Der Outlook-Synchronizer

Wenn Sie Microsoft Outlook einsetzen, können Sie die Datenbestände der Adressen (Kontakte), Jobs (Aufgaben) und Termine (Kalender) zwischen Winmacs und einem auf demselben Rechner betriebenen Outlook abgleichen. Sie arbeiten also nach wie vor mit getrennten Datenbeständen für beide Programme. Mit dieser Funktion ist es möglich, die Datenbestände beider Programme auf Wunsch ganz oder teilweise anzugleichen. Der Datenabgleich findet jedoch nicht automatisch oder regelmäßig statt, sondern nur dann, wenn Sie die Synchronisation manuell anstoßen.

Treffen Sie einmalig vor der ersten Synchronisation die notwendigen Einstellungen für den jeweiligen Arbeitsplatzrechner auf dem Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook".

Klicken Sie im Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Zubehör" auf den Button Outlook-Synchronizer, um die Synchronisation anzustoßen. Es öffnet sich das folgende Fenster.

Das Fenster "Der Outlook-Synchronizer"

Synchronisieren Sie hier den Kalender bzw. die Termine, Jobs/ Aufgaben und Adressen/ Kontakte zwischen Winmacs und Outlook. Die Synchronisation in den drei genannten Bereichen muss jeweils separat durchgeführt werden.

Das Vorgehen ist identisch:

1. Öffnen Sie das Outlook-Synchronisationsfenster und rufen Sie die zutreffende Registerkarte auf.

2. Treffen Sie dort die Einstellungen für den Einzelfall (s. u.).

3. Klicken Sie auf den Button Start am oberen Fensterrand. Wenn in Outlook ein Hinweis erscheint, dass auf die Daten zugegriffen wird, ist dies ein normaler Vorgang. Aktivieren Sie die Check-Box Zugriff gewähren und klicken Sie auf den Button OK, um die Synchronisation durchzuführen.

4. Im Winmacs-Synchronisationsfenster sehen Sie in der unteren Fensterhälfte das Protokoll mit Angaben, wie viele Datensätze in Outlook und Winmacs neu angelegt oder geändert wurden.

Outlook-Synchronisierung einzelner Adressen
Wenn Sie nur eine einzelne Adresse mit Outlook synchronisieren möchten, können Sie diese auch direkt in Winmacs öffnen und dort im Adressfenster auf Button Outlook klicken.

Benutzerrecht für Outlook-Einstellungen am Arbeitsplatz erforderlich
Für viele der nachfolgend beschriebenen Einstellmöglichkeiten lassen sich Voreinstellungen festlegen: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook". Die Einstellungen und Voreinstellungen können Sie nur ändern, wenn Ihnen das entsprechende Benutzerrecht in der Benutzerverwaltung zugewiesen ist.

Registerkarte "Kalender/ Termine"

In das Feld Outlook Quell-/ Zielordner gehört der Ordner innerhalb von Outlook, der die Kalenderdaten enthält.

Bei Synchronisationsmodus stellen Sie ein, in welcher Richtung die Termine synchronisiert werden:

  • "bidirektional" synchronisiert in beide Richtungen. Termine und Kalender werden sowohl in Winmacs als auch in Outlook aktuell gehalten.
  • "nach Outlook": Die Termine werden nur in Winmacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
  • "aus Outlook": Die Termine werden nur in Outlook gepflegt. Winmacs-Termine werden nicht nach Outlook übernommen.
  • "inaktiv": Eine Synchronisation der Termine kann nicht durchgeführt werden und der Button Start wird deaktiviert.

Mit der Check-Box in Outlook nicht mehr vorhandene regeln Sie, wie mit Terminen verfahren werden soll, die zwar in Winmacs, aber nicht in Outlook vorhanden sind.

  • "erneut in Outlook anlegen" kopiert den Termin von Winmacs nach Outlook. Der Termin ist dann in beiden Programmen eingetragen.
    Anwendungsbeispiel: Der Kalender in Outlook wurde gelöscht und soll neu gefüllt werden.
  • "in Winmacs löschen" entfernt den Termin auch in Winmacs. Der Termin ist dann in keinem der beiden Programme mehr verfügbar.

Wenn die Check-Box nur Termine ab "aktiviert” wird, gleich Winmacs nicht Termine ab, die vor dem angegebenen Datum liegen.

Registerkarte "Jobs/ Aufgaben"

Tragen Sie bei Outlook Quell-/ Zielordner den Ordner innerhalb von Outlook ein, der die Aufgabendaten enthält.

Bei Synchronisationsmodus stellen Sie ein, in welcher Richtung Jobs und Aufgaben synchronisiert werden:

  • "bidirektional" synchronisiert in beide Richtungen. Jobs und Aufgaben werden sowohl in Winmacs als auch in Outlook aktuell gehalten.
  • "nach Outlook": Es werden nur Jobs in Winmacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
  • "aus Outlook": Es werden nur Aufgaben in Outlook gepflegt. In Winmacs angelegte oder geänderte Jobs werden nicht nach Outlook übernommen.
  • "inaktiv": Eine Synchronisation der Jobs kann nicht durchgeführt werden und der Button Start wird deaktiviert.

Mit der Check-Box in Outlook nicht mehr vorhandene regeln Sie, wie mit Jobs verfahren werden soll, die zwar in Winmacs, aber nicht in Outlook vorhanden sind.

  • "erneut in Outlook anlegen" kopiert den Job von Winmacs nach Outlook. Er ist dann in beiden Programmen eingetragen.
  • "in Winmacs löschen" entfernt den Job auch in Winmacs. Er ist dann in keinem der beiden Programme mehr verfügbar.

Wenn die Check-Box nur unerledigte an Outlook senden "aktiviert" ist, werden nur solche Jobs an Outlook übergeben, die in Winmacs als noch nicht erledigt gekennzeichnet sind. Ist sie "deaktiviert", werden alle Jobs in Outlook als Aufgabe eingetragen.

Registerkarte "Adressen/ Kontakte"

Geben Sie den Outlook Quell-/ Zielordner innerhalb von Outlook ein, der die Kontaktdaten enthält.

Bei Synchronisationsmodus stellen Sie ein, in welcher Richtung Adressen und Kontakte synchronisiert werden:

  • "bidirektional" synchronisiert in beide Richtungen. Die Adressen werden sowohl in Winmacs als auch in Outlook aktuell gehalten.
  • "nach Outlook": Es werden nur Adressen in Winmacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
  • "aus Outlook": Es werden nur Kontakte in Outlook gepflegt. Adressen, die in Winmacs angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.
  • "inaktiv": Eine Synchronisation der Adressen kann nicht durchgeführt werden, weil der Button Start hier deaktiviert und im Adress- und Kanzlei-Adress--Fenster keine Button Outlook angezeigt werden.

Der Abgleich-/ Übergabemodus steht nicht bei Synchronisationsmodus "nach Outlook" zur Verfügung. Er regelt, wie Adressen in Winmacs aus Outlook übernommen werden:

  • "nur bestehende abgleichen" prüft zuerst, ob eine Adresse bereits in Winmacs vorhanden ist und aktualisiert sie dann bei Bedarf
  • "vollständige Übergabe": Alle Adressen aus dem angegebenen Outlook-Ordner werden nach Winmacs übernommen. Adressen, die in Winmacs angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.

Markieren Sie bei Adressart synchronisieren die Adressart, für welche die Einstellungen gelten sollen.

Wird die Check-Box E-Mail-Adressen aus Outlook holen "aktiviert", werden die E-Mail-Adressen aus Outlook nach Winmacs importiert.

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