Die identisch gestalteten Registerkarten "Mandanten", "Gegner" und "Drittbeteiligte" werden auf die gleiche Weise bedient. Auf ihnen haben Sie Zugriff auf die Adressen und Unterakten der Akten-Beteiligten, sobald diese erfasst worden sind. Achten Sie bitte beim Zuordnen der Beteiligten auf die richtige Registerkarte.
Lesen Sie an den Klammerzusätzen der Registerkarten-Beschriftungen ab, wie viele jeweils Beteiligte vorhanden sind. Blenden Sie diese Zusatzinformation aus, wenn Sie diese nicht benötigen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > Register mit Anzahl "deaktiviert").
Adressänderungen wirken
aktenübergreifend
Eine Adresse wird stets nur mit der
Akte gespeichert. Der Adressdatensatz selbst bleibt in der separaten Adressverwaltung
gespeichert. Das bedeutet: Wenn Sie eine Adresse in der Adressverwaltung
ändern, berücksichtigt Winmacs dies in allen Akten, die mit dieser
Adresse verknüpft sind.
Documents übernimmt führende
Mandanten Gegner
Wenn Sie Documents einsetzen, wird
jeweils der zu oberst positionierte Beteiligte auf der Registerkarte
"Mandanten" und "Gegner" ins DMS
übertragen. Mit dem Zusatz "u.a." hinter dem Beteiligten-Namen weist das
DMS auf weitere Mandanten bzw. Gegner hin.
Der Button Neu öffnet das Suchfenster für Adressen. Wählen Sie die gesuchte Person aus oder legen Sie eine neu an.
Der Button Unterakte öffnet die Unterakte des Beteiligten.
Der Button Adresse öffnet die markierte Adresse des Beteiligten.
Der Button Entfernen hebt eine Zuordnung des Beteiligten zur Akte auf. Die Unterakte des Beteiligten wird gelöscht, die Adresse selbst bleibt erhalten.
Mit dem Button (nach oben) bzw. dem Button (nach unten) verändern Sie die Reihenfolge in der Liste, wenn mehrere Adressen zugeordnet worden sind. Markieren Sie den zu verschiebenden Datensatz, halten Sie die Taste [Strg] gedrückt (Sicherheitsvorkehrung gegen ungewolltes Verschieben) und klicken Sie auf einen der beiden Pfeil-Buttons. Die Adress-Reihenfolge übernimmt der Textprozessor bei der Erstellung einer Klageschrift oder anderer Dokumente.
Der Button ABC sortiert die Liste der Beteiligten nach dem Alphabet. Gehen Sie alternativ im Kontextmenü der Liste auf den Befehl "Adressliste alphabetisch sortieren".
Schnelles Kopieren der
Beteiligten in die Zwischenablage
Greifen Sie auf
die Windows-Zwischenablage zurück, um Namen und Anschriften der
Beteiligten einfach zu kopieren: Öffnen Sie über den Beteiligtennamen
das Kontextmenü.Kopieren
Sie mit diesem die Daten des markierten oder aller Beteiligten.
Standardmäßig werden die Angaben mehrzeilig ausgegeben. Nur bei
"Adressliste..." werden sie so zusammengefasst, dass nur eine Zeile pro
Beteiligten in die Zwischenablage geschrieben wird.
Beteiligte zuordnen
Wählen Sie die Registerkarte für die gewünschte Art von Beteiligung in der Akte. Legen Sie mit der nachfolgenden Beschreibung einen neuen Mandanten an. Das Vorgehen ist – abgesehen von dem Aussehen der Unterakten – für alle Beteiligungsarten gleich.
Starten Sie mit dem Button Neu den Vorgang einer Neuzuordnung. Dadurch wird ein zunächst leeres Adress-Formularfenster geöffnet.
Rufen Sie dort wie unter Adressen verwalten beschrieben eine bereits vorhandene Adresse auf oder legen Sie ggf. die neue Adresse an.
Verlassen Sie dann das Adressfenster über den Button EXIT.
Abhängig von der gewählten Beteiligungsart, öffnet sich jetzt automatisch die passende Unterakte.
Näheres zu
Unterakten
Näheres zu den Unterakten-Fenstern
finden Sie weiter unten.
Sobald Sie mit dem Button EXIT auch die Unterakte schließen, ist der Vorgang abgeschlossen. Die Beteiligten-Liste auf der Akten-Registerkarte wird jeweils aktualisiert.
Legen Sie auf die gleiche Weise beliebig viele Mandanten, Gegner und Drittbeteiligte an.
Die Kollisionsprüfung
Wenn die bereits vorhandene Adresse eines Mandanten nunmehr in einer neuen Akte als Gegner zugeordnet wird oder umgekehrt, ein ehemaliger Gegner in einer neuen Akte als Mandant zugeordnet wird, dann erscheint ein Warnhinweis:
Alternativ: Prüfen Sie die Adresse manuell, ehe Sie eine Akte anlegen (Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Suche" > Button Kollision). Hier spüren Sie auch ähnlich klingende Namen und übereinstimmende Anschriften auf.
Die Unterakten von Mandanten, Gegner und Drittbeteiligten
Wie bereits mehrfach erwähnt, gibt es Daten,
- die weder in eine Adresse noch in eine Akte passen, da diese Daten nur für eine bestimmte Person in einer bestimmten Akte gültig sind, z. B. fremde Aktenzeichen
- oder die in diesem Fall spezieller sind als die allgemeinen Adressdaten, z. B. bei einer Firma Ansprechpartner mit seinen Kontaktdaten.
Aus diesem Grund legt Winmacs automatisch für alle Beteiligten einer Akte Unterakten an. Die Zuordnung (und ggf. Anlage) von Beteiligten ist Ihre Aufgabe.
Sobald Sie einen Beteiligten zugeordnet haben, öffnet sich von selbst das Unterakten-Fenster. Machen Sie in diesem ggf. weitere, aktenspezifische Angaben. Um es später wieder zu öffnen, klicken Sie im Akten-Fenster auf den Button Unterakte. Dies gilt für alle Beteiligungsarten.
Übersicht
Die Unterakte des Mandanten
Öffnen Sie auf der Registerkarte "Mandanten" die Unterakte des markierten Mandanten.
Unfallkonto nur bei Unfallakten
verfügbar
Falls es sich um eine Unfall-Akte handelt,
rufen Sie mit dem Button Unfallkonto von hier aus das
Unfallkonto auf, das auch über das Detailsfenster
für Unfallsachen aufgerufen werden kann. Bei anderen Aktenarten wird
dieser Button nicht angezeigt.
Fallspezifische Mandanten-Daten
In der oberen Hälfte des Fensters geht es um die fallspezifischen Daten des Mandanten selbst. Diese Angaben entfallen selbstverständlich, wenn sie mit den Angaben in der Adresse übereinstimmen. Bei den meisten natürlichen Personen dürfte dies der Fall sein.
Winmacs gibt den Inhalt vom Feld Betreff in Briefen und E-Mails aus, die mit dem Textprozessor erstellt werden. Diese Eingabe ersetzt im Brief die Zeile, in der normalerweise die Akten-Sache steht.
Eine Eintragung im Feld individuelle Parteibezeichnung ist praktisch, z. B. bei Kläger und Klägerin. Damit umgehen Sie die Standard-Winmacs-Parteibezeichnung, die jeweils nur "Kläger" in das Rubrum schreibt.
Lassen Sie dann die Parteibezeichnung auf der Akten-Registerkarte "Gericht" unbedingt frei!
Wählen Sie in diesem Datenbankfeld Ansprechpartner einen Ansprechpartner für diese Sache in der Adresse aus (wie auf der Registerkarte "Kontakte" hinterlegt) und übernehmen Sie dessen Kontaktdaten in das Unterakten-Fenster.
Das Feld Aktenzeichen enthält das Aktenzeichen, das der Mandant für sich selbst vergeben hat (Banken, Versicherungen, Rechtsabteilungen usw.)
Wählen Sie einen Versandhinweis für das Anschriftenfeld, z. B. "persönlich" oder "vertraulich".
Tragen Sie im Feld Hinweis/ z.Hd. von den Text für die Hinweiszeile bzw. die Angabe "zu Händen von" in der Adresse ein.
In das Feld Anrede Brief kommt die persönliche Briefanrede für den Ansprechpartner. Bei der Erstellung eines Dokuments wird diese gegenüber der Anrede T in der Adresse bevorzugt behandelt. Mit anderen Worten: Ist hier in der Unterakte die Anrede Brief vorhanden, verwendet Winmacs diese, andernfalls die Anrede T aus der Adresse.
Die Felder Telefon/ Durchwahl, Fax und E-Mail sind für Daten zur direkten Kommunikation mit dem Ansprechpartner vorgesehen.
Sofern in der vorliegenden Sache die Rechnung nicht dem Mandanten, sondern einem Dritten (z. B. der Muttergesellschaft) gestellt werden soll, ist dieser im Feld RE-Empfänger zu hinterlegen. Beim Erstellen des Dokuments wird dann als Empfängeranschrift die hier zugeordnete Adresse verwendet sowie die Platzhalter ^FAZEmpf^ und ^FBetreff^ mit den Rechnungsempfänger-Daten gefüllt.
Wenn ein abweichender Rechnungs-Empfänger im Feld über Betreff RE-Empfänger eingetragen ist, kann für ihn eine eigene Korrespondenz-Betreffzeile erstellt werden.
Die Rechtsschutzversicherung des Mandanten
Unter den fallspezifischen Mandantendaten befindet sich ein Formular für die Rechtsschutzversicherung des Mandanten. Ist in der Adresse des Mandanten bereits eine Rechtsschutzversicherung hinterlegt, übernimmt Winmacs diese Daten automatisch in die Unterakte. Anpassungen sind hier möglich, wirken sich jedoch nicht auf die ursprüngliche Rechtsschutz-Angabe in der Adresse aus. Zusammengefasst sind die Rechtsschutz-Daten im Adressdatensatz allgemeiner als die der Unterakte. Sind beide unterschiedlich ausgefüllt, verwendet Winmacs stets den spezielleren Datensatz aus der Unterakte.
Die Eintragung eines Versicherungsnehmers im Feld VN (falls abweichend) ist nur erforderlich, falls der Mandant nicht der Versicherungsnehmer ist.
Die Check-Box Deckungszusage wird "aktiviert", wenn die Versicherung die Deckung des Falls zugesagt hat. Erfassen Sie dann das Datum der Deckungszusage. Steht dieses im Feld erteilt am, erfolgt auch seine Ausgabe im Handaktenbogen.
Hinterlegen Sie die Schadensnummer der Versicherung für den Fall im Feld Schaden-Nr., z. B. für zivilrechtlichen Teil.
Unter Schaden-Nr. 2 kann eine weitere Schadensnummer der Versicherung hinterlegt werden, z. B. für strafrechtlichen Teil des Falls.
Bei der Anrede Brief für die Rechtsschutzversicherung gelten die gleichen Regeln wie beim Feld Anrede Brief für den Mandanten.
Wird die Check-Box RSV-Kooperationspartner "aktiviert", ist die Rechtsschutzversicherung ein Kooperationspartner. Wenn die Information bereits in der Adresse der Versicherung hinterlegt ist, aktiviert Winmacs die Check-Box automatisch.
Die restlichen Eingabefelder sind analog zu oben aufgebaut.
Die Haftpflichtversicherung des Mandanten
Die Eingabemöglichkeiten für die Haftpflichtversicherung des Mandanten befinden sich rechts neben dem Formular für die Rechtsschutzversicherung. Winmacs behandelt auch hier die Daten in beschriebener Weise.
Die Unterakte des Gegners
Die Unterakte des Gegners ist wie die Unterakte des Mandanten aufgebaut. Anstelle der Rechtsschutz- und Haftpflichtversicherung sind Eingabefelder für die gegnerische Anwaltskanzlei enthalten.
Die Unterakte des Drittbeteiligten
Die Unterakte der Drittbeteiligten ist von ihrem Aufbau her weitgehend identisch zu den Unterakten für Mandanten und Gegner.
Jedoch lässt sich hier oben rechts einstellen, ob bzw. wie der Drittbeteiligte im Rubrum erwähnt werden soll: "nein", "Aktivseite" oder "Passivseite" – je nachdem, auf welcher Seite er steht. Geben Sie anschließend die individuelle Parteibezeichnung ein.
Direkter Aufruf des
Unfallkontos möglich
Falls es sich um eine
Unfall-Akte handelt, rufen Sie das Unfallkonto mit dem Button
Unfallkonto direkt von hier aus auf.
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