Die Optionen

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen

WM Doku können Sie für Ihre Bedürfnisse individuell anpassen. Die meisten für die Arbeit mit WM Doku notwendigen Einstellungen werden bei der Installation vorgenommen und sollten nicht verändert werden.

Änderungen in den Optionen beeinflussen direkt das System und können bei unbedachter Änderung Datenverlust bewirken und bis zum Absturz führen.

Die Registerkarte "Programm"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Programm"

Bereich "Allgemeines"

Die Check-Box Zeige "Neues" nach Update ist standardmäßig "aktiviert". Nach einem Programm-Update werden Ihnen beim ersten Start des Arbeitsplatzes die Neuerungen angezeigt.

Wenn die Check-Box letztes Dokument anzeigen "aktiviert" ist, zeigt WM Doku nach einem Neustart von WM Doku das zuletzt angezeigte Dokument erneut an, wenn dies möglich ist.

Wenn die Check-Box Starte mit Posteingang "aktiviert" ist, wird nach dem Start von WM Doku automatisch der Posteingang angezeigt, sofern dies möglich ist.

Wenn die Check-Box Sicherheitsabfrage beim Beenden "aktiviert" ist, fragt Sie WM Doku vor dem Beenden des Programms, ob Sie es wirklich beenden wollen. Somit wird ein unbeabsichtigtes Verlassen erschwert.

Bereich "Vorgabe für Anmerkungen"

Für Anmerkungen wird standardmäßig die Farbe "gelb" verwendet. Hier kann eine andere Farbe als Vorgabe definiert werden. Zur Auswahl stehen: "Gelb", "Rot", "Grün" oder "Blau".

Für Anmerkungen wird standardmäßig die Schriftgröße "Normal" verwendet. Hier kann ein anderer Standard für die Textgröße ausgewählt werden: "Klein", "Normal", "Groß" und "Sehr groß".

Bereich "neue Aufgaben"

Hinterlegen Sie im Feld Empfänger vorgeben den Empfänger für Aufgaben, der standardmäßig eingetragen ist, wenn von diesem WM-Doku-Arbeitsplatz aus eine neue Aufgabe angelegt wird. Die Angaben kann im Einzelfall geändert oder gelöscht werden.

Bereich "Verzeichnisse"

Tragen Sie bei Import-Verzeichnis den Pfad zum Ordner ein, aus dem bei einer Stapelverarbeitung Bild-Daten nach WM Doku importiert werden.

Tragen Sie bei Export-Verzeichnis den Pfad zu dem Ordner ein, der beim Export von Dokumenten als Zielverzeichnis vorgeschlagen wird.

Die Registerkarte "Scanner"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Scanner"

Hier nehmen Sie Einstellungen vor, die den Scanner betreffen.

Bereich "Allgemein"

Wählen Sie den Scanner, der verwendet werden soll, wenn an ihrem PC mehrere installiert sind. Die Einstellung gilt so lange, bis Sie einen anderen Scanner wählen. Unabhängig von der Einstellung hier können Sie jedoch im Einzelfall vor dem Scannen ein anderes Gerät auswählen, indem Sie sich den Scannerdialog anzeigen lassen (vgl. Hinweis unten).

Wenn die Check-Box Immer nur eine Seite scannen "aktiviert" ist, wird immer nur eine einzige Seite eingezogen und gescannt. Zur Nutzung des Dokumenteinzugs sollte allerdings die Check-Box "deaktiviert" werden, damit alle eingelegten Seiten automatisch hintereinander gescannt werden.

WM Doku hängt standardmäßig eine neu eingescannte einzelne Seite (z. B. über Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Button Seite(n) scannen) immer am Schluss des markierten Dokuments an. Wenn die Check-Box Fragen ob Seite anhängen oder einfügen "aktiviert" wird, werden Sie vor dem Scannen gefragt, ob die neue Seite angehängt (hinter der letzten vorhandenen Seite des aktuellen Dokuments eingefügt) werden soll oder ob sie vor der aktuell gewählten (angezeigten) Seite (auch mitten im Dokument) eingefügt werden soll.

Bereich "Scanoptionen"

Standard ist natürlich die übliche Einstellung. Die anderen Scanoptionen werden nur benötigt, wenn die Standard-Einstellung nicht funktioniert.

Bereich "Scannereinstellungen"

Teilen Sie dem Scanner-Treiber über das Drop-down-Menü Papierformat direkt mit, welche Papiergröße er einscannen soll. Wählen Sie "Treiber", wenn der Scanner-Treiber entscheiden soll, oder "A4" oder "A5".

Scanner DPI zeigt die aktuell gewählte Auflösung des Scanners an (hier 300 dpi = dots per inch, Bildpunkte pro Inch) und sollte normalerweise nicht verändert werden. Die Einstellung beeinflusst direkt den Speicherplatzbedarf der eingescannten Seiten in der Datenbank von WM Doku. Wenn Barcodes gescannt werden, muss als Scanqualität mindestens 300dpi eingestellt werden.

Stellen Sie ein, in welchem Farbmodus Sie aus WM Doku heraus scannen möchten: "S/ W" (schwarzweiß), "Graustufen" oder "Farbe".

Speicheroptimierte Scan-Einstellungen empfohlen
Wir empfehlen Scans in Schwarzweiß durchzuführen, da diese erheblich weniger Speicherplatz benötigen. Farbscans sollten mit einer maximalen Auflösung von 300 dpi erfolgen. Der Farbscan einer DIN-A4-Seite mit 600 dpi würde ca. 50 MB Speicherplatz belegen, die gleiche Seite in Schwarzweiß dagegen nur ca. 0,1 MB.

Normalerweise müssen die Geräte-Einstellungen des Scanners nicht verändert werden, z. B. Papiergröße oder Scanquelle. Wenn die Check-Box Scannerdialog immer anzeigen "aktiviert" ist, wird der Scanner-Dialog vor jedem Einscannen angezeigt.

Scannerdialog bei Bedarf manuell einblenden
Um den Scannerdialog spontan und im Einzelfall anzuzeigen, halten Sie die Taste [Strg] gedrückt, während Sie auf den Button Scannen klicken (vgl. die Kapitel Neues gescanntes Dokument anlegen und Seite(n) scannen).

Ist der Scanner mit einem automatischen Dokumenteneinzug (ADF) ausgestattet, sollte diese Automatischer Dokumenteneinzug "aktiviert" sein, damit WM Doku die zu scannenden Seiten direkt einzieht.

Wenn die Check-Box Beidseitiges Scannen (duplex) "aktiviert" ist, werden pro Blatt automatisch die Vorder- und die Rückseite eingescannt, sofern dies vom Scanner unterstützt wird.

Wenn die Check-Box Automatische Leerseitenerkennung "aktiviert" ist, erkennt WM Doku leere Seiten automatisch und übernimmt sie nicht.

Wenn die Check-Box Automatische Winkelkorrektur "aktiviert" ist, werden schief gescannte Blätter automatisch geradegerückt. Wenn Sie diese Option nicht nutzen, können Sie einzelne Seiten später manuell korrigieren (Kontextmenü der Dokument-Vorschau "Nachbearbeitung" > "Winkel korrigieren autom.").

Wenn die Check-Box Automatische Randerkennung "aktiviert" ist, wird automatisch ein ggf.vorhandener und von WM Doku erkannter schwarzer Rand um gescannte Seiten entfernt. Wenn Sie diese Option nicht nutzen, korrigieren Sie einzelne Seiten später manuell (Kontextmenü der Dokument-Vorschau "Nachbearbeitung" > "Schwarzen Rand entfernen").

Bereich "Windows-Systemsteuerung"

Mit dem Button Windows-Scanner öffnen Sie das Fenster des Betriebssystems, in dem die angeschlossenen Scanner aufgelistet sind und konfiguriert werden können.

Die Registerkarte "Dokumentliste"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Dokumentliste" Regeln Sie hier die Einstellungen, welche die Dokumente betreffen.

Bereich "Allgemein"

Wenn die Check-Box Dokument in Liste merken "aktiviert" ist, bleibt in der Dokumentenliste das zuletzt gewählte Dokument markiert, wenn Sie aus einer anderen Ansicht zurückkehren.

Wenn die Check-Box Spaltenlayout merken "aktiviert" ist, werden beim nächsten Programmstart alle Spalten, die in der Dokumentenliste in ihrer Breite verändert worden sind, gleich breit dargestellt. WM Doku setzt die Spaltenbreite nicht mehr auf die Standardwerte zurück.

Wenn die Check-Box Dokument-Art farblich hervorheben "aktiviert" ist, werden die die Dokument-Typen in der Dokumentliste (z. B. Posteingangs- und Ausgangsdokumente) farblich hervorgehoben, um sie besser kenntlich zu machen. Welche Hintergrundfarben für welchen Dokumenttyp verwendet werden, ist auf der Optionen-Registerkarte "Farbschema" dargestellt. Die Zuordnung der Dokumentarten erfolgt automatisch.

Wenn die Check-Box nur in Aktenansicht "aktiviert" ist, erfolgt die farbliche Hervorhebung der Dokument-Art ausschließlich in der Aktenansicht, d. h. Sie nur die Dokumente einer Akte in der Dokumentliste anzeigen.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Textgröße in Liste die zu verwendende Schriftgröße für die Einträge der Dokumentenliste. Zur Wahl stehen: "8", "9", "10" oder "11".

Bereich "Dokumentalter"

Wenn die Check-Box Dokument wird mit Alter grau "aktiviert" ist, werden ältere Dokumente in der Dokumentenliste nicht schwarz, sondern grau dargestellt. Stellen Sie die Graustufe mit dem Regler direkt unter der Check-Box-Bezeichnung ein. Wie alt die Dokumente sind, die diese Schriftfarbe erhalten, wird in Anzahl Tage bis grau definiert. Das Alter bezieht sich immer auf das Datum im Dokumenteigenschaften-Fenster. Übrigens werden Dokumente, die dieses Alter noch nicht erreicht haben, mit einem Zwischen-Grauton dargestellt.

Definieren Sie mit dem Schieberegler (Graustufe) und gedrückt gehaltener Maustaste die graue Schriftfarbe der älteren Dokumente. Rechts des Schiebereglers befindet sich eine Vorschau, deren Beschriftung den aktuell eingestellten Grauton einnimmt.

Legen Sie im Feld Anzahl Tage bis grau das Alter der Dokumente in Tagen fest, ab dem die Schriftfarbe von Schwarz zur gewählten Graustufe wechselt. Die Zwischenstufen werden von WM Doku automatisch erzeugt.

Bereich "Kurzhinweise"

Kurzhinweise sind die meistens gelb hinterlegten Hinweistexte, die erscheinen, wenn der Mauszeiger etwas länger über einem Eintrag (hier: über der Dokumentenliste) verweilt.

Der Standardwert im Feld Anzeigedauer (Millisek.) beträgt 10.000 Millisekunden. Das entspricht entspricht 10 Sekunden.

Wenn die Check-Box Wissensinfo "aktiviert" wird, zeigen Kurzhinweise an, welchen Zweigen der Wissensdatenbank das Dokument zugeordnet ist.

Wenn die Check-Box Wissensinfo "aktiviert" ist, können Sie die Anzahl der angezeigten Zweige in den Kurzhinweisen limitieren, falls die Performance durch die Einstellung beeinträchtigt wird. Standardwert im Feld limitieren auf ist "100".

Wenn die Check-Box Dokumentkommentar "aktiviert" und ein Kommentar zum Dokument angelegt wurde, werden dessen erste 150 Zeichen im Kurzhinweis angezeigt.

Wenn die Check-Box Schlagworte "aktiviert" ist, werden alle Schlagworte im Kurzhinweis angezeigt, falls dem Dokument Schlagworte in den Dokumenteigenschaften zugewiesen worden sind.

Wenn die Check-Box Oberbegriff "aktiviert" ist, wird der Oberbegriff im Kurzhinweis ist, falls dem Dokument ein Oberbegriff in den Dokumenteigenschaften zugewiesen worden ist.

Bereich "DDE-Partner-Dokumente"

Die Check-Box automatisch anzeigen ist nur relevant, wenn gleichzeitig Winmacs (oder Insomacs) eingesetzt wird: Wenn Sie in Winmacs auf den Button WM Doku klicken, werden hier alle Winmacs-Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt.

Wenn Dokumente aus Winmacs bzw. Insomacs angezeigt werden, bestimmen Sie hier die Hintergrundfarbe für dessen Einträge in der Dokumentenliste.

Die Registerkarte "Anzeige"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Anzeige"

Treffen Sie hier Einstellungen, welche die Ansicht und Anzeige des WM-Doku-Bildschirms betreffen.

Bereich "Allgemein"

Wenn die Check-Box Kurzinfos einblenden (Millisekunden) "aktiviert" ist, wird oft ein Hinweis-/ Infotext mit näheren Angaben eingeblendet, sobald der Mauszeiger über einem bestimmten Feld steht. Wie lange dieser eingeblendet wird, bestimmen Sie über diese Einstellung. Sie können jeden Wert von 500 Millisekunden bis 10.000 Millisekunden eintragen. Der Standardwert beträgt "2.500".

Bereich "Posteingang (Benutzer)"

Wenn die Check-Box zeige Dokumentzahl im Posteingang "aktiviert", gibt WM Doku unten links in der Statusleiste (Bildschirmaufbau) die Anzahl der Dokumente an, die im aktuell gezeigten Posteingangskorb liegen.

Wenn die Check-Box zeige zuerst allgemeinen Posteingang "aktiviert" ist, öffnet WM Doku beim ersten Aufrufen des Posteingangs nach dem Programmstart immer der allgemeine Posteingang geöffnet.

Wenn die Check-Box zeige Benutzer-Information zu Dokument "aktiviert" ist, zeigt WM Doku auch im persönlichen Posteingang die zusätzliche Spalte "Benutzer" an. Dadurch ist erkennbar, in welchen anderen Posteingängen das Dokument noch liegt.

Bereich "Nachrichtenfenster einblenden"

Wenn die Check-Box nur bei Fehler und wichtigen Infos "aktiviert" ist, erscheint das Nachrichtenfenster nicht mehr bei allgemeinen Statusmeldungen und bei neu angelegten Aufgaben. Das Fenster wird nur noch bei Fehlern und Nachrichten anderer Benutzer eingeblendet.

Wenn die Check-Box auch bei neuen Aufgaben "aktiviert" ist, erscheint das Nachrichtenfenster, wenn neue Aufgaben vorliegen.

Bereich "Unterakten"

Wenn die Check-Box Unterakten automatisch anzeigen "aktiviert" ist, wird automatisch das Unterakten-Fenster angezeigt, nachdem Sie in der Dokumentauswahl eine Akte ausgewählt haben. Wenn Sie dort eine Unterakte auswählen, zeigt die Dokumentenliste nur noch diejenigen Dokumente an, die dieser Filterung nach der Unterakte entsprechen.

Infofenster automatisch einblenden

Wenn die Check-Box bei Aufgaben "aktiviert" ist, werden ggf. vorhandene Aufgaben bei Öffnen des Dokuments automatisch im Informationsfenster auf der Registerkarte "Aufgaben" angezeigt, sofern Sie die Aufgaben in WM Doku verwalten. Wenn die Check-Box "deaktiviert" wird, erscheint über der Dokumentvorschau, rechts von den Buttons zum Drehen der Vorschau der Button (Info), über den Sie das Informationsfenster aufrufen können.

Wenn die Check-Box wenn Kommentar vorhanden ist "aktiviert" ist, blendet WM Doku automatisch bei vorhandenen Kommentaren zum ausgewählten Dokument das Informationsfenster mit der Registerkarte "Kommentar" ein. Wird sie "deaktiviert" öffnen Sie über den oben beschriebenen Button (Info) das Fenster.

Wenn die Check-Box wenn Anmerkungen vorhanden sind "aktiviert" ist, wird beim Anzeigen eines Dokuments das Informationsfenster mit der Registerkarte "Anmerkungen" eingeblendet, sofern mindestens eine Anmerkung vorhanden ist. Andernfalls müssen Sie den Button (Info) verwenden.

Bereich "Zoom"

Normalerweise werden Dokumente in der gleichen Vergrößerungs-Stufe wieder geöffnet, in der sie das letzte Mal verlassen wurden. Stattdessen lässt sich im Drop-down-Menü Beim Start jedoch auch ein Wert einstellen, der den automatischen Wert bei jedem Programmstart überschreibt: "10", "25", "50", "75", "100" oder "Benutzerdefiniert".

Geben Sie einen Prozent-Wert in das Feld Benutzerdefinierter Zoom in % für den Zoomfaktor der Dokumentanzeige an, wenn Sie im Drop-down-Menü Beim Start "Benutzerdefiniert" ausgewählt haben. Standard-Voreinstellung ist "33".

Wenn die Check-Box auch bei Seitenwechsel anwenden "aktiviert" ist, wird die Einstellung im Feld Benutzerdefinierter Zoom in % nicht nur beim Programmstart angewendet, sondern auch beim Aufrufen einer anderen Seite.

Im Drop-down-Menü Zoomfilter stellen Sie den Filter ein, der für die Berechnung eines verkleinerten oder vergrößerten Bilds angewendet wird:

"Lanczos3"
"Mitchell"
"Nearest"
"Linear"
"FastLinear"
"Bilinear"
"Bicubic"
"ProjekctBW"
"ProjectWB"
"WICNearestNeighbor"
"WICLinear"
"WICCubic"
"WICFant"

In der Regel können Sie die Voreinstellung unverändert lassen.

Bereich "erweiterte Ansicht"

Wenn die Check-Box Spalte Oberbegriff anzeigen "aktiviert" ist, wird in der Dokumentenliste auch der Oberbegriff eingeblendet.

Legen Sie mit dem Eintrag im Feld Anzahl Schlagworte die Anzahl der anzuzeigenden Felder für Schlagworte fest, wenn im Auswahlbereich die erweiterte Ansicht der Oberbegriff- und Schlagwortsuche verwendet wird.

Die Registerkarte "Import/ Export"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Import/ Export"

Auf der Registerkarte "Import/ Export" können Sie Einstellungen für Ihren Import und Export von Dokumenten vornehmen.

Einheitliche Exporteinstellungen für WM Doku
Hier vorgenommenen Änderungen wirken sich auf Winmacs und Insomacs aus! Wenn Sie in der Historie ein WM-Doku-Dokument mit dem Button E-Mail über Outlook oder den Button Kommunikationszentrale versenden, gelten für den automatischen Export Ihre Vorgaben für Anmerkungen, Markierungen, Stempel, das PDF/A1-b Format und die Kompression. Nicht beeinflussbar ist hier, dass die WM-Doku-Dokumente im PDF-Format und alle Textseiten zusammen mit ggf. vorhandenen OLE-Dateien (Anhänge) exportiert werden.

Optionen: die Registerkarte "Import/ Export"

Bereich "Vorgaben Dokument-Export"

Bestimmen Sie, welche Check-Boxen aktiv sind, wenn Sie das Fenster "Dokument exportieren" (Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Weiterleitung" > Button Exportieren bzw. Button Versenden) öffnen: Anmerkungen, Markierungen, Stempel, Textseiten (als RTF) und Dateianhänge.

Auch die Voreinstellung des Formats ist möglich: "PDF" (stets PDF/A1-b-Format) oder "TIFF (Multipage)".

Bereich "Vorgaben PDF-Optionen"

Das Feld PDF Größe dient nur der Information.

Bereich "WM-Doku-Drucker (Version 3.1.2)"

Für die hier hinterlegten Einstellungen muss ein WM-Doku-Drucker in Version 2.0 oder höher verwendet werden.

Wird die Check-Box Druckaufträge sofort anzeigen "aktiviert", erscheint das Druckaufträge-Fenster (entweder im laufenden Programm oder sobald WM Doku gestartet wurde), sobald über den WM-Doku-Druckertreiber ein neues Dokument angeliefert wird.

Wenn die Check-Box Spezialaufträge sofort verarbeiten "aktiviert" ist, werden die Druckjobs automatisch verarbeitet und danach aus der Liste der Druckaufträge entfernt.

Wenn die Check-Box Druckaufträge automatisch entfernen "aktiviert" ist, wird nach dem Erstellen eines Dokuments der zugehörige Druck im Fenster der Druckaufträge automatisch entfernt. Wenn die Check-Box "deaktiviert" wird, bleibt der Druckauftrag weiterhin in der Liste erhalten.

Bereich "Drucken"

Wenn die Check-Box Anmerkungen "aktiviert" ist, aktiviert WM Doku standardmäßig im Druck-Dialog die Option, dass auch Anmerkungen ausgedruckt werden.

Wenn die Check-Box Markierungen "aktiviert" ist, aktiviert WM Doku immer im Druck-Dialog die Option, dass auch farbige Markierungen ausgedruckt werden.

Wenn die Check-Box Stempel "aktiviert" ist, brauchen Sie im Druck-Dialog nicht mehr einstellen, dass auch Stempel ausgedruckt werden sollen.

Anmerkungen und andere farbige Elemente können in der Farbe, wie sie am Bildschirm erscheinen, auch ausgedruckt werden. Ist die Check-Box farbig drucken "aktiviert", können Sie hier eine Voreinstellung für den Druck-Dialog setzen.

Bereich "Mailimporter"

Stellen Sie im Drop-down-Menü Maildatei importieren ein, ob E-Mails nach WM Doku importiert werden oder nicht: "Ja, immer" und "Nein, niemals". Mit "Fragen" müssen Sie dies für jede E-Mail neu entscheiden. Es öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob importiert werden soll.

Die Registerkarte "OCR/ Volltextsuche"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "OCR/ Volltextsuche"

Binden Sie hier die externe OCR-Software in WM Doku ein.

Bereich "OCR-Server"

Wird die Check-Box OCR-Server verwenden "aktiviert", greift WM Doku zur Texterkennung auf den OCR-Server zur Texterkennung zurück. Der verwendete Server wird angezeigt, wenn die Option aktiviert wird.

Die Check-Box Schnelle Übertragung wird aktiviert, wenn WM Doku auf einem Terminalserver läuft. Es erfolgt dann eine schnellere Kommunikation mit dem OCR-Server über TCP-Ports. Sie wird nur "deaktiviert", falls es zu Problemen kommt, z. B. wenn gleichzeitig FRITZ!web auf dem Server installiert ist.

Um das OCR-Protokoll über den Menüband "Service" > Gruppe "OCR-Server" > Button Protokoll einsehen zu können, muss im Feld OCR Protokoll der Pfad zur Protokolldatei des OCR-Servers hinterlegt sein. Meist wird es sich um den Pfad \RummelAG\protect\OCRServer\bin handeln. Netzwerk-Benutzer können die Datei allerdings nur dann einsehen, wenn der Pfad auch freigegeben wurde.

Bereich "Volltextsuche Vorgaben"

Hier können Sie einstellen, welche Optionen beim Aufruf der Volltextsuche standardmäßig markiert sein sollen.

Die Registerkarte "Datenbank"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Datenbank"

Hier treffen Sie Einstellungen, wenn Sie WM Doku im Netzwerk verwenden. Diese Registerkarte sehen nur Benutzer mit Super-Administrator-Rechten (vgl. Dokumentation der Benutzerverwaltung RAG User).

Bereich "Datenbankeinstellungen"

Die Check-Box Langsame Verbindung sollte "aktiviert" werden, wenn Sie über eine langsame Verbindung, z. B. über ein DFÜ-Netzwerk, mit dem zentralen Datenbankserver verbunden sind. Dadurch wird das Dokument im Vorschaubereich erst auf eine manuelle Anforderung hin geladen. Alle restlichen Funktionen arbeiten wie gewohnt. Sinn dieser Funktion ist es, die Bildinformationen zu einem Dokument nur bei Bedarf zu laden und dadurch letztendlich Zeit zu sparen.

Bereich "Serverinfo"

Die Einträge zeigen zur Information an, auf welche Datenbanken WM Doku aktuell zurückgreift und können nicht verändert werden.

Die Registerkarte "Sonstiges"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Sonstiges"

Treffen Sie Einstellungen über Drucke, Stapelverarbeitung und weiteres.

Bereich "Stapelverarbeitung Vorgaben"

Trennseiten sind Blätter, die beim Einscannen per Stapelverarbeitung zwischen die einzelnen Dokumente gelegt werden. Damit ist das spätere Einteilen in Dokumente einfacher. Wenn die Check-Box Trennseiten verwenden "aktiviert" ist, werden die Trennseiten beim Aufteilen nicht in die Dokumente übernommen, sondern verworfen.

Die Check-Box Import unabhängig von Dateiendung ist nur bei speziellen Scannern von Bedeutung, die gescannte Bilder unter einer anderen Datei-Endung ablegen. Wenn sie "aktiviert" ist, wird jede Datei unabhängig von ihrer Dateiendung als TIF-Bild eingelesen.

Wenn die Check-Box In Posteingang von SB Akte legen "aktiviert" ist, legt WM Doku neu erstellte Dokumente aus der Stapelverarbeitung direkt in den persönlichen Posteingang des Sachbearbeiters, der für die zugeordnete Akte festgelegt worden ist. Bei einer Anwaltsakte (Winmacs) legt WM Doku das Dokument auch in den Posteingang des Sachbearbeiter RA, bei der Insolvenzakte (Insomacs) sowohl in den Posteingang des Verwalters als auch den Int. SB.
Die Aktivierung der Check-Box wirkt sich auch auf die Direktübergabe von Dokumenten aus beA-Nachrichten an WM Doku aus. In den Empfangsfenstern von Winmacs bzw. Insomacs werden automatisch die Postfächer der Anwälte und Sachbearbeiter markiert, sofern diese in den Anwalts-, Notar- oder Insolvenz-Akten hinterlegt sind.

Mit der Check-Box In persönlichen Posteingang treffen Sie eine Vorstellung für die Stapelverarbeitung die Voreinstellung, dass ein erzeugtes Dokument auch in den persönlichen Posteingang des angemeldeten Nutzers gelegt werden soll.
Wenn die Check-Box "aktiviert" wird, wirkt sich dies sich auch auf die Direktübergabe von Dokumenten aus beA-Nachrichten an WM Doku aus. In den Empfangsfenstern der beA-Nachrichten in Winmacs bzw. Insomacs wird automatisch das Postfach des angemeldeten Benutzers markiert.

Wenn die Check-Box Automatische Namensvergabe "aktiviert" wird, aktiviert WM Doku automatisch im Fenster der Stapelverarbeitung die Check-Box Automat. Namensvergabe. Neue Dokumente erhalten damit automatisch einen Suchbegriff, so dass sie nach der Anlage nicht sofort bearbeitet werden müssen.

Wenn die Check-Box Erweiterte Namensvergabe "aktiviert" wird, können in der Stapelverarbeitung neu erzeugte Dokumente automatisch benannt werden. Der Dokument-Suchbegriff kann mit dem hier hinterlegten Präfix ergänzt werden: [Präfix][Datum]-[lfd. Nummer], z. B. BuHa20120903-001. Als Präfix kann z. B. ein Abteilungskürzel dienen.

Bereich "Fehlerbehandlung"

Der Debug-Modus dient der Fehlersuche. Er sollte nur auf ausdrückliche Anweisung aktiviert werden. Es werden dann alle Aktionen mitprotokolliert.

Die Funktion Seitentext RTF-Korrektur steht nur im Debug-Modus zur Verfügung und dient dazu, falsche OCR-Erkennungen direkt im angezeigten Text des Texteditors manuell zu korrigieren und somit bei späteren Volltextsuchen ein richtiges Ergebnis liefern zu können.

Die Registerkarte "Farbschema"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen > Button Optionen > Registerkarte "Farbschema"

Auf der Registerkarte "Farbschema" haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Farben in den WM-Doku-Fenstern optisch anzupassen.

Optionen: die Registerkarte "Farbschema"

Bereich "Programm-Farben"

In dem Drop-down-Menü Farbschema sind einige fertige Schemata für Hinter- und Vordergrundfarben hinterlegt. Wenn Sie keines davon nutzen, sondern ein eigenes Farbschema anlegen möchten, stellen Sie "Benutzerdefiniert" ein.

Die folgenden Eingaben stehen nur dann zur Verfügung, wenn Sie zuvor "Benutzerdefiniert" gewählt haben. Wählen Sie für die einzelnen Kategorien eine Farbe aus dem jeweiligen Listenfeld aus. Wenn Sie selbst eine Farbe definieren möchten, wählen Sie den jeweils obersten Eintrag "individuell" aus. Dann öffnet sich ein Windows-Standardfenster zur Farbauswahl, in dem jeder beliebige Farbton definiert werden kann.

Bei Fensterhintergrund legen Sie die Farbe für den Hintergrund in einigen Fenstern fest.

Bei Panels stellen Sie die Farbe für die meisten Fenster-Hintergründe ein.

Mit der Farbe der Buttonpanels stellen Sie vor allem die Farbe des Hauptfenster-Hintergrunds ein.

Die Farbe der Feldbezeichner ist für den Hintergrund der Eingabefelder-Beschriftungen.

Wenn die Check-Box ohne Rand "aktiviert" wird, erhalten die Beschriftungen der Eingabefelder keine schwarze Umrandung.

Bereich "Dokumentliste (nicht änderbar)"

Dargestellt sind die Hintergrundfarben, die für bestimmte Dokumenttypen verwendet werden, wenn auf der Registerkarte "Dokumentliste" die Check-Box Dokument-Art farblich hervorheben markiert ist.

Die Registerkarte "Global (System)"

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)"

Die Registerkarte "Global (System)" besteht aus vier Unterregisterkarten, die über den entsprechenden Button aufgerufen werden können.

Die Einstellungen hier gelten für das gesamte Programm und damit automatisch für jeden Benutzer von WM Doku.

Sichtbarkeit der Registerkarte
Diese Registerkarte ist nur sichtbar für Benutzer, die das entsprechende Benutzerrecht "Globale Optionen bearbeiten" besitzen. Die Benutzerrechte werden im separaten Programm der Benutzerverwaltung RAG User verwaltet.

Übersicht

Programm
Aufgaben
Akten (Winmacs)
Archivieren
DDE-Partner

Programm

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Button Programm

Hier werden einige allgemeine, programmweite Einstellungen getroffen.

Optionen: die Registerkarte "Global (System)", Programm

Bereich "Allgemein"

Wenn die Check-Box Frage vor Anmerkung löschen "aktiviert" wird, muss das Löschen einer jeden Anmerkung bestätigt werden, um ein versehentliches Löschen zu verhindern.

Wenn die Check-Box E-Mail-Import verfügbar "aktiviert" wird, blendet WM Doku die Funktion zum Importieren von E-Mails ein (Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Button (Pfeil) hinter dem Button Neues Dokument > "E‑Mail importieren") und macht sie damit nutzbar.

Wenn die Check-Box Unterakten verwenden "aktiviert" ist, werden Unterakten verwendet, d. h., dass in der Dokumentauswahl das Eingabefeld Unterakte aktiviert ist, und dass der Unterakten-Button im Dokumenteigenschaften-Fenster aktiv ist. Nach einer Änderung dieser Option muss ein Neustart durchgeführt werden.

Bereich "Alternative Bezeichnung für 'Akte' "

Ändern Sie im Feld Bezeichnung nichts, wenn WM Doku mit Winmacs und Insomacs verwendet wird. Aus historischen Gründen können Sie einen alternativen Begriff für den Begriff "Akte" eingeben, was sich z. B. auf die Dokumentauswahl oder die Dokumenteigenschaften auswirkt.

Bereich "A3-Seiten"

Die Check-Box A3 Seiten werden verarbeitet wird "aktiviert", wenn Ihr Scanner auch DIN-A3-Formate verarbeiten kann. WM Doku unterscheidet dann automatisch, ob eine DIN-A4- oder -A3-Seite gescannt wird. Dazu dient die Einstellung mind. Pixel A3. Verändern Sie den Standardwert hier nur nach Anweisung durch Mitarbeiter von Septeo.

Geben Sie im Feld mind. Pixel A3 die Pixel-Zahl an, ab der eingescannte Seiten als DIN-A3 behandelt werden sollen.

Bereich "Dokument-Zugriffsrechte"

Die Check-Box Postfachzuordnung ermöglicht die Steuerung der Zugriffsrechte auf Dokumente über Posteingänge (Anwenderrechte).

Bereich "Posteingang"

Mit der Check-Box Posteingang verwenden wird der Posteingang systemweit aus- oder eingeschaltet. Sie ist standardmäßig "aktiviert".
Wenn Sie die Funktion neu einschalten, muss WM Doku geschlossen und neu gestartet werden, um die Änderung wirksam werden zu lassen.
Die Aktivierung der Check-Box wirkt sich auch auf die Direktübergabe von Dokumenten aus beA-Nachrichten an WM Doku aus. Sie blendet in den Empfangsfenstern von beA-Nachrichten die Auswahlliste der WM-Doku-Postfächer ein. Stellen Sie eine automatische Vorbelegung für diese Auswahlliste in WM Doku ein: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Option > Registerkarte "Sonstiges" > In Posteingang von SB Akte legen und/ oder In persönlichen Posteingang.

Einstellungen für Posteingang verfügbar
Wird der Posteingang verwendet, stehen die beiden Optionen Einfacher Posteingang und Neue Dokumente immer in Posteingang zur Verfügung.

Wenn die Check-Box Einfacher Posteingang "aktiviert" ist, stehen die persönlichen Posteingänge für alle WM-Doku-Nutzer nicht mehr zur Verfügung, sondern nur noch einer, nämlich der allgemeine Posteingang. Dies kann sinnvoll sein, wenn nur ein oder zwei Benutzer mit WM Doku arbeiten.

Leeren Sie die individuellen Posteingänge, bevor Sie den Haken setzen. Nach einem Neustart werden die Dokumente aus individuellen Posteingängen nicht in den allgemeinen Posteingang übernommen.

Die Aktivierung der Check-Box wirkt sich auch auf die Direktübergabe von Dokumenten aus beA-Nachrichten an WM Doku aus. In den Empfangsfenstern von beA-Nachrichten wird automatisch der Allg. Posteingang markiert.

Wenn die Check-Box Neue Dokumente immer in Posteingang "aktiviert" ist, wird jedes neu angelegte Dokument automatisch immer in den allgemeinen Posteingang gelegt.

Bereich "Datenbank"

Wenn die Check-Box Inaktive DB-Objekte schließen "aktiviert" ist, werden beim Beenden des Programms alle inaktiven Tabellen und Ordner geschlossen.

Die Check-Box Verwende sichere Transaktionen dient dazu, bei Problemen die Integrität der Datenbank zu erhalten. Dies geht jedoch nur auf Kosten der Verarbeitungsgeschwindigkeit des Datenbankservers. Verwenden Sie sichere Transaktionen daher nur, wenn die Verbindung zum Server instabil ist.

In dem hinterlegten OLE-Verzeichnis werden OLE-Dateien abgespeichert, wenn sie für WM Doku angelegt werden, insbesondere also die E-Mail-Anhänge, wenn Sie E‑Mail importieren. Das globale OLE-Verzeichnis sollte ein für alle WM-Doku-Benutzer freigegebenes Laufwerk auf dem Server sein. Eine nachträgliche Änderung ist in jedem Einzelfall möglich.

Aufgaben

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Button Aufgaben

Hier werden Optionen für QuickJobs eingestellt.

Optionen: die Registerkarte "Global (System)", Aufgaben

QuickJobs erleichtern das Zuweisen von typischen, immer wieder gestellten Aufgaben. Es stehen insgesamt 14 feste QuickJobs zur Verfügung, die als Check-Boxen angezeigt werden, sowie zwei weitere, bei denen zusätzlich ein Erledigungsdatum erfasst werden kann.
Wenn die Check-Box QuickJobs verwenden "aktiviert" ist, werden QuickJobs im Fenster der Aufgabenerfassung aufgelistet. Dort können Sie diese mit einem Mausklick einfach markieren. Die Eingabe eines Aufgabentextes ist dann überflüssig.

Mit dem Button Bezeichnungen bearbeiten verwalten Sie die QuickJob-Bezeichnung. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Bezeichnungen für die QuickJobs eintragen, löschen oder verändern können:

Damit erledigte, folglich abgeschlossene Aufgaben nicht unbegrenzt weiter gespeichert werden, kann im Drop-down-Menü Monat(e) nach Erledigung eingestellt werden, ob und wann erledigte Aufgaben automatisch gelöscht werden sollen: "nie", "1", "3", "6" und "12".

Soweit WM Doku zusammen mit Winmacs, Insomacs und WM Voice verwendet wird (vgl. DDE erweitert), kann die Verwaltung der Aufgaben vollständig auf das andere Programm übertragen werden. Das kann doppelte Einträge und Unübersichtlichkeit verhindern helfen.
Wenn die Check-Box Aufgaben über DDE-Partner verwalten "aktiviert" ist, blendet WM Doku das Dokumentenlisten-Register "Aufgaben" aus. Die Jobs werden ausschließlich im jeweiligen anderen Programm verwaltet. Der Bezug zum WM-Doku-Dokument geht aufgrund der engen Verzahnung der Programme nicht verloren. Sie bekommen in WM Doku automatisch zu jedem Dokument der Dokumentenliste die damit verbundenen Jobs im Informationsfenster angezeigt, wenn Sie dieses mit der Maus einmal anklicken oder darüber scrollen. Es öffnet sich kein Informationsfenster, wenn keinerlei Jobs vorhanden sind.

Im rechten weißen Fensterbereich sehen Sie die bereits eingerichteten QuickJobs, jedoch nur als Anzeige ohne Editiermöglichkeit.

Akten (Winmacs)

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Button Akten (WinMACS)

Die Einstellungsmöglichkeiten auf dieser Registerkarte sind nur relevant, wenn WM Doku zusammen mit der Kanzleisoftware Winmacs eingesetzt wird.

Optionen: die Registerkarte "Global (System)", Akten (Winmacs)

Bereich "Allgemein"

Wenn die Check-Box Neue Akten-Dokumente in PE "aktiviert" ist, werden neue Dokumente in WM Doku hinzugefügt, die auch einer Winmacs-Akte zugeordnet sind, werden diese Dokumente automatisch in den WM-Doku-Posteingang desjenigen Benutzers gelegt, der in Winmacs als verantwortlich für die Akte eingetragen ist.

Bereich "Datenbank"

Dieser Bereich dient allein informativen Zwecken.

Bereich "Akten"

Wenn die Check-Box Aktennummer prüfen "aktiviert" ist, überprüft WM Doku eine eingegebene Winmacs-Registernummer auf deren Existenz. Durch diese Schutzmaßnahme wird jeweils beim Verlassen des Akten-Eingabefelds, z. B. bei der Neuzuordnung eines Dokuments zu einer Winmacs-Akte, die Übernahme einer versehentlich falschen Nummer erschwert.

Wenn die Check-Box auch im Notariat "aktiviert" ist, wird die Aktennummer-Prüfung auch auf Notariatsakten in Winmacs ausgeweitet.

Wenn die Check-Box Gemeinsame Akten-Nr. Anwalt/ Notar "aktiviert" ist, verwenden die Anwalts- und Notarakten in Winmacs einen gemeinsamen Nummernkreis.

Die Check-Box Registernummer: Jahr hinten muss "aktiviert" werden, wenn die Registernummer der Winmacs-Akten abweichend vom Standard so aufgebaut ist, dass die Jahreszahl am Ende steht (also z. B. 12345/12 statt 12/12345).

Bereich "Sicherheit"

Die Check-Box WM Safeguard wird verwendet muss "aktiviert" sein, wenn WM Safeguard eingesetzt wird. Die Zugriffsrechte, die eventuell in WM Safeguard vergeben wurden, werden bei der Ansicht von WM-Doku-Dokumenten berücksichtigt. Bei WM Safeguard handelt es sich um ein Modul, mit dem spezifische Benutzerrechte für einzelne Winmacs-Akten vergeben werden können.

Wenn die Check-Box Dokumente ohne Akte anzeigen "aktiviert" ist, werden Dokumente, die keiner Winmacs-Akte zugeordnet sind, nicht verborgen.

Archivieren

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Button Archivieren

Hier werden Optionen für Datensicherungen auf eine Jukebox eingestellt.

Optionen: die Registerkarte "Global (System)", Archivieren

Eine Jukebox ist eine spezielle Hardware. Sie besteht aus einem Magazin für Bandlaufwerke und einem Roboter, der die Medien einlegen und wieder entnehmen kann. Auf einer Jukebox kann revisionssicher archiviert werden.

Standardmäßig ist die Check-Box Auf Jukebox archivieren "deaktiviert". Ändern Sie ohne Anweisung durch Mitarbeiter von Septeo bitte keinesfalls diese Voreinstellung und die entsprechenden Untereinstellungen, da eine Änderung tiefgreifende Auswirkungen auf das System hat.

Eine nachträgliche Änderung im Bereich "Jukeboxarchivierung" ohne Anweisung durch Mitarbeiter von Septeo kann Datenverlust in erheblichem Ausmaß nach sich ziehen!

DDE-Partner

Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Button DDE Partner

Sie können mehrere DDE-Server hinterlegen.

In dieser Gruppe wird eingestellt, wie sich der Button DDE-Partner (Menüband "Start" > Gruppe "Rummel" von WM Doku) verhält, also welches andere Programm der Winmacs-Produktgruppe geöffnet wird, wenn man auf den Button klickt (z. B., soweit vorhanden, Winmacs oder Insomacs).

Hinweis: Wenn nur ein Programm ferngesteuert werden soll, wird dies direkt auf der Registerkarte "Programm" eingestellt – diese Registerkarte muss dann nicht ausgefüllt werden.

Die Check-Box Erweiterte Verwaltung ist aktiv wird "aktiviert", wenn WM Doku mit bis zu drei anderen Programmen der Winmacs-Produktgruppe verbunden ist.

Das Präfix ein Zeichen, das der eindeutigen Adressen- oder Akten-Kennzeichnung, z. B. dem Aktenzeichen, vorangestellt wird und dadurch signalisiert, aus welchem Programm dieses Kennzeichen stammt. Das hier eingestellte Präfix wird nur innerhalb von WM Doku verwendet.

Geben Sie in das Feld Programm den Namen des zu verknüpfenden Programms ein, d. h. der Teil des Dateinamens vor der Endung .exe (z. B. "MACS" für Winmacs, "InsoMACS" für Insomacs usw.)

Hinterlegen Sie im Feld Pfad den Dateipfad zur Programmdatei.

Bei Bezeichnung geben Sie ggf. den Namen des anderen Programms an, so wie er innerhalb WM Doku angezeigt werden soll (soweit er vom Dateinamen in dem Eingabefeld Programm abweicht).

Verknüpfung mit

Category -- WinMACS