierher kopiert werden. Halten Sie dort die Taste [Strg] gedrückt, während Sie mit der linken Maustaste auf einen Text klicken. Dieser Text wird dann in die Zwischenablage kopiert, so dass Sie ihn hier in eines der Felder Adress-Hinweis oder Text/ Zeichenfolge einfügen können, z. B. per Rechtsklick mit der Maus und "Einfügen".

Alle Regelkriterien wirken kumulativ. Wenn Sie also z. B. monatlich mehrere Lastschriften vom gleichen Zahlungsempfänger haben, die anhand einer gleichbleibenden Nummer oder gleichbleibender Beträge unterschieden werden können, dann kann dies einfach verarbeitet werden:

Beispiel 1: Es liegen zwei Abbuchungen von "OMV TANKSTELLE OCHENBRUCK" vor. Unterscheidbar sind die beiden Abbuchungen durch eine unterschiedliche Karten- bzw. Kundennummer, die irgendwo im Buchungstext erscheinen.
Darüber können dann zwei unterschiedliche Aufwandskonten und Buchungstexte gesteuert werden.

Beispiel 2: Ein Versicherungsunternehmen zieht jeweils per Lastschrift zwei unterschiedliche Versicherungen ein. Der Adresshinweis ist in beiden Fällen gleich. Der Buchungstext ist "unübersichtlich", aber die gleichbleibenden Beträge unterscheiden sich und werden deshalb zusätzlich zum Adresshinweis gesetzt.

Mit dem Button zurücksetzen könnte die Erkennung einer einzelnen Buchung revidiert werden. Das wäre z. B. dann sinnvoll, wenn bereits bei der Sichtung erkannt wird, dass z. B. eine falsche Akte zugewiesen wurde. Um alle Buchungen des sichtbaren Stapels zu revidieren (nach Rückfrage), klicken Sie diesen Button an, während Sie die Taste [Strg] gedrückt halten.

zu b) Verarbeiten von Buchungsstapeln aus dem Zahlungsträger-Austausch

Im Folgenden geht es um die Verarbeitung von Buchungsstapeln, die beim Erzeugen von Gutschriften im Zahlungsträgeraustausch-Modul von Winmacs (SEPA und DTA) gefertigt wurden. Dies ist vor allem hilfreich, wenn Sammelüberweisungen durchgeführt werden und auf dem Bankkonto nur eine Buchung erscheint.

Einmalige Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass dem jeweiligen Bankkonto die korrespondierende Kontonummer des Kontenrahmens zugeordnet ist: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Eigene Konten. Soweit Sie mehrere Buchhaltungen betreiben, muss auch die zutreffende Buchhaltungs-ID eingetragen sein (ansonsten mit Standardwert "0").

Vorbereitung beim Erfassen der Überweisungen

Bereits bei der Erfassung der Überweisungs-Gutschriften (DTA und SEPA im Zahlungsträgeraustausch) im Fenster "Zahlungsträgeraustausch Überweisungen" (Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Sonstiges" > Button Überweisung) können Sie bei Sachkonto-Ausgängen angeben, auf welches Konto in Ihrem Kontenrahmen diese Zahlung später verbucht werden soll. Bei Zahlungen bezüglich Akten entfällt dies. Zusätzlich ist es möglich, hier bereits den späteren Buchungstext für den Vorgang zu erfassen. Wenn Sie alle Gutschriften angelegt haben, erzeugen Sie die Datei wie üblich über den Button ZA erstellen oder den Button Alle erstellen.

Erzeugen des Stapels

Lassen Sie sich nach Beantwortung der entsprechenden Frage, ob Sie die verarbeiteten Buchungen ansehen wollen, mit dem Button Ja oder durch Klick auf den Button Verarbeitete im Zahlungsträgeraustausch-Fenster die gerade erzeugten Buchungen noch einmal anzeigen:

Das Fenster listet alle Überweisungen auf, die im angegebenen Zeitraum – standardmäßig der aktuelle Tag – erstellt wurden. Ist an diesem Tag nur genau dieser Zahlungslauf getätigt worden, erscheinen alle Buchungen automatisch in blauer Schrift. Sind mehrere Zahlungsläufe (Sammelüberweisungen) an diesem Tag getätigt worden, klicken Sie bitte eine einzelne Überweisung an, die in dem gewünschten Stapel sein soll. Alle anderen Überweisungen, die im selben Zahlungslauf waren, werden dann ebenfalls in blauer Schrift dargestellt.

Erzeugen Sie mit einem Klick auf Button Stapel einen Buchungsstapel für den Buchungsassistenten. Er enthält alle Buchungen, die durch blaue Schrift markiert sind.

Winmacs informiert Sie, mit welcher Bezeichnung der Stapel an den Buchungsassistenten übergeben worden ist.

Dieser Stapel mit allen Überweisungsinformationen ist nun im Buchungsassistenten sichtbar:

Wenn Sie die DTA-/ SEPA-Datei an die Bank übermitteln und diese verarbeitet wird, dann wird Ihr Bankkonto in den folgenden Tagen entsprechend belastet.

Sobald Sie diese als Buchung erkennen, unterbrechen Sie mit dem Button Abbruch den automatischen Vorlauf, da ja die Sammelbuchung in ihre Einzelbuchungen aufgeteilt werden muss.

Öffnen Sie stattdessen den Buchungsassistenten und wählen Sie auf der Registerkarte "Buchungen" im Drop-down-Menü Anzeigen Buchungen die Option "zu einem Stapel", anschließend im Feld Buchungen zu genau den Stapel, der zu der zu verarbeitenden Sammelbuchung passt. Ergänzen Sie bitte das Jahr und das Belegdatum, ehe Sie den Vorlauf starten.

Die Buchungen werden im Buchungsdialog vorgegeben. Die Verarbeitung kann wie beim Verarbeiten von importierten Kontoauszugsdaten vorgenommen werden. Im Übrigen erfolgt das Verarbeiten von Buchungsstapeln so wie das Verbuchen von Einzelbuchungen.