Das Honorar-Fenster (Neuentwicklung 2018)

Dieses Fenster öffnet sich, wenn Sie auf der Registerkarte "Honorar" bei gedrückter Taste [Strg] auf den Button Neu klicken oder eine markierte, neue Rechnung mit dem Button Bearbeiten aufrufen.

Neues Honorar-Fenster für neue Akten ab 7.4.0.0
Das Honorar-Fenster (Neuentwicklung 2018) steht nur in neu angelegten Akten ab Version 7.4.0.0 zur Verfügung.

Unterschiede im Honorarfenster bei bilanzierender Buchhaltung
Hier wird das Honorar-Fenster für die Standard-Buchhaltung beschrieben. Bei der bilanzierenden Buchhaltung unterscheiden sich die Button-Leiste und der Bereich "Rechnung" gegenüber der Standard-Buchhaltung.

Übersicht

• Die Button-Leiste
• Die Registerkarte "Allgemeine Daten"
  Zunächst entscheiden Sie Grundsätzliches, ob z. B. eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt werden soll? Legen Sie auch den Empfänger des zu erstellenden Dokuments auf der Registerkarte fest.
• Die Registerkarte "Rechnungspositionen"
  Hier stellen Sie Ihre Rechnungspositionen zusammen. Dazu stehen Ihnen ein Gebührenkatalog, Vorlagen, Konten der Akten und ggf. die Daten der Zeiterfassung aus dem Zusatzmodul WM Time zur Verfügung:
• Gebühren
• Vorlagen
• Konten
• WM Time
• Die Registerkarte "Vorherige Rechnungen"
  Zum Erstellen von Folgerechnungen greifen Sie auf die vorherigen Rechnungen zu.
• Die Registerkarte "Verteilung"
  Wenn mehrere Sachbearbeiter einer Akte zugeordnet sind, organisieren Sie über die sonst ausgeblendete Registerkarte die Verteilung des Honorars.
• Wichtige Hinweise

Die Button-Leiste

Die Button-Leiste ist auf allen Registerkarten des Honorar-Fensters identisch.

Der Button Textprozessor übergibt die Rechnung an den Textprozessor. Falls sich im Auslagen-/ Kostenkonto oder im Kopienkonto der Akte nicht abgerechnete Einträge befinden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Winmacs schlägt Ihnen außerdem das Hinzufügen der Endpositionen vor, sofern Sie diese Funktionalität auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" für die aktuelle Rechnung noch nicht verwendet haben. Nach der Auswahl des passenden Rohtextes öffnen sich MS Word und die Historie.

Rohtextvorschläge abhängig von Programmeinstellungen
In Abhängigkeit von Ihren Eingaben im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar" > Unterregisterkarte "Rechnungen (Neuentwicklung 2018/2021)" > Bereich "Textvorschläge" schlägt der Textprozessor Ihnen einen Rohtext vor.

Der Button XRechnung dient der Erstellung einer XRechnung. Es öffnet sich die Historie, damit Sie mit dem Button OK die XRechnung in diese speichern.

Der Button WebAkte übergibt die im Textprozessor erstellte Rechnung nach Rückfrage (Button Ja/ Button Nein) der WebAkte und öffnet diese auf der Registerkarte "Rechtschutzmanager". Im Rechtschutzmanager ist die Option Rechnung (Unterregisterkarte "GDV") automatisch markiert, so dass die Unterregisterkarte "Rechnung" sichtbar ist.

Einstellung der richtigen Empfängerart als Voraussetzung
Dies funktioniert nur unter der Voraussetzung, dass Sie im Bereich "Rechnungsempfänger" die Empfängerart "Mandant" oder "Rechtsschutz Mandant" eingestellt haben.

Auf der Unterregisterkarte "Rechnung" werden Ihnen die Rechnungspositionen angezeigt, wie sie elektronisch zusammen mit der Rechnung als PDF-Dokument aus dem Textprozessor als Anhang an die Versicherung abgeschickt werden können.

Der Button OP buchen verbucht die Rechnung als Offenen Posten, sobald Sie die folgende Abfrage mit dem Button Ja beantwortet haben: "Soll zu dieser Rechnung ein neuer offener Posten mit den folgenden Werten gebucht werden? ..."

Gebühren werden als Honorar und steuerfreie Auslagen als Auslagen übernommen.

Wie mit steuerpflichtigen Auslagen umgegangen wird, hängt von den Voreinstellungen des Programms ab:

• Wenn Sie in den Programm-Parametern die Check-Box im OP alle stpfl. Auslagen als Honorar buchen aktivieren, werden alle steuerpflichtigen Auslagen als Honorar verbucht.

• Ist diese Check-Box inaktiv, werden die steuerpflichtigen Auslagen auf Honorar und Auslagen verteilt. Die Einzelheiten zur Aufteilung sind bei der genannten Einstellung dokumentiert. Die Gebühren, stpfl. Auslagen und stfr. Auslagen werden Ihnen auf der Honorar-Fenster-Registerkarte "Rechnungspositionen" im Bereich "Zusammenfassung" angezeigt.

Wenn Sie auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" Änderungen an einer Rechnung vorgenommen haben, die bereits als Offener Posten verbucht worden ist, wird durch eine Betätigung des Button OP buchen der Offene Posten aktualisiert.

Hinweis beim Verlassen ohne OP aktivierbar
Sie können einstellen, dass ein Hinweis eingeblendet wird, wenn das Rechnungsfenster ohne Erstellung eines Offenen Postens verlassen wird: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar" > Hinweis, wenn nicht OP gebucht "aktiviert".

Wenn im Bereich "Rechnung" die Check-Box als Gutschrift "aktiviert" ist, wird anstelle des Button OP buchen der Button Gutschr. buchen angezeigt. Damit Sie eine Gutschrift verrechnen können, muss mindestens ein Offener Posten vorhanden sein. Außerdem muss der gutzuschreibende Betrag für eine geeignete Rechnungsposition (z. B. Button Neu und freie Eingabe, sowie "Steuerpflichtige Auslagen (freie Eingabe)" oder "Steuerfreie Auslagen (freie Eingabe)" aus dem Gebührenkatalog) mit einem negativen Vorzeichen erfasst werden. Geben Sie dazu bei der Gebühr ein Minuszeichen nach dem Betrag in dem Eingabefeld ein. Das Minus wird anschließend automatisch vor die Zahl gesetzt. Wenn Sie diese Eingabe mit dem Button OK bestätigt haben, sehen Sie auch unten im Bereich "Zusammenfassung" die Werte mit negativen Vorzeichen, schwarz dargestellt. Positive Werte werden rot angezeigt, da sonst keine Gutschrift zustande kommt.

Wenn Sie nun den Button Gutschrift buchen betätigen, öffnet sich ein Fenster, in dem die Offenen Posten angezeigt werden. Wenn Sie hier den Button Verrechnen betätigen, wird auf den markierten Offenen Posten die Gutschrift verrechnet. Der markierte Offene Posten reduziert sich um den Betrag der Gutschrift und der Button Verrechnen verschwindet.

Aufruf des OP-Fensters über das Akten-Menüband
Das Offene-Posten-Fenster mit den Bearbeitungsfunktionen erreichen Sie nach wie vor über den Button OP im Akten-Menüband.

Wenn Sie den Button Negativen OP buchen betätigen, lässt sich ein eigenständiger negativer offener Posten zur Rechnung buchen oder (nach Rückfrage) ein zur Rechnung vorhandener offener Posten entsprechend aktualisieren.

Die Registerkarte "Allgemeine Daten"

Bereich "Rechnung"

Wählen Sie eine der folgenden Rechnungsarten aus:

• "§ 13 RGV"
• "§ 49 RGV (PKH/ VKH)"
• "Rahmengebühren"
• "Pflichtverteidigung"
• "Zeitaufwand"
• "Sonstige"

Verwendung von Pauschalen
Es werden nur noch für die Rechnungsarten "§ 13 RVG", "§ 49 RVG (PKH / VKH)", "Rahmengebühren" und "Pflichtverteidigung" die Pauschalen für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen (RVG VV 7002) als Endpositionen hinzugefügt, weil sie für die Rechnungsarten "Zeitaufwand" und "Sonstige" häufig nicht benötigt werden.

Das Honorar-Fenster (Neuentwicklung 2018) unterstützt "RVG (Fassung 2025)", "RVG (Fassung 2021)" und "RVG (Fassung 2013)" als Rechtsgrundlage der Abrechnung.

Shortcuts zur Vorgabe der RVG-Fassung
Alternativ zum Drop-down-Menü lässt sich die Rechtsgrundlage auf die jeweils andere RVG-Fassung umschalten:

• Die Tastenkombination [Strg]+[1] blendet den Gebührenkatalog RVG (Fassung 2013) ein.
• Die Tastenkombination [Strg]+[2] blendet den Gebührenkatalog RVG (Fassung 2021) ein.
• Die Tastenkombination [Strg]+[3] blendet den Gebührenkatalog RVG (Fassung 2025) ein.

Das Rechnungsdatum wird automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt, wenn Sie auf dem Akten-Registerkarte "Honorar" den Button Neu betätigen. Das angezeigte Datum kann manuell abgeändert werden.

Im Feld RA steht der Rechtsanwalt-Sachbearbeiter, der die Rechnung stellt. Winmacs trägt standardmäßig denjenigen ein, der die Akte bearbeitet. Wenn Rechnungsnummern auf den Sachbearbeiter bezogen vergeben werden, kann hier nachträglich korrigiert werden.

Steuerzuordnung bei mehreren Buchhaltungen
Wenn mehrere Buchhaltungen eingerichtet sind, wird auf der Rechnung die Steuernummer des eingestellten Rechtsanwalts angegeben. Ist in dessen Stammdaten keine Steuernummer hinterlegt, wird die dem Referat zugeordnete Steuernummer verwendet oder alternativ die Steuernummer aus den Kanzlei-Stammdaten.

Winmacs füllt das Feld Rechnungsnummer aus, sobald Sie die Rechnung über den Button Textprozessor erstellen. Dies ist erst möglich, wenn die dafür notwendigen Eingabefelder ausgefüllt worden sind. Winmacs teilt Ihnen mit, was noch fehlt.
Bearbeitung von Rechnungsnummern durch Recht geschützt
Nach Zuteilung des neuen Rechts "Winmacs" > "Allgemein" > "Rechnungsnummer bearbeiten" in RAG User darf jeweiliger Benutzer direkt eingeben oder ändern. Das Eingabefeld hat dann keinen Schreibschutz.

Die Bezeichnung ist über ein Schlüsselfeld auszuwählen.

Ist die Check-Box ohne Rechnungsnummer erstellen "aktiviert", wird bei der Betätigung des Buttons Textprozessors nicht automatisch eine Rechnungsnummer vergeben.

Wird die Check-Box als Gutschrift "aktiviert", können Sie dem Mandanten zu viel gezahltes Geld erstatten. Das wirkt sich auf die Offenen Posten aus. Statt des Buttons Offene Posten wird der Button Gutschrift buchen angezeigt. Näheres zu dieser s. o.

Der Haken der Check-Box wird abhängig von der Summe der Zusammenfassung (Registerkarte "Rechnungspositionen" > Bereich "Zusammenfassung") automatisch gesetzt oder entfernt. Ändert sich die Summe von einem Wert ≥ 0 zu einem Wert < 0, setzt Winmacs den Haken, damit eine Gutschrift gebucht werden kann. Entsprechend wird der Haken bei einer Änderung von einem Wert ≤ 0 zu einem Wert > 0 entfernt.

Das Feld Empfänger | Zahlung bis Feld wird automatisch mit dem Rechnungsdatum + die Zeitspanne bis Fälligkeit der Zahlung ausgefüllt.

Zahlungsziel-Standardwert konfigurierbar
Die Zeitspanne geben Sie im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Sonstiges" > Vorgabe Tage bis Fälligkeit RE ein. Eine manuelle Änderung des Zahlungstermins ist hier trotzdem möglich.

Wenn die Check-Box Mahnsperre "aktiviert" ist, verzichten Sie auf die Mahnung eines zu erzeugenden bzw. den bereits vorhandenen Offenen Postens.

Die Felder abgetrennte Kosten Mdt. | Zahlung bis, Mahnsperre und Mdt (Mandant) sind nur sichtbar, wenn ...

• im Bereich "Zu berücksichtigen" (s. u.) eine Zahl bei Selbstbeteiligung eingetragen ist oder
• im Bereich "Umsatzsteuer" (s. u.) bei Empfänger erhält Rechnung "netto (Umsatzsteuer zahlt Mandant)" eingestellt ist.

Alle automatischen Voreintragungen in diesen Feldern und Check-Boxen sind Vorschläge, die sich ändern lassen.

Sind mehrere Mandanten einer Akte zugeordnet, dann lässt sich im Datenbankfeld Mdt. auswählen, welcher Mandant die abgetrennten Kosten begleichen soll. Bei einem späteren Mahnlauf wird dann für diesen Mandanten die zugehörige Mahnung erstellt.

Bereich "Rechnungsempfänger"

Im Drop-down-Menü Empfängerart stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• "Mandant"
• "Rechtsschutz Mandant": die in der Unterakte hinterlegte Versicherung wird automatisch als Empfänger angezeigt.
• "Gegner"
• "Haftpflicht Gegner": die in der Unterakte hinterlegte Versicherung wird automatisch als Empfänger angezeigt.
• "Korrespondenzanwalt"
• "Gericht"
• "Drittbeteiligter"
• "Haftpflicht Mandant": die in der Unterakte hinterlegte Versicherung wird automatisch als Empfänger angezeigt.

Das Feld Bezug ist nur sichtbar, wenn bei Empfängerart eine Versicherung eingestellt ist. Es wird automatisch der versicherte Mandant bzw. Gegner eingetragen.

Sind mehrere Mandanten vorhanden, bleibt das Feld zunächst leer. Ein Klick auf den Button (Lupe) öffnet das Fenster "Rechtsschutz Mandant der Akte", in dem die Mandanten der Akte zur Auswahl stehen.

Der Button (Lupe) vom Datenbankfeld Empfänger zeigt Ihnen alle Adressen aus der Akte an, die der zuvor eingestellten Empfängerart entsprechen.

Änderung der Empfängerart entfernt Empfänger-Feld-Eintrag
Wenn Sie nachträglich die Empfängerart ändern, wird der bereits ausgewählte Empfänger automatisch aus dem Eingabefeld entfernt.

Die USt-IdNr. richtet sich nach der Empfängerart. Sie wird aus dem Adressdatensatz gezogen, kann jedoch manuell angepasst werden.

Bereich "Zu berücksichtigen"

Hinterlegen Sie im Feld Selbstbeteiligung den Selbstbeteiligungswert von Rechtsschutz- bzw. Haftpflichtversicherung des Mandanten. Sobald ein Wert eingetragen wird, steht im Bereich "Rechnung" eine ganze Zeile mit Eingabemöglichkeiten für abgetrennte Kosten, die der Mandant trägt, zur Verfügung (s. o.).

Bereich "Umsatzsteuer"

Wählen Sie bei Umsatzsteuer % den zutreffenden Umsatzsteuersatz aus. Eine bereits vorhandene Rechnungsposition wird entsprechend angepasst.

Verfügbare Umsatzsteuer-Schlüssel aus Einstellungen
Alle in den Einstellungen festgelegten Umsatzsteuer-Schlüssel sind verfügbar (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Rechtsgrundlagen" > Button Steuerschlüssel).

Die Eingabe bei Leistung bis ist nur möglich, wenn Umsatzsteuer "0,00" eingestellt worden ist. Hier gibt es folgende Optionen:

• "steuerfrei"
• "nicht steuerbar § 18b"
• "nicht steuerbar (übrige)"

Steht die Empfängerart nicht auf "Mandant", können im Drop-down-Menü Empfänger erhält Rechnung nur folgende Optionen ausgewählt werden:

• "brutto (einschließlich Umsatzsteuer)"
• "netto (Umsatzsteuer zahlt Mandant)": bewirkt, dass im Bereich "Rechnung" eine ganze Zeile mit Eingabemöglichkeiten für abgetrennte Kosten, die der Mandant trägt, zur Verfügung (s. o.).

Bei der üblichen Berechnung der Umsatzsteuer rundet Winmacs das Ergebnis. Wenn Sie die Check-Box Abschneiden statt Runden (2 Nachkommastellen) aktivieren, erfolgt keine Berücksichtigung der dritten Nachkommastelle. Es lassen sich dann Rechnungen erstellen, in denen z. B. ein Bruttobetrag von exakt 45,00 einschließlich 19,00 % Umsatzsteuer abgerechnet wird (andernfalls gilt 37,82 netto + 7,19 USt = 45,01).

Bereich "Basisvorgaben"

Die Wertvorgabe bestimmt, welcher Gegenstandswert für neu zur Rechnung hinzugefügte Rechnungspositionen verwendet werden soll. Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird dieser Wert für den aktuellen Verfahrensstand aus Streitwert hier von der Registerkarte "Gericht" des Akten-Fensters übernommen.
Die Wertvorgabe können Sie ebenfalls auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" im Bereich "Allgemein" der Fenster-Erweiterungen "Gebührenkatalog" und "Vorlagen" anpassen.

Als Vorschlag für die Zahl der Auftraggeber wird die Anzahl der Adressen eingesetzt, die der Akten-Registerkarte "Mandanten" zugeordnet worden sind.

Bereich "Vorgaben für vereinbarte Kosten"

Die Vorgaben für die vereinbarten Kosten stammen aus den Voreinstellungen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar"). Im Bereich "Zeithonorar/ Vereinbarung" können die Werte (Preise) für Kopie s/ w, Kopie Farbe und Fahrtkosten/ km festgelegt werden.

Voreinstellungen überschreibbar
Die Voreinstellung gilt für alle Akten, kann aber durch Standardwerte eines WM-Time-Projekts überschrieben werden. Unabhängig davon, ob die Werte aus den Programm-Parametern oder aus WM Time stammen, können Sie diese an dieser Stelle selbst ändern.

Gültigkeit der Kostenvorgaben
Diese Kostenvorgaben gelten für die Kopiearten "S/W-Kopien allgemein" und "Farbkopien allgemein", sowie für Auslagen der Kategorie "Vereinbarung Fahrtkosten (km)".

Bereich "Zeitaufwand"

Ist die Check-Box Übernehmen nicht abrechenbarer Tätigkeiten ermöglichen "aktiviert", führt Winmacs abrechenbare Tätigkeiten in der Rechnung auf.

Voreinstellung möglich
Soll dies oft oder immer der Fall sein, können Sie dies in den Programm-Parametern auf der Registerkarte "Honorar" voreinstellen. Der automatisch gesetzte Haken lässt sich an dieser Stelle auch wieder entfernen.

Bilanzierende Buchhaltung

Für Nutzer der bilanzierenden Buchhaltung stehen die Check-Box als Vorschuss und der Bereich "Zeitaufwand" zur Verfügung.

Die Registerkarte "Rechnungspositionen"

Auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" laden Sie Gebühren, Vorlagen und Daten aus Konten in die Liste der Rechnungspositionen.

Rechnungsvorlagen erstellbar
Vorlagen werden in der entsprechenden Fenster-Erweiterung (s. u.)bearbeitet.

Bereich "Schnellerfassung"

Geben Sie bei Neu hinzufügen (Nr./ Abk.) eine Nummer des Gebührenkatalogs oder eine Abkürzung (z. B. ABTI, ABSU, etc.) ein.

Die Taste [Enter] fügt diese am Ende der Liste hinzu. Die Tastenkombination [Strg]+[Enter] setzt sie unterhalb der aktuell ausgewählten Rechnungsposition ein.

Die Taste [Einfg] führt zum selben Resultat wie der Button Neu.

Mit dem Button (Lupe) klappen Sie den Gebührenkatalog auf. Befördern Sie dann auf einem der dort beschriebenen Wege die Gebühr in die Liste der Rechnungspositionen.

Im Bereich "Hinzufügen" bearbeiten Sie die eingefügte Rechnungsposition. Mit dem Button OK bestätigen Sie diese.

Wenn Sie die Rechnungsposition nicht bearbeiten wollen, aktivieren Sie vorher die Check-Box gleich unverändert hinzufügen.

Wenn die Check-Box gleich unverändert hinzufügen "aktiviert" ist und Sie bei Neu hinzufügen (Nr./ Abk.) eine Nummer oder Abkürzung einfügen, laden Sie mit der Taste [Enter] diese sogleich in die Liste der Rechnungspositionen.

Bereich "Bearbeiten"/ Bereich "Hinzufügen"

Die Bereich-Bezeichnung lautet "Hinzufügen", wenn eine neue Rechnungsposition erstellt wird – "Bearbeiten", wenn eine vorhandene Rechnungsposition verändert wird. Hier können Sie eine ausgewählte Gebühr aus den Rechnungspositionen bzw. dem Gebührenkatalog bearbeiten.

Die Betätigung der Taste [Enter] nach dem "Bearbeiten" setzt den Fokus auf den Button OK.

Je nach gewählter Gebühr werden einzelne Eingabefelder sichtbar oder aktiv. Bei einer Fahrtkosten-Gebühr erscheinen z. B. Kilometer, die bei Kopien sinnlos wären. Bei denen interessiert die Anzahl in dem Eingabefeld Kopien.

Feld PKH/VKH bei freier Gebühreneingabe editierbar
Bei freier Eingabe einer Gebühr kann das Feld PKH / VKH bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie folgenden Besonderheiten im Zusammenhang mit dem Feld Gebühr:

• Beim Bearbeiten von Rechnungspositionen für Dateien (RVG VV 7000 Nr. 2) lässt sich die Eingabe direkt ändern, um im Zusammenhang mit dem vorherigen Scannen von Dokumenten mehr als 5,00 € abrechnen zu können (vgl. Abs. 2 zu RVG VV 7000).

• Beim Bearbeiten einer Kommunikationspauschale RVG VV 7002 lassen sich die Eingabefelder Gebühr und PKH / VKH direkt ändern. Hierbei wird automatisch die Check-Box manuell rechts neben den genannten Eingabefeldern aktiviert. Winmacs geht dann davon aus, dass die Rechnungsposition ausschließlich durch manuelle Berechnungen des Benutzers verändert werden soll und unterlässt alle automatischen Anpassungen. Durch späteres Entfernen des Hakens kann die automatische Berechnung bei Bedarf auch wieder aktiviert werden.

Wenn eine Rechnung keinen Abschnittstitel enthält, kann beim Bearbeiten von frei eingegebenen Gebühren, Wertgebühren, Rahmengebühren, Festgebühren, Hebegebühren und Zeitaufwänden im neuen Eingabefeld Gruppe Kom. die Zugehörigkeit zur Gruppe 1 bis 9 festgelegt werden. Eine Kommunikationspauschale ergibt sich in diesem Fall als Summe der getrennten Berechnung für die jeweilige Gruppe. Für Erhöhungen übernimmt Winmacs automatisch die Gruppe der zu erhöhenden Gebühr, für Abgleiche die Gruppe der abzugleichenden Gebühr mit der kleineren VV-Nummer.
Der Gebührenkatalog enthält für geeignete Gebühren den Vorschlag Gruppe 2 bis Gruppe 9. Die Liste der Rechnungspositionen zeigt die Gruppe in der letzten Spalte "GK", sofern es sich um eine Rechnung ohne Abschnittstitel handelt.

Für Brutto-Gutschriften kann bei der freien Eingabe einer Gebühr, steuerpflichtigen Auslage oder steuerfreien Auslage die Check-Box Brutto-Gutschrift (nicht für bilanzierende Buchhaltung) im Zusammenhang mit negativen Werten (Gutschriften) aktiviert werden. Zum Ausgleich zugeordneter vorheriger Rechnungen (Abfrage "Übernehmen von Rechnungspositionen" nach dem Zuordnen der Rechnung) können zukünftig Brutto-Gutschriften gewählt werden.

Der Button GKG berechnet die Gerichtskosten (Wertgebühren).

Nur beim Erfassen steuerfeier Auslagen aktiv
Beim Erfassen von steuerfreien Auslagen wird der Button GKG aktiv.

Die Liste der Rechnungspositionen

In der linken Spalte wird Ihnen beim Bearbeiten der Liste folgendes Zeichen angezeigt werden: ">". Mit dem Zeichen werden die Rechnungspositionen markiert, die durch den augenblicklich letzten Bearbeitungsschritt hinzugefügt oder verändert worden sind.

Vollständige Bezeichnung der Rechnungsposition per Rechtsklick
Wenn Sie auf eine eingefügte Rechnungsposition mit der rechten Maustaste klicken, wird Ihnen die komplette Bezeichnung derselben angezeigt.

Die Button-Leiste unterhalb der Liste der Rechnungspositionen

Der Button Neu, der Button OK und der Button Abbruch dienen der Anlage, dem Abspeichern und Entfernen neuer Rechnungspositionen.

Taste [Strg] + Button Neu erstellt die neue Rechnungsposition unterhalb der markierten Rechnungsposition.

Der Button Bearbeiten bzw. die Taste [Enter] aktivieren den Bereich "Bearbeiten" für die aktuell markierte Rechnungsposition in der Liste. Ein Doppelklick auf die Rechnungsposition ist ebenfalls möglich.

Bearbeiten von Anrechnungen und Abgleichen
Beim Bearbeiten von Anrechnungen und Abgleichen fragt Winmacs, ob eine Umwandlung in eine manuell erfasste Anrechnung oder einen manuell erfassten Abgleich stattfinden soll. Hierdurch lassen sich neben der Bezeichnung auch andere Daten der Rechnungsposition verändern. Beachten Sie, dass Winmacs die Rechnungsposition nach der Umwandlung nicht mehr automatisch aktualisiert und verwaltet. Alle späteren Änderungen an der jeweiligen Rechnungsposition müssen daher manuell vorgenommen werden.

Wenn Sie mit dem Button Entfernen oder Button Alle Entfernen Rechnungspositionen aus den Konten der Akte entfernen, werden diese wieder in den rechts einstellbaren Konten angezeigt. Mehrere aufeinanderfolgende Rechnungspositionen markieren Sie en bloc zum Button Entfernen, indem Sie bei gedrückt gehaltener Taste [Shift] die Anfangs- und die Endzeile anklicken.

Programmverhalten beim Entfernen von ungespeicherten Rechnungspositionen
Wenn Sie aus den Konten der Akte übernommene Rechnungspositionen entfernen, welche noch nicht gespeichert wurden, sind diese unmittelbar wieder in den rechts einzublendenden Konten verfügbar. Andernfalls gelten die jeweiligen Daten so lange als abgerechnet, bis Sie die Änderung der Rechnung speichern und somit bestätigen.

Taste [Strg] + Button (nach oben) / (nach unten) verschiebt eine einzelne markierte Rechnungsposition genauso wie einen Block von markierten Rechnungspositionen innerhalb der Liste nach oben bzw. unten.

Wenn Sie Check-Box Automatik beim Hinzufügen anwenden deaktivieren, können Sie den Button Automatik für markierte Einträge in der Liste der Rechnungspositionen anwenden.

Die Automatik ergänzt weitere Rechnungspositionen für Erhöhungen, Anrechnungen und Abgleiche. Sie prüft den gesamten Abschnitt, der die ausgewählte Rechnungsposition enthält, und bietet per Nachfrage auch die Prüfung aller Abschnitte an, sofern mehr als ein Abschnitt vorhanden ist. Mit der Taste [Strg] + Button Automatik wenden Sie die Automatik nur auf die aktuell ausgewählte Rechnungsposition an.

Bitte überprüfen Sie bei Verwendung der Gebührenautomatik, ob tatsächlich das von Ihnen gewünschte Ergebnis erzielt wird.

Der Button Gutschriften öffnet das Fenster "Einzelne Gutschriften zum Ausgleich einer Rechnung", in dem Sie eine vorhandene Rechnung (Neuentwicklung 2018/ 2021) auswählen können. Rechnungen mit dem Merkmal Gutschrift "aktiviert" (Registerkarte "Allgemeine Daten") werden nicht angezeigt.
Winmacs erstellt für alle Rechnungspositionen der ursprünglichen Rechnung einzelne Gutschriften. Abschnitte und Summen werden in diesem Zusammenhang jetzt ebenfalls übernommen. Wenn Sie eine komplette Rechnung gutschreiben wollen, müssen Sie somit die Rechnungspositionen nicht einzeln zusammenstellen.

Automatische Prüfungen
Winmacs prüft, ob der ausgewählten Rechnung Einträge aus den Aktenkonten (Auslagen-/ Kostenkonto, Kopienkonto, Zeitkonto oder Forderungskonten) als Grundlage der Gutschriften zugeordnet sind. Eine entsprechende Frage des Programms bietet dann die Möglichkeit, den Abrechnungsstatus aller gefundenen Einträge zurückzusetzen.

Der Button Endpos fügt als Endpositionen, soweit erforderlich, jeweils Kommunikationspauschalen für jeden Abschnitt, die Umsatzsteuer, die Endsumme und verschiedene Zwischensummen ein, wodurch die Rechnung formal vervollständigt wird.

Automatische Pauschalen nur für RVG-Rechnungen
Es werden nur noch für die Rechnungsarten "§ 13 RVG", "§ 49 RVG (PKH / VKH)", "Rahmengebühren" und "Pflichtverteidigung" die Pauschalen für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen (RVG VV 7002) als Endpositionen hinzugefügt, weil sie für die Rechnungsarten "Zeitaufwand" und "Sonstige" häufig nicht benötigt werden.

Bereich "Neu hinzufügen"

Die Buttons fügen in die Liste der Rechnungspositionen die unten genannten Gliederungspositionen bzw. eine Umsatzsteuer ein – und zwar unterhalb der letzten Rechnungsposition.

Mit dem Button ABTI können Sie Abschnittstitel zur Gliederung der Rechnung erstellen, um z. B. verschiedene vergütungsrechtliche Angelegenheiten zu trennen.

Der Button ABSU addiert eine Abschnittssumme aus alle davor stehenden Rechnungspositionen bis zu einem Abschnittstitel oder einer anderen Abschnittssumme.

Der Button ZWSU addiert die Zwischensummen alle davor stehenden Rechnungspositionen (unabhängig von Abschnittsgrenzen).

Der Button ESU berechnet eine Endsumme anhand aller vorhandenen Rechnungspositionen.

Der Button UST fügt die Umsatzsteuer Nr. 7008 VV ein. – Es wird die Gliederungsposition bzw. die Umsatzsteuer unterhalb der markierten Rechnungsposition in die Liste eingefügt, wenn Sie die Taste [Strg] + den Button ABTI oder einen der anderen oben aufgeführten Buttons betätigen.

Wenn Sie die Check-Box Automatik beim Hinzufügen anwenden "aktiviert" haben, ergänzt Winmacs direkt beim Hinzufügen von Gebührentatbeständen und Vorlagen Erhöhungen, Anrechnungen und Abgleiche.
Bitte überprüfen Sie bei Verwendung der Gebührenautomatik, ob tatsächlich das von Ihnen gewünschte Ergebnis erzielt wird.

Vergleichsmehrwert-Automatik bei Gebühreneingabe
Winmacs unterstützt Sie zusätzlich mit einer Vergleichsmehrwert-Automatik, sofern der Haken Automatik beim Hinzufügen anwenden zum Zeitpunkt der Gebührenerfassung gesetzt ist. Geben Sie eine Verfahrensgebühr Nr. 3100 VV, Nr. 3200 VV oder Nr. 3401 VV (i. V. m. mit einer der beiden zuerst genannten Nummern) mit dem Gegenstandswert der rechtshängigen Ansprüche und zusätzlich eine Einigungsgebühr Nr. 1000 VV mit dem summierten Gegenstandswert der rechtshängigen und nicht rechtshängigen Ansprüche ein. Nach einer Bestätigungsfrage ergänzt Winmacs dann eine Verfahrensgebühr Nr. 3101 VV bzw. Nr. 3201 VV und eine Einigungsgebühr Nr. 1003 VV bzw. N. 1004 VV. Der Gegenstandswert der Einigungsgebühr Nr. 1000 VV wird zugleich entsprechend angepasst.

Buttons rechts des Bereichs "Neu hinzufügen"

Der Button Gebühren klappt die Fenster-Erweiterung "Gebühren" aus/ ein.

Der Button Vorlagen klappt die Fenster-Erweiterung "Vorlagen" aus/ ein.

Der Button Konten klappt die Fenster-Erweiterung "Konten" aus/ ein.

Den Button WM Time sehen Sie nur als Nutzer des Zusatzmoduls WM Time, wenn Sie die vorliegende Akte als Abrechnungsakte verwenden. Er klappt die Fenster-Erweiterung "WM Time" aus/ ein.

Bereich "Zusammenfassung"

Hier werden die einzelnen Einträge aus der Liste der Rechnungspositionen zusammengefasst. Die Werte sind also nur über eine Bearbeitung der Liste der Rechnungspositionen zu ändern.

Gebührenkatalog

Bereich "Allgemein"

Als Rechtsgrundlage der Abrechnung stehen "RVG (Fassung 2013)", "RVG (Fassung 2021)" und "RVG (Fassung 2025)" zur Verfügung.

RVG-Vorgabe mit Tastenkombination umschalten
Alternativ zum Drop-down-Menü lässt sich der Gebührenkatalog auch per Tastenkombination auf die jeweils andere RVG-Fassung umschalten:

• Die Tastenkombination [Strg]+[1] blendet den Gebührenkatalog RVG (Fassung 2013) ein.
• Die Tastenkombination [Strg]+[2] blendet den Gebührenkatalog RVG (Fassung 2021) ein.
• Die Tastenkombination [Strg]+[3] blendet den Gebührenkatalog RVG (Fassung 2025) ein.

Die Liste der Rechnungspositionen bleibt wie sie ist.

Die Wertvorgabe bestimmt, welcher Gegenstandswert für neu zur Rechnung hinzugefügte Rechnungspositionen verwendet werden soll. Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird dieser Wert für den aktuellen Verfahrensstand aus Streitwert hier von der Registerkarte "Gericht" des Akten-Fensters übernommen.
Die Wertvorgabe können Sie ebenfalls auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" und im Bereich "Allgemein" der Fenster-Erweiterung "Vorlagen" anpassen.

Gebührenkatalog

• Gliederungselemente für die Rechnung (Fettdruck)
• "Anteil (einzugeben in Prozent)":
  Die Funktionalität ist nützlich bei der Gebührenteilung mit einem Terminsvertreter oder anderen Arten der Aufteilung des Rechnungsbetrags.
  Der jeweilige Anteil wird anhand der Rechnungspositionen zwischen diesem Anteil und einem eventuell davorstehenden Anteil bzw. dem Rechnungsanfang berechnet. Die Differenz zur Summe der genannten Rechnungspositionen wird abgezogen, um den berechneten Anteil zu erreichen.
  Rechnungspositionen für Zahlungen bleiben bei der Berechnung des Anteils unberücksichtigt. Über der Liste der Rechnungspositionen links kann im Bereich "Bearbeiten" der Anteil % verändert werden.
• Gebühren/ Auslagen

Unter dem Gebührenkatalog bekommen Sie eine Beschreibung zu der aktuell fokussierten Gebühr angezeigt. Als Teil dieser Beschreibung sind verschiedene Vorgaben (Gebühr, Gebührensatz, zugehörige Ober- und Untergrenzen) sowie weitere für die Abrechnung relevante Merkmale ersichtlich. Diesen Bereich können Sie vergrößern/ verkleinern, wenn Sie auf den oberen Rand klicken, die linke Maustaste gedrückt halten und nach oben/ unten verschieben. An der Stelle, wo Sie die Maustaste loslassen, verläuft der neue Rand des Textfeldes.

Bereich "Filtern"

Wenn Sie die Nummer der gesuchten Gebühr auswendig wissen, geben Sie diese hier ein. Da stets die Filterkategorie "beginnt mit" aktiv ist, liefert der eingegebene Anfang einer Nummer eine Auflistung aller Gebühren, deren Nummer mit den eingegebenen Ziffern beginnt.

Sobald Sie bei Bezeichnung ein Wort oder Wortfragment aus der gesuchten Gebührenbezeichnung eingegeben haben, können Sie den Filter für die Bezeichnung noch präziser einstellen. Sie haben die Wahl zwischen "beginnt mit", "enthält" und "genau".

Der Button Filtern startet den Filter-Vorgang. Alternativ können Sie in den Eingabefeldern Nummer bzw. Bezeichnung die Taste [Enter] drücken.

Übernehmen Sie das erste Filterergebnis mittels der Taste [Enter].

Deaktivieren des Filters
Um die Anzeige der herausgefilterten Gebühren zu beenden, klicken Sie nochmals auf den Button Filtern (oder löschen den Text aus den Eingabefeldern und betätigen die Taste [Enter]).

Mit dem Button Übernehmen übernehmen Sie die markierte Gebühr in die Liste der Rechnungspositionen. Bitte beachten Sie auch die nachfolgenden Ausführungen für die Ihnen angenehmste Form der Übernahme.

Katalog-Einträge in die Liste der Rechnungspositionen übernehmen

Jeder Benutzer hat seine besonderen Vorlieben; der eine arbeitet lieber mit Tastaturbefehlen, der andere zieht die Computer-Maus vor. Damit Sie für sich die angenehmste Arbeitsweise finden, werden Ihnen hier verschiedene Möglichkeiten genannt, wie Sie Listeneinträge von "rechts" nach "links" befördern können.

Einige Rechnungspositionen mit erfoderlicher Nachbearbeitung
Einige Rechnungspositionen für Gebühren und Auslagen müssen zunächst bearbeitet werden, bevor sie sich in die Liste der Rechnungspositionen übernehmen lassen. Dies betrifft auch alle "freien Eingaben".

a) Ohne den Einsatz von Taste [Strg]

Sie haben bereits nach einer (nummerierten) Gebühr, einer Vorlage oder einem Aktenkonto gefiltert. Der Fokus steht immer auf dem ersten Filter-Ergebnis. Trifft dieses nicht zu, gehen Sie mit der Maus auf das passende Filter-Ergebnis. Der markierte Listen-Eintrag (rechts) wird unter die letzte Rechnungsposition (links) geschrieben bei:

• einem Doppelklick
• dem Betätigen von der Taste [Enter]
• einem Klick auf den Button Übernehmen
• Drag-and-drop in die Liste der Rechnungspositionen

Drag-and-drop für Gebühren im Bearbeiten-Bereich
Wenn Sie per Drag-and-drop eine Gebühr von rechts im Bereich "Bearbeiten" (links) fallen lassen, ändert dieser seine Bezeichnung zu "Hinzufügen" – und Sie können die Gebühr bearbeiten. Mit dem Button OK fügen Sie den bearbeiteten Datensatz in die Liste der Rechnungspositionen ein.

Mit der Taste [F2] filtern Sie den Gebührenkatalog und haben die Möglichkeit den ersten Eintrag des Filterergebnisses mit der Taste [Enter] zu übernehmen.

b) Mit gedrückter Taste [Strg]

Sie wollen die neue Rechnungsposition nicht am Ende der Liste links stehen haben, sondern an einer bestimmten Stelle.

Unter dem markierten Listeneintrag links (!) wird geschrieben bei:

• einem Doppelklick
• dem Betätigen von der Taste [Enter]
• einem Klick auf den Button Übernehmen

Über dem markierten Listeneintrag links (!) wird geschrieben bei Drag-and-drop in die Liste der Rechnungspositionen.

c) Mit gedrückter Taste [Shift]

Beim Hinzufügen wird das Bearbeiten ermöglicht:

• Taste [Shift] + Optionen unter a) Ohne Einsatz von der Taste [Strg]
• Tastenkombination [Shift]+[Strg] + Optionen unter b) Mit gedrückter Taste [Strg]

Liste der Rechnungspositionen bearbeiten

Mit gedrückter Taste [Shift] können Sie mehrere Rechnungspositionen durch Anklicken als Block markieren. Diese lassen sich dann:

• Button Entfernen.
• bei gedrückter Taste [Strg] mittels Button (Pfeil aufwärts)/ (Pfeil abwärts) verschieben.

Vorlagen

Für jede Rechnung neu die Gebühren von Standard-Verfahren oder -Abläufen zusammenzustellen kostet unnötig viel Zeit. Aus diesem Grund greift man am besten auf eine oder auch mehrere möglichst passende Vorlagen zurück. Diese lädt man aus der Fenster-Erweiterung "Vorlagen" rechts nach links in die Liste der Rechnungspositionen.

Wie Sie aus der Fenster-Erweiterung "Vorlagen" rechts Datensätze in die Liste der Rechnungspositionen links befördern, lesen Sie bitte im Abschnitt Gebührenkatalog nach. Hier funktioniert es entsprechend.

Natürlich benötigen Sie die Fenster-Erweiterung auch, um neue Vorlagen zu erstellen:
a) aus einer Liste Rechnungspositionen (Rechnung)
b) aus einer bereits vorhandenen Vorlage:

• plus neue Gebühren aus dem Katalog
• minus einzelne Gebühren aus der Vorlage
• plus neue Gebühren aus dem Katalog, minus einzelne Gebühren aus der Vorlage

Wenn Sie eine Vorlage mit einer RVG-Gebühr aus dem Gebührenkatalog RVG 2021 erstellen, wird bei der Verwendung der Vorlage stets der Gebührenkatalog RVG 2021 der Gebühr zugeordnet, auch wenn für die Rechnung ein anderer Gebührenkatalog (z. B. RVG 2013) vorausgewählt worden ist. Falls Sie "eine" Vorlage für Rechnungen mit verschiedenen Gebührenkataloge benötigen, müssen Sie ggf. weitere, entsprechend angepasste Vorlagen anlegen.

Übernahme von Pauschalen aus dem alten Rechnungsfenster als Vorlagen
Pauschalen, wie bei den alten Rechnungen gibt es nicht mehr. Bei der Installation des Updates mit dem neuen Rechnungsfenster werden die bis zu dem Zeitpunkt vorhandenen Pauschalen (Hauptfenster-Menüband > “Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Pauschalhonorar) als Vorlagen übernommen. Spätere Änderungen in den Einstellungen erzeugen keine neuen Vorlagen mehr. Das ist auch nicht nötig, da Sie nun im Honorar-Fenster neue Rechnungsvorlagen erstellen.

Bereich "Allgemein"

Die Wertvorgabe bestimmt, welcher Gegenstandswert für die aus den Vorlagen hinzugefügten Rechnungspositionen gelten sollen. Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird dieser Wert für den aktuellen Verfahrensstand aus Streitwert hier von der Registerkarte "Gericht" des Aktenfensters übernommen.
Die Wertvorgabe passen Sie ebenfalls auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" und im Bereich "Allgemein" des Gebührenkatalogs an.

Wenn Sie die Check-Box Vorlagen mit Originaldaten (ohne Anpassungen) übernehmen "aktiviert" haben, deaktiviert Winmacs die die Anpassung der aus der Vorlage zu übernehmenden Rechnungspositionen an die aktuelle Rechnung (Gegenstandswert und Zahl der Auftraggeber). Somit sehen Sie die Originaldaten der Vorlage. Diese Funktionalität ist insbesondere beim Bearbeiten bereits vorhandener Vorlagen hilfreich.

Nur wenn Sie das entsprechende Benutzerrecht haben, sehen Sie nachfolgende Buttons und den Bereich "Bearbeiten".

Berechtigung zur Vorlagenverwaltung in RAG User
In RAG User begeben Sie sich auf das Menüband "Start" > Gruppe "Benutzer" > Button Benutzer und wählen über Suchbegriff den zu berechtigenden Benutzer aus (Registerkarte "Rechte" > Produkt "Winmacs"). Hier ist das verfügbare Recht "Vorlagen im Rechnungsfenster verwalten" aus der Kategorie "Allgemein" den "Zugeteilten Rechten" hinzuzufügen.

Drücken Sie den Button Neu, um einen Suchbegriff und optional einen Beschreibungstext einzugeben. Sobald Sie mit dem Button OK die Eingaben bestätigt haben, wird eine neue Vorlage mit allen in der Liste der Rechnungspositionen enthaltenen Einträgen erstellt.

Vorlagen sicher versioniert neu speichern
Es empfiehlt sich, geladene und bearbeitete Vorlagen stets als neue Vorlagen mit neuem Suchbegriff abzuspeichern. Dann gehen die ursprünglichen Daten nicht durch Überschreiben verloren und Sie können noch zur alten Version der Ausgangsvorlage zurückkehren. Löschen Sie diese erst, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie diese nicht mehr benötigen.

Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um eine Vorlage zu bearbeiten.

1. Variante: Suchbegriff und Beschreibung ändern.

• Klicken Sie auf den Button Bearbeiten (rechts in der Fenster-Erweiterung "Vorlagen").
• Nehmen Sie die Änderungen in den genannten Eingabefeldern vor.
• Bestätigen Sie diese mit dem Button OK.

2. Variante: Suchbegriff, Beschreibung und Rechnungspositionen ändern.

Grundsätzlich müssen alle zukünftigen Rechnungspositionen auf der linken Seite stehen.

• Entfernen Sie ggf. Rechnungspositionen.
• Setzen Sie einen Haken in die Check-Box Vorlagen mit Originaldaten (ohne Anpassungen) übernehmen.
• Klicken Sie auf den Button Übernehmen, um den aktuellen Stand der Vorlage zu übernehmen.
• Ändern und/ oder ergänzen Sie Rechnungspositionen nach Wunsch.
• Klicken Sie auf den Button Bearbeiten (rechts in der Fenster-Erweiterung "Vorlagen").
• Klicken Sie auf den Button Neuzuordnung.
• Nehmen Sie die Änderungen in den Feldern Suchbegriff und Beschreibung vor.
• Bestätigen Sie diese mit dem Button OK.

Der Button Entfernen entfernt die markierte Vorlage rechts aus der Liste der Vorlagen. Wenn Sie diese zuvor in die Liste der Rechnungspositionen geladen haben, bleibt sie dort (zur weiteren Bearbeitung) stehen.

Der Button OK speichert die Neuanlage oder Bearbeitung einer Vorlage ab.

Der Button Abbruch bricht die Neuanlage bzw. die Bearbeitung einer Vorlage ab.

Der Button Neuzuordnung wird erst aktiv, wenn Sie den Button Bearbeiten aktiviert haben. Sobald Sie den Button Neuzuordnung gedrückt haben, bekommen Sie folgenden Text im Bereich "Bearbeiten" angezeigt: "Vorlage wird den Rechnungspositionen auf der linken Seite entsprechen." Jetzt überlegen Sie sich bitte genau, ob Sie den Button OK oder den Button Abbruch anklicken.

Bereich "Bearbeiten"

Geben Sie den Suchbegriff für die Vorlage ein. Das Eingabefeld wird erst aktiv, wenn Sie über den Button Neu eine neue Vorlage erzeugen oder eine alte bearbeiten (Button Bearbeiten).

Unterhalb der Vorlagenliste befindet sich ein Feld, in dem die Beschreibung der jeweils markierten Vorlage angezeigt wird. Eine neu angelegte Vorlage besitzt nur eine Beschreibung, wenn Sie diese (am besten gleich) bei der Neuanlage eingeben. Natürlich lässt sich zu jedem Zeitpunkt im Bearbeitungs-Modus der Beschreibungstext einfügen oder ändern.

Bereich "Filtern"

Geben Sie den Suchbegriff der Vorlage ein, nach der Sie filtern wollen.

Bei Beschreibung haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten: "beginnt mit", "enthält", "genau". Es wird der Beschreibungstext für die Vorlagen ausgewertet, den Sie für jede markierte Vorlage unterhalb des Listenbereichs sehen.

Der Button Filtern startet den Filter-Vorgang. Alternativ können Sie in den Eingabefeldern Suchbegriff bzw. Bezeichnung die Taste [Enter] drücken. Das erste Filterergebnis können Sie mittels der Taste [Enter] übernehmen.

Filteranzeige für Gebühren zurücksetzen
Um die Anzeige der herausgefilterten Gebühren zu beenden, klicken Sie nochmals auf den Button Filtern (oder löschen den Text aus den Eingabefeldern und betätigen die Taste [Enter]).

Der Button Übernehmen übernimmt die markierte Vorlage in die Liste der Rechnungspositionen. Wie Sie Vorlagen aus der Vorlagen-Liste sonst noch nach links in die Liste der Rechnungspositionen befördern, lesen Sie bitte im Abschnitt Gebührenkatalog nach.

Konten der Akten

Bereich "Allgemein"

Wählen Sie ein zur Akte gehörendes Konto aus, dessen Daten Sie als Rechnungspositionen übernehmen möchten:

• "Auslagen-/ Kostenkonto": Zum Führen des Kosten- und Auslagenkontos begeben Sie sich auf der Akten-Menüband auf den Button Auslagen.
  
  Angezeigte Buchungen
  Hier werden Ihnen Buchungen der folgenden Kategorien angezeigt:
  

• Sonstige mit Umsatzsteuer
  

• Sonstige ohne Umsatzsteuer
  

• Nr. 7001 VV Post
  

• Nr. 7001 VV Telekommunikation
  

• Nr. 7003 VV Fahrtkosten eigenes Fahrzeug (km)
  

• Nr. 7004 VV Fahrtkosten anderes Verkehrsmittel
  

• Nr. 7005 VV Abwesenheit
  

• Nr. 7005 VV Abwesenheit Ausland
  

• Nr. 7006 VV Geschäftsreise sonstige Auslagen
  

• Vereinbarung Fahrtkosten (km)
  
  Andere Kategorien können nur im "klassischen" Honorar-Fenster in die Rechnung übernommen werden.

• "Forderungskonten" blendet das Eingabefeld Forderungsbereich ein. Zum Erfassen von Forderungen begeben Sie sich auf die Akten-Registerkarte "Forderung".
  
  Anzeige übernahmefähiger Gebühren und Auslagen
  Sie sehen nur Gebühren und Auslagen betreffende Buchungen, die zum Übernehmen in die Rechnung geeignet sind.
  
  

• "Kopienkonto": Zum Führen des Kopienkontos begeben Sie sich in der Akten-Menüband auf den Button Kopien.
  
  Abschnittssumme für folgende Kopie-Arten
  Für die folgenden Kopie-Arten bildet Winmacs innerhalb eines Abschnitts jeweils eine Summe:
  

• S/W-Kopien Nr. 7000 VV Nr. 1 a) aus Behörden- oder Gerichtsakten
  

• S/W-Kopien Nr. 7000 VV Nr. 1 b) Mitteilung an Gegner oder Beteiligte
  

• S/W-Kopien Nr. 7000 VV Nr. 1 c) notw. Unterrichtung des Auftraggebers
  

• S/W-Kopien Nr. 7000 VV Nr. 1 d) mit Einverständnis des Auftraggebers
  

• Farbkopien Nr. 7000 VV Nr. 1 a) aus Behörden- oder Gerichtsakten
  

• Farbkopien Nr. 7000 VV Nr. 1 b) Mitteilung an Gegner oder Beteiligte
  

• Farbkopien Nr. 7000 VV Nr. 1 c) notw. Unterrichtung des Auftraggebers
  

• Farbkopien Nr. 7000 VV Nr. 1 d) mit Einverständnis des Auftraggebers
  

• "Zeitkonto" blendet das Eingabefeld Summieren ein. Zum Führen eines Zeitkontos begeben Sie sich in der Akten-Menüband auf den Button Zeit oder Sie erfassen Ihre Tätigkeiten im Zusatzmodul WM Time.

Forderungsbereich

Bei Forderungskonten können Sie zwischen den einzelnen, angelegten Forderungsbereichen wählen.

Das Feld Summieren erscheint im Zusammenhang mit Zeitkonten. Als Einstellmöglichkeiten stehen zur Wahl:

• "je Sachbearbeiter/ Stundensatz": Die Tätigkeiten des selben (offiziellen) Sachbearbeiters werden je Stundensatz einzeln summiert.
• "Tätigkeiten nicht summieren": Jede einzelne Tätigkeit wird als Rechnungsposition aufgeführt.

Besonderheit für WM-Time-Abrechnungsakten
Wenn Sie sich in einer WM-Time-Abrechnungsakte befinden, stehen Ihnen differenzierte Einstellungsmöglichkeiten in der Fenster-Erweiterung "WM Time" zur Verfügung.

Buttons rechts der Kontenliste

Der Button (alle Markierungen setzen) markiert alle Listenelemente.

Der Button (alle Markierungen aufheben) hebt alle Markierungen auf, deaktiviert zugleich den Vorschlag für Markierungen.

Der Button (Markierungen umkehren) kehrt die Markierungen um.

Der Button (Vorschlag für Markierung deaktivieren)

Die Vorschläge für die zu übernehmenden Einträge sind immer beim Öffnen der Fenster-Erweiterung "Konten der Akte" aktiv und werden durch die Auswahl einer anderen Zeile in der Liste der Rechnungspositionen aktualisiert. Ein Klick auf den Button deaktiviert den Vorschlag für Markierungen. Die Haken bleiben in den Check-Boxen erhalten. Gelöscht werden sie mit dem Button (alle Markierungen aufheben) (s. o.).

Hinweise zur Vorschlagslogik
Im Auslagen-/ Kostenkonto betrifft der Vorschlag nur steuerpflichtige oder nur steuerfreie Einträge, abhängig davon, ob sich die links ausgewählte Rechnungsposition über der Rechnungsposition für die Umsatzsteuer befindet.
Für die Einträge des Kopienkontos vergleicht der Vorschlag die Zuordnung zu einer Gruppe oder konkreten Adresse mit dem aktuell festgelegten Rechnungsempfänger.
Im Forderungskonto und im Zeitkonto markiert der Vorschlag immer alle Einträge.

Bereich "Filtern"

Geben Sie den Zeitraum (Datum von und Datum bis) ein, den Sie angezeigt bekommen wollen. Das Datum von muss nicht unbedingt ausgefüllt werden, um Ergebnisse für Datum bis zu erhalten. Umgekehrt gilt dasselbe.

Zeitraumbasierte Filterung von Rechnungspositionen
Wenn für einen Abschnitt ein Zeitraum angegeben ist, filtert Winmacs bei Auswahl einer Rechnungsposition des Abschnitts die Daten entsprechend.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Abrechnung zwischen "alle", "nicht abgerechnet" und "abgerechnet".

Der Button Filtern startet den Filter-Vorgang. Alternativ können Sie in den Eingabefeldern Datum bis bzw. Abrechnung die Taste [Enter] drücken.

Filter abschalten
Um die Anzeige der herausgefilterten Gebühren zu beenden, klicken Sie nochmals auf den Button Filtern (oder löschen den Text aus den Eingabefeldern und betätigen die Taste [Enter]).

Der Button Übernehmen übernimmt das markierte Aktenkonto in die Liste der Rechnungspositionen. Wie Sie Einträge aus Konten der Akte sonst noch nach links in die Liste der Rechnungspositionen befördern, lesen Sie bitte im Abschnitt Gebührenkatalog nach.

Datenübernahme hebt Rechnungszuordnung auf
Beim Übernehmen bereits abgerechneter Daten in die aktuelle Rechnung wird die bestehende Zuordnung dieser Daten zu einer anderen Rechnung aufgehoben. Für die andere Rechnung lassen sich dann keine neuen Dokumente mit Einzelnachweis erstellen.

WM Time

Auf der Fenster-Erweiterung "WM Time" (nur sichtbar, wenn Sie WM Time nutzen und die vorliegende Akte als Abrechnungsakte verwenden) können Sie die Zeiterfassungsdaten aus WM Time als Rechnungspositionen übernehmen.

Für die Erstellung der Rechnungspositionen wird auf die Zeitkonten aller mit dem Projekt verknüpften Akten zugegriffen.

Rechts sehen Sie eine Liste der erfassten Tätigkeiten (Zeitpositionen); darunter jeweils für den markierten Datensatz Detailinformationen.

Übernahme nicht abrechenbarer Tätigkeiten konfigurierbar
Zeitpositionen, die als nicht-abrechenbar markiert worden sind, können für die Erstellung der Rechnung zur Verfügung gestellt werden. Dazu muss auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" des Honorar-Fensters die Check-Box vor Übernehmen nicht abrechenbarer Tätigkeiten ermöglichen (im Bereich "Zeitaufwand") aktiviert werden.
Soll diese immer aktiv sein, sind die Programm-Parameter(Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar" > Bereich "Zeithonorar/ Vereinbarung") entsprechend zu konfigurieren.

Bereich "Allgemein"

Summieren

• "Tätigkeiten nicht summieren": Jede Tätigkeit wird einzeln als Rechnungsposition aufgeführt.

• Bei den übrigen Optionen werden die Rechnungspositionen entsprechend in Gruppen gegliedert und in Abschnittssummen zusammengefasst:

• "je Projekt/ Akte/ Sachbearbeiter/ Stundensatz": Sollte ein Sachbearbeiter für verschiedene Tätigkeiten unterschiedliche Stundensätze haben, würde man hier danach differenzieren. Siehe Beispiel-Ansicht.
  
  
  

• "je Projekt/ Akte/ Stundensatz": Unterschiedliche Stundensätze werden pro Akte jeweils einzeln zusammengefasst. Wer als Sachbearbeiter tätig geworden ist, kann nicht nachvollzogen werden.

• "je Projekt/ Stundensatz": Bei welcher Akte, welcher Stundensatz fällig wurde, spielt keine Rolle. Es werden die Summen aller Stundensatz-Typen in einem Projekt angezeigt.
  
  Übernahme von Pauschalen aus den Eigenschaften von WM-Time-Projekten
  In allen Fällen werden Pauschalen aus den Projekteigenschaften in WM Time mit übernommen.
  
  Keine Berücksichtigung von nachträglichen Änderungen an WM-Time-Projekten
  Nachträgliche Änderungen an Projekten in WM Time werden hier nicht berücksichtigt. Ehe Sie mit dem Erstellen der Rechnung beginnen, müssen die Daten in WM Time stimmen, was bei einer disziplinierten Anwendung der Software eigentlich der Fall sein sollte.

Buttons rechts der erfassten Tätigkeiten aus WM Time

Der Button (alle Markierungen setzen) markiert alle Listenelemente.

Der Button (alle Markierungen aufheben) hebt alle Markierungen auf, deaktiviert zugleich den Vorschlag für Markierungen.

Der Button (Markierungen umkehren) kehrt die Markierungen um.

Die Vorschläge für die zu übernehmenden Einträge sind immer beim Öffnen der Fenster-Erweiterung aktiv und werden durch die Auswahl einer anderen Zeile in der Liste der Rechnungspositionen aktualisiert. Ein Klick auf den Button (Vorschlag für Markierung deaktivieren) deaktiviert den Vorschlag für Markierungen. Die Haken bleiben in den Check-Boxen erhalten. Gelöscht werden Sie mit dem Button (alle Markierungen aufheben) (s. o.).

Standardvorschlag markiert alle Einträge
Der Vorschlag markiert hier immer alle Einträge.

Bereich "Filtern"

Geben Sie den Zeitraum (Datum von, Datum bis) ein, den Sie angezeigt bekommen wollen. Das Datum von muss nicht unbedingt ausgefüllt werden, um Ergebnisse für Datum bis zu erhalten. Umgekehrt gilt dasselbe.

Zeitraumfilter für Rechnungspositionsauswahl
Wenn für einen Abschnitt ein Zeitraum angegeben ist, filtert Winmacs bei Auswahl einer Rechnungsposition des Abschnitts die Daten entsprechend.

Im Drop-down-Menü Abrechnung haben Sie die Wahl zwischen folgenden Optionen: "alle", "nicht abgerechnet" oder "abgerechnet"

Der Button Filtern startet den Filter-Vorgang.

Der Button Übernehmen übernimmt alle Tätigkeiten aus der Liste, die mit einem Haken als Check-Box-Markierung versehen sind.

Aufhebung bestehender Rechnungszuordnungen bei Übernahme
Beim Übernehmen bereits abgerechneter Daten in die aktuelle Rechnung wird die bestehende Zuordnung dieser Daten zu einer anderen Rechnung aufgehoben. Für die andere Rechnung lassen sich dann keine neuen Dokumente mit Einzelnachweis erstellen.

Die Registerkarte "Vorherige Rechnungen"

Die Registerkarte "Vorherige Rechnungen" benötigen Sie zum Erstellen von Folgerechnungen. Im oberen Teil können Sie bereits zur Akte vorhandene Rechnungen zuordnen. Im unteren Teil befindet sich eine Übersicht mit Informationen (Nummer und Datum der Rechnung, abgerechnete Beträge, Zahlungen und noch offene Beträge) zu den zugeordneten Rechnungen und zur aktuellen Rechnung.

Für die vorherigen Rechnungen stammen die Informationen zu den Zahlungen immer aus der Buchhaltung (Zahlungen, die einem offenen Posten zugewiesen wurden). Wenn Sie für die aktuelle Rechnung bereits erhaltene Beträge als Rechnungsposition für Zahlungen berücksichtigen, jedoch in der Buchhaltung noch keine entsprechenden Daten vorhanden sind, können für die aktuelle Rechnung die Zahlungen aus den Rechnungspositionen angezeigt werden. Dies ist insbesondere relevant, wenn Sie die Übersicht im Textprozessor als Teil der Rechnung verwenden. Aktivieren Sie dazu die Check-Box auch für aktuelle Rechnung Zahlung aus der Buchhaltung anzeigen.

Der Button Neu (in Fenstermitte) öffnet das Fenster "Vorherige Rechnung zuordnen". Hier sehen Sie alle Rechnungen (Neuentwicklung 2018) zur Akte, deren Datum nicht nach dem Datum der aktuellen Rechnung liegt.

Empfohlene Anwendung
Üblicherweise sollten Sie nur die Rechnungspositionen der neuesten vorherigen Rechnung übernehmen und ältere vorherige Rechnungen ohne Übernehmen von Rechnungspositionen zum Füllen der Übersicht zuordnen.

Der Button Ja, diesen öffnet ein Dialog-Fenster, in Sie eine der bis zu fünf Optionen anwählen.

• "Nichts übernehmen":
  Es findet keine Übernahme von Rechnungspositionen statt.
  
  Anwendung:
  Wählen Sie diese Option z. B., wenn die vorherige Rechnung nicht die zuletzt erstellte vorherige Rechnung ist (alle Rechnungspositionen können aus der neuesten vorherigen Rechnung übernommen werden) oder Sie die Zuordnung der vorherigen Rechnung ausschließlich für die "Übersicht mit Informationen zu vorherigen Rechnungen und aktueller Rechnung" benötigen.

• "Rechnungspositionen und Netto-Gutschriften" / "Rechnungspositionen und Brutto-Gutschriften":
  Auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" werden die Rechnungspositionen der vorherigen Rechnung vor den bereits vorhandenen Rechnungspositionen der aktuellen Rechnung eingefügt. Die Endsumme, Zahlungen, die Umsatzsteuer und hiermit in Zusammenhang stehende Zwischensummen werden jedoch nicht übernommen. Falls in der vorherigen Rechnung auch steuerfreie Auslagen erfasst sind, fügt Winmacs diese nach den Rechnungspositionen der aktuellen Rechnung ein (allerdings ggf. vor der Endsumme, Zahlungen und steuerfreien Auslagen). Zusätzlich erstellt Winmacs (zusammengefasste) Gutschriften für die in der vorherigen Rechnung enthaltenen Gebühren, steuerpflichtigen Auslagen und steuerfreien Auslagen. Somit wird der Inhalt der vorherigen Rechnung genannt, ohne sich auf den offenen Posten der aktuellen Rechnung auszuwirken.
  
  Anwendung:
  Wählen Sie diese Option z. B. dann, wenn die vorherige Rechnung konkrete Geschäfts-, Verfahrens- oder Einigungsgebühren enthält, die bei Anrechnungen und Abgleichen in der aktuellen Rechnung berücksichtigt werden sollen. Alternativ ist die Option hilfreich, wenn Sie den Inhalt der vorherigen Rechnung lediglich noch einmal mitteilen wollen.

• "Nur Netto-Gutschriften" / "Nur Brutto-Gutschriften": Von Winmacs werden auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" lediglich (zusammengefasste) Gutschriften für die in der vorherigen Rechnung enthaltenen Gebühren, steuerpflichtigen Auslagen und steuerfreien Auslagen erstellt. Somit findet eine Berücksichtigung der in der vorherigen Rechnung bereits abgerechneten Beträge für die Gebühren und Auslagen der aktuellen Rechnung statt. Es ergibt sich eine entsprechende Verringerung beim offenen Posten zur aktuellen Rechnung.
  
  Anwendung:
  Wählen Sie diese Option z. B., wenn Sie in der vorherigen Rechnung einen frei eingegebenen pauschalen Gebührenvorschuss verlangt haben und jetzt die eigentliche Abrechnung vornehmen wollen.
  
  Sie bekommen nun die vorherige und die aktuelle Rechnung unten angezeigt.
  
  

Wenn Sie auf die Registerkarte "Rechnungspositionen" wechseln, bekommen Sie nun die aktuelle Rechnung als Entwurf angezeigt. Aus den vorherigen Rechnungen übernommene Rechnungspositionen sind nun berücksichtigt. Sie können die Rechnung nach Ihren Bedürfnissen mit weiteren Rechnungspositionen ergänzen und mit dem Button Endpositionen die abschließenden Rechnungspositionen hinzufügen. Bei Bedarf lassen sich einzelne übernommene Rechnungspositionen auch wieder entfernen.

Jetzt können Sie die fertige Rechnung dem Textprozessor übergeben und als offenen Posten buchen. Setzen Sie dazu den Button Textprozessor und den Button OP buchen ein.

Die Registerkarte "Verteilung"

Die Registerkarte "Verteilung" sehen Sie nur, wenn Sachbearbeiter für die Akte angelegt worden sind.

Bereich "Bearbeiten"

Das Datenbankfeld Sachbearbeiter (Kürzel) dient der Auswahl des Sachbearbeiters

Geben Sie im Feld Anteil % ein, welchen prozentualen Anteil am Honorar der ausgewählte Sachbearbeiter erhalten soll. Insgesamt dürfen nicht mehr als 100 % vergeben werden. Nachdem Sie auf den Button OK geklickt haben, wird Ihnen rechts neben den Buttons der aktuelle Stand angezeigt, wie viel Honorar Sie bereits verteilt haben. Sobald Sie die 100‑%‑Marke überschritten haben, wird die Angabe Ihnen rot angezeigt. Korrigieren Sie durch den Button Bearbeiten die Anteile der Sachbearbeiter bis sich genau 100 % ergeben.

Automatische Übernahme fixer Honoraranteile
Falls auf der Akten-Registerkarte "Sachbearbeiter" fixe Honorar-Anteile in % hinterlegt sind, werden diese beim Erstellen einer neuen Rechnung entsprechend übernommen. Sie können die Anteile hier trotzdem durch Button Bearbeiten abändern.

Winmacs berechnet mit dem Button Nach Zeit eine Verteilung, basierend auf Tätigkeiten der einzelnen Sachbearbeiter, wodurch nach einer Sicherheitsabfrage alle bisher vorhandenen Einträge entfernt werden. Relevant sind hierbei die Arbeitszeit und der Stundensatz des jeweiligen Sachbearbeiters. Winmacs versucht als Berechnungsgrundlage zunächst alle in die Rechnung übernommenen Tätigkeiten zu nutzen.

Sollten keine entsprechenden Daten vorhanden sein, werden alle nicht abgerechneten Tätigkeiten des Zeitkontos (Button Zeitkonto) der Akte verwendet. Ein Hinweisfenster teilt Ihnen mit, welche der beiden genannten Möglichkeiten zum Einsatz gekommen ist.

Verwendung der zweiten Berechnungsmethode
Die zweite Berechnungsmethode können Sie z. B. zur Aufteilung der nach dem RVG abgerechneten Tätigkeiten verwenden.

Zeitkonto nur für WM-Time-Abrechnungsakten verfügbar
Bitte beachten Sie, dass WM-Time-Abrechnungsakten für die zweite Berechnungsmethode nur auf das Zeitkonto der Abrechnungsakte zugreifen.

Wichtige Hinweise

Trennen Sie verschiedene vergütungsrechtliche Angelegenheiten mit Hilfe von Abschnittstiteln. Die Pauschalen für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen (RVG VV Nr. 7002) werden immer für die Gebühren des jeweiligen Abschnitts berechnet. Die Automatik für Erhöhungen, Anrechnungen und Abgleiche orientiert sich an den vorhandenen Abschnittsgrenzen. Rechnungspositionen vor dem ersten Abschnittstitel gelten ebenfalls als Abschnitt, allerdings sollten Rechnungen, die mehrere Abschnitte verwenden, wegen des besseren Erscheinungsbilds mit einem Abschnittstitel beginnen.

Verwenden Sie für Gutschriften von Gebühren die allgemeine freie Eingabe (Button Neu auf der linken Seite der Registerkarte "Rechnungspositionen"). Geben Sie dabei als Gebühr einen negativen Wert ein. Nach dem gleichen Prinzip lassen sich auch steuerpflichtige Auslagen als "Steuerpflichtige Auslagen (freie Eingabe)" und steuerfreie Auslagen als "Steuerfreie Auslagen (freie Eingabe)", zu finden am Anfang des Gebührenkatalogs, durch einen negativen Wert gutschreiben. Falls Sie Gutschriften zum Ausgleich einer kompletten Rechnung erstellen möchten, nutzen Sie hierfür den Button Gutschrift.

Auslagen/ Kosten, Buchungen eines Forderungskontos, Kopien und Tätigkeiten der Zeiterfassung können jeweils nur einer Rechnung zugeordnet sein. Sollten Sie bereits abgerechnete Daten in eine weitere Rechnung übernehmen wollen, müssen Sie dies in einem entsprechenden Hinweisfenster bestätigen. Bitte beachten Sie, dass für die Rechnung, der die Daten bisher zugeordnet waren, anschließend keine neuen Dokumente mit Einzelnachweis erstellt werden können.