Kontenrahmen anpassen

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Nachfolgenden sehen Sie die Ansichten für die EÜR-Buchhaltung und die bilanzierende Buchhaltung.

Der im Lieferumfang enthaltene Kontenrahmen muss in der Regel an Ihre Kanzlei angepasst werden. Setzen Sie sich diesbezüglich möglichst mit Ihrem Steuerberater und/ oder Systembetreuer in Verbindung.

Benutzerrechte für Zugriff auf Kontenrahmen erforderlich
Das Öffnen des Kontenrahmen-Fensters ist an Benutzer-Rechte gebunden.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog zum Ausdrucken des Kontenrahmens.

Der Button Neu öffnet den Dialog zur Anlage eines neuen Kontos.

Wenn Sie den Button Bearbeiten betätigen, kann das in der Liste markierte Konto geändert werden.

Der Button Entfernen löscht ein markiertes Konto aus dem Kontenrahmen, solange es im laufenden Jahr noch nicht bebucht worden ist.

Der Button Ref-Ktn erstellen erstellt Referatskonten. Der Kontenrahmen enthält in Abhängigkeit von der angelegten Referatsstruktur eine große Zahl von Referatskonten. Statt mühsam für jedes neu angelegte Referat die dafür notwendigen Konten selbst anzulegen, überlassen Sie mit dieser Option Winmacs das Anlegen solcher Konten. Bereits vorhandene Konten werden davon nicht berührt. Dies bedeutet, dass Sie diesen Button immer dann problemlos anklicken sollten, wenn Sie neue Referate angelegt haben.

Sollten Konten verriegelt sein, d. h. bei einem Zugriff darauf erscheint die Meldung: "Dieses Konto wird von Ihnen selbst bearbeitet", obwohl dies definitiv nicht der Fall ist, dann entsperren Sie mit dem Button Konten entriegeln alle Konten.

Mit dem Button Konten kopieren kopieren Sie Konten aus einem zu wählenden Kontenrahmen in den aktuellen Kontenrahmen.

Weitere Funktionen im Korrektur-Modus
Im KORREKTUR-Modus stehen zusätzliche Buttons zur Verfügung: Sie können dann auch Referatskonten entfernen, den Kontenrahmen erneut jahresbezogen initialisieren und die DATEV-Kontonummern auf die Standard-Werte zurücksetzen. Zudem können Sie die EÜR-Zuordnungen der Konten aus dem vergangenen Jahr in das aktuelle Jahr kopieren.

Bereich "Anzeige-/ Druckoptionen"

Wenn die Check-Box mit Spalte EÜR "aktiviert" ist, wird die Spalte "Einnahmenüberschussrechnung" (EÜR) ausgeben. Damit wird sichtbar, welchem EÜR-Zweig ein Konto zugeordnet ist.

Formular für Konto-Angaben

Die Kontonr. ist eine eindeutige Kennung des Kontos, welche auch für die Einordnung des Kontos im Kontenrahmen zuständig ist. Sie können maximal sechs Ziffern eingeben. Dabei sollten Sie eine Nummer stets so wählen, dass Sie der bereits vorhandenen Struktur des Kontenrahmens entspricht. Hier ist der Rat des Steuerberaters bzw. Systembetreuers hilfreich.

Die Bezeichnung, sprich der Name des Kontos, sollte einen eindeutigen Hinweis darauf geben, welche Vorgänge auf dieses Konto gebucht werden. Nach dieser Bezeichnung können Sie während der Buchung ein Konto auch suchen.

Kontobezeichnungsänderung gilt ab aktuellem Jahr
Wenn Sie eine Kontobezeichnung ändern, wirkt sich dies nur für das aktuelle und zukünftige Jahre aus. Für Buchungen, die vor Jahresabschlüssen erfolgt sind, bleibt die alte Kontobezeichnung erhalten.

Der Kontotyp bestimmt, wie die Umsätze, die über dieses Konto gebucht werden, weiter zu verarbeiten sind. Ordnen Sie in diesem Fall das Konto einer der folgenden Kontenart zu:

• "Aufwand" = Typ "A": Konten, über die Ausgaben des Kanzleibetriebs gebucht werden (Personal, Raumkosten, Kfz. usw.)
• "Erlöse (außerordentliche)" = Typ "E": Erlöse, die nicht durch die übliche Tätigkeit erzielt werden, sondern z. B. durch den Verkauf von Anlagevermögen
• "Neutral" = Typ "N": Konten für Buchungen, die nicht den Kanzleibetrieb betreffen und das Kanzleiergebnis nicht beeinflussen (z. B. wenn zwecks Kontrolle über die Kanzleikonten Mieteinnahmen für eine private Eigentumswohnung fließen, die ja keinen Umsatz der Kanzlei darstellen)
• "Finanzkonto" =Typ "F": Alle Konten mit einem Geldfluss (Bank, Kasse und ähnliche Konten wie Gerichtskostenmarken).
• "MWST" = Typ "M": Konten für vereinnahmte Mehrwertsteuer
• "Vorsteuer" =Typ "V": Konten für verauslagte Umsatzsteuer
• "Sammel" = Typ "S": Jedes Konto, ausgenommen den Umbuchungskonten 5000 und 6000 sowie die Sammelkonten selbst, muss einem übergeordneten Sammelkonto zugewiesen sein. Die Salden der einzelnen Konten werden im jeweiligen Sammelkonto saldiert. Wenn Sie eine bilanzierende Buchhaltung führen, steht diese Option nicht zur Verfügung. Winmacs verhindert, dass Sie ein Konto ungültigen Typs anlegen.
• "Korrektur" = Typ "K": Nur Konten dieses Typs können mit der Buchungsart "Umbuchung Akte/ Sachkonto" bearbeitet werden. Typische Vertreter sind "Unklare Zahlungsvorgänge" und "uneinbringbare Auslagen".
• "intern" = Typ "I": nur die Konten 9000 und 9010 im Auslieferungszustand
• "Steuerfreie Auslagen" = Typ "X": Diese Gruppe von Referatskonten wird nur indirekt durch Aktenkontobuchungen bebucht. Diese Konten werden automatisch über die Option "Erstelle alle Referatskonten" erzeugt.
• "Fremdgeld" = Typ "Z": siehe "steuerfreie Auslagen"
• "Honorar-Umsatzerlös" = Typ "Y": siehe "steuerfreie Auslagen"
• "Honorar Forderung" = Typ "H": nur bei bilanzierender Buchhaltung vorhanden.
• "Verbindlichkeiten" = Typ "W": nur bei bilanzierender Buchhaltung vorhanden.
• "angeforderte Vorschüsse" = Typ "H": nur bei bilanzierender Buchhaltung vorhanden.
• "erhaltene Auszahlungen" = Typ G: nur bei bilanzierender Buchhaltung vorhanden.

Jedes Konto muss zwingend einem übergeordnetem Sammelkonto zugeordnet werden (siehe oben Kontotyp), ausgenommen die Sammelkonten selbst sowie die Umbuchungskonten 5000 und 6000. Es kann nur ein bereits vorhandenes Sammelkonto zugeordnet werden. Ggf. müssen Sie also das Anlegen eines neuen Kontos abbrechen und zuerst ein neues Sammelkonto einrichten. Sammelkonten sind wichtig insbesondere für Auswertungen und die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA).

Keine Sammelkonten für bilanzierende Buchhaltung
Für die bilanzierende Buchhaltung stehen keine Sammelkonten zur Verfügung.

Stellen Sie bei UST-Vorgabe ein, welcher Steuerschlüssel für dieses Konto bei der Buchung vorgeschlagen wird.

Bei manchen Konten kann es sinnvoll sein, einen Standardtext vorzugeben. Dies bedeutet, dass immer dann, wenn dieses Konto bebucht wird, der hier eingegebene Text als Buchungstext vorgeschlagen wird.

Die nachfolgend beschriebenen Eingabefelder Splittkonto und Splittanteil können z. B. bei der Verbuchung von externen Bewirtungskosten genutzt werden. Für die Bewirtung von Geschäftsfreunden dürfen 70 % der durch Belege nachgewiesenen Aufwendungen steuerlich als Betriebsausgaben abgezogen werden; 30 % sind als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu buchen. Nach § 15 Abs. 1 a UStG kann der bewirtende, zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer die in den Bewirtungskosten enthaltene Umsatzsteuer in voller Höhe von der Vorsteuer abziehen und nicht nur die auf die abzugsfähigen 70 % entfallene Umsatzsteuer.

Geben Sie in das Feld Splittanteil den abzugsfähigen Prozentsatz an, der mit der üblichen Mehrwertsteuer auf das primäre Konto gebucht werden soll.

Wählen Sie ins Datenbankfeld Splittkonto das Sachkonto (ohne Mehrwertsteuer) aus, auf das der nicht abzugsfähige Teil der Kosten gebucht werden soll.

Splittkonto-Kontotyp und Sammelkonto-Zuordnung beachten
Das auszuwählende Splittkonto ist evtl. vorher neu anzulegen.
Bitte beachten Sie, dass das Splittkonto den Kontotyp "Aufwand" zugewiesen bekommt. Bei Verwendung des SKR03 darf das dem Splittkonto zugeordnete Sammelkonto nicht der Aufwandsklasse "4", beim SKR04 nicht der Aufwandsklasse "6" zugewiesen sein. Diese Kontenklassen fließen in die BWA ein.

Die Check-Box Saldovortrag buchen entscheidet darüber, ob der Saldo des Kontos nach dem Jahresabschluss per Eröffnungsbuchung in das Folgejahr übernommen wird oder nicht. Die Übertragung ist insbesondere bei den Finanzkonten, den steuerfreien Auslagen und den Fremdgeldkonten, aber auch bei den Konten des Anlagevermögens (Kontenklasse 0), dem Geldtransitkonto 1360 sowie bei den unklaren Zahlungsvorgängen 9990 erforderlich.

Bei der Bearbeitung eines Finanzkontos (entsprechender Kontotyp gewählt) wird zusätzlich die Check-Box Kasse sichtbar. Alle Konten, die echten Kasse-Charakter haben (1000 Kasse, Gerichtskostenmarken u. ä.) sollten hier markiert werden. Dies verhindert einen negativen Kassenbestand, so dass das Konto nur auf Guthaben-Basis geführt werden kann. Weniger als nichts kann nicht in der Kasse sein!

Das Feld EÜR ist nur von Bedeutung, wenn mit Einnahmen-Überschuss-Rechnungen gearbeitet wird. Dann muss jedes Konto des Kontenrahmens einem Zweig der EÜR-Struktur zugeordnet werden (vgl. Kapitel Strukturauswertung (EÜR) definieren). Über den Button (Lupe) hinter dem Eingabefeld zeigen Sie die Baumstruktur der aktuellen EÜR-Struktur an, so dass Sie bequem einen Zweig daraus bequem auswählen können.

Wenn Sie die Lizenzerweiterung für den DATEV-Export nutzen, ist das Eingabefeld DATEV-Kto. bei allen Nicht-Sammelkonten sichtbar. Mit ihr können Sie dem Konto eine eigene DATEV-Kontonummer zuweisen (siehe auch Kapitel DATEV-Export-Einstellungen).

Wenn Sie die Check-Box Automatik "aktivieren", werden beim DATEV-Export im Gegenkonto weder Steuerschlüssel noch Steuersatz in den Buchungssatz übernommen. Referatskonten können deshalb als "Automatik"-Konto gekennzeichnet werden.

Der Button Übernahme übernimmt das DATEV-Konto in andere Jahre bzw. Buchhaltungen.

Fremdgeld-Sammelauszahlungen

Möchten Sie Fremdgeld-Sammelauszahlungen an Stamm-Mandanten vornehmen, müssen Sie im Kontenrahmen zwei neue Konten für die Zwischenbuchungen erfassen.

Anschließend ist dieses neu angelegte Transferkonto über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Kontonummern" in die Zeile Zwischenkonto FG-Zahlung einzutragen.