Die Personen-Adressen

Der Aufruf der Adressen von Mandanten, Gegnern oder Drittbeteiligten erfolgt situativ aus der Akte heraus oder direkt über das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen"> Button Adressen.

Die Neuanlage, das Speichern sowie das Suchen und Laden erfolgt so wie zuvor beschrieben.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, im Suchfenster für Adressen den Button Suche einzusetzen. Suchen Sie entweder nach einem Namen oder Namensteil oder per Suchwort Volltext(suche) nach einem Wort, das an einer anderen beliebigen Stelle innerhalb einer Adresse steht. Außerdem ist es möglich, Straße, PLZ (Postleitzahl) und Ort als Suchkriterien einzugeben.

Im Adressfenster befinden sich über allen Registerkarten die beiden folgenden Eingabefelder:

Der Suchbegriff ist die eindeutige Kennung eines Adressdatensatzes. Der Button (Lupe) öffnet ein "Suchfenster für Adressen", in dem Sie die Adressliste nach einem bestimmten Kriterium geordnet anzeigen lassen, z. B.: Suchbegriff, Postleitzahl, Ort, Straße, etc. Übrigens: Blättern Sie mit der Taste [Bild nach unten] oder der Taste [Bild nach oben] jeweils einen Adressendatensatz vor oder zurück – ohne das Suchfenster schließen und öffnen zu müssen.

Eine besondere Beachtung verdient der Button Suche. Er öffnet die "Erweiterte Suche Adressen", in der Sie detaillierte Suchkriterien für die gewünschte Adresse eingeben können.

Das Feld Code dient der Sortierung und Codierung der Adressen, z. B. um über den Reportgenerator bestimmte Adressen filtern zu lassen, für die etwa ein Serienbrief erstellt werden soll.

Der Code bezieht sich hier (im Gegensatz zu den Code 1 bis Code 4-Feldern der Akte) nur auf die Adresse.

Erstzuordnung der Adresse zu einer Akte füllt leeres Code-Feld
Das Code-Feld wird vom Programm automatisch ausgefüllt, wenn die Adresse erstmals einer Akte zugeordnet wird und das Feld bisher leer war, d. h. individuelle Einträge werden nicht überschrieben. Folgende Buchstaben werden dabei eingefügt:
"M" für Mandant
"G" für Gegner
"D" für Drittbeteiligte

Wenn Sie Ihre Adressen manuell (neu) codieren oder die Codierung ergänzen wollen, bieten sich z. B. folgende Möglichkeiten an:

Als zweites Zeichen bei Mandanten:
"P" private Auftraggeber
"F" Firmen-Mandanten

Als drittes Zeichen könnte ein Hinweis auf die "Wichtigkeit" des Mandanten stehen, also z. B.
"0" Laufkundschaft
...
"9" VIP-Mandant

Damit filtern Sie dann z. B. im Reportgenerator mit der Bedingung wobei Code = M?9 alle VIP-Mandanten oder mit wobei Code = MF9 alle VIP-Firmenmandanten heraus.

Übrigens verfassen Sie einen individuellen Hilfstext, der als Pop-up-Hinweis erscheint, wenn der Mauszeiger über dem Code-Eingabefeld verweilt (vgl. Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften").

Dies Check-Box aktiv ist nur sichtbar, wenn sie zugeschaltet worden ist: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Adressensuchfenster nur aktive Adressen "aktiviert".
Wird sie "aktiviert", werden nur noch die Adressen im Adressen-Suchfenster angezeigt, bei denen aktiv markiert ist.

Anschrift per Kontextmenü in Zwischenablage kopieren
Kopieren Sie die Postanschrift leicht aus einem Adressfenster in die Windows-Zwischenablage, um sie von dort aus in eine andere Anwendung zu übernehmen. Öffnen Sie das Kontextmenü und rufen Sie den Befehl "Anschrift in Zwischenablage" auf. Dies funktioniert auch auf der Adressen-Registerkarte "Arbeitsverhältnis"(Adresse des Arbeitgebers), auf der Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter" (für den ausgewählten gesetzlichen Vertreter) und auf der Registerkarte "Kontakte" (für den ausgewählten Kontakt).

Übersicht

• Die Buttons im Adressfenster
• Die Registerkarte "Anschrift"
• Die Registerkarte "Notiz"
• Die Registerkarte "Bank"
• Die Registerkarte "Versicherung"
• Die Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter"
• Die Registerkarte "Sonstiges"
• Die Registerkarte "Arbeitsverhältnisse"
• Die Registerkarte "Kontakte"
• Die Registerkarte "Verbundene Adressen"
• Die Registerkarte "CRM-Info"

Die Buttons im Adressfenster

Am oberen Formularrand des Adressfensters befindet sich eine Reihe von Buttons.

Benutzerrechte für Buttons
Die meisten der nachfolgend beschriebenen Buttons sind im Einzelfall über die Benutzerrechte zu deaktivieren.

Der Button Textprozessor ruft den Textprozessor auf.

Der Button Historie öffnet die Historie zur Adresse. Die Bedienung ist identisch zur Historie von Akten.

Drag-and-drop zwischen Adress-Historien
Jeder Eintrag aus der Adress-Historie lässt sich per Drag-and-drop in eine andere Adress-Historie verschieben.

Der Button Kollision führt zur erweiterten Kollisionsprüfung.

Der Button Akten zeigt die Aktenbeteiligungen zu der Adresse an. Ausführliche Beschreibung s. u.
Weitere Funktionen bietet das Drop-down-Menü des Buttons:

• "Akten" zeigt auch die Aktenbeteiligungen zu der Adresse an.
• "Salden" zeigt die Aktensalden an.
• "Forderungen" zeigt die Forderungen zu den Akten an.

Der Button Termine listet alle Termine auf, die mit einer Adresse verbunden sind.

Der Button Outlook kann nur betätigt werden, wenn an dem Arbeitsplatz die notwendigen Einstellungen einmalig vorgenommen worden sind: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook". Ein Klick darauf synchronisiert sofort die geöffnete Adresse mit dem entsprechenden Outlook-Kontakt bzw. legt sofort eine neue Adresse in Outlook an. Bei Änderungskonflikten (ein Datensatz wurde gleichzeitig in Winmacs und Outlook geändert) fragt Winmacs nach, ob die Outlook-Daten nach Winmacs übernommen werden sollen, ob die Winmacs-Daten nach Outlook übernommen werden sollen oder ob gar keine Synchronisation dieses Datensatzes stattfinden soll.

Outlook-Synchronizer für Adressen nutzen
Um alle Adressen auf einen Schlag zu synchronisieren, klicken Sie auf den Hauptfenster-Menüband "Start" auf den Button Outlook-Synchronizer.

Der Button Jobs zeigt die Liste von Jobs an, die dieser Adresse zugeordnet sind. Es handelt sich um einen Teilbereich aller vorhandenen Jobs (vgl. Jobliste). In dieser adressbezogenen Jobliste werden alle unerledigten Jobs zur Adresse angezeigt, egal welchem Sachbearbeiter sie zugewiesen sind. Werden Jobs erledigt, verschwinden sie aus dieser Liste. Im Übrigen sind die Bedienung und Eingabefelder in den Kapiteln Die Jobliste und Neuen Job anlegen beschrieben.

Der Button Map zeigt die Adresse auf einer Karte von Google Maps an und berechnet die Fahrroute und Fahrdauer von Ihrem Standort aus dorthin. Dazu benötigen Sie eine Internetverbindung und einen Internetbrowser.

Keine Einflussmöglichkeit auf externe Browserdaten
Alle Rechte an den Daten, die im Internetbrowser angezeigt werden und am Routenplaner besitzt Google. Septeo besitzt keinerlei Einfluss auf sie.

Ausführliche Beschreibung des Akten-Buttons

Der Button Akten zeigt eine die Liste mit Akten an, denen die Adresse zugeordnet ist.

Wenn die Check-Box auch abgelegte Akten "aktiviert" ist, werden nicht nur die aktiven Akten angezeigt (d. h. Akten, deren Status auf "aktiv" steht), sondern auch ruhende Akten.

Mit dem Drop-down-Menü Sortierung können die gefundenen Akten "alphabetisch (nach) Sache" oder nach "Registernummer" sortiert angezeigt werden.

Die erste Spalte "Ber." zeigt an, welchem Bereich die Akte zugeordnet ist: "A" steht für Anwalt, "N" für Notar und "I" für Insolvenz (Insomacs-Akte).

Der Button Akte oder ein Doppelklick öffnet die markierte Akte. Handelt es sich um eine Insomacs-Akte, wird dieses Programm in den Vordergrund geholt und die Akte dort geöffnet.

Soll sich das Aktenbeteiligungsfenster automatisch schließen, wenn Sie daraus eine Akte öffnen, aktivieren Sie die Check-Box Aktenbeteil. Formular autom. schließen in den Programm-Parametern > (Registerkarte "Steuerung").

Der Button Export exportiert die Liste in ihrer aktuellen Darstellung an einen festzulegenden Speicherort. Dort legt Winmacs die Tab-getrennte Datei AKTENBET.TXT ab, die mit Excel oder einem anderen Programm weiterverarbeitet werden kann.

Der Button Salden zeigt eine Aufstellung aller Akten mit ihren jeweiligen Salden an, bei denen diese Person/ Firma beteiligt ist. Am unteren Fensterrand werden die Spalten für Auslagen, Honorar und Fremdgeld als Summe ausgewiesen. Diese Darstellung ist insbesondere bei Stamm-Mandanten und vor der Auszahlung von Fremdgeld interessant.

Wenn die Check-Box auch abgelegte Akten "aktiviert" ist, werden die Salden aller aktiven, abgelegten und zu löschenden Akten angezeigt.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die angezeigte Saldenliste. Den Ausdruck können Sie z. B. als "Statusbericht" dem Mandanten mitgeben.

Der Button Export überträgt den Inhalt des Fensters in eine Datei, die für ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel lesbar ist.

Der Button Akte öffnet die markierte Akte. Alternativ doppelklicken Sie auf die entsprechende Zeile. Handelt es sich um eine Insomacs-Akte, wird dieses Programm in den Vordergrund geholt und die Akte dort geöffnet. Wenn sich das Saldenfenster automatisch schließen soll, sobald Sie aus diesem eine Akte öffnen, aktivieren Sie die Check-Box Aktenbeteil. Formular autom. schließen in den Programm-Parametern (Registerkarte "Steuerung").

Der Button Fremdgeld ist nur aktiv, wenn in mindestens einer der aufgelisteten Akten Fremdgeld vorhanden ist. Durch einen Mausklick darauf öffnet sich ein neues Fenster, in dem nur noch die Akten mit einem Fremdgeldbestand erscheinen.
In diesem Fenster befindet sich auch der Button Auszahlen. Mit ihr wird zu der markierten Akte ein Buchungsvorgang ausgelöst, der zu einer Fremdgeld-Sammelauszahlung auf das hierfür eingerichtete und deklarierte Transferkonto führt. Ein Button Druck und ein Button Export stehen in dem Fenster zur Verfügung.

Auszahlung von Fremdgeld über Transferkonto
Wenn Sie den Forderungseinzug für einen Stammmandanten durchführen, können Sie mit dieser Funktion das in den verschiedenen Akten verbuchte Fremdgeld bequem vollständig auszahlen. Dabei wird aus der jeweiligen Akte das Fremdgeld auf ein Transferkonto ausgebucht. In der Akte erscheint das Fremdgeld dann als bereits bezahlt, um eine erneute Auszahlung zu verhindern. Sie erhalten ein Protokoll mit dem Gesamtbetrag und der Darstellung der Einzelbeträge. Sobald die Überweisung ausgeführt und abgebucht wurde, müssen Sie nur noch eine einzige Sachkonto-Ausgangsbuchung durchführen, wobei das Gegenkonto jenes Transferkonto ist.
Vgl. auch Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Kontenrahmen und Button Parameter.

Der Button Umsätze ruft den Nettoumsatz zu einer Adresse in einem definierbaren Zeitraum ab. Ein Button Druck und ein Button Export stehen in dem Fenster zur Verfügung.

Der Button Auslagen zeigt das Auslagenkonto für die ausgewählte (Mandanten-)Adresse an. Es stehen ein Button Druck, ein Button Export und ein Button Abrechnen zur Verfügung. Auf den beiden Registerkarten können Sie sich die "aktuelle Abrechnung" und "erledigte Abrechnungen" anzeigen lassen.

Aktivierung des Button Auslagen
Der Button Auslagen steht nur zur Verfügung, wenn die Check-Box Merkmal "Abrechnung Mandant" aktiviert worden ist: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Sonstiges".

Mit dem Button Forderungen erhalten Sie eine Übersicht über den Bestand an Forderungsakten, was insbesondere für Mandanten-Adressen interessant ist. Mit einem Klick auf den Button Forderungen öffnet sich ein Fenster, das alle Akten mit Forderungen auflistet. Hierin ist unter anderem ersichtlich, wie hoch die ursprüngliche Forderung war, welche Zinsen aufgelaufen sind, welche Zahlungen erfolgten und was Sie als letzte Maßnahme durchgeführt haben:

Wenn die Check-Box auch abgelegte Akten "aktiviert" ist, werden nicht nur die Salden aktiver Akten, sondern zusätzlich auch diejenigen von abgelegten und zu löschenden Akten angezeigt.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Adresse als zwischen "Aktenbeteiligter" (schließt "Schuldner" ein) und "Schuldner". Die Liste der Forderungen wird dann entsprechend gefiltert angezeigt.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog der (personenbezogenen) Forderungsübersicht über alle beteiligten Akten. Diese können Sie z. B. als "Statusbericht" dem Mandanten mitgeben.

Der Button Export überträgt den Inhalt des Fensters in eine Datei, die für Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel lesbar ist. Damit können die Daten z. B. leicht an den Mandanten weitergegeben werden.

Die Registerkarte "Anschrift"

Die Registerkarte "Anschrift" im Adressfenster enthält folgende Eingabemöglichkeiten:

Das Geschlecht ist vorrangig für die Steuerung der Rohtexte im Textprozessor wichtig. Viele Formulierungen sind abhängig vom Geschlecht der Person, z. B. "meine Mandantin" oder "mein Mandant". Anhand der hier vorgenommenen Einstellung setzt der Textprozessor die richtige Formulierung ein. Bei natürlichen Personen ist die Entscheidung relativ eindeutig – ansonsten überlegen Sie einfach, ob Sie im Klagerubrum "Kläger" oder "Klägerin" verwenden würden. Da fast alle juristischen Personen – also etwa AG, GmbH oder KG – grammatikalisch “" sind, ist diese Geschlecht standardmäßig vorbelegt.

Die Check-Box erweiterte Adresse ist standardmäßig "deaktiviert". Es stehen die Adressfelder Name1 und Name2 zur Verfügung. Wird die Check-Box "aktiviert", wird die Erfassung längerer Namen in diesem Adress-Datensatz ermöglicht. Winmacs blendet die Eingabefelder Name 3, Name 4 und alle Vornamen ein.

Der Button (Anschrift in Zwischenablage) kopiert die Postanschrift in die Zwischenablage kopiert (Anrede, Name, Straße und Ort). Von dort kann sie für andere Zwecke verwendet werden.

Tragen Sie bei Anrede A ein, welche Anrede in der Anschrift eines Briefes stehen muss, also "Herrn", "Frau", "Firma" usw. (vgl. Schlüsselfeld).

Beschleunigte Erfassung der Anschrift
Bei diesem Feld (aber nur hier) gibt es eine erweiterte Funktion, die den Suchbegriff zerlegt und in die passenden Felder einträgt. Sparen Sie sich Arbeit, wenn es sich um eine natürliche Person handelt, deren Suchbegriff nach dem Standard aufgebaut ist. Also: Nachname, [Titel] Vorname. Sobald das Geschlecht richtig eingestellt ist, genügt es – in Anlehnung an die Berechnungsfunktion der Datumsfelder – im Feld Anrede A die Tastenfolge [+], Taste [Enter] zu drücken. Der Suchbegriff wird dadurch zerlegt und folgende Felder werden automatisch ausgefüllt: Anrede A, Vorname, Titel, Name1, Anrede T.

Die Felder Vorname und Titel werden nur bei natürlichen Personen benötigt.

Bei natürlichen Personen wird der Nachname in Name1 eingetragen, bei Firmen mit längerem Namen dieser auf Name1 und Name2 verteilt. Bei Eheleuten/ Partnern werden Vorname und Nachname jeweils zusammen in eines der Felder Name1 und Name2 eingegeben und der Vorname bleibt stattdessen frei.

Anordnung der Daten im Bried-Adressfeld
In einem Brief-Adressfeld erscheinen die Feldinhalte standardmäßig in folgender Anordnung:
"Anrede A"
"Titel" "Vorname" "Name1"
"Name2"
"Straße" oder "Postfach"
"PLZ" "Ort"

Die Felder Name3 und Name4 nur sichtbar, wenn die Check-Box erweiterte Adresse "aktiviert" ist. Insgesamt stehen dann vier Eingabefelder für die Erfassung eines langen Namens zur Verfügung.

Das Feld alle Vornamen ist nur sichtbar, wenn die Check-Box erweiterte Adresse "aktiviert" ist. Das Eingabefeld dient insbesondere der Erfassung aller Vornamen im Notariat, um sie z. B. in der Urkunde ausgeben zu können. In diesem Fall sollte unter Vorname nur der Rufname stehen, so wie er im Brief erscheinen soll.

Zusatz c/o für Zustellanweisungen im Postverkehr

Geben Sie ins Feld Straße den Straßennamen und die Hausnummer, ggf. mit Zusätzen, ein.

In die Felder PLZ PF und Postfach kommen die Postleitzahl des Postfachs und die Postfach-Nummer (ohne das Wort "Postfach" davor).

Priorisierung von Postfach gegenüber Straßenadresse
Ist sowohl die Straße als auch ein Postfach angegeben, dann verwendet der Textprozessor im Einzelfall immer die Postfach-Anschrift für die Adressierung.

Hinterlegen Sie die Postleitzahl und den Ort in den Feldern PLZ Zust. und Ort für die direkte Post-Zustellung. Im Datenbankfeld der PLZ kann eine unbekannte Postleitzahl über den Ortsnamen und ggf. die Straße gesucht werden. Wird die Postleitzahl eingegeben, wird automatisch Ort ausgefüllt. Gibt es mehrere Orte mit gleicher PLZ, werden diese zur Auswahl angezeigt.

Verwenden Sie im Feld Ausland das Auslandskürzel ("A" für Österreich, "CH" für Schweiz, ...) oder schreiben Sie den Ländernamen aus. In letzterem Fall schieben Sie für eine korrekte Ausgabe in den Dokumenten den Platzhalter in Ihren Rohtexten (_KOPFAN1.RTF usw.) unter die Postleitzahl.

Stellen Sie über das Drop-down-Menü Briefe an ein, ob als Anschrift die "Zustelladresse" (mit Straße und PLZ) oder das "Postfach" verwendet werden soll. Die gewählte Adresse wird in Dokumenten ausgegeben, die mit dem Textprozessor erstellt werden. Voraussetzung ist, dass die verwendeten Rohtexte dies unterstützen.

Hinterlegen Sie im Schlüsselfeld Anrede T die Briefanrede, z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Sehr geehrte Frau Müller" usw.

Automatisches Komma bei Anrede
Es muss immer der vollständige Anredetext – bis auf das Komma – eingegeben werden. Das Komma am Ende der Anredezeile wird automatisch gesetzt.

Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass auch persönliche Anreden, wie z. B. "Lieber Klaus" ohne Probleme verarbeitet werden. Würde im Text der Standard "Sehr geehrte" lediglich mit z. B. "Hr. Herr Müller" ergänzt werden, funktionierte dies nämlich nicht.

Automatische Kommasetzung bei mehrzeiliger Anrede
Eine mehrzeilige Anrede wird durch ein Komma an der Zeilenumbruchstelle automatisch erzeugt.

Geben Sie z. B. "Sehr geehrte Frau Müller, lieber Horst" ein, dann macht der Textprozessor automatisch im Dokument folgendes daraus:

"Sehr geehrte Frau Müller,
lieber Horst,"

In die Felder Telefon, privat, mobil und Fax kommen diverse Telefon- und die Fax-Nummern. Bei Eingabefeldern mit dem Button (Telefon) können Sie Winmacs mit einem Button-Klick die Rufnummer wählen lassen. Voraussetzung ist jedoch, dass Ihr System mit dem Zusatzmodul WM Phone an die Telefonanlage angeschlossen ist (vgl. Telefonnummern zur Akte).

Tragen Sie ins Feld E-Mail die geschäftliche E‑Mail-Adresse ein, die Winmacs auch für die Funktionen von WM Web verwendet. Beachten Sie den **Button @** hinter dem Feld.

E-Mail (priv.) ist für die private E-Mail-Adresse.

Geben Sie im Feld Internet die Adresse der Homepage im Internet ein, falls vorhanden. Ein Klick auf den Button (Internet) dahinter öffnet den Browser und ruft die Homepage auf.

Tragen Sie im Feld AG-Bezirk das Amtsgericht ein, in dessen Zuständigkeitsbereich der Wohnort dieser Person liegt. Dies entscheidet nicht, vor welchem Gericht ein Verfahren ggf. anhängig wird. Wird auf der Registerkarte "Anschrift" über die Postleitzahl der Ort identifiziert, dann erfolgt die Eintragung des AG-Bezirks hier automatisch. Die Zugehörigkeit eines Ortes zu einem AG-Bezirk kann editiert werden über das Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Datenpflege" > Button Zuständiges Gericht.

Wenn die Check-Box beA "aktiviert" wird, blendet Winmacs das Feld Safe-ID direkt neben der Check-Box-Beschriftung ein:

Wenn Sie den Button (Lupe) rechts neben dem Eingabefeld betätigen, sind folgende Szenarien möglich:
1. Szenario: beA ist aktiviert. Sie haben sich bei beA angemeldet: Es öffnet sich das Suchfenster für beA-Adressen.
2. Szenario: beA ist aktiviert. Sie haben sich bei beA nicht angemeldet: Es erscheint ein Hinweis, dass Sie nicht bei beA angemeldet sind. Melden Sie sich über die Schnittstelle bei beA an und starten Sie die Suche erneut. Es tritt dann das 1. Szenario ein.
3. Szenario: beA ist aktiviert. Sie haben sich bei beA nicht angemeldet: Wenn Sie die Taste [Strg] zeitgleich mit der Button (Lupe) drücken, gelangen Sie auf www.bea-brak.de/bravsearch/index.brak
4. Szenario: beA ist nicht aktiviert: Es öffnet sich www.bea-brak.de/bravsearch/index.brak

Die Registerkarte "Notiz"

Geben Sie auf der Registerkarte "Notiz" allgemeine Notizen zur Adresse ein. Wenn Sie einen Text in das Eingabefeld Hinweis eingeben und die Check-Box Hinweis einblenden aktivieren, wird dieser Hinweistext automatisch in einem eigenen kleinen Fenster eingeblendet – und zwar erstens immer beim Öffnen dieser Adresse oder zweitens beim Öffnen einer Akte, an der diese Adresse in irgendeiner Form beteiligt ist.

Es wird beim Öffnen der Adresse bzw. Akte der hier eingetragene Text in einem Fenster angezeigt.

Erfassen Sie hier personenbezogenen Daten nur sparsam. Für die Speicherung dieser Daten sind die Rechtsgrundlagen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) aus Art. 4 Nr.11, Art. 6 Abs. 1a, Art. 7, Art. 8 in Verbindung mit der Erwägungsgründen 32 f, 38 und 42 f zu berücksichtigen. Zudem wird auf Art. 13 Abs.1 Satz d DSGVO zur Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person verwiesen.

Die Registerkarte "Bank"

Tragen Sie auf der Registerkarte "Bank" in der Adresse Angaben zur Bankverbindung und Rechtsschutzversicherung der Person ein.

Auf die Daten des Bereichs "Bankverbindung" wird z. B. im Zahlungsmodul zurückgegriffen. Wenn Sie hier etwas eingetragen haben, sind dort die Felder bereits entsprechend ausgefüllt.

Die Registerkarte "Versicherung"

Auf der Registerkarte "Versicherung" des Adress-Fensters speichern Sie Daten zu einer Rechtsschutzversicherung und Haftpflichtversicherung.

Wird einer Unterakte eine Adresse zugeordnet, für die hier eine Rechtsschutz- und/ oder Haftpflichtversicherung eingetragen sind, trägt Winmacs automatisch die Angaben ein.

Angaben aus dem Bereich "Rechtsschutzversicherung" werden automatisch in die Unterakte übernommen, wenn die Adresse als Mandant einer Akte zugeordnet wird. Da Adressen praktisch nie gelöscht werden, bleiben diese Informationen dauerhaft verfügbar.

Soweit ein Mandant mehrere Versicherungen hat, geben Sie in jeder Unterakte die zutreffenden Versicherungsdaten ein, ohne dass sich dies auf die hier gezeigte Information in der Adresse oder gar auf eine andere Akte auswirkt. Ebenso wirken sich Änderungen hier im Adress-Stamm nicht auf die Informationen in bereits bestehenden Akten aus, z. B. bei einem Versicherungswechsel.

Schadennummer nur in Unterakte verwaltbar
Die Schadennummer kann – da sie nicht personenabhängig, sondern aktenabhängig ist – nicht hier, sondern nur in der Unterakte des Mandanten verwaltet werden. Ebenso ist die Check-Box Deckungszusage nur in der Unterakte verfügbar, da eine Deckungszusage natürlich nur in einem konkreten Fall (= Akte) erteilt wird.

Der in Selbstbeteiligung eingetragene Betrag wird automatisch bei der Erstellung einer Honorarrechnung an die Rechtsschutz-Versicherung berücksichtigt.

Die Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter"

Auf der Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter" der Adresse werden die Rechtsform hinterlegt sowie die gesetzlichen Vertreter. Legen Sie bei Bedarf beliebig viele Vertreter an.

Die Einstellung des Drop-down-Menüs Rechtsform ist erforderlich, wenn die eingegebene Adresse eine Partei in einem Mahnverfahren ist. Denn hierüber werden die Kennziffern gesteuert, die beim EDV-MB bzw. AuGeMa-Verfahren anzugeben sind. Zur Auswahl stehen hier: "natürliche Person", "Einzelperson", "GmbH", "GmbH & Co KG", "KG", "AG", "OHG", "GbR", etc.

Je nach Rechtsform wird bei Vorsteuerabzug eine Vorgabe eingestellt. Ist die Adresse zum Vorsteuerabzug berechtigt, wird die Check-Box "aktiviert". Vor allem bei Mandanten-Adressen ist die korrekte Einstellung von Bedeutung.

Auswirkung der Einstellung in der Akte
Die hier vorgenommene Einstellung wird bei der Zuordnung des Mandanten zur Akte dorthin übernommen und wirkt sich auf die Bereiche Honorar und Forderung aus!

Legen Sie nun den oder die Vertreter mit dem Button Neu an.

Keine Vertreter-Anlage für Einzelfirma möglich
Da es bei einer Einzelfirma keinen gesetzlichen Vertreter gibt, ist in diesem Fall der Button Neu zur Vermeidung von Fehlern deaktiviert.

Tipps für Einzelfirmen

• Tragen Sie bei einer Einzelfirma in der Registerkarte "Anschrift" in Name1 und Name2 die komplette Firmenbezeichnung und den Inhaber ein. Falls Sie für die normale Korrespondenz eine abweichende Anschrift wünschen, z. B. ohne Nennung des Inhabers, dann hinterlegen Sie diese auf der Registerkarte "Kontakte" markieren sie mit einem "X" in der Spalte "Std.", wodurch z. B. beim Textbaustein ALLG BRIEF usw. diese verwendet wird.
• Oder verzichten Sie gleich ganz auf die Einzelfirma. Es genügt, den Inhaber selbst zu benennen und wie eine natürliche Person zu behandeln.

In dem neu geöffneten Fenster werden die Einzelangaben erfasst:

Je nach eingestellter Rechtsform wird eine Funktionsbezeichnung für den Vertreter vorgeschlagen, z. B. Geschäftsführer.

Die Kennziffer für "Frau" oder "Herr" ist wichtig, damit den Mahnbescheid richtig ausgefüllt werden kann.

Registergericht steht für Handelsregister-Gericht, die HR-BlattNr für die Handelsregister-Blattnummer.

Wenn die Check-Box nicht als Kontakt zeigen "aktiviert" ist, wird diese nicht auf der Adress-Registerkarte "Kontakte" angelegt, z. B. bei der Erfassung einer GmbH als Komplementärin einer GmbH & Co. KG, oder die Mutter als gesetzliche Vertreterin des Kindes. Es wird eine standardmäßige Voreinstellung getroffen, die sich natürlich korrigieren lässt.

Über die Buttons oben rechts kann die Adresse in die Zwischenablage kopiert werden.

Beispiel: Um eine "GmbH & Co. KG" einzugeben, schreiben Sie die primäre Anschrift auf die Registerkarte "Anschrift" des Adressfensters. Auf der Registerkarte "Vertreter" erfassen Sie zunächst die GmbH; diese Vertretungsstufe wird standardmäßig zuerst vorgeschlagen. Anschließend erfassen Sie den oder die Geschäftsführer; diese Vertretungsstufe wird beim zweiten Öffnen des Fensters über den Button Neu vorgeschlagen.

Kontextmenü ermöglicht Adressübernahme
Wenn Sie eine oder alle Adressen auf dieser Registerkarte in einer anderen Anwendung benötigen, kopieren Sie diese leicht über die Zwischenablage. Führen Sie einen Rechtsklick aus und wählen Sie dann im Kontextmenü den entsprechenden Befehl.

Die Registerkarte "Sonstiges"

Auf der Registerkarte "Sonstiges" werden weitere persönliche Daten erfasst, z. B. der Geburtsname und Geburtsort. Alle Daten werden selbstverständlich über den Reportgenerator ausgewertet und über den Textprozessor angesprochen.

Geburtsdatum als Pflichtfeld konfigurierbar
In den Einstellungen können Sie bestimmen, dass Sie beim Neuanlegen einer Adresse neben Name1 und Anrede T auch immer das Geburtsdatum eingetragen werden muss. Wenn dies nicht er Fall ist, erscheint eine Fehlermeldung, sobald Sie das Formular ohne diese Angabe verlassen möchten.

Ist die Check-Box verstorben "aktiviert", kann das Todesdatum erfasst werden. Wird später das Adressfenster geöffnet, blendet Winmacs auf der ersten Registerkarte "ist verstorben" rot ein. Außerdem erscheint eine entsprechende Warnmeldung, wenn die Adresse beim Erzeugen eines Schriftstücks mit dem Textprozessor ausgewählt wird. Zudem kann die Person in einer Erbrecht-Akte als Drittbeteiligter und Erblasser hinterlegt werden.

Hinterlegen Sie ggf. ein Datum im Feld DSGVO ausgehändigt am.

Übersicht

• Die Unterregisterkarte "Steuerdaten"
• Die Unterregisterkarte "Ausweisdaten"
• Die Unterregisterkarte "definierbare Felder"
• Die Unterregisterkarte "Honorarvereinbarung"
• Die Unterregisterkarte "Firmensitz"
• Die Unterregisterkarte "Transparenzregister"

Die Unterregisterkarte "Steuerdaten"

Unter Steuernummer tragen Sie die entsprechende Angabe ein.

Tragen Sie die UST-ID ein. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn es sich um eine Adresse mit Sitz im EU-Ausland handelt, d. h. wenn sie nach § 18b UStG im EU-Ausland steuerpflichtig ist.

Mit dem Button hinter UST-ID prüfen Sie über das Internet, ob diese Nummer beim Bundesamt für Finanzen registriert ist. Dazu sind Sie verpflichtet, bevor Sie eine Rechnung ohne MwSt. an einen Empfänger im innereuropäischen Ausland stellen. Für nicht steuerbaren Umsatz nach § 18b UStG muss in den Programm-Einstellungen das Verarbeiten von nicht steuerbaren Umsätzen aktiviert worden sein.

Wenn eine derart gekennzeichnete Adresse im Honorarbereich als Rechnungsempfänger verwendet wird, dann wird in der Rechnung folgendes automatisch eingestellt:

• Im Bereich "Empfänger erhält Rechnung" wird die Check-Box netto, MwSt Mandant "aktiviert".
• Zudem wird die USt-ID in die Rechnung als neue Zeile unter dem Empfänger aufgenommen.
• Auf der Registerkarte "Gebühren" wird das Feld der MWST % auf "0,00" gesetzt. Direkt darunter erscheint das Drop-down-Menü Typ und wird auf "nicht steuerbar § 18b" gesetzt.

Die Unterregisterkarte "Ausweisdaten"

Hier kann der Identitätsnachweis mit Passnummer, etc., z. B. für das Notariat, dokumentiert werden.

Die Unterregisterkarte "Honorarvereinbarung"

Wenn hier in Vorgabe Stundensatz ein Wert eingetragen ist, wird er als Stundensatz übernommen, und zwar auf die Akten-Registerkarte "Honorar" in das Feld Zeithon. Stundensatz. Dort kann der Wert ggf. manuell abgeändert werden. Die Übernahme funktioniert aber nur, wenn die Adresse als erster Mandant in die Akte übernommen wird.

Die Unterregisterkarte "definierbare Felder"

Es können bis zu sechs Eingabefelder eingefügt und individuell beschriftet werden, soweit sie benötigt werden. Passen Sie die Beschriftung im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften" an. Es erscheint dann in jedem Adressfenster anstelle von Frei1, etc., die gewählte Bezeichnung, wenn Winmacs an allen Arbeitsplätzen neu gestartet worden ist.

Die Unterregisterkarte "Firmensitz"

Hinterlegen Sie ggf. PLZ, Ort und Land auf dieser Registerkarte.

Die Unterregisterkarte "Transparenzregister"

Hinterlegen Sie ggf. bei einem Unternehmen Nummer, Name und Kennzeichen der Transparenzregister-Eintragung.

Die Registerkarte "Arbeitsverhältnisse"

Auf der Registerkarte "Arbeitsverhältnisse" des Adress-Fensters erfassen Sie für natürliche Personen die Kontaktdaten der Arbeitgeber sowie Einzelheiten zum Arbeitsverhältnis und einer Kündigung.

Ausblendoption vorhanden
Falls Sie die Angaben generell nicht benötigen, blenden Sie diese aus (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften").

In der Abbildung sind bereits drei Arbeitsverhältnisse erfasst.

Der Button Neu öffnet ein Fenster zur Erfassung eines einzelnen Arbeitsverhältnisses.

Die Eingabefelder sind selbsterklärend und zeigen Hinweistexte, wenn der Mauszeiger etwas länger über einem Feld verweilt.

Der Button (Anschrift in Zwischenablage) kopiert die Postanschrift des Arbeitgebers in die Zwischenablage (Anrede, Name, Straße und Ort). Von dort kann sie für andere Zwecke verwendet werden.

Der Button Bearbeiten öffnet ein markiertes Arbeitsverhältnis in der Liste zum Bearbeiten.

Die Registerkarte "Kontakte"

Legen Sie auf der Registerkarte "Kontakte" des Adress-Fensters eine oder mehrere Korrespondenz-Anschriften fest.

Ordnen Sie jeder Adresse beliebig viele Kontaktadressen (untergeordnete Personen und/ oder Anschriften) mit dem Button Neu zu, die von der primären Anschrift abweichen. So erfassen Sie z. B. Ansprechpartner oder vorübergehend geänderte Postanschriften.

Anwendungsbeispiele:

• Die Person verbüßt in einer JVA eine Haftstrafe und hat eine Anschrift in der JVA (mit Feld Zusatz: – Verteidigerpost –)
• Die Person ist minderjährig. Die Mutter erhält als gesetzliche Vertreterin die Post.
• Die Person ist langfristig in Kur oder Urlaub und hat eine feste Urlaubsanschrift.
• Die Person möchte die Post bei neuer/ m Lebensgefährte/ in erhalten.

Automatische Adressierung an einen Kontakt

Wenn über dem Textprozessor Dokumente mit Adresse erzeugt werden, ist es möglich, dafür nicht die Hauptadresse heranzuziehen, sondern die eines ausgewählten Kontakts. Dazu muss der betreffende Kontakt in der ersten Spalte der Übersichtstabelle, überschrieben mit PE, mit einem X markiert sein. Das X wird durch einen Mausklick in diese Tabellenzelle erzeugt oder entfernt.

Inhalte des Kontakt-Fensters

Die Eingabefelder für einen Kontakt sind selbsterklärend und entsprechen denen des Adressfensters. Auf der Registerkarte "Anschrift" erfassen Sie die Postanschrift, auf der Registerkarte "Sonstiges" insbesondere Angaben, die im Notariat benötigt werden, z. B. Geburtsdatum, -ort, Angaben zum Handelsregister.

Kontextmenü ermöglicht Adressübernahme
Wenn Sie eine oder alle Adressen auf dieser Registerkarte in einer anderen Anwendung benötigen, kopieren Sie diese leicht in die Zwischenablage. Führen Sie einen Rechtsklick aus und wählen Sie dann im Kontextmenü den entsprechenden Befehl.

Die Registerkarte "verbundene Adressen"

Um die Beziehungen einer Adresse zu einer anderen Adresse aufzuzeigen, dient die Registerkarte "verbundene Adressen".

Hier lassen Sie sich anzeigen, zu welchen anderen Adressen Beziehungen bestehen und in einem Stichwort die Art der Beziehung (Funktion) beschreiben.

Ausblendoption vorhanden
Falls Sie die Angaben generell nicht benötigen, blenden Sie diese Registerkarte aus: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften".

Die Funktion muss nicht eingetragen werden, könnte aber folgende Begriffspaare enthalten:

• Arbeitgeber/ Arbeitnehmer
• Auftraggeber/ Auftragnehmer
• Hersteller/ Zulieferer
• Kooperationspartner
• Verkäufer/ Kunde

Eine Verbindung kann immer nur zwischen zwei Adressen eingerichtet werden. Es ist aber möglich, mehrere Verbindungen getrennt voneinander anzulegen.

Um eine neue verbundene Adresse einzufügen, klicken Sie auf den Button Neu und wählen Sie aus dem Suchfenster eine bereits angelegte Adresse aus. Danach werden Sie aufgefordert, die Art der Verbindung anzugeben, und zwar sowohl aus Sicht der aktuellen Adresse als auch aus Sicht der verbundenen Adresse. Diese wechselseitigen Bezeichnungen dienen der Übersichtlichkeit und werden auch in der verbundenen Adresse eingetragen.

Zudem stellen Sie ggf. im selben Dialogfenster ein, ob die eine Adresse der Postempfänger der anderen Adresse sein soll, ähnlich wie bei einer Kontaktadresse. Damit sofort erkennbar ist, dass eine verbundene Adresse als Postempfänger dient, zeigt die Spalte "PE" vor der Spalte "Suchbegriff" der verbundenen Adresse eine Markierung.

Die Registerkarte "CRM-Info"

Auf der Registerkarte "CRM-Info" in der Adresse hinterlegen Sie Angaben zur Kundenpflege (CRM = Customer Relationship Management). Mit diesen Angaben beginnen Sie z. B. leichter ein Gespräch und zeigen Interesse am Gegenüber.

Ausblendoption vorhanden
Falls Sie die Angaben generell nicht benötigen, blenden Sie diese Registerkarte aus: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften".

Erfassen Sie hier die personenbezogenen Daten nur sparsam. Für die Speicherung dieser Daten sind die Rechtsgrundlagen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) aus Art.4 Nr.11, Art. 6 Abs. 1a, Art. 7, Art. 8 in Verbindung mit der Erwägungsgründen 32 f, 38 und 42 f zu berücksichtigen. Zudem wird auf Art. 13 Abs. 1 Satz d DSGVO zur Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person verwiesen.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Herkunft ein, wie der Kontakt zustande gekommen ist. Zur Auswahl stehen Kategorien wie "Empfehlung Mandant", "Internet", "Werbung" oder "Verein/ Verband".

Im Feld Erläuterung Herkunft ist Platz für nähere Ausführungen zur Herkunft.

Hinterlegen Sie bei Getränk Hinweis ggf. welches Getränk die Person bei einem Besuch in der Kanzlei bevorzugt.

Im Feld persönliches ist Platz für Hinweise zur Person.

Bei Hobbies/ Sport können Anmerkungen zum Freizeitverhalten erfasst werden.

Im Feld Verbände u. ä. kommen Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden.

Im Feld (Ehren-) Ämter lassen sich ausgeübte Ehrenämter erfassen.

Unter diesen vorgegebenen Feldern lassen sich bis zu 3 x 15 Check-Boxen anzeigen und programmweit einheitlich beschriften, um weitere Angaben erfassen zu können (im Bild oben: "Jurist" und "Internetnutzer"). Nach diesen Angaben können Sie auch im Recherche-Fenster suchen.

Die Einrichtung und Beschriftung der Check-Boxen erfolgt auf dem Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften" über die Unterregisterkarten "CRM-Info 1" bis "CRM-Info 3".