Benutzerverwaltung

Die Zugriffsberechtigungen und Benutzerrechte für Winmacs werden im Wesentlichen in RAG User verwaltet, dem separaten Programm zur Benutzerverwaltung für Winmacs, WM Doku, Insomacs und WM Voice. Für jeden Anwalt und Sachbearbeiter, also für jeden, der sich in Winmacs anmelden kann und mit Winmacs arbeitet, muss in RAG User ein Benutzerprofil angelegt werden. Winmacs, WM Doku, Insomacs und WM Voice greifen auf diese Einstellungen zu.

RAG User und die Programme der Winmacs-Produktgruppe

Wie Sie in der Benutzerverwaltung Benutzer oder Benutzergruppen anlegen, löschen und Ihnen Rechte zuweisen, entnehmen Sie bitte der Dokumentation von RAG User.

Geöffnet wird die Benutzerverwaltung über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer. Die Einstellungen können jedoch nur geändert werden durch den jeweiligen Benutzer selbst, einen Superuser oder Administrator.

Schnellzugriff auf eigene Benutzereinstellungen
Ihre eigenen Benutzereinstellungen können Sie auch schnell über Hauptfenster-Menüband "Datei" > "Mein Profil" aufrufen.

Der Kopfbereich des Fensters ist für die darunter angeordneten Registerkarten, die nachfolgend beschrieben werden, immer gleich.

Der Suchbegriff repräsentiert einen Benutzer und sollte aus seinem Nach- und Vornamen bestehen. Er kann nachträglich geändert werden.

Die Eingabe des Kürzels erfolgt automatisch in Großbuchstaben. Verwenden Sie Initialen o. ä. Das möglichst kurze Benutzerkürzel dient der Anmeldung im Programm und zur Identifizierung.

Aus Sicherheitsgründen sollte für jeden Benutzer ein Passwort eingerichtet werden. Dieses ist dann bei jedem Programmstart unter Berücksichtigung der Groß-/ Kleinschreibung einzugeben. Wird das Passwort-Feld hier leer gelassen, muss auch beim Programmstart keines eingegeben werden. Dies wird aus Sicherheitsgründen aber ausdrücklich nicht empfohlen. Ein sicheres Passwort sollte mindestens acht Zeichen bestehen, Groß-/ Kleinschreibung berücksichtigen, Ziffern oder Sonderzeichen enthalten, kein Eigenname oder Begriff aus einem Wörterbuch oder Duden sein und regelmäßig ausgetauscht werden. Informieren Sie sich am besten über die aktuell gültigen Sicherheitsstandards bei der Passwort-Anlage, z. B. auf der Internetseite des BSI.

Wenn Sie in diesem Fenster Ihr Winlogin eingeben, wird beim Programmstart der Login-Dialog bereits automatisch ausgefüllt.
Feld wird für Systemadministratoren ausgeblendet
Das beschriebene Eingabefeld sehen Sie nicht, wenn Sie als mit SYS als Systemadministrator angemeldet sind.

Tauschen Sie mit dem Button Kürzel tauschen das Benutzerkürzel gegen ein anderes aus, wenn z. B. eine Benutzerin durch Heirat ihren Namen ändert. Wenn Sie lediglich ein anderes Benutzerkürzel hier im Fenster abspeichern, wird es nur in der Zeiterfassung umgehend berücksichtigt. Wiedervorlagen, Fristen, Akten, Termine und Jobs beinhalten jedoch noch das ursprüngliche "alte" Kürzel. Durch den Button Kürzel tauschen wird das Kürzel auch an den genannten Stellen ersetzt.

Kürzel tauschen: Übernahme aller Zuordnungen
In Sonderfällen verwenden Sie den Button Kürzel tauschen auch, um alle Wiedervorlagen, Fristen, Akten, Termine und Jobs eines ausgeschiedenen Mitarbeiters zu übernehmen. Dabei wird das Kürzel an sämtlichen Stellen, das heißt auch in abgelegten Akten, in erledigten Wiedervorlagen, erledigten Fristen, Jobs und in alten Terminen ersetzt. Der ursprüngliche Bearbeiter ist dann nicht mehr erkennbar. Lediglich in der Zeiterfassung bleibt die Zuordnung zum Personen-Datensatz erhalten.

Die Registerkarte "persönliches"

Auf der Registerkarte "persönliches" der Benutzerverwaltung erfassen Sie persönlichen Daten wie Name und Telefonnummer des jeweiligen Winmacs-Nutzers.

Geben Sie die persönliche Daten des Winmacs-Nutzers ein: Geschlecht, Titel, Vorname, Name, Geburtstag sowie die private und mobile Telefonnummern und die E-Mail-Adresse.

Wenn Sie in diesem Fenster Ihr Winlogin eingeben, wird beim Programmstart der Login-Dialog bereits automatisch ausgefüllt. Das beschriebene Eingabefeld sehen Sie nicht, wenn Sie mit SYS als Systemadministrator angemeldet sind.

Benutzerdaten zentral und lokal änderbar
Alle diese Felder sind auch in der Benutzerverwaltung verfügbar. Änderungen können hier wie dort vorgenommen werden und sind dann an beiden Stellen verfügbar.

Beim Erstellen einer beA-Nachricht wird anhand SBRA die hier hinterlegte beA Safe-ID für die Vorauswahl, nach Rückfrage, verwendet!

Bereich "LEXolution.DMS" (= Documents)

DIe Felder XId und Loginname beziehen sich auf die stp-Benutzerverwaltung. Diese Daten sind Voraussetzung für einen erfolgreichen Verbindungsaufbau zu Documents.

Die Registerkarte "Organisation"

Auf der Registerkarte "Organisation" der Benutzerverwaltung folgen Angaben zur internen Arbeitsorganisation.

In dem Drop-down-Menü Kategorie stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl: "Berufsträger" (i. d. R. Anwalt) oder "Personal" (i. d. R. Fachangestellte)

Personal vor Berufsträgern erfassen
Bei dem erstmaligen Einrichten der Personen sollten zuerst diejenigen Personen, die dem "Personal" zugeordnet sind, erfasst werden und danach die "Berufsträger". So fällt die Zuordnung des Personals zu den Anwälten leichter.

Tragen Sie zur besseren Übersichtlichkeit die Abteilung ein, für die der Benutzer tätig ist.

Der folgende Block definiert, in welcher Form der eigene Name in Schriftstücken anstelle der Platzhalter in Rohtexten eingesetzt werden soll.

Tragen Sie bei Name Grussformel den eigenen Namen ein, der, z. B. in Briefen, am Ende nach dem Gruß erscheinen soll.

Tragen Sie Name Bezugszeile den eigenen Namen ein, der im Betreff oder Bezug eines Briefes stehen soll.

Geben Sie ins Feld Bezeichnung Standard die Berufsbezeichnung in der Grußformel, z. B. "Anwältin" oder "Rechtsanwalt", ein.

Geben Sie eine alternative Bezeichnung für die Grußformel, z. B. "Notar", "Insolvenzverwalter" oder "Fachanwalt", ein, die in Dokumenten gezielt über einen Platzhalter ausgegeben wird

Die Felder alternative Bezeichnung 2 und alternative Bezeichnung 3 sind für weitere alternative Berufsbezeichnungen der Grußformel bestimmt.

In den Blöcken darunter ist Platz für Kommunikationsdaten und bei den Berufsträgern zusätzlich für das zuständige Sekretariat.

Hinterlegen Sie im Feld externe pers. Rufnr. die Rufnummer des persönlichen Anschlusses für externe Anrufer. Diese wird in der Regel nicht nach außen kommuniziert.

Hinterlegen Sie im Feld interne pers. Rufnr. die interne Durchwahl für das Telefonsystem innerhalb der Kanzlei.

Verwenden Sie das Feld FAX für die Faxnummer, die z. B. dynamisch im Briefkopf angegeben wird, insbesondere bei größeren Kanzleien mit mehreren Faxnummern.

Tragen Sie die persönliche E-Mail-Adresse ins Feld E-Mail eigene ein.

Das Feld zuständ. Sekretärin steht nur bei der Kategorie "Berufsträger" zur Verfügung. Tragen Sie das Kürzel derjenigen Sachbearbeiterin ein, die dem Anwalt zugeordnet ist: Dies ist z. B. von Bedeutung für das Benachrichtigungssystem aus dem Kalender heraus.

Das Feld Name Sekretariat füllen Sie mit dem Namen der Sekretärin aus.

Das Feld externe DW Sekretariat ist für die externe Durchwahl. Diese Rufnummer kann dynamisch im Briefkopf angegeben werden, damit Anrufer direkt das zuständige Sekretariat erreichen.

Das Feld interne DW Sekretariat ist für die interne Durchwahl. Dahinter befindet sicher Button Telefon als Wahlhilfe.

Hinterlegen Sie im Feld E-Mail Sekretariat die E-Mail-Adresse des Sekretariats, z. B. wenn die persönliche E-Mail-Adresse nicht nach außen gegeben werden soll

Das Feld individuelle Steuernummer ist nur auszufüllen, wenn die Kanzlei mehrere Umsatzsteuer-Nummern besitzt, z. B. bei Bürogemeinschaften. I. d. R. kann dieses Feld jedoch leer gelassen werden, dann wird die einheitliche USt.-ID-Nr. der Kanzlei verwendet. Die hier einzugebende USt.-ID-Nr. ruft der Rohtextplatz-Platzhalter ^FSachb.USTIDNR^ auf. Mindestens die folgenden Rohtexte sollten Sie dann anpassen: _KRBRU.RTF, _KRNET.RTF, _KRMWST.RTF.

Weisen Sie im Feld individuelle USt.-ID-Nr. der individuellen Steuernummer eine interne, eindeutige ID zu. Der Platzhalter ^FSB.UStIDNr^ gibt die ID in den Rohtexten aus.

Die Felder RE-Nummer und Offset zeigen zur Information die nächste zu vergebende Rechnungsnummer sowie den Offset an (vgl. Stammdaten, Registerkarte "Nummern").

Die Registerkarte "Einstellung"

Über die Registerkarte "Einstellung" der Benutzerverwaltung treffen Sie für jeden Winmacs-Nutzer individuelle Einstellungen.

Geben Sie im Feld Reihenf. Nr. den internen "Rang" für die Reihenfolge der Darstellung bei mehreren Winmacs-Nutzern, z. B. im Kalender an.

Im Drop-down-Menü Vorgabe Liste nehmen Sie eine Voreinstellung für die Vorfristen- und Fristen-Liste vor, für wen die Fristen nach dem Öffnen des Fenster angezeigt werden sollen:

"Kategorie": abhängig von der Kategorie "Berufsträger" oder "Personal"
"Alle": Auswertungen werden mit Voreinstellung für "Alle" Benutzer geöffnet.
"Benutzer": Auswertungen werden für den angemeldeten Benutzer geöffnet.

Die Unterregisterkarte "Anzeige und Steuerung"

Wenn die Check-Box Eingabefeld hervorheben "aktiviert" ist, wird das jeweils fokussierte Eingabefeld farbig hervorgehoben.

Wenn die Check-Box Telefonliste mit Kontakten "aktiviert" ist, aktiviert Winmacs in der Telefonliste aller Akten die Check-Box auch Kontakte aus Adressen.

Wenn die Check-Box Beenden ohne Sicherheitsabfrage "aktiviert" ist, erscheint beim Beenden von Winmacs keine Sicherheitsfrage mehr, ob man das Programm wirklich schließen möchte.

Wenn die Check-Box Fristen prüfen (Programmende) "aktiviert" ist, prüft Winmacs beim Schließen, ob noch unerledigte Fristen vorhanden sind. Ist das der Fall, erscheint die Abfrage, ob Sie die Fristenliste öffnen oder Winmacs trotzdem schließen wollen.

Wenn die Check-Box Doppelklick Textbestand/ Historie öffnet Dokument "aktiviert" ist, kann der Benutzer in der Historie einer Akte das Dokument zu einem Eintrag mit einem Doppelklick öffnen.

Die Check-Box Historiendokumente an WM Doku betrifft nur Nutzer des Dokumenten-Management-Systems WM Doku. Wenn in WM Doku beim Klick auf den Button Akte (kleiner Button zwischen Liste und Dokument) nicht nur die Textbestands-Texte, sondern auch die anderen externen Dokumente angezeigt werden sollen, die in der Akten-Historie gespeichert sind, z. B. PDF-Dateien und E-Mails, ist diese Check-Box zu markieren.

Wenn die Check-Box Jobstatus ausblenden "aktiviert" ist, blendet Winmacs in der Jobliste die farbige Status-Spalte aus.

Bestimmen Sie über das Feld Aktual. Jobliste (Min.) das Intervall für die Aktualisierung der geöffneten Jobliste in Minuten.

Wenn die Check-Box Nachrichtenliste "aktiviert" ist, kann der Benutzer mit der Nachrichtenliste zum Empfang interner Nachrichten arbeiten. Es erscheinen dann zwei weitere Felder:

automatisch öffnen zeigt die Nachrichtenliste immer dann an, wenn eine neue Nachricht eingeht.
Max. Anzahl bestimmt, wie viele Einträge das Nachrichtenfenster höchstens umfassen kann.

Die Check-Box Empfängerliste als Baumstruktur ist standardmäßig "aktiviert". Die Empfängerauswahl im Textprozessor erfolgt dann nicht über Buttons, sondern über einen Baum mit den Personen aus den Unterakten.

Wenn die Check-Box Erweiterte E-Mail-Behandlung bei Drag&Drop in der Historie "aktiviert" ist, blendet sich das Fenster "Nachricht übernehmen" ein, wenn Sie per Drag-and-drop eine E-Mail aus Outlook auf das Winmacs-Hauptfenster, ein Akten-Fenster oder ein Historien-Fenster ziehen.

Das Feld Menü "Zuletzt geöffnet" beinhaltet die Anzahl der zuletzt geöffneten (bzw. "verwendeten") Akten, die im Hauptfenster-Menüband "Start" bzw. "Kanzlei" > Gruppe "Akten & Adressen" bzw. "Daten" > Drop-down-Menü Button Mandate angezeigt werden. Standardmäßig ist hier "6" eingetragen, der Eintrag "0" deaktiviert die Funktion.

Jeder Winmacs-Nutzer darf sich einen Schnellzugriff auf häufig benötigte Winmacs-Akten einrichten (dann im Hauptfenster-Menüband "Start" bzw. "Kanzlei" > Gruppe "Akten & Adressen" bzw. "Daten" > Drop-down-Menü Button Mandate). Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn im Feld Menü "Favoriten" eine Zahl größer als Null eingetragen ist – die Zahl steht für die Anzahl der maximal möglichen Aktenfavoriten. Jeder Nutzer kann seine Aktenfavoriten selbst verwalten, indem er unter der Auflistung auf "Aktenfavoriten verwalten" klickt.

Bereich "Farbschema/ Darstellung"

Stellen Sie ein, welche Farbgebung Winmacs haben soll. Das Standard-Farbschema ist "WinMACS Standard". Wählen Sie ein anderes Schema aus oder stellen Sie Ihre eigenen Farben "Benutzerdefiniert" (s. u.) zusammen.

Die Check-Box Feldbezeichnung ohne Rand ist standardmäßig "aktiviert". Die Beschriftungen aller Winmacs-Eingabefelder werden nicht mit schwarzen Umrandungen hervorgehoben.

Wenn die Check-Box Ribbon mit Farbe "aktiviert" ist, zeigt das Menüband die Farbe des Fensterhintergrunds an. Ansonsten enthält es die Windows-Standard-Farbe.

Treffen Sie im Farbschema "Benutzerdefiniert" drei Farbeinstellungen: für den Hintergrund des Winmacs-Hauptfensters, für den Hintergrund von Winmacs-internen Fenstern und für den Hintergrund der Beschriftungen von Eingabefeldern (Feldbezeichner).

Mit dem Listen-Style passen Sie das das Aussehen von Suchfenstern an. Voreinstellung ist "Themed". Falls das selektierte Feld in den Listen nicht erkennbar ist, wird empfohlen den Listen-Style auf "Gradient" zu ändern.

Die Unterregisterkarte "Kalender"

Diese Unterregisterkarte ist noch einmal aufgeteilt. Am unteren Rand des Fensters klicken Sie auf die Reiter "Einstellungen" und "Auswahllisten", um die zugehörigen Steuerelemente einzublenden.

Das Unterregister "Einstellungen"

Wenn die Check-Box Kalender mit dynam. Memo "aktiviert" ist, wird im Kalender der Memo-Text über dem Termin, sobald Sie mit der Maus über den Termin fahren. Die Funktion wird eigentlich nur "deaktiviert", falls Darstellungsschwierigkeiten bei der Anzeige des Memo-Textes auftreten.

Wenn die Check-Box Kalendernachrichten "aktiviert" ist, benachrichtigt Winmacs den Termin-"Inhaber" darüber automatisch, sobald eigene Termine durch einen anderen Sachbearbeiter neu angelegt, verschoben oder gelöscht werden. Die Benachrichtigung erfolgt in einem Nachrichtenfenster.

Wenn die Check-Box Terminerinnerungen "aktiviert" ist, erhält der Winmacs-Benutzer eine Erinnerung vor Terminen, in denen dies eingestellt ist. Eine Deaktivierung der Check-Box empfiehlt sich, wenn die Termine z. B. mit Outlook synchronisiert werden und die Erinnerung dort erfolgt.

Wenn die Check-Box Nachricht aus Kalender bestätigen "aktiviert" ist und eine Nachricht aus dem Kalender heraus verschickt wird, folgt eine Bestätigung mit der Angabe, an wen die Nachricht geschickt wurde.

Wenn die Check-Box Keine Symbole bei Terminen "aktiviert" ist, werden in der Kalenderdarstellung keine Symbole zur Terminart und den Terminzeiten dargestellt.

Wenn die Check-Box Notarakte voreingestellt "aktiviert" ist, stellt Winmacs bei der Anlage eines neuen Termins im Kalender eine Verknüpfung mit den Notarakten automatisch ein.

In dem Zeitfeld Dauer können Sie eintragen, welche Termindauer für neue Termine vorgeschlagen werden soll.

Wenn die Check-Box Erinnerung "aktiviert" ist, bietet Ihnen die das Drop-down-Menü Zeitspannen für die Vorbelegung des Felds Erinnerung beim Erstellen von Terminen zur Auswahl an.

Für die Genauigkeit des im Übersichtsfenster des Kalenders verwendeten Zeitrasters können Sie den durch die Programmeinstellungen definierten Standard übernehmen oder einen konkreten Wert als Intervall auswählen.

Wenn die Check-Box Termininfo automatisch anzeigen "aktiviert" ist, werden beim Markieren eines Termins innerhalb des Übersichtsfensters des Kalenders automatisch die ergänzenden Informationen rechts der Termindarstellung angezeigt.

Wenn die Check-Box eigene Kalenderspalte wählen "aktiviert" ist, steht beim Öffnen eines Übersichtsfensters des Kalenders die Markierung immer in der Spalte mit Ihrem Namen.

Das Unterregister "Auswahllisten"

Die Benutzerverwaltung: das Unterregister "Auswahllisten" Benutzerverwaltung: Unterregister "Auswahllisten", Kalender, Ressourcen

Mit dem Button Neu, dem Button Bearbeiten und dem Button Entfernen haben Sie die Möglichkeit, vordefinierte Auswahllisten für Personen und Ressourcen zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen. Verwenden Sie dann diese Listen im Übersichtsfenster des Kalenders zum schnellen Anpassen der Darstellung.

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Auswahlliste werden alle im Kalender zu berücksichtigenden Benutzer und alle Ressourcen in den beiden Listen auf der rechten Seite angezeigt. Wechseln Sie zwischen beiden Listen durch Klicken auf den Button Personen oder den Button Ressourcen. Indem Sie einen Haken setzen, nehmen Sie die jeweilige Person oder Ressource in die Auswahlliste auf. Eine Auswahlliste benötigt immer eine Bezeichnung. Stellen Sie diese ggf. mit Hilfe der Check-Box Öffentlich auch allen anderen Benutzern zur Verfügung. Ferner stellen Sie ein, ob beim Verwenden der Auswahlliste zunächst eine Wochenübersicht aller Teilnehmer angezeigt wird und welche Standardposition die Auswahlliste bei der gemeinsamen Anzeige mit anderen Auswahllisten, z. B. innerhalb von Drop-down-Menüs, einnehmen soll.

Verwenden Sie einer der Auswahllisten für sich selbst als Standard. Sie ist dann im Auswahlfenster Terminkalender voreingestellt. Sofern Sie einzelne Auswahllisten nicht benötigen, aktivieren Sie die Check-Box Ausblenden.

Die Unterregisterkarte "Programmstart"

Wenn die Check-Box nicht Jobliste öffnen "aktiviert" ist, öffnet Winmacs beim Programmstart nicht automatisch die Liste der Jobs.

Wenn die Check-Box Tagesübersicht öffnen "aktiviert" ist, wird die Tagesübersicht für den angemeldeten Benutzer beim Programmstart automatisch geöffnet.

Wenn die Check-Box Kalender öffnen (Woche) "aktiviert" ist, öffnet Winmacs nach dem Starten automatisch den Kalender für den angemeldeten Benutzer in der Wochenansicht. Im Drop-down-Menü von Für lässt sich auch ein anderer Sachbearbeiter oder eine angelegte Ressource mit dem Merkmal im Kalender berücksichtigen auswählen.

Wenn die Check-Box Kalender öffnen (alle Personen) "aktiviert" ist, öffnet Winmacs nach dem Starten automatisch den Kalender mit der Tagesansicht, in der die Termine aller Benutzer angezeigt werden.

Wenn die Check-Box zuletzt offene Formulare wieder öffnen "aktiviert" ist, werden bei einem Neustart von Winmacs automatisch die Fenster wieder geöffnet, die beim letzten Schließen des Programms noch geöffnet waren, z. B. Akten- oder Adressfenster.

Die Unterregisterkarte "Sonstiges"

Das Datenbankfeld SB für neue WV ermöglicht es Benutzern, einen gewünschten Sachbearbeiter für neue Wiedervorlagen zu speichern, falls diese standardmäßig nicht für die in der Akte hinterlegten Sachbearbeiter erstellt werden sollen.

Die Registerkarte "Rechte"

Jedem Winmacs-Benutzer lassen sich Rechte zuweisen, die festlegen, was er im Programm nicht einsehen und/ oder verändern darf. Die Einstellungen werden im separaten Programm für die Benutzerverwaltung, RAG User, getroffen. In Winmacs selbst können diese Rechte zwar nicht verändert, jedoch die gesetzten Rechte teilweise eingesehen werden, und zwar in der Benutzerverwaltung auf der Registerkarte "Rechte".

Winmacs → Übersicht über die Vergabe der wichtigsten Benutzerrechte
RAG User → Verwaltung und Vergabe der Benutzerrechte für Winmacs.

In dem separaten Programm der Benutzerverwaltung, RAG User, werden für jeden Benutzer die nachfolgenden Rechte für Winmacs vergeben:

Die Adressbereiche

Mit der Erteilung der einzelnen Benutzerrechte blenden sich für den Benutzer Buttons in der Button-Leiste des Adressfensters ein, die den Zugriff auf bestimmte Informationen bzw. Funktionen erlauben.

Aktenbestand: Es steht der Button Akten für den Überblick über alle Aktenbeteiligungen der Adresse zur Verfügung.
Aktensalden: Es steht der Button Salden für den Aufruf der Aktensalden der Adresse zur Verfügung.
Forderungen: Es steht der Button Forderungen für den Aufruf der Forderungsübersicht zur Adresse zur Verfügung.
Historie: Es steht der Button Historie für den Aufruf der Adress-Historie zur Verfügung.
Outlook: Es steht der Button Outlook für die Übertragung bzw. Synchronisation der Adresse nach Microsoft Outlook zur Verfügung.
Textbestand: Es steht der Button Bestand für den Aufruf der zur Adresse gespeicherten Texte im Textbestand zur Verfügung. Der Textbestand als Vorgänger der Historie muss zudem auch noch durch Einstellungen aktiviert werden – und sollte eigentlich überhaupt nicht mehr benutzt werden!
Textprozessor: Es steht der Button Textprozessor für den Textprozessors-Aufruf zur Adresse zur Verfügung.

Die Aktenbereiche

Alle Rechte in dieser Tabelle beziehen sich auf die Buttons im Menüband “Start” des Akten-Fenster.

Aktenkonto: Es steht der Button Konto zum Aufrufen des Mandantenkontos der Akte zur Verfügung.
Aufb. Ort ändern: Der Benutzer darf Aufbewahrungsort der Akte ändern.
E-Mail Passwort: Der Benutzer darf in der Akte das Passwort für E-Mail-Anhänge verwalten.
Fristen: Es steht der Button Fristen zum Aufrufen der Fristen-Übersicht der Akte zur Verfügung.
Historie: Es steht der Button Historie zum Aufrufen der Akten-Historie zur Verfügung.
Kopienkonto: Es steht der Button Kopien zum Aufrufen des Kopienkontos der Akte zur Verfügung.
Kostenkonto: Es steht der Button Kosten zum Aufrufen des Auslagen- und Kostenkontos der Akte zur Verfügung.
Offene Posten: Es steht der Button Offene Posten zum Aufrufen der offenen Posten der Akte zur Verfügung.
Serienbrief: Es steht der Button S-Brief zum Erzeugen von Serienbriefen in der Akte zur Verfügung.
Termine: Es steht der Button Termine zum Aufrufen der Terminübersicht in der Akte zur Verfügung.
Textbestand: Es steht der Button Bestand zum Aufrufen der im Textbestand gespeicherten Texte zur Akte zur Verfügung. Der Textbestand als Vorläufer der Historie muss zudem aktiviert werden und soll eigentlich überhaupt nicht mehr verwendet werden.
Textprozessor: Es steht der Button Textprozessor zum Erzeugen von Dokumenten aus der Akte heraus zur Verfügung.
WebAkte: Es steht der Button WebAkte zur Verfügung, so dass die WebAkte zur Akte aufgerufen werden kann, sofern eine angelegt ist.
Wiedervorlagen: Es steht der Button WV zum Aufrufen der Wiedervorlagenliste der Akte zur Verfügung.
WM Doku-Aufruf: Es steht der Button WM Doku zur Verfügung, so dass aus der Akte heraus das DMS WM Doku aufgerufen werden kann, soweit es installiert ist und am Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
WM Voice-Aufruf: Es steht der Button WM Voice zur Verfügung, so dass aus der Akte heraus das Diktiersystem WM Voice aufgerufen werden kann, soweit es installiert ist und auf dem Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Zeitkonto: Es steht der Button Zeit zum Aufrufen der Zeiterfassung von der Akte zur Verfügung.

Allgemeines

Akten ablegen: In den Stammdaten einer Akte darf der Status der Akte ("aktiv", "ruht" oder "löschen"), das Ablagedatum und die -nummer eingestellt werden. Ein "Super-Admin" darf automatisch Akten ablegen.
Akten versenden: Der Benutzer darf eine Akte einem anderen Benutzer senden.
Arbeiten mit WinMACS: Der Benutzer darf sich in Winmacs mit seinem Benutzerkürzel anmelden und das Programm generell benutzen.
Fremde Korrekturtexte: Der Benutzer sieht in der Liste der Korrekturtexte nicht nur die ihm selbst zugewiesenen (Standard), sondern auch die anderer Benutzer.
Fristen/ Vorfristen: Fristen und Vorfristen können immer und generell von allen Winmacs-Nutzern eingesehen werden. Wird dieses Recht vergeben, darf der Nutzer neue Fristen oder Vorfristen anlegen und bestehende Einträge verändern.
Fristen erledigen: Fristen können mit dem gleichnamigen Button auf den Status "erledigt" gesetzt werden.
Fristen löschen: Fristen können mit dem entsprechenden Button gelöscht werden.
Historie verwalten: Der Benutzer darf Historieneinträge löschen und fremde Historieneinträge bearbeiten.
Nachrichten versenden: Der Benutzer darf eigene Nachrichten erstellen/ versenden.
PDF-Akte: Schaltet den Button PDF-Akte im Winmacs-Akten-Fenster sichtbar, über den ein PDF-Dokument mit den wichtigsten Angaben aus der Akte erzeugt wird.
Rechnungsnummer bearbeiten: Im Rechnungsfenster (Neuentwicklung 2018/ 2021) kann die Rechnungsnummer direkt eingeben oder geändert werden. Das Eingabefeld hat dann keinen Schreibschutz.
Reportgenerator: Der Reportgenerator kann aufgerufen und genutzt werden, allerdings ohne SQL-Abfragen.
Rohtextstruktur anpassen: Verändern der Rohtextstruktur, die im Textprozessor dargestellt wird
SQL Report auswerten: Wenn im Reportgenerator SQL-Abfragen hinterlegt sind, können auch diese Auswertungen durchgeführt werden.
SQL Report bearbeiten: Im Reportgenerator können auch SQL-Abfragen definiert und bearbeitet werden.
Tagesübersicht: Aufrufen der Tagesübersicht
Termine: Verändern, Anlegen und Löschen von Terminen im Terminkalenders
Terminkalender: Öffnen und Einsehen des Terminkalenders
Textschlüssel: Bearbeiten von Schlüsselfeld-Definition (Schlüsselfelder können von allen Benutzern genutzt werden).
Verjährungseintrag: Solange noch kein Verjährungseintrag in den Stammdaten einer Akte angelegt ist (Status "Ungeprüft"), kann jeder Benutzer einen eintragen. Einen bestehenden Verjährungseintrag können jedoch nur Benutzer abändern, die dieses Benutzerrecht besitzen.
Vorlagen im Rechnungsfenster Rechnungspositionen: Verwalten der Vorlagen für (Rechnungsfenster - verwalten Neuentwicklung 2018/ 2021)
WM Augema starten: Starten von WM AuGeMa

Die Auswertungen

Aktensalden: Aufrufen der Aktensalden
Fristenliste: Aufrufen der aktenübergreifende Fristenliste
Kollisionsprüfung: Öffnen und Bedienen des Fensters Kollisionsprüfung
Korrekturtexte: Öffnen des Fensters der Korrekturtexte
Kostenstellen: Auswerten der Kostenstellen
Mandate/ Referate: Erstellen von Auswertungen der Mandate und Referate
Notariat: Erstellen von Auswertungen des Notariats
Postausgangsbuch: Auswerten des Postausgangsbuchs
Recherchedialog: Öffnen des Recherche-Fensters über den Button Suchen
Wiedervorlagen: Aufrufen der aktenübergreifenden Wiedervorlagen-Liste

Die Buchhaltung

Betriebsw. Auswertung plus Buchhaltung Hauptmenü plus Buchh. Menü 'Auswertungen': Der Benutzer erhält Zugriff auf die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen.
Buchhaltung Hauptmenü: Das Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" wird eingeblendet und ist sichtbar. Die einzelnen Buchhaltungsfunktionen müssen jedoch noch zusätzlich gewährt werden.

Basisrecht für Buchhaltungszugriff
Diese Option ist also immer auszuwählen, wenn eines der anderen (untergeordneten) Rechte aus dem Buchhaltungs-Bereich gewährt werden soll.
Buchh. Menü 'Auswertungen' plus Buchhaltung Hauptmenü:
Der Zugriff auf die Auswertungsmöglichkeiten im Buchhaltungsbereich wird ermöglicht. Damit können die Befehle im Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Auswertungen" genutzt werden. Für weitere Funktionen aus diesem Menü sind explizit die weitere Rechte aus diesem Bereich zu gewähren.

Basisrecht Auswertung Buchhaltung
Diese Option ist also auszuwählen, wenn eines der nachfolgenden (untergeordneten) Rechte aus diesem Bereich gewährt werden soll. Voraussetzung ist hier zudem, dass immer auch das Recht "Buchhaltung/ Buchungen" gewährt wird.
Buchungen durchführen plus Buchhaltung Hauptmenü:
Durch dieses Recht darf der Benutzer Buchungen durchführen. Ihm stehen alle Befehle des Hauptfenster-Menübands "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" zur Verfügung.
Buchungen periodenfremd: Der Benutzer darf Buchungen schon zu den folgenden Monaten desselben Jahres durchführen, auch wenn der Monatsabschluss noch nicht erfolgt ist.
Buchungsjournal plus Buchhaltung Hauptmenü: Der Benutzer erhält Zugriff auf das Gesamtjournal und das Tagesjournal der Buchhaltung
Kontenrahmen bearbeiten: Der Befehl Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Kontenrahmen kann aufgerufen werden, um den Kontenrahmen zu verändern. Ebenso erfasst ist der Befehl Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Eigene Konten.
Kontoblätter plus Buchhaltung Hauptmenü: Der Benutzer erhält Zugriff auf die Kontenblätter der Sachkonten (sowie auf die Konten-Sammelausgabe).
Massebuchung (nur Notar) plus Buchhaltung Hauptmenü: Bei Einsatz der Erweiterung WM Notar darf der Benutzer auch Massebuchungen durchführen.
Monats- und Jahresabschluss plus Buchhaltung Hauptmenü: Der Benutzer darf Monats- und Jahresabschlüsse durchführen.
Offene Posten bearbeiten plus Buchhaltung Hauptmenü: Recht zum Bearbeiten und Löschen eines Offenen Postens in der OPos-Liste zur Akte
Offene Posten buchen plus Buchhaltung Hauptmenü: Der Benutzer darf einen Offenen Posten erzeugen.
Offene Posten/Mahnungen plus Buchhaltung Hauptmenü: Der Benutzer darf die Übersicht der Offenen Posten einsehen und Mahndurchläufe durchführen.
Parameter bearbeiten: Der Benutzer darf die Buchhaltungs-Parameter aufrufen und verändern.
Rechnungsbestand plus Buchhaltung Hauptmenü: Der Benutzer darf den Rechnungsbestand einsehen.
Saldenliste plus Buchhaltung Hauptmenü plus Auswertungen: Allgemein: Der Benutzer erhält Zugriff auf die Saldenliste.
Umbuchung Aktenkonten: Recht zum Durchführen von Umbuchungen per Drag-and-drop im Mandantenkonto
Umsätze alle Sachbearbeiter: Nur mit diesem Recht ist es möglich, die Umsätze von allen Sachbearbeitern zu sehen (Umsatz je Sachbearbeiter und Umsatz je Kostenstelle). Benutzer ohne dieses Recht erhalten nur eine Übersicht über ihre eigenen Umsätze.
Umsätze angemeldeter Sachb.: Der Benutzer darf seine eigenen Umsätze auswerten.
USt.-Voranmeldung plus Buchhaltung Hauptmenü: Der Benutzer erhält Zugriff auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Verteilung Honoraranteile (offene Posten): In der Offenen-Posten-Liste der Akte gibt es die Möglichkeit, einen Zahlungseingang nachträglich gemäß dem Honorarverteiler aus der Rechnung umzuverteilen.
Zahlungsverkehr plus Buchhaltung Hauptmenü: Der Benutzer darf das Fenster "Überweisung" öffnen und bedienen.
Zahlungsverkehr ausführen: regelt die Rechte im Fenster "Überweisung". Nur Benutzer mit diesem Recht können Zahlungsaufträge erstellen oder löschen. Nutzer ohne dieses Recht können nur die von ihnen selbst eingestellten Überweisungen bearbeiten oder löschen.

Die Kanzleidaten

Adressen: Das Fenster der Personen-Adressen kann geöffnet und genutzt werden.
Anwaltsakten: Das Akten-Fenster kann geöffnet und genutzt werden.
Erfassung Zentral: Die Gruppe "Erfassung" im Hauptfenster-Menüband "Kanzlei" kann aufgerufen werden (zentrale Erfassung von Wiedervorlagen und Zeiterfassung).
Finanzämter: Das Fenster der Finanzamts-Adressen kann geöffnet und genutzt werden.
Gerichte: Das Fenster der Gerichts-Adressen kann geöffnet und genutzt werden.
Kanzleien: Das Fenster der Kanzlei-Adressen kann geöffnet und genutzt werden.
Notarakten: Das Notarakten-Fenster kann geöffnet und genutzt werden (nur bei WM Notar).
Projekte verwalten: Der Benutzer darf die Projekte verwalten.
Staatsanwaltschaften: Das Fenster der Staatsanwaltschaften kann geöffnet und genutzt werden.
Telefonbuch: Das Telefonbuch kann geöffnet und genutzt werden.
Versicherungen: Das Fenster der Versicherungs-Adressen kann geöffnet und genutzt werden.
WebAkteKanzleiDaten: Der WebAkten-Schnittstelle im Hauptfenster-Menüband "Start" kann durch den Benutzer geöffnet und genutzt werden.

Der Korrektur Modus

Administration Buchhaltungsdaten: Der Benutzer darf die Buchhaltungsdaten administrieren.
Notariat "Vergabe von Urkundennummern": Der Benutzer darf Notariat "Sperrung Vergabe von Urkundennummern" korrigieren.
Registernummer ändern: Der Benutzer darf Registernummer der Akte ändern/ korrigieren.
Textbestand/ HistoriePlus "Empfänger" ändern: Der Benutzer darf HistoriePlus "Empfänger" korrigieren.
Wiedervorlagen "erledigt" ändern: Der Benutzer darf Wiedervorlagen Kennzeichen "erledigt" korrigieren.

Das Notariat (XNP-Schnittstelle)

Diese Rechte betreffen nur das Zusatzmodul WM Notar:

XNP HR-Anmeldung: Der Benutzer darf die Grunddaten und Dokumente für eine neue Handelsregisteranmeldung in das Exportverzeichnis (HR) exportieren.
XNP UVZ eingetragen/ verriegelt: Der Benutzer darf für eine oder mehrere Urkunden den UVZ-Status auf eingetragen setzen, bei dem die Urkunde verriegelt wird.
XNP UVZ Export: Der Benutzer darf eine oder mehrere Urkunden in das Exportverzeichnis (UVZ) exportieren.
XNP UVZ importiert: Der Benutzer darf für eine oder mehrere Urkunden den UVZ-Status auf importiert setzen.
XNP VVZ Export: Der Benutzer darf die Masse und Buchungen zur Masse in das Exportverzeichnis (VVZ) exportieren.

Die Optionen

Auswertungen verwalten: Der Benutzer darf "Darstellung" in Auswertungen erstellen / ändern.
Favoritenliste (allg.) verwalten: Der Benutzer kann die Einträge der allgemeinen Favoritenliste bearbeiten, anlegen und löschen.
Fristen erhalten: In der Vorfristen- und Fristen-Liste kann der Sachbearbeiter ausgewählt werden.
Ehe dieses Recht einem Benutzer entzogen wird, müssen dessen zukünftige Vorfristen und Fristen gelöscht oder einem anderen Sachbearbeiter mit diesem Recht zugewiesen werden. Erst dann darf die gewünschte Aktion ausgeführt werden.
Rohtexte verwalten: Der Benutzer kann Rohtexte verwalten.
Termine erhalten / Im Kalender: Der Benutzer darf Termine erhalten und wird im Kalender angezeigt.
Hinweis: Dies schließt das nachfolgende Recht aus.
Ehe dieses Recht einem Benutzer entzogen wird, müssen dessen zukünftige Termine gelöscht oder einem anderen Sachbearbeiter mit diesem Recht zugewiesen werden. Erst dann darf die gewünschte Aktion ausgeführt werden.
Termine erhalten OHNE Kalender: Der Benutzer darf Termine erhalten, ist aber im Kalender versteckt.
Hinweis Dies schließt das nachfolgende Recht aus.
Ehe dieses Recht einem Benutzer entzogen wird, müssen dessen zukünftige Termine gelöscht oder einem anderen Sachbearbeiter mit diesem Recht zugewiesen werden. Erst dann darf die gewünschte Aktion ausgeführt werden.
Wiedervorlagen erhalten: Der Benutzer erscheint in der Wiedervorlagen-Liste.
Ehe dieses Recht einem Benutzer entzogen wird, müssen dessen zukünftige Wiedervorlagen gelöscht oder einem anderen Sachbearbeiter mit diesem Recht zugewiesen werden. Erst dann darf die gewünschte Aktion ausgeführt werden.

Die Sicherheit

Administrator: Der Benutzer erhält Administrator-Rechte.
Aktive Nutzer freigeben: Der Benutzer darf aktive Nutzer freigeben.
Jobs löschen/ weitergeben: Der Benutzer kann Jobs löschen oder einem anderen Benutzer zuweisen. (Super-Admins erhalten dieses Recht automatisch.)
Kalender mit Krank/ Urlaub: Der Benutzer sieht im Kalender auch Eintragungen der Klassen "Krank" und "Urlaub" - alle anderen Benutzer sehen hier aus Datenschutzgründen stattdessen nur die allgemeine Bezeichnung "abwesend" ohne weitere Einzelheiten. Mit dem Recht verbunden ist auch die Berechtigung zum Verändern und Löschen dieser Termine.
Logfile F12: Der Benutzer darf nachvollziehen, welche Änderungen wann in einer Akte vorgenommen wurden, kann die Taste [F12] gedrückt werden.
Löschrechte für Adressen: Der Benutzer darf Adressen löschen. Der Button Entfernen ist im Adressen-Suchfenster sichtbar. Löschungen werden immer protokolliert.
Löschrechte für Altakten: Der Benutzer hat Löschrechte für Altakten.
Löschrechte für Alttexte: Der Benutzer darf Alttexte löschen.
Löschrechte für Mandate: Der Benutzer darf Akten löschen. Der Button Entfernen ist im Akten-Suchfenster sichtbar.
Öffentliche Auswahllisten: Der Benutzer darf öffentliche Auswahllisten des Kalenders verwalten.
Ressourcen: Der Benutzer darf die Ressourcen verwalten.
Synchronisationseinstellungen ändern: Der Benutzer erhält den Zugriff auf die Optionen des Outlook-Synchronizers. Super-Admins erhalten dieses Recht automatisch.

Benutzerrecht Steuerprüfer in RAG User vergeben
Das Benutzerrecht Steuerprüfer vergeben Sie in RAG User im Benutzerfenster (Menüband "Start" > Gruppe "Benutzer" > Button Benutzer > Registerkarte "Person"). Es weist dem Benutzer eingeschränkte Rechte zu. Er darf nur Buchungen, Auswertungen und Abschlüsse aus dem Bereich "Buchhaltung" einsehen. Zum Öffnen von Akten oder Adressen besitzt er z. B. kein Recht. Die Option dient dazu, Steuerprüfern nur die Bereiche von Winmacs zugänglich zu machen, die Sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.

Dieses einschränkende Benutzerrecht überschreibt alle anderen Rechte. Vergeben Sie es daher nur an Personen, die ausschließlich auf die genannten Bereiche in der Buchhaltung zugreifen dürfen.

Standardmäßig erhält ein Steuerprüfer Zugriff auf die komplette Buchhaltung. Um den Zugriff auf einzelne Jahre zu beschränken, rufen Sie über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Prüfung" auf.

WM Time

Accountübersicht Vollzugriff: Der Benutzer darf in der WM Time Accountübersicht alle Accounts einsehen.
Auswertungen verwenden: Der Benutzer darf die Auswertungen zu WM Time verwenden.
Textschlüssel verwalten: Der Benutzer darf die WM Time KeyEdits der Schlüsselfelder verwalten.
WM Time verwenden: Der Benutzer darf mit WM Time arbeiten. Das Hauptfenster-Menüband "Time" wird angezeigt.
Zugriff auf Projektübersicht:
Benutzer darf auf die WM Time Projektübersicht zugreifen.

WM Web

Benutzerverwaltung (WebAkte): Der Nutzer darf die Benutzerverwaltung der WebAkte aufrufen.
Statusmeldung Mandatsbeauftragung: Bei einer Mandatsbeauftragung durch die Allianz Versicherungs-AG werden Buttons eingeblendet zur Annahme oder Ablehnung der Beauftragung.

Der Bereich "Zubehör"

Rufnummern suchen: Die Suche nach einer Telefonnummer, die an einer beliebigen Stelle in Winmacs gespeichert ist, ist nur mit diesem Recht möglich.

Benutzerrecht SuperAdmin in RAG User konfigurieren
Das Benutzerrecht SuperAdmin wird in RAG User auf der Registerkarte "Person" eingestellt. Es gewährt in Winmacs, Insomacs, WM Doku, WM Smartmail, WM Mailimport und WM Voice sämtliche Rechte.

Die Registerkarte "Zeiterfassung"

Über die Registerkarte "Zeiterfassung" der Benutzerverwaltung erfassen Sie für jeden Winmacs-Benutzer individuelle Stundensätze, auch für unterschiedliche Tätigkeiten. Diese werden bei der Zeiterfassung in der Akte herangezogen, wenn keine spezielleren Werte in der Akte oder Mandanten-Adresse hinterlegt sind.

Bereich "Grundeinstellungen"

Im Bereich "Grundeinstellungen" definieren Sie als Erstes den Standard-Stundensatz für diesen Sachbearbeiter:

Stellen Sie bei Auflösung das Zeitintervall ein, auf das standardmäßig aufgerundet werden soll. Zur Verfügung stehen "1 Min.", "5 Min.", "15 Min.". Diese Angabe wirkt sich auf sämtliche Stundensätze dieses Bearbeiters aus und kann im Einzelfall angepasst werden.

Im Feld Grundpreis/ h hinterlegen Sie die Vorgabe für den Standard-Stundensatz (netto).

Wenn die Check-Box Auflösung immer verwenden "aktiviert" ist, wird bei einer manuell erfassten Dauer die im Einzelfall eingestellte Auflösung berücksichtigt.

Beispiel: Wenn der Nutzer manuell eine abrechenbare Dauer von 00:17 Stunden eingibt, aber eine Auflösung von 15 Minuten eingestellt hat, wird die abrechenbare Dauer automatisch auf 00:30 Stunden erhöht.

Bereich "besondere Tätigkeiten/ abweichende Preise"

Im Bereich darunter treffen Sie für einzelne Tätigkeiten abweichende Angaben. Diese Stundensätze werden in der Zeiterfassung der Akte über den dortigen Button Auswahl Stundensatz bequem eingefügt. Individuelle Stundensätze lassen sich aber auch im Einzelfall direkt in der Zeiterfassung der Akte vergeben.

Erfassen Sie eine neue Tätigkeit mit dem Button Neu. Passen Sie mit dem Button Bearbeiten eine markierte, bereits erfasste Tätigkeit in der Liste an. Das Löschen erfolgt mit dem Button Entfernen.

Ins Feld Tätigkeit tragen Sie als Stichwort die Bezeichnung einer speziellen Tätigkeit ein.

Ins Feld Preis kommt der Stundensatz, der für diese Tätigkeit in Rechnung gestellt wird.

Bei der Zeiterfassung zu einem WM-Time-Projekt können Sie später diese Tätigkeiten auswählen (der Stundensatz kann dann aber noch angepasst werden).

Verknüpfung mit

Category -- WinMACS