Neuen Job anlegen

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Winmacs öffnet das Fenster "Neuen Job anlegen". Das ist die Grundausstattung des Fensters. Zusätzliche Buttons und Funktionen, die sich aus anderen Anlage-Orten für Jobs ergeben, werden benannt. Es besteht aus einer Button-Leiste und drei Registerkarten.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog zum Ausdrucken des aktuellen Fensterinhalts.

Der Button Erledigt entfernt einen mittlerweile erledigten Job aus der Jobliste. Die Funktion ist identisch zum Button Erledigt in der Jobliste. Es wird gefragt, ob der Job in der Historie der zugeordneten Akte vermerkt werden soll.

Der Button in 15 Min. nochmal ist nur aktiv, wenn das Fenster zum Termin per PopUp erscheint. Damit wird die Erledigungs-Uhrzeit um 15 Minuten nach hinten verschoben. Nach Ablauf der 15 Minuten wird das Fenster erneut aufgehen und Sie an den Termin erinnern.

Der Button in Historie eintragen ist nur sichtbar (siehe Abbildung zur Registerkarte "Aufgabe"):

• wenn unter dem Feld Beschreibung eine Akte dem Job zugeordnet wird.
• wenn der Job aus einer Akte heraus erstellt wird.

Er überträgt den Informationen und Beschreibung zum Job nach Rückfrage an die Historie der zugeordneten Akte.

Der Text im Fenster "Eintrag Job in Historie" lässt sich ändern und wird mit dem Button OK in die Historie gespeichert. Nach der einmaligen Übertragung des Jobs in die Historie ist der Button inaktiv.

Der Button Antwort ist nur beim Job-Empfänger im Fenster "Job bearbeiten" aktiv. Der Job-Ersteller erhält damit den bearbeiteten Job zur weiteren Bearbeitung "zurück".

Beispiel: Ein selbst verfasster Text vom Jobersteller wird von einer anderen Person (Jobempfänger) Korrektur gelesen. Diese schickt mit der Antwort-Funktion den korrigierten Text an den Jobersteller zurück, damit er überarbeitet werden kann.

Die Registerkarte "Aufgabe"

Geben Sie hier die erforderlichen Daten ein, um einen neuen Job zu erzeugen bzw. entnehmen Sie die Angaben zu einem bereits erstellten Job.

Tragen Sie ein fremdes oder Ihr eigenes Benutzerkürzel in das Datenbankfeld Für ein, um einen Job-Empfänger festzulegen.

Beschreiben Sie die Aufgabe mit einem Stichwort in Kurzform.

In das Datumsfeld Beginnt am gehört der Tag, ab dem der vorgesehene Job beim vorgesehenen Mitarbeiter auf der To-Do-Liste steht.

Wenn Sie die Check-Box PopUp "aktiviert" haben, wird der Benutzer zu dem angegeben Tag und der Uhrzeit an den anstehenden Job erinnert, indem das Jobfenster eingeblendet wird. Wenn Sie Winmacs zusammen mit der Insolvenz-Software Insomacs einsetzen, erhalten Sie den Job auch dort angezeigt, falls Winmacs zum gegebenen Zeitpunkt nicht geöffnet sein sollte.

Programweite Aktivierung von Check-Boxen
Soll diese Check-Box standardmäßig aktiviert ist, schalten Sie diese programmweit ein: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung".

Beim Empfänger des Pop-Up-Jobs blinkt das Symbol von Winmacs bzw. Insomacs in der Taskleiste. So wird der Pop-up-Job auch dann angezeigt, wenn der Benutzer gerade mit einer anderen Software arbeitet und diese im Vordergrund ist.

Geben Sie in das Feld um die Uhrzeit als Ergänzung für das Datum ein.

Ist die Check-Box Privat "aktiviert", wird der Job nur beim Jobempfänger angezeigt. Andere Benutzer sehen den Job nicht, selbst wenn Sie sich die Jobliste des Jobempfängers anzeigen lassen.

Legen Sie eine Priorität für die Erledigung des Jobs fest. Zur Auswahl stehen "niedrig", "mittel" und "hoch".

Geben Sie bei Fortschritt einen Schätzwert ein, wie viel Prozent Sie Ihrer Arbeit schon erledigt haben. Sobald Sie 100 % eingeben, wird automatisch die folgende Check-Box erledigt aktiviert.

Wird die Check-Box erledigt "aktiviert", springt der Arbeits-Fortschritt automatisch auf 100 %.

Nach dem Aktivieren der Check-Box mehr >>, werden weitere Eingabemöglichkeiten sichtbar.

Das Feld Fällig am gibt das Datum an, zu dem der Job erledigt sein muss.

Die Check-Box Rückmeldung ist standardmäßig "deaktiviert". Wird sie "aktiviert", fordert Winmacs eine Rückmeldung vom Job-Empfänger an.

Geben Sie ein Datum für die Erinnerung an den Job ein.

Erinnerung grundsätzlich aktivierbar
Wenn Sie möchten, dass diese Check-Box standardmäßig aktiviert ist, schalten Sie diese programmweit ein: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung".

Der Button weniger << klappt den Eingabe-Bereich wieder ein.

Bestimmen Sie unter Aktion die Art des Jobs: "Kenntnis", "Erledigung" oder "Rückruf".

Bereich "Beschreibung"

Beschreiben Sie im Feld darunter die Aufgabe etwas detaillierter. Diese längere Beschreibung erscheint dann im Fenster "anstehende Jobs" am unteren Fensterrand, wenn der Job in der Liste markiert ist.

Unterer Fensterbereich für die Adressart

Über ein Drop-down-Menü sind folgende Aktenarten einstellbar: "Anwaltsakt", "Notarakte" oder "InsoAkte". Das dahinter befindliche Datenbankfeld ist mit dem Button (Lupe) auszufüllen.

Über ein Drop-down-Menü sind folgende Adressarten einstellbar: "Adresse", "Kanzlei", "Versicherung" oder "Gerichte".

Mit einem Klick auf den Button (Lupe) öffnen Sie das Suchfenster des jeweiligen Adressbereichs. Wählen Sie dort die Adresse, für die Sie diesen Job erstellen.

Adressen aus Akten-Aktenpool priorisiert
Wenn bei der Aktenart bereits eine Registernummer ausgewählt worden ist, reduziert sich das Angebot der Adressen deutlich. Dann wird nur noch auf den Adresspool der Akte zugegriffen.

Handelt es sich um eine Adresse mit mehreren Personen, wählen Sie über den Button (Lupe) den zuständigen Ansprechpartner aus.

Ist in der Adresse oder bei dem Ansprechpartner eine Telefonnummer gespeichert, wird diese im Feld Telefon automatisch eingetragen. Winmacs unterstützt natürlich auch das manuelle Eintragen von Telefonnummern. Wenn Sie das Zusatzmodul WM Phone installiert haben, können Sie mit einem Klick auf den Button (Telefon) hinter dem Feld die Rufnummer wählen. Über das Datenbankfeld kann eine andere Telefonnummer, die in der eingestellten Adresse hinterlegt ist, übernommen werden.

Der Button (Lupe) neben dem Datenbankfeld Projekt öffnet das Fenster "Projekt wählen".

Die Registerkarte "Dokumente"

Auf der Registerkarte können Sie für diesen einen Job beliebige Dateien anhängen, die der Erläuterung dienen oder Hinweise zur Aufgabenstellung liefern. Ein Dokument kann dabei wie üblich eingefügt werden: entweder über den Button am oberen Fensterrand oder einfach per Drag-and-drop der Datei in das Fenster hinein.

In letzterem Fall ist zuvor über Drop-down-Menü Drag-Drop-Modus einzustellen, in welcher Weise die Dateien eingefügt werden sollen: "kopieren" legt für Winmacs eine Kopie der Datei an, "verschieben" verschiebt die Datei stattdessen und "Link" belässt sie an ihrem ursprünglichen Ort.

Wenn Sie Documents einsetzen, ist der Button Öffnen ein Split-Button mit einem Drop-down-Menü. Dieser ist im Zusammenhang mit Buttons der Akten-Historie näher beschrieben.

Mit dem Button Eintrag anzeigen öffnen Sie das Akten- bzw. Adressfenster und das dazugehörige Historienfenster. Der Historieneintrag zum Dokument ist ausgewählt.

Aktivität des Buttons
Der Button ist nur aktiv, wenn das aktuell ausgewählte Dokument, dem Historieneintrag einer Akte oder Adresse (allgemeine Adresse bzw. Gerichtsadresse) zugeordnet worden ist, d. h. ein Job in der Historie bzgl. eines Dokuments vergeben worden ist.

Verwendungsbeispiel: Die zu beantwortende Anforderung eines eEB kann dem zuständigen Anwalt als Dokument zum Job übermittelt werden. Mit Hilfe des Buttons kann dieser die Historie öffnen (der Historieneintrag ist ausgewählt) und dort durch Anklicken des Button eEB die Abgabe des Empfangsbekenntnisses oder die Ablehnung der Zustellung erstellen. Im Historienfenster lassen sich auch alle Dokumente zur Nachricht öffnen, um die passende Entscheidung zu treffen.

Die Registerkarte "Kommentar"

Auf der dritten Registerkarte "Kommentar" ist eine freie Texteingabe möglich.

Alle Ereignisse rund um einen Job werden protokolliert, z. B. seine Anlage, sein Öffnen oder seine Weiterleitung. Das Protokoll kann über die Taste [F12] eingesehen werden.