1. Schritt: Leeres Datenbank-Formular öffnen
Zunächst benötigen Sie ein neues, leeres Adressfenster. Dieses öffnen Sie, indem Sie im Hauptfenster-Menüband "Start" auf den Button Adressen klicken. Verwenden Sie alternativ die Tastenkombination [Strg]+[A].
Sie sehen nun ein leeres Fenster für Adressen:
2. Schritt: Eingabe des neuen Suchbegriffs
Geben Sie in das Feld Suchbegriff den Suchbegriff für die neuen Daten, d. h. die Adresse, ein. Das kann der Nachname der Person sein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe in das Datenbankfeld.
Winmacs reagiert situationsbezogen:
- Existiert Ihr eingegebener Suchbegriff bereits in Winmacs, wird der passende Datensatz direkt in das Adressfenster geladen und angezeigt.
- Existiert der eingegebene Suchbegriff dagegen nicht in exakt der eingegebenen Schreibweise, dann erscheint zunächst das Suchfenster.
Wir gehen nun von dem zweiten Fall aus. Das Suchfenster zeigt die Liste aller bereits vorhandenen Datensätze an. Darin ist derjenige Suchbegriff markiert, der dem gerade eingegebenen Begriff am ähnlichsten ist. Prüfen Sie hier zunächst, ob die neu anzulegenden Daten nicht doch bereits vorhanden sind.
3. Schritt: Einen neuen Datensatz anlegen
Klicken Sie auf den Button Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen. Drücken Sie alternativ die Taste [Einfg].
Zur Erläuterung hier noch eine kurze Beschreibung der anderen Buttons:
Entgegen unserer obigen Annahme stellen Sie fest, dass die vermeintlich neuen Daten doch schon angelegt sind, ggf. mit einem geringfügig abweichenden Suchbegriff. Klicken Sie auf den Button Ja, diesen. Der mit dem Auswahlbalken markierte Datensatz wird geladen und angezeigt.
Der Button Abbruch oder die Taste [Esc] schließen das Suchfenster. Die Suche oder Neuanlage einer Adresse wird abgebrochen.
Der Button Entfernen löscht den gerade in der Liste markierten Datensatz (vorausgesetzt wird ein entsprechendes Benutzerrecht).
Der Button Suche ermöglicht die Suche nach einem Namensbestandteil oder eine Volltextsuche.
Der Button Letzte Auswahl springt zu dem Datensatz, der zuletzt geöffnet wurde.
4. Schritt: Erfassung und anschließende Speicherung der neuen Daten
Wenn Sie wie oben beschrieben einen neuen Datensatz angelegt haben, sehen Sie ein leeres Adressenfenster zum Ausfüllen. Es müssen jedoch nicht alle Felder gefüllt werden.
Der EXIT-Button speichern immer die Daten beim Verlassen des Fensters. So gehen Daten nicht aus Versehen verloren.
Verlassen Sie also das Fenster über den Button EXIT oben rechts oder die Taste [Esc]. Es erscheint automatisch der Speichern-Dialog:
Mit dem Button Ja werden die Daten gespeichert und das Fenster wird anschließend geschlossen.
Mit dem Button Nein werden die Daten nicht gespeichert, sondern verworfen. Anschließend wird das Fenster geschlossen.
Der Button Abbrechen bricht das Speichern ab. Sie gelangen zum Formularfenster zurück und können die Daten weiterbearbeiten, wenn Sie z. B. in letzter Sekunde noch eine Stelle im Formular entdeckt haben, die unvollständig oder falsch ausgefüllt ist.
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