Die Auswahl

Auf diesem Register treffen Sie eine Auswahl der anzuzeigenden Dokumente über eine Aktennummer, einen Oberbegriff oder ein Schlagwort.

Geben Sie im Datenbankfeld Akte die Registernummer einer zugeordneten Akte, z. B. aus Winmacs, ein, damit WM Doku nur noch Dokumente aus dieser Akte anzeigt. Bei der Eingabe hilft der Button (Lupe) (oder Taste [F2]), um das Suchfenster für alle Akten des anderen Programms zu öffnen. Haben Sie dort eine Registernummer ausgewählt, werden nur noch Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt, die diesem Datensatz zugeordnet sind.

Automatische Prüfung der Registernummer in Winmacs
Wenn Sie eine Registernummer von Hand eingeben, prüft WM Doku automatisch beim Verlassen des Feldes, ob eine Akte mit einer solchen Nummer in Winmacs vorhanden ist (vgl. Kapitel Akten (Winmacs)).

Eingabe der Registernummer für Insolvenzakten
Wenn Sie die Registernummer einer Insolvenzakte kennen, deren Dokumente Sie anzeigen möchten, geben Sie in das Feld folgendes ein: ein I, direkt gefolgt von der Registernummer. Drücken Sie dann die Taste [Enter].

Mit dem roten Kreuz wird die Angabe des Aktenzeichens gelöscht, so dass in der Dokumentenliste wieder alle Dokumente angezeigt werden.

Sobald eine Akte in Winmacs oder Insomacs ausgewählt worden ist, steht der Dokument-Filter mit den Optionen "enthält" und "beginnt mit" zur Verfügung.

Dokument mit Aktenzuordnung als Filter verwenden
Wenn Sie in der Dokumentenliste bereits ein Dokument erkennen, das einer Akte in Winmacs oder Insomacs zugeordnet ist, können Sie sich den Filter-Dialog mit Programm-Zuordnung und Aktenauswahl über den Button (Lupe) einsparen. Im Menüband "Start" > Gruppe "Ansicht" steht Ihnen ein Turbo-"Filter Akte" zur Verfügung.

Das Feld Unterakte ist nur sichtbar, wenn dieses Merkmal in den globalen Programm-Optionen aktiviert ist. Bei den Unterakten handelt es sich um eine zusätzliche Möglichkeit, die Dokumentenliste auf das gesuchte Dokument einzuengen.
Der Button (Zeigt zusätzlich die selbst gefertigten Schriftsätze)
Der Button steht nur zur Verfügung, wenn in Akte eine Auswahl getroffen ist. Solange der Button markiert (blau hinterlegt) ist, werden zusätzlich alle Dokumente angezeigt, die im anderen Programm (z. B. Winmacs) im Textbestand zur gewählten Akte vorhanden sind – also die (Word-) Dokumente, die selbst geschrieben wurden.
Optional können Sie alle Dateien aus der Winmacs-Historie hier anzeigen lassen (z. B. PDFs, E-Mails, etc.). Diese Option muss, wenn gewünscht, in den Winmacs-Einstellungen aktiviert werden (im Winmacs-Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Systemparameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung", dort Historiendokumente an WM Doku).
Ebenso lassen sich Dateien aus der Insomacs-Historie anzeigen: Insomacs-Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung", dort Historiendokumente an WM Doku.
Damit sehen Sie sämtliche zur Akte vorhandenen Dokumente, unabhängig von ihrer Art und davon, wo sie abgelegt sind. Diese zusätzlichen (Word-) Dokumente werden zur besseren Unterscheidung in WM Doku farblich grün hinterlegt dargestellt.

Mit dem Drop-down-Menü Dok.-Art kann eingestellt werden, ob nur eingegangene oder auch ausgehende Dokumente in der Liste angezeigt werden: Das Erstellen der aktualisierten Dokumentenliste kann einige Zeit dauern. Ob ein Dokument ein- oder ausgehender Art ist, wird jeweils in seinen Dokumenteigenschaften eingestellt.

Der Button Erweitert öffnet oder schließt die erweiterte Auswahl, über die nach Oberbegriff und/ oder Schlagworten gesucht werden kann. Mit der Angabe eines Oberbegriffs oder Schlagworten grenzen Sie die Auswahl weiter ein, da nur Dokumente angezeigt werden, die allen eingegebenen Kriterien genügen.

Damit diese Suche funktioniert, müssen zuvor in den jeweiligen Dokumenteigenschaften der Dokumente die Oberbegriffe und Schlagworte manuell erfasst worden sein.

Offene Suche liefert mehr Ergebnisse
Falls Ihre Eingaben zu Oberbegriff oder Schlagworten zu einer leeren (Ergebnis-)Dokumentenliste führen, löschen Sie einzelne Schlagworte wieder.

Unterakten

Unterakten dienen der Sortierung von Dokumenten innerhalb von Akten. Bei umfangreichen Akten sorgen sie für mehr Übersichtlichkeit. Sie stellen zusätzliche Ebenen innerhalb der Aktenstruktur dar und können für jede Akte individuell definiert werden.

Unterakten-Funktion aktivieren oder deaktivieren
Die Funktion der Unterakten aktivieren oder deaktivieren Sie programmweit in den globalen Programm-Optionen: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Unterregisterkarte "Programm" und dort Unterakten verwenden. Solange die Funktion deaktiviert ist, ist das Eingabefeld Unterakte in der Dokumentauswahl dauerhaft ausgegraut.

Insbesondere für den Insolvenzverwalter können Unterakten eine hilfreiche Erleichterung sein, da eine Adresse für ihn unter Umständen mehrere Funktionen erfüllen kann. Ein Rechtsanwalt kann z. B. eine Unteraktenstruktur mit den Zweigen "Mandant", "Gegner", "Gericht" und "Sonstiges" anlegen, um sämtliche Schriftsätze innerhalb der Akte übersichtlich zu organisieren.

Öffnen von Unterakten

Um eine Unterakte zu öffnen, muss zunächst eine Akte in WM Doku geöffnet sein. Erst dann können Sie eine Unterakte aufrufen, indem Sie hinter dem Eingabefeld Unterakte auf den Button (Lupe) klicken.

Es öffnet sich das Unteraktenfenster. Klicken Sie dort auf einen Zweig der bereits angelegten Unterakte. Die Dokumentenliste zeigt dann nur noch solche Dokumente an, die nicht nur der gewählten Akte, sondern auch der entsprechenden Unterakte zugeordnet wurden.

Die Unterakten-Auswahl wirkt insofern wie ein weiterer Ansichts-Filter.

Um die Unterakte zu schließen und den Filter zu entfernen, klicken Sie auf den Button (Unteraktenauswahl entfernen) hinter dem Eingabefeld oder setzen Sie den Fokus in das Feld Unterakte und drücken Sie die Taste [Entf].

Grundsätzliches zum Aufbau von Unterakten

Unterakten sind so ähnlich aufgebaut wie die Wissensdatenbank: Sie besitzen Zweige und Unterzweige, in welche Dokumente einsortiert werden können. Im Gegensatz zur Wissensdatenbank kann jedoch jede einzelne Akte oder Adresse eine eigene, individuelle Baumstruktur besitzen. Zur leichteren Handhabung können Vorlagen für Unterakten definiert werden, die dann in Akten oder Adressen übernommen werden können.

Dokument einer Unterakte zuordnen

Um ein Dokument einer Unterakte zuzuweisen, muss es bereits einer Akte zugewiesen sein. Das Vorgehen läuft analog zu dem Zuweisen zur Wissensdatenbank ab:

Klicken Sie im Fenster der Dokumenteigenschaften auf den Button Unterakten. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem alle Zweige der Unterakte aufgelistet sind, denen das Dokument bereits zugeordnet ist. Um einen weiteren Unterakten-Zweig zuzuordnen, klicken Sie auf den Button Neu und wählen den hinzuzufügenden Zweig aus der Gesamtansicht der Unterakte aus.

Sie können in dem Auswahlfenster auch die Unterakten-Struktur verändern. Ebenso können Sie über den Button Vorlage die Struktur einer Unterakten-Vorlage auswählen und einen Zweig daraus bestimmen.

Benutzerrecht für Zuordnung zu Unterakten erforderlich
Ein Dokument kann nur dann einer Unterakte zugeordnet werden, wenn der anlegende Benutzer das entsprechende Benutzerrecht besitzt.