Die beA-Schnittstelle

In der Kommunikationszentrale gibt es einen Bereich für die beA-Kommunikation.

Übersicht

• Anmeldung im beA-Postfach
• Eingang von beA-Nachrichten
• beA-Nachrichten erstellen und versenden

Anmeldung im beA-Postfach

Oben rechts befindet sich der Button Anmelden im beA-Postfach. Es öffnet sich das Fenster "Sicherheits-Token auswählen".

Markieren Sie das passende Sicherheits-Token und klicken auf den Button OK. Es öffnet sich das Fenster "PIN eingeben".

Wenn Sie sich mit Karte, d. h. Hardware-Token, anmelden, müssen Sie zweimal hintereinander Ihre PIN eingeben und mit dem Button OK bestätigen. Wenn Sie sich mit einem Software-Token anmelden, ist dies nur einmal erfolderlich.

Aus rechtlichen Gründen stellen wir Ihnen über den folgenden Link das Dokument "Governikus KG. beA KSW-Toolkit. Lizenzen der verwendeten Third-Party-Bibliotheken" zur Verfügung:

https://stp.one/hubfs/Software%20Updates%20(Winmacs%2c%20Insomacs)/Zusatzprogramme/beA_KSW-Toolkit-Lizenzen_Third-Party-Bibliotheken.pdf

beA-Login beim Programmstart aktivierbar
Legen Sie für Ihren Arbeitsplatz fest, dass sich der Anmelde-Dialog für das beA-Postfach automatisch beim Starten Ihres Winmacs-Arbeitsplatzes öffnet: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen".
Diese Einstellung kann auch kanzleiweit vorgenommen werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "beA" > Register "Allgemein".

Eingang von beA-Nachrichten

beA-Nachrichten abholen

Nach der beA-Anmeldung klicken Sie auf den Button Abholen, um sich anzeigen zu lassen, ob neu zugesendete Nachrichten im Postfach liegen.

Jetzt sehen Sie im Eingang die neu zugesendeten Nachrichten als Liste.

Vollständige Dateinamen anzeigen
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eines der angezeigten Dokumente der beA-Nachrichten klicken, bekommen Sie dessen vollständigen Dateinamen angezeigt. Die Funktion besteht für besonders lange Dateinamen, die in der Liste abgeschnitten werden.

beA-Nachrichten ansehen

Sie wollen eine oder mehrere Nachrichten lesen. Vergeben Sie Haken in den Check-Boxen vor den Listeneinträgen, die Sie interessieren. Sobald Sie die erste Check-Box angewählt haben, wird der Button Öffnen aktiv. Wenn Sie den Button betätigen, lädt die Kommunikationszentrale die Nachrichten. Jede Nachricht wird automatisch in einem eigenen Empfangsfenster geöffnet.

Fehlermeldungen im beA-Nachrichten-Eingang

Erscheint im beA-Nachrichten-Eingang der Kommunikationszentrale der Hinweis "Keine Vorschau verfügbar", handelt es sich um eine Nachricht eines Gerichts, die über das EGVP-System verschickt wurde. In diesem Fall kann der Absender sowie das Aktenzeichen nicht direkt ausgelesen werden. Auch im beA-Webportal wird nur der Absender angezeigt und erst nach einmaligem Öffnen im beA-Webportal sind die weiteren Informationen, wie z. B. das Aktenzeichen, lesbar. Wurde die Nachricht im beA-Webportal einmal geöffnet, sind alle Informationen auch in unserer Kommunikationszentrale sichtbar.

Trotzdem können Sie die Nachricht öffnen und verarbeiten – ohne sich vorher im Portal anzumelden.

Wird Ihnen im Posteingang der Kommunikationszentrale die Hinweismeldung "Zugriff verweigert" angezeigt, liegt dies an den Eigenschaften der eingegangenen Nachricht.

1. Im beA-Webportal ist das Recht "Nachrichtenübersicht öffnen" vergeben, das Recht eine Nachricht zu lesen/ öffnen jedoch nicht.<br> Alternativ ist es möglich, dass die Rechte zwar zugeteilt wurden, der Sicherheitstoken jedoch noch nicht freigeschaltet ist.

2. Wie unter Punkt 2: Zum Öffnen und Verarbeiten von persönlichen/ vertraulichen Nachrichten werden eigene/ zusätzliche Berechtigungen benötigt. Diese sind zuzuteilen und der Sicherheitstoken anschließend freizuschalten.

Sofern Punkt 1 und 2 der Fall sind, wird folgende Meldung angezeigt:

Das Empfangsfenster

Das Empfangsfenster zeigt die wesentlichen Informationen und Eigenschaften der empfangenen Nachricht an: Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentyp, Eigenes Aktenzeichen, Aktenzeichen der Justiz, ggf. angefordertes eEB (elektronisches Empfangsbekenntnis), Sende- und Empfangsdatum, Textfeld für Begleitnachrichten und Anhänge.

In der Liste der Anhänge finden Sie den Nachrichtentext der beA-Nachricht als PDF-Datei.

Ein Klick auf den Button (Lesen) öffnet das markierte Dokument. Alternativ: Doppelklick auf das Dokument.

Stellen Sie die Reihenfolge der Dokumente ein. Markieren Sie dazu eines der angezeigten Dokumente. Betätigen Sie dazu den Button (nach unten) bzw. Button (nach oben). Das markierte Dokument "wandert" entsprechend um eine Position.

Vorgaben für die Reihenfolge der Dokumente
Die Standard-Reihenfolge der angezeigten Dokumente und die Vorbelegung der Check-Box OLE Dateien übernehmen kann festgelegt werden

• für die ganze Kanzlei: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "beA".
• für den einzelne Winmacs-Arbeitsplatz: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen".

Sie können die Nachrichten an WM Doku oder die Historie übergeben.

Korrekter Umgang mit beA-Irrläufern
Falls Sie einen Irrläufer erhalten haben, klicken Sie auf den Button Weiterleiten. Es öffnet sich das Weiterleiten-Fenster. Geben Sie den korrekten Adressaten der irrig erhaltenen Nachricht über den Button + als Empfänger an. Drücken Sie dann den Button Senden.
Es ist erforderlich, die Nachricht einer Akte, z. B. einer allgemeinen Schriftverkehr-Akte, zuzuordnen, um sicherzustellen, dass der Sendebericht gespeichert wird. Dies soll ermöglichen, jederzeit die Weiterleitung nachweisen zu können.

Übergabe von beA-Nachrichten an die Historie

Standardmäßig ist "Ablage in Anwaltsakte" eingestellt. In dem Drop-down-Menü lassen sich auch andere Ablageorte einstellen: "Ablage in Notarakte", "Ablage in Gericht", "Ablage in Adresse" und "Ablage in Projekt".

Es folgt ein Datenbankfeld, in dem der Ablageort noch präzisiert wird.

Klicken Sie im Empfangsfenster einer beA-Nachricht auf den Button Historie, um diese und das angehängte Dokument in die Historie einer Akte abzuspeichern. Es öffnet sich das Fenster "Dokumente & Historie – Ihr Aktenzeichen".

Aktenzeichen als Voraussetzung für Datenübergabe an Akten-Historie
Voraussetzung für die Übergabe von beA-Nachricht und -Dokument an die Historie ist, dass der Absender Ihr Aktenzeichen richtig angegeben hat. Andernfalls fordert Sie das Programm auf, die Zuordnung zur richtigen Akte selbst vorzunehmen.

Das Dokument und der automatisch erstellte Empfangsbericht werden in der Historie ihrer Akte abgelegt.

Mit dem Speichern in der Historie wird die Nachricht vom Postfach im Webportal in den Unterordner RAG/ Exportiert verschoben.

Farbmarkierungen für beA-Ein- und Ausgänge in der Historie möglich
Falls Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit die beA-Ein- und Ausgänge der Historie farblich besonders markieren wollen, treffen Sie entsprechende Voreinstellungen über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Historie".

Ein Doppelklick öffnet den Empfangsbericht.

Nun verarbeiten Sie die Dokumente mittels der Buttons im Historienfenster weiter. Im Zusammenhang mit beA-Nachrichten sind dies hauptsächlich der Button eEB (elektronisches Empfangsbekenntnis), der Button Job und der Button Signieren bzw. der Button Verifizieren. Nähere Beschreibungen dieser Funktionen finden Sie in der Historie.

Direktübergabe nach WM Doku

Wenn Sie WM Doku einsetzen, besteht die Möglichkeit zur Direktübergabe der beA-Nachricht an das Dokumenten-Management-System.

Im Bereich "WM Doku Posteingang" finden Sie die Kürzel der Benutzer, für die in WM-Doku-Postfächer existieren. Markieren Sie die Benutzer, in deren Posteingang die beA-Nachricht erscheinen soll. Die Anzahl der markierten Posteingänge wird hinter der Bereichs-Bezeichnung angegeben.

Sichtbarkeit des Bereichs WM Doku Posteingang optional
Der Bereich "WM Doku Posteingang" ist nur sichtbar, wenn Sie in WM Doku mit Posteingängen arbeiten (WM Doku: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Unterregisterkarte "Programm" > Posteingang verwenden).

Posteingang-Vorbelegung klar visualisiert
Wenn ein Benutzer oder mehrere vorbelegt sind, werden diese im Bereich "WM Doku Posteingang" links positioniert. Auf diese Weise sehen Sie, welche Check-Boxen aktiviert sind. Nicht ausgewählte Benutzer werden rechts daneben angezeigt. Dies gilt auch für die Vorbelegung des Allg. Posteingangs: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Unterregisterkarte "Programm" > Einfacher Posteingang.

Voreinstellung WM-Doku-Posteingänge
Es kann eingestellt werden, welche WM-Doku-Posteingänge automatisch im Nachrichtenfenster ausgewählt sein sollen:

• für den Arbeitsplatz: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen" > Register "Eingang" > Bereich "WM Doku Posteingang – Vorbelegung"
• für die ganze Kanzlei: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm-Parameter > Registerkarte "beA" > Register "Eingang" > Bereich "WM Doku Posteingang – Vorbelegung"

Stellen Sie die Reihenfolge der Dokumente ein. Markieren Sie dazu eines der angezeigten Dokumente. Betätigen Sie dazu den Button (nach unten) bzw. Button (nach oben). Das markierte Dokument wird entsprechend um eine Position verschoben.

Aktivieren Sie die Check-Box OLE Dateien übernehmen, wenn alle OLE-Dateien der beA-Nachricht nach WM Doku übernommen werden sollen.

Drücken Sie nun auf den Button WM Doku.

Aktivität des Buttons
Der Button ist nur aktiv, wenn "Ablage in Anwaltsakte" oder "Ablage in Notarakte" eingestellt ist.

Übergabe aller eEB-Dokumente an die Akten-Historie
Winmacs übergibt immer alle eEB-Dokumente an die Historie der zugeordneten Akte, damit sie dort bearbeitet werden können.

Bei der Direktübergabe in die WM Doku-Posteingänge werden alle PDF-Dateien in .tiff-Dateien umgewandelt und vor die OLE-Datei eingefügt. Für jeden Anhang der beA-Nachricht wird ein einzelner Eintrag in WM Doku erstellt.

Erstellen und Versenden von beA-Nachrichten

Sie haben aus der Historie signierte Dokumente bzw. ein eEB an die Kommunikationszentrale übergeben. Diese werden in einer Liste auf der Registerkarte "Ausgang" angezeigt. Sobald Sie einen Listeneintrag mit einem Haken versehen haben, werden weitere Buttons am oberen Fensterrand aktiv.

Der Button Entfernen entfernt aus der Liste der beA-Ausgänge ausgewählte Einträge.

Der Button Akte öffnet die Akte, zu dem im beA-Ausgang bereitgestellten Dokument.

Der Button Abmelden meldet Sie im beA-Postfach ab.

Der Button Erstellen übergibt signierte und unsignierte

• a) eEBs bzw.
• b) Dokumente an beA.

eEB versenden

Es öffnet sich das Fenster "Abgabe eines EMPFANGSBEKENNTNISSES".

Bei einem angeforderten elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) steht der Empfänger bereits fest: Es handelt sich um den Absender, der den Eingang seiner beA-Nachricht bestätigt haben möchte.

Gibt es mehrere Absender-Postfächer in Ihrer Kanzlei, stellen Sie im Drop-down-Menü das zutreffende Postfach ein.

Festlegen eines Standard-Abensenders möglich
Wenn es mehrere Absender-Postfächer gibt, sehen Sie rechts des Felds Absender die Check-Box als Standard. Aktivieren Sie diese, wenn Sie Ihren Standard-Absender eingestellt haben. Beim Erstellen aller weiteren beA-Nachrichten wird dieser dann vorgeschlagen.

Der Button Anzeigen öffnet das eEB zum Lesen. Ein Doppelklick auf den Listeneintrag führt zum selben Ergebnis.

Überschreiben von Vorgaben aus den Programm-Einstellungen möglich
In den beA-Nachrichten-Fenstern lassen sich die Vorgaben aus den Programm-Parametern und Arbeitsplatz-Einstellungen überschreiben.

Die Anhänge können im unteren Fensterbereich durch die folgenden kleinen Buttons bearbeitet werden:

bzw. Button (Signieren)

farbiges Icon: aktiver Button signiert die markierten Anhänge, falls diese noch nicht signiert sind
graues Icon: inaktiver Button, wenn alle Anhänge schon signiert sind

Der Button (Ändern) ändert den Anhangtyp: von Anhang zu Schriftsatz oder umgekehrt (steht bei signierten eEB-Nachrichten nicht zur Verfügung).

Der Button (Entfernen) entfernt ausgewählte Anhänge (steht bei signierten eEB-Nachrichten nicht zur Verfügung).

Der Button (Lesen) öffnet die angehängten Dokumente oder das eEB zum Lesen. Ein Doppelklick auf den Listeneintrag führt zum selben Ergebnis.

Der Button (nach unten) verschiebt das markierte Dokument um eine Position nach unten.

Der Button (nach oben) verschiebt das markierte Dokument um eine Position nach oben.

Der Button Senden verschickt die beA-Nachricht. Danach ist der Postausgang wieder leer. Der Sendebericht wird automatisch in der Historie abgelegt. Ein Doppelklick öffnet den Empfangsbericht.

beA-Nachricht versenden

Das Fenster "beA-Adressen..." öffnet sich. Die Adresse des zuständigen Gerichts und des gegnerischen Anwalts aus der Winmacs-Akte werden vorgeschlagen. Aktivieren Sie die gewünschte Adresse durch Setzen des Hakens. Klicken Sie auf den Button Ja, diese. Oder: Verwenden Sie den Button Freie Eingabe, um eine andere Adresse als die vorgeschlagenen auszuwählen.

Das Nachrichtenfenster

Es öffnet sich das Fenster "Entwurf – (Ihr Aktenzeichen)".

Gibt es mehrere Absender-Postfächer in Ihrer Kanzlei, stellen Sie im Drop-down-Menü das zutreffende Postfach ein.

Festlegung eines Standard-Absenders möglich
Wenn es mehrere Absender-Postfächer gibt, sehen Sie rechts des Felds Absender die Check-Box als Standard.
Aktivieren Sie diese, wenn Sie Ihren Standard-Absender eingestellt haben. Beim Erstellen aller weiteren beA-Nachrichten wird dieser dann vorgeschlagen.

Die Check-Box persönlich/vertraulich wirkt sich nur auf interne Nachrichten aus, die nicht an Behörden gerichtet sind.

Zum Versenden der Nachricht benötigen Sie einen Empfänger. Fügen Sie diesen mit dem Button (Einfügen) hinzu. Es öffnet sich das Fenster "Empfänger auswählen".

Das Fenster "Empfänger auswählen"

Sie können Name, Vorname, PLZ und Ort als Suchkriterien eingeben.

Klicken Sie auf den Button Gesamtes Verzeichnis, um das komplette beA-Adress-Verzeichnis zu durchsuchen.

Mit dem Button Zurücksetzen entfernen Sie alle Eingaben in den Suchfeldern.

Markieren Sie die zutreffende Adresse und bestätigen Sie diese mit dem Button OK. Das Fenster "Entwurf – (Ihr Aktenzeichen)" enthält nun die Empfänger-Adresse.

Mehrere Empfänger auswählbar
Bitte beachten Sie, dass nacheinander mehrere Empfänger auf die beschriebene Weise hinzugefügt werden können. Auf eine versehentliche doppelte Empfänger-Auswahl werden Sie hingewiesen.

Das Nachrichtenfenster

Geben Sie für jeden Empfänger ggf. ein Aktenzeichen an. Standardmäßig werden automatisch, z. B. in der Unterakte erfasste, Aktenzeichen in die Felder übernommen.

Handelt es sich bei dem Empfänger um kein Gericht, können Sie ein eEB anfordern. Aktivieren Sie dazu jeweils die Check-Box Zustellung gegen Empfangsbekenntnis.

Das Feld Sendepriorität ist nur sichtbar, wenn als Empfänger ein Gericht ist. Wählen Sie im Drop-down-Menü die zutreffende Option aus.

Eingabe-Erleichterungen
Bei manueller Texteingabe bietet Winmacs automatische Vervollständigungen zur Eingabe-Erleichterung an. Alternativ können Sie die Optionen aus dem Drop-down-Menü über Codes eintragen. Die Codes finden Sie unter: https://www.xrepository.de/

Sofern Sie mehr als drei Empfänger hinzufügen, erhalten Sie zur Anzeige weiterer Empfänger auf der rechten Seite einen Scrollbalken.

Mit dem Button (Entfernen) lässt sich ggf. jeder Empfänger wieder entfernen.

Vor dem Versenden haben Sie Gelegenheit, diverse Angaben zu überprüfen und zu verändern, einen Kommentar einzugeben und ggf. das Dokument nachträglich doch noch zu signieren.

Wählen Sie ggf. eines der folgenden Sachgebiete aus: "Adoptionssachen","Baulandsachen", "Beratungshilfesachen", "Betreuungssachen", "Ermittlungsrichter", "Ermittlungsverfahren", "Ermittlungssache", "Erweitertes Schöffengericht", "Erzwingungshaft", "Führungsaufsicht", "Genossenschaftsregister", "Grundbuchsachen", "Güterrechtssachen", "Handelsregister", "Handelssachen", "Hinterlegungssachen", "Insolvenzsachen", "Jugendkammer", "Jugendrichter", "Jugendschöffensachen", "Landwirtschaftssachen", "Mahnsachen", "Musterregister", "Nachlasssachen", "OWi-Sachen", "Pachtsachen", "Partnerschaftsregister", "Privatklage", "Schiffsregistersachen", "Schöffensachen", "Schuldnerverzeichnissachen", "Schwurgerichtssachen", "Sonstige Sachen", "Spruchstellenverfahren", "Staatsschutzsachen", "Strafvollstreckungssachen", "Unbekannt", "Urkundensachen", "Vereinsregister", "Vermögensverzeichnissachen", "Verteilungsverfahren", "Verwaltungssachen","Vormundschaftssachen", "Wirtschaftsstrafsachen", "Zivilsachen", "Zwangsversteigerungssachen", "Zwangsverwaltungssachen", "Zwangsvollstreckungssachen", "Ordnungsgeld nach § 335 HBG", "Beschwerde","Arbeitsgerichtssachen", "Finanzgerichtssachen", "Sozialgerichtssachen", "Gesellschaftsregister" oder "Unterbringungssachen".

Eingabe-Erleichterungen
Bei manueller Texteingabe bietet Winmacs automatische Vervollständigungen zur Eingabe-Erleichterung an. Alternativ können Sie die Optionen aus dem Drop-down-Menü über Codes eintragen. Die Codes finden Sie unter: https://www.xrepository.de/

Wählen Sie ggf. eine Justizbehörde im Drop-down-Menü aus.

Sie können im Textfeld eine kurze Nachricht an Ihren Adressaten verfassen. Natürlich darf das Textfeld auch leer bleiben.

Festlegung von Standards
Die Standard-Reihenfolge der angezeigten Dokumente und die Vorbelegung der Check-Box OLE Dateien übernehmen kann festgelegt werden:

• für die ganze Kanzlei: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "beA".
• für den einzelne Winmacs-Arbeitsplatz: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen".

Die Anhänge können im unteren Fensterbereich durch die folgenden kleinen Buttons bearbeitet werden:

bzw. Button (Signieren)

farbiges Icon: aktiver Button signiert die markierten Anhänge, falls diese noch nicht signiert sind
graues Icon: inaktiver Button, wenn alle Anhänge schon signiert sind

Der Button (Ändern) ändert den Anhangtyp von Anhang zu Schriftsatz oder umgekehrt. Die Funktion steht bei signierten eEB-Nachrichten nicht zur Verfügung.

Der Button (Entfernen) entfernt ausgewählte Anhänge. Die Funktion steht bei signierten eEB-Nachrichten nicht zur Verfügung.

Der Button (Lesen) öffnet die angehängten Dokumente oder das eEB zum Lesen. Ein Doppelklick auf den Listeneintrag führt zum selben Ergebnis.

Der Button Senden verschickt die beA-Nachricht. Danach ist der Postausgang wieder leer. Der Sendebericht wird automatisch in der Historie abgelegt. Ein Doppelklick öffnet den Sendebericht.

Übergabe neuer Dokumente an WM Doku
Beim Versand von beA-Nachrichten werden, ggf. nach Rückfrage, nur neu erstellte Dokumente direkt nach WM Doku übergeben. Dazu zählen z. B. der Sendebericht, der Nachrichtentext und der Strukturdatensatz, außer beim eEB. Alle PDF-Dateien werden in .tiff-Dateien umgewandelt und vor der jeweiligen OLE-Datei eingefügt. Es erfolgt kein Eintrag in einen Posteingang.