Offene Posten/ Mahnwesen in eigener Sache

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Dies ist die Auswertung der Offenen Posten (OP).

In diesem Fenster werden noch nicht bezahlte Honorarforderungen bzw. offene Auslagen aufgelistet. Erstellen Sie hier für säumige Zahler entsprechende Mahnschreiben.

Beim Öffnen des Formulars werden alle Offenen Posten, also nicht vollständig bezahlte Honorarforderungen und/ oder Auslagen aufgelistet und ihre Gesamtsumme ermittelt. Manche Kanzlei ist schon sehr erschrocken, welche Summe da zu sehen ist!

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die Liste der Offenen Posten.

Wenn Sie Angaben verändert haben, bauen Sie mit dem Button Aktualisieren die Liste neu auf.

Der Button Mahnlauf dient der Erstellung der Serienbrief-Mahnungen. Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Auswahl auf "1. Mahnung", "2. Mahnung" oder "3. Mahnung" steht und sich mindestens ein Eintrag in der Liste befindet.

Der Aufbau der Liste mit den Offenen Posten kann etwas dauern. Wenn Sie versehentlich den Neuaufbau mit falschen Einstellungen gestartet haben, brechen Sie mit dem Button Abbruch diesen Prozess vorzeitig ab.

Mit dem Button Export exportieren Sie die Liste angezeigten Offenen Posten in eine Datei exportiert (tab-getrennte TXT-Datei), die andere Programme verarbeiten können, z. B. Excel.

Welche Offenen Posten in der Liste erscheinen sollen, hängt von der Einstellung im Optionsfeld Auswahl ab:

• "alle": Sämtliche Offene Posten ohne Einschränkung werden angezeigt (Standard).
• "fällig": Sämtliche Offenen Posten, deren Zahlungsziel überschritten ist, werden angezeigt.
• "1. Mahnung": Diejenigen OPs, deren Zahlungsziel um die Anzahl Tage seit Ziel/ vorherige Mahnung überschritten ist, werden gezeigt.
• "2. Mahnung": OPs, deren 1. Mahnung um die Anzahl Tage seit Ziel/ vorherige Mahnung zurückliegt, werden gezeigt.
• "3. Mahnung": OPs, deren 2. Mahnung um die Anzahl Tage seit Ziel/ vorherige Mahnung zurückliegt, werden gezeigt.
• "hartnäckige": OPs, die auch nach der 3. Mahnung noch nicht beglichen wurden.

Als Aktenart steht zur Auswahl: "alle", "Anwalt" und "Notar".

Wählen Sie im Drop-down-Menü Referate "alle Referate" bzw. das Referat aus, zu denen/ dem Sie die Offenen Posten anzeigen wollen.

Der Button Mahnmarker entfernen entfernt komplett alle Mahn-Markierungen. Suchen Sie dann gezielt Offene Posten für den Mahnlauf aus.

Stellen Sie im Datenbankfeld nur zu RA an, den Sachbearbeiter ein, von dem Sie die Offene Posten anzeigen wollen. Bauen Sie mit dem Button Aktualisieren die Liste neu auf.

Wird die Check-Box nur laufende Akten "aktiviert", werden nur Offene Posten aus laufenden Akten angezeigt.

Wird die Check-Box Druck mit Adressen "aktiviert", werden bei einem Ausdruck neben der Akte auch der Rechnungsempfänger samt Adresse ausgedruckt.

Wenn Druck mit Sperrgrund "aktiviert" ist, druckt Winmacs einen eventuellen Sperrgrund mit aus.

Haben Sie auch bezahlte Sollstellungen "aktiviert", werden alle Offenen Posten im Zeitraum angezeigt, auch die bereits bezahlten. Dies ist z. B. interessant, um die Leistung der Kanzlei, unabhängig von den Rechnungen, in einem bestimmten Zeitraum darzustellen.

Das Feld Anzahl Tage seit Ziel/ vorherige Mahnung ist nur sichtbar, wenn Sie "1. Mahnung", "2. Mahnung" oder "3. Mahnung" markiert haben. Geben Sie hier die Anzahl der Tage ein, die seit dem Zahlungsziel bzw. seit der letzten Mahnung vergangen sein sollen. Um die Ergebnisliste zu aktualisieren, müssen Sie auf den Button Aktualisieren klicken.

Legen Sie mit den Feldern von ... bis ... den Datumsbereich fest, für den die Auswertung erfolgen soll. Standardmäßig steht das von-Datum auf "00.00.0000", so dass alle Offenen Posten von Beginn an angezeigt werden. Im bis-Datum ist das Tagesdatum voreingestellt.

Der untere Teil des Fensters enthält die Ergebnisliste, welche die Offenen Posten je nach den oben beschriebenen Vorgaben auflistet. Die einzelnen Spalten der Liste bedeuten:

• "Mahnen": Ein Mausklick in die erste Spalte setzt oder entfernt ein "X". Ein "X" bedeutet, dass der so markierte Offene Posten gemahnt wird – ein Offener Posten ohne "X" wird nicht gemahnt, wenn Sie den Vorgang mit dem Button Mahnlauf starten.
• "Datum": Tag der Entstehung des OPs, in der Regel das Rechnungsdatum
• "Zahlungsziel": Das bei der Erfassung des OPs, in der Regel aus dem Honorarteil heraus – vorgegebene Zahlungsziel
• "MKZ": Mahnkennzeichen. Dabei bedeutet: 0 = noch nicht gemahnt, 1 = bereits 1. Mahnung erhalten, 2 = bereits 2. Mahnung erhalten, 3 = bereits 3. Mahnung erhalten, X = Mahnsperre (OP wird nicht gemahnt)
• "Sperrgrund": gibt den Grund einer Sperre an.
• "SB": zuständiger Sachbearbeiter
• "vorher. Mahn.": Datum der vorhergehenden Mahnung
• "offen": Betrag, der – Teilzahlungen berücksichtigend – aktuell offen ist
• "OP urspr.": ursprünglicher Gesamtbetrag
• "Zahlungen": bislang eingegangene Zahlungen zum Offenen Posten
• "zu Akte": Winmacs-Akte, zu der der Offene Posten gehört. Ist der Aktenname fett dargestellt, wurde der Akte zwischenzeitlich der Status "abgelegt" zugewiesen.
• "Text": Buchungstext des OPs, in der Regel die Rechnungsbezeichnung
• "Empfänger": der Rechnungsempfänger

Mit einem Rechtsklick in dem Listenfeld kann die markierte Position bearbeitet oder gelöscht werden.

Am unteren Fensterrand werden die aufaddierten Summen zur Information angezeigt.

Mahnlauf

Die in der soeben beschriebenen Liste aufgeführten Offenen Posten der Mahnstufen "0", "1" oder "2" sollen die 1., 2. oder gar die 3. Mahnung per Serienbrief-Funktion erhalten. Anschließend soll das Mahnkennzeichen um eine Stufe erhöht werden.

Die Mahnläufe werden nacheinander für jede Mahnstufe ausgeführt. Der Ablauf ist bei jeder Mahnstufe – abgesehen vom verwendeten Rohtext – gleich.

Lassen Sie sich diejenigen Offenen Posten anzeigen, die Sie mahnen möchten. Achten Sie darauf, dass vor jeder betreffenden Zeile ein "X" steht.

Klicken Sie nun auf den Button Mahnlauf. Es erscheint das Suchfenster für Rohtexte. Im Lieferumfang sind drei Rohtexte enthalten, die für die jeweilige Mahnstufe ausgelegt sind. Der entsprechende Rohtext wird jeweils im Suchfenster für Rohtexte vorgeschlagen.

Sie können selbstverständlich eigene Rohtexte verwenden oder die bestehenden inhaltlich Ihren Bedürfnissen anpassen, wie dies mit allen Rohtexte möglich ist. Nach Auswahl des gewünschten Rohtextes erscheint der Kontroll-Dialog des Textprozessors:

Üblicherweise muss die Erstellung der Serienbrief-Mahnung nur mit dem Button Start aktiviert werden. Der Kontroll-Dialog zeigt an, welcher Rohtext verwendet wird und in welche Zieldatei der Ergebnistext geschrieben wird.

Nachdem der Textprozessor den Serienbrief generiert hat, wird das Textprogramm gestartet und die Mahnungen als ein Serienbrief-Dokument im Textprogramm aufgerufen. Winmacs liefert dann folgende Abfrage: "Sollen alle gerade gemahnten OP's entsprechend aktualisiert werden?"

Klicken Sie auf den Button Ja, um die gerade angemahnten Offenen Posten im Mahnkennzeichen um eine Stufe zu erhöhen. Die Liste wird aktualisiert, d. h. die gerade gemahnten OPs erscheinen nun nicht mehr in der Liste.

Der Button Nein verhindert die Änderungen des Mahnkennzeichens – z. B. für den Fall, dass beim Ausdruck etwas nicht funktioniert hat und der Mahnlauf wiederholt werden muss.

Drucken Sie dann die Mahn-Dokumente in Word aus.

Offene Posten ohne Adresse
Offene Posten, die nicht aus einer Rechnung heraus, sondern manuell erzeugt wurden, können keine korrekte Adresse enthalten!

Historieneintrag nach jedem Mahnlauf einstellbar
Stellen Sie ein, dass nach jedem Mahnlauf automatisch ein Historieneintrag in der entsprechenden Akte vorgenommen wird nach dem Muster: "Mahnlauf: 1. Mahnung zu Rechnung ...". Gehen Sie dazu auf das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar".