Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Suche" > Button Recherche
Über die Recherche finden Sie Akten oder Adressen, in denen bestimmte Wörter oder Aussagen an beliebigen Stellen enthalten sind.
In dem Fenster stehen Ihnen drei Registerkarten zur Verfügung, um innerhalb von Akten, Adressen oder ggf. auch Notarakten zu suchen.
Die Suche läuft jeweils nach dem gleichen Schema ab, egal wonach Sie suchen. Wählen Sie eine der beiden Suchmethoden:
Auf der Unterregisterkarte "Standard" erfolgt die Suche nach Eintragungen in bestimmten Feldern/ Eingabefeldern. Bei Notarakten kann nach UR Nummern gesucht werden.
Auf der Unterregisterkarte "Volltext" erfolgt die Suche nach Eintragungen in beliebigen Feldern der Akten. Aktivieren Sie die Check-Boxen mit Unterakten und mit Familie / Unfalldaten / Strafrecht / Erbrecht / Arbeitsrecht, um zusätzlich die entsprechenden Formulare zu durchsuchen.
In allen Textfeldern können Sie mit Platzhaltern arbeiten:
Der Unterstrich _ steht für ein beliebiges anderes Zeichen.
Beispiel: "_aus" findet "Haus", "Maus" und "raus"Das Prozentzeichen % steht für beliebig viele Zeichen.
Beispiel: "% aus" findet neben den oben genannten Ergebnissen auch "Musterhaus"
Bei der Standard-Suche nach Eintragungen in bestimmten Feldern (etwa RegNr, Sache oder wegen) stellen Sie über das Drop-down-Menü dahinter ein, in welcher Weise der Suchbegriff mit der Eintragung übereinstimmen muss:
- Bei "beginnt mit" muss der Suchbegriff mit dem
Anfang einer Eintragung übereinstimmen.
Beispiel: "ehe" findet "Ehescheidung" und "Eheversprechen", aber nicht "sehen" - Bei "genau" muss der Suchbegriff mit der Eintragung
in voller Länge übereinstimmen.
Beispiel: "Schrank 1" findet immer nur "Schrank 1", nicht "Schrank 10" - Bei "enthält" kann der Suchbegriff am Anfang, in
der Mitte oder am Ende in der Eintragung vorkommen.
Beispiel: "aus" findet "Hausbau", "Ausstellung" und "Maus"
Optionen für die Darstellung der Ergebnisliste
Gruppieren mit dem Drop-down-Menü Gruppierung die Ergebnisliste nach: "Referat", "RA" (Rechtsanwalt), "SB" (Sachbearbeiter), "Status", "Aufb. Ort" (Aufbewahrungsort) oder "Standort".
Blenden Sie mit den Check-Boxen in dem Drop-down-Menü Spalten ein-/ ausblenden sämtliche Spalten einzeln ein bzw. aus.
Die Check-Box Kleine Schrift wirkt sich auf die Darstellung der Datensätze in der Ergebnisliste aus.
Buttons
Klicken Sie zum Schluss auf den Button Start, um die Suche zu beginnen.
Sofern Sie bei der Standardsuche in Akten und Notarakten mehr als ein Schlagwort auswählen, findet die Recherche nur Akten, denen jeweils alle ausgewählten Schlagworte zugeordnet sind.
Winmacs listet die Ergebnisse im unteren Fensterdrittel auf. Sortieren Sie die Liste ggf. mit Kopfklick. Öffnen Sie die gefundenen Akten oder Adressen entweder direkt per Doppelklick oder über die entsprechenden Buttons am oberen Fensterrand. Außerdem lässt sich die Ergebnisliste mit dem Button Export in eine CSV-Datei exportieren, die andere Programme wie z. B. Microsoft Excel weiterverarbeiten können.
Bei der Suche nach Adressen besteht außerdem die Möglichkeit, an die gefundenen Adressen einen Serienbrief (Button Serienbrief) zu schreiben: Nach der Auswahl eines Rohtexts wird für jede gelistete Adresse ein Dokument in Microsoft Word erzeugt, das im Anschluss ausgedruckt werden kann.
Wenn Sie Einträge der Ergebnisliste per Check-Box markieren, wird der Button Mehrfach aktiv. Bei einer Betätigung öffnet sich folgendes Fenster:
Wenn Sie vor einem Eingabefeld in der oberen Teil des Fensters per Mausklick eine Check-Box aktivieren, wird das daneben befindliche Datenbankfeld freigeschaltet.
Der ausgewählte Eintrag gilt für die zuvor in der Ergebnisliste markierten Akten, die nun im unteren Teil des Fensters angezeigt werden. Eine nachträgliche Abwahl von gelisteten Akten ist durch einen Klick in die jeweiligen Check-Boxen möglich.
Klicken Sie auf den Button OK, damit die Änderungen wirksam werden.
Bereich "Vorlagen für Recherche"
Wenn Sie öfter nach bestimmten Stichwörtern in Akten suchen, erstellen Sie am besten Vorlagen und speichern sie ab. Dazu dient der Bereich "Vorlagen für Recherche" im rechten Fensterbereich, der bei Adress-Suchen nicht zur Verfügung steht. Es werden dann alle Eintragungen auf der Seite unter einem Suchbegriff gespeichert und können später schnell wieder hergestellt werden.
Erstellung von
Recherche-Vorlagen möglich
Legen Sie für die Ansicht
der Ergebnisliste eine oder gleich mehrere kanzleiweite Vorlagen an.
Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen
verwalten. Stellen Sie bitte hinterher die Vorlage
in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll, selbst wenn Sie
nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü
finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt
über der Kopfzeile der Ergebnisliste.
Übersicht
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